Autotask Workplace Soonr Review 2020 – Sinkronisasi File Dan Bagikan Untuk Bisnis

Ulasan Autotask Workplace (Soonr)

Penyinkronan file perusahaan yang kuat dan penyedia berbagi untuk bisnis dalam ukuran berapa pun, mencari peningkatan mobilitas dan keamanan yang lebih baik daripada yang dapat ditawarkan oleh solusi sinkronisasi dan pembagian file kelas konsumen.

Tinjauan Tinjauan Tempat Kerja Autotask

Ketika sebuah bisnis telah berkembang ke ukuran tertentu dan karyawan pertama mulai berdatangan, solusi tradisional untuk penyelarasan file kelas konsumen dan berbagi tidak lagi berhasil. Sementara Dropbox sangat cocok untuk freelancer atau agensi kecil yang ingin berbagi file dan folder dengan cepat dengan klien, Dropbox tidak memenuhi persyaratan dari banyak bisnis kecil hingga menengah, yang memiliki lima orang dan lebih banyak di bawah sayap mereka..

Autotask Workplace Soonr Ulasan Homescreen

Bisnis yang berkembang perlu memastikan file yang paling sensitif dan rahasia tetap berada dalam kendali total perusahaan. Dengan alat berbagi file kelas konsumen, sebagian besar waktu merupakan pendekatan semua atau tidak sama sekali: begitu folder dibagikan, orang yang dibagikan memiliki kontrol penuh atas konten.

File dapat dihapus secara tidak sengaja, dibagikan ulang dengan pihak ketiga dan karyawan yang tidak sah, atau hanya diedit oleh orang yang salah.

Sinkronisasi tingkat perusahaan dan solusi berbagi, seperti Autotask Workplace Soonr, yang disajikan dalam ulasan ini, menempatkan Anda kembali di kursi pengemudi. Tidak masalah jika Anda mengawasi departemen TI suatu perusahaan, atau Anda CFO dari sebuah perusahaan keberuntungan 500, atau direktur agen pemasaran digital.

Pasar untuk solusi EFSS (sinkronisasi dan bagikan file perusahaan) telah menjadi sangat ramai, dan setiap pemain pasar memiliki kelebihan dan kekurangan, yang harus dipertimbangkan sebelum membuat terjun ke dalam mengirim file perusahaan ke cloud.

Dalam ulasan Autotask Workplace Soonr ini, kami akan membedah untuk siapa produk ini dibuat, mengapa produk ini bermanfaat dan mencakup fitur, fungsi, dan manfaat tertentu. Jadi, Anda dapat memutuskan apakah itu merupakan tambahan yang berguna untuk gudang produktivitas bisnis Anda.

Siapa Autotask Workplace Soonr untuk?

Autotask Workplace / Soonr adalah solusi sinkronisasi dan berbagi file (atau penyimpanan cloud bisnis) yang menyediakan keamanan siap pakai dan pemberdayaan kolaborasi.

Apa artinya?

Tidak seperti pesaing (seperti Dropbox dan OneDrive), Autotask Workplace menawarkan Mobile Document Management (MDM) dan keamanan perangkat terintegrasi. Admin dapat menambah atau menghapus karyawan dari mengakses cloud Autotask, memastikan data tetap berada di bawah kendali perusahaan ketika perangkat hilang atau dicuri — atau seorang karyawan meninggalkan perusahaan.

Kontrol Anggota di Autotask

Kami merekomendasikan Autotask Workplace untuk UKM dengan lima karyawan atau lebih, meskipun dalam beberapa kesempatan juga masuk akal dengan lebih sedikit orang dalam tim, seperti agen yang menangani file yang sangat besar (CAD, Photoshop, atau file video). Autotask menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis, menjadikan penambahan atau penghapusan orang dari lingkungan yang dibagikan secara virtual menjadi pengalaman yang cepat.

Jika Anda berharap AWP Soonr menjadi perangkat lunak manajemen proyek yang lengkap, pertimbangkan untuk mencari di tempat lain, karena tidak. Meskipun Anda dapat menambahkan komentar ke file dan folder, itu tidak memiliki tugas dan tenggat waktu pembuatan untuk proyek.

Berikut ini adalah fitur dan kemampuan aktual Autotask Workplace Soonr yang lebih dekat:

Keamanan yang kuat

Di dunia sekarang ini, keamanan lebih penting daripada sebelumnya, karena peretas, pencurian, dan kehilangan data.

1. Akses di jalan ke file dan dokumen

Jika Anda berada di jalan untuk bertemu klien atau menghadiri rapat, pastikan semua file yang diperlukan ada di ujung jari Anda.

2. Bagikan file dengan aman dengan pengguna eksternal

Mengirim kontrak, presentasi, atau spreadsheet ke klien dan rekan kerja adalah praktik yang umum dewasa ini. Cara tradisional mengirim email hanya berisiko dan rumit.

3. Akses dokumen di luar jaringan

Mengakses dokumen, meskipun Anda tidak berada di dalam jaringan perusahaan, terkadang sulit.

4. Mengandalkan VPN atau FTP untuk akses jarak jauh

VPN dan FTP tidak sangat ramah pengguna dan mungkin tidak dapat diandalkan, terutama saat menangani file besar.

Rencana & Harga

Untuk memahami mengapa harga Autotask Workplace sebenarnya cukup bagus, kita perlu menyelami mengapa vendor lain tampaknya menawarkan lebih banyak penyimpanan, misalnya Egnyte. Mayoritas vendor dengan kuota penyimpanan yang sangat murah hati membatasi: 

  • ukuran file (mulai dari 2GB hingga 10GB)
  • jumlah file yang dapat disinkronkan (beberapa batasan mulai menendang setelah file 100 ribu, beberapa setelah 3M tergantung pada rencana) 
  • versi file (layanan yang menawarkan banyak penyimpanan biasanya menghitung versi file dengan kuota itu, Anda dapat membatasi versi yang dibuat dari file yang tidak ideal, atau meningkatkan ke paket yang jauh lebih mahal)

Sekarang, Autotask Soonr mungkin jatuh sedikit kekurangan pada standar termasuk jumlah penyimpanan 50GB per pengguna per bulan, tetapi mereka tidak akan memukul Anda dengan pembatasan yang disebutkan di atas. Yang sedang berkata, berikut adalah paket dan harga untuk Autotask: 

Jadi, berapa biayanya? 

Sekarang, tabel penetapan harga memberi Anda ide yang lumayan tetapi mari kita lihat sebuah contoh: 

Josh memiliki agensi pemasaran digital, ia mengoperasikan tim kecil yang terdiri dari 6 orang, jadi termasuk dia ini membuat 7 orang secara total. Selain itu, mereka menjalankan Windows 2008 Server di mana mereka meng-host file penting dari cloud perusahaan. File-file itu perlu disinkronkan juga. Jadi, berapa banyak “pengguna” atau “lisensi” yang harus dibeli Josh? 

Josh harus membeli 7 + 1 lisensi (satu lisensi tambahan untuk server). Jika dia ingin setiap orang dalam tim dapat membuat dan menyinkronkan proyek secara individual. 

8 x $ 13 = $ 107 per bulan. 

Membeli 8 lisensi akan memberinya total penyimpanan sebesar 450GB. 

Sekarang, setiap pengguna akan mendapatkan 50GB penyimpanan, tetapi Autotask memungkinkan pengguna mengalokasikan kembali kuota penyimpanan, sehingga Anne dari akuntansi yang hanya membutuhkan 5GB 50GB-nya dapat mendistribusikan kembali 45GB yang tersisa kepada John, yang berurusan dengan Photoshop yang lebih besar dan file media lainnya.. 

Meskipun penetapan harga ini bukan yang paling mudah untuk dipahami, tentunya memiliki banyak keuntungan mengingat bahwa rata-rata pengguna hanya membutuhkan beberapa ruang sinkronisasi gigabyte. Secara teori, Josh bahkan bisa membeli lebih sedikit lisensi jika dia mengasumsikan penggunaan bersama satu akun untuk satu departemen, misalnya. 

Jika Josh membutuhkan lebih banyak penyimpanan, ia dapat membeli lebih banyak gigabita dalam peningkatan 100GB. 

Industri dilayani

Banyak organisasi yang tertarik pada EFSS berasal dari industri seperti:

  • Kesehatan
  • Konstruksi
  • Hukum
  • Keuangan
  • Nirlaba
  • Iklan
  • Pabrikan
  • pendidikan

Dalam ulasan Autotask Worplace ini, kami akan melihat kasus-kasus khusus untuk melihat apakah solusi khusus ini memenuhi kriteria keamanan, terutama ketika mentransfer data sensitif atau ketika mengalami pembatasan peraturan seperti HIPAA — di mana diperlukan jejak audit rinci tentang akses file..

Autotask didirikan pada tahun 2001 dan memposisikan dirinya sebagai perusahaan layanan TI, menawarkan solusi manajemen bisnis TI lengkap seperti manajemen endpoint, sistem tiket dan baru-baru ini, sinkronisasi file dan berbagi sebagai solusi mandiri. Mereka diakuisisi pada 2014 oleh firma ekuitas swasta, Vista Equity Partners.

Perusahaan ini sekarang dipimpin oleh CEO Mark Cattini.

Kekuatan & Kelemahan

Sinkronisasi File dan Bagikan Dijelaskan

Sebelum menyelam lebih dulu ke review, mari kita meringkas secara singkat apa yang disinkronkan dan dibagikan file. Orang yang akrab dengan Dropbox, Google Drive atau OneDrive mungkin sudah memiliki gagasan yang kabur tentang cara kerja FSS.

Penyinkronan dan penyedia file sharing (juga dikenal sebagai cloud atau layanan penyimpanan online) membuat data perusahaan dapat diakses oleh perangkat terdaftar dari mana saja yang memungkinkan internet. Tidak masalah jika file dan folder berada di server di lokasi perusahaan, atau berlokasi di komputer pribadi.

Sinkronisasi file dan bagikan plug klien ke infrastruktur Anda saat ini dan memungkinkan semua anggota tim dan pihak yang disetujui untuk mengakses file yang disimpan secara lokal dari mana saja.

Klien mengunggah informasi ke server penyedia dengan cara terenkripsi (idealnya), dan kemudian mendistribusikan kembali file-file itu, di mana contoh lain dari perangkat lunak diinstal dan hak-hak khusus telah diberikan. Ini bisa di laptop, perangkat seluler atau di server lain.

Anda memilih ke mana file pergi dan siapa yang dapat mengaksesnya.

Setelah semua file diunggah ke cloud, mereka dapat diedit oleh tim dan kemudian disinkronkan dua arah. Semua perubahan pada file akan langsung terlihat di seluruh perangkat yang disinkronkan.

Berbagi file biasanya dibagi menjadi dua bagian:

  1. Tautan publik dan berbagi folder.
  2. Kolaborasi proyek pribadi dengan anggota tim.

Saat membuat tautan publik, siapa saja yang mengirim tautan dapat membuka file, yang berguna untuk mengirim file besar ke klien. Solusi berbagi file tingkat bisnis memungkinkan Anda menetapkan kata sandi, atau tanggal kedaluwarsa untuk tautan publik, menjadikannya lebih aman.

Bagikan Tautan Publik

Di sisi lain, ada tautan proyek yang digunakan untuk berkolaborasi pada file dan folder di ruang data virtual dengan rekan kerja. Proyek bersama mengharuskan setiap peserta untuk memiliki lisensi perangkat lunak EFSS. Pembagian proyek umumnya lebih fleksibel, memungkinkan pemilik proyek untuk menetapkan hak akses khusus (seperti hanya baca).

Berbagi Proyek Autotask

Vendor perangkat lunak EFSS menggunakan sejumlah jenis arsitektur mulai dari pendekatan cloud-only (Dropbox / Box), ke cloud pribadi (platform sepenuhnya digunakan di pusat data pribadi), atau model cloud hybrid (Egnyte / Autotask), tempat Anda dapat memilih file mana yang masuk ke cloud dan yang tetap berada di tempat.

Keamanan memainkan peran utama dalam proses mentransfer file ke cloud dan kembali ke titik akhir. Itulah sebabnya kami memulai tinjauan Autotask Workplace ini dengan rincian konsep keamanan mereka.

Keamanan

Keamanan adalah perhatian utama bagi bisnis. Risikonya terlalu nyata – setiap hari kita mendengar tentang organisasi yang dilanggar (Target, Home Depot, Sears, Michaels dan banyak lagi). Ini sering berarti hilangnya informasi rahasia seperti nomor jaminan sosial, kartu kredit dan data pelanggan.

Bisnis perlu bertanya pada diri sendiri apa dampak pelanggaran (baik internal maupun eksternal) pada mereka, pelanggan, klien, dan laba.

Sebuah survei 2013 oleh Enterprise Strategy Group, menemukan bahwa lebih dari 50% bisnis dan organisasi khawatir tentang kehilangan atau pencurian data karena serangan luar yang berhasil pada penyedia layanan FSS, 48% takut akan risiko pelanggaran data yang tidak disengaja yang disebabkan oleh karyawan, baik karena kecelakaan atau tidak sengaja yang disengaja.

Masalah Keamanan Terbesar untuk Bisnis Menggunakan Sinkronisasi File dan Bagikan

Autotask Workplace Soonr menyediakan sejumlah fitur dan sertifikat keamanan kepada perusahaan. Semua perangkat keras dimiliki dan dikelola oleh Autotask dan mereka menawarkan klien Geo-redundant, tier 3, pusat data SSAE16 yang diaudit (dua per wilayah). Pusat data mereka diatur menggunakan RAID6 dan mirror yang didukung dengan replikasi.

Berlawanan dengan layanan penyimpanan awan tingkat konsumen, Autotask tidak bergantung pada lingkungan hosting bersama, tetapi menggunakan server pertanian berkerumun modular untuk penyeimbangan beban dan skalabilitas layanan.

Enkripsi tentu saja merupakan salah satu fitur terpenting yang dicari perusahaan, terutama ketika berpindah dari layanan kelas konsumen seperti OneDrive atau Dropbox. Autotask Workplace mengenkripsi file dalam perjalanan dan saat istirahat– menggunakan 256-bit AES-enkripsi.

Untuk lebih jauh memisahkan antara tim, pengguna dan file, ada kunci enkripsi berputar unik untuk setiap file individu. Tidak ada kunci yang disimpan dalam clear, sebaliknya, mereka dienkripsi dengan kunci master dan koneksi dibuat dengan otentikasi server berbasis sertifikat VeriSign.

Jadi tidak ada risiko agen pengguna akan bekerja sama dengan server apa pun selain Autotask Workplace Soonr. Salah satu kekuatan Autotask, menurut kami, adalah kemampuan untuk mengontrol izin akses dan mengatur kebijakan perangkat pada skala global. Ketika seorang karyawan baru bergabung dengan perusahaan, kebijakan dapat diterapkan pada pengguna tersebut secara otomatis dan disesuaikan lebih lanjut jika perlu.

Kebijakan Perangkat Seluler - Autotask Soonr

Daftar putih IP autotask

Kebijakan Kata Sandi Autotask untuk EFSS

Remote Wipe Lost Lost Devices

Profil kebijakan di seluruh perusahaan

Sebelumnya

Lanjut

Berikut adalah daftar fitur admin dan keamanan yang mungkin relevan dengan perusahaan:

  • Buat, edit, nonaktifkan, dan hapus Anggota, Koneksi, Grup, dan Admin lainnya
  • Conjure AD untuk mengimpor Pengguna dan Grup
  • Sampaikan kepada Anggota penuh hak untuk membuat koneksi
  • Kontrol kemampuan Anggota untuk membuat cadangan pribadi
  • Tinjau, tetapkan, dan kelola kuota penyimpanan di antara anggota
  • Tetapkan dan tegakkan kebijakan kata sandi
  • Menetapkan Kebijakan Sesi: digunakan untuk mengontrol siklus hidup sesi login
  • Konfigurasikan perangkat seluler & kebijakan data untuk akses dan penggunaan
  • Konfigurasikan persetujuan perangkat seluler dan kebijakan penghapusan perangkat
  • Hapus jarak jauh komputer atau perangkat seluler tertentu
  • Konfigurasikan titik integrasi dengan aplikasi pihak ketiga seperti Salesforce, Google Documents, dan Office 365

Ini hanya abstrak dari fitur keamanan yang ditawarkan oleh Autotask. Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut, unduh kertas putih keamanan mereka di mana semua detailnya terdaftar. Meskipun tentu mengesankan, ada vendor lain (seperti Egnyte), yang memiliki konsep keamanan yang serupa.

Sinkronisasi file

Sinkronisasi file adalah proses di mana satu (atau beberapa) file dan folder disediakan di sejumlah perangkat. Dalam arti paling mendasar, ini terjadi melalui mentransfer file dan folder seed ke cloud, dari mana ia akan didistribusikan ke titik akhir target berdasarkan permintaan.

Mekanisme sinkronisasi file inti Autotask Workplace bekerja serupa dengan solusi penyimpanan awan tingkat konsumen: begitu klien diinstal pada mesin target (ini bisa berupa desktop, smartphone, laptop atau server), folder disediakan untuk pengguna yang berfungsi sebagai pusat sinkronisasi pusat.

Sinkronisasi file Macintosh dengan Autotask
Sinkronisasi file melalui folder pusat pada perangkat.

Autotask membuat folder sinkronisasi tempat folder dan file dapat ditambahkan. File-file itu dibagi di semua perangkat yang terhubung, namun, folder dapat dikecualikan dari sinkronisasi untuk menghemat ruang.

Autotask Soont Windows Sync

Folder individual disinkronkan ke setiap pengguna bahwa proyek dibagikan dengan perangkat apa pun yang digunakan.

Perangkat seluler juga didukung. File dapat difavoritkan untuk akses offline.

Sebelumnya

Lanjut

File atau folder apa pun yang dibuat di dalam folder itu ditransfer ke cloud Autotask Workplace, sehingga mereka dapat didistribusikan ke tim dan komputer lain tempat file atau folder itu dibagi dengan.

Berlawanan dengan vendor file lainnya dan sinkronisasi, Autotask tidak membatasi jumlah file atau ukuran file yang dapat disinkronkan, menjadikan solusi ini ideal untuk perusahaan dan organisasi yang menangani file besar.

Kami telah melihat solusi ini bekerja dengan baik dengan firma arsitektur dan agensi media, yang sering perlu mendistribusikan file besar di beberapa komputer, beberapa kantor dan tim.

Salah satu masalah utama ketika berhadapan dengan data yang disinkronkan adalah apa yang sebenarnya disinkronkan ke titik akhir.

Bayangkan sebuah perusahaan dengan 20 karyawan, semuanya bekerja dari server terpusat dengan lebih dari 200GB file dan folder. Sekarang, jika seorang karyawan baru bergabung dengan perusahaan, apakah dia seharusnya menyinkronkan semua data itu ke komputernya yang tunggal? Di satu sisi, itu akan memakan waktu cukup lama, dan juga mengisi hard drive-nya dengan cepat.

Di situlah “sinkronisasi selektif” berperan. Sebagian besar solusi penyelarasan file tingkat konsumen memungkinkan sinkronisasi selektif file SETELAH menggali ke dalam menu dan pengaturan, jika Anda beruntung, Anda akan menemukan opsi untuk menelusuri ke sub-folder.

Yang kami sukai tentang Autotask adalah admin dapat mengatur bagaimana klien bereaksi ketika proyek baru tersedia:

Sinkronisasi Selektif Autotask

Ketika proyek baru dibuat, mereka dapat secara otomatis disinkronkan ke perangkat pribadi, tetapi Autotask Workplace dapat diatur untuk bertanya sebelum melakukan apa pun atau menyinkronkan semuanya secara manual. Kemudian Anda dapat menelusuri ke dalam sub-folder untuk sinkronisasi selektif.

Mengapa sinkronisasi selektif bermanfaat?

Kami telah membantu dan bekerja dengan beberapa firma hukum yang menganggap sinkronisasi selektif penting dalam pekerjaan sehari-hari mereka: pada suatu waktu mereka mungkin bekerja dengan lusinan file kasus secara bersamaan dan rekanan mereka perlu bergerak cepat antara pengadilan dan firma.

Memiliki akses ke file kasus setiap saat sangat penting, namun file case tertutup tidak diperlukan. Itu sebabnya mereka dapat “tidak disinkronkan”, yang membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien. Namun, jika referensi dari kasus yang lebih lama diperlukan, karyawan dapat dengan mudah menyinkronkan file-file itu kembali.

Satu hal penting yang perlu diperhatikan adalah bahwa begitu seseorang menghapus folder dari folder sinkronisasi, itu akan dihapus dari hard drive, namun Autotask Workplace Soonr masih menyimpan salinan folder itu di awan..

File dan folder hanya dapat dihapus secara permanen dari antarmuka web.

Jika Anda memiliki banyak file yang perlu disinkronkan, Autotask menggunakan fitur yang disebut sinkronisasi LAN, di mana file akan disinkronkan dengan cepat di seluruh komputer yang berada di jaringan yang sama. Yang membantu dengan cepat meluncurkan karyawan baru, dengan memberi mereka akses ke file penting.

Hapus folder secara permanen dari cloud.

File sharing

Berbagi file adalah inti dari setiap sinkronisasi file perusahaan dan berbagi produk. Ini memungkinkan perusahaan untuk bekerja dengan cara yang lebih efektif, dengan mendistribusikan file ke sejumlah orang. Bisnis yang berurusan dengan file besar akan mengalami sejumlah masalah seperti:

  • Cara mengirim file besar melalui email ke klien
  • Cara memastikan staf perusahaan bekerja dengan versi file yang benar
  • Bagaimana mengelola pembaruan untuk proyek yang lebih besar ketika lebih banyak orang terlibat
  • Cara mengelola proyek dan file besar di tiga kantor atau lebih

Semua skenario yang diuraikan di atas memerlukan berbagi file. Dengan Autotask Workplace, ada dua cara dasar untuk berbagi file dari suatu proyek:

Pembuatan Tautan Publik

Membuat tautan publik untuk suatu proyek memungkinkan berbagi file atau folder dengan klien atau rekan kerja yang bukan bagian dari tim inti (artinya, mereka tidak memiliki akun di Autotask Workplace).

Fitur ini secara khusus dibuat untuk mengirim file atau kontrak cepat ke klien melalui email. Autotask tidak membatasi ukuran file atau folder, sehingga file apa pun dapat dikirim. Kami telah menguji ini dengan sukses dengan file video mentah 5GB dan file Photoshop yang besar.

Saat membuat tautan publik, Autotask Soonr memberi pengguna banyak opsi keamanan dan bahkan memungkinkan klien kemampuan untuk mengunggah atau memodifikasi file dari tautan publik. Jika kotak centang “Aktifkan Unggahan” dicentang, klien akan disajikan dengan antarmuka yang memungkinkannya melihat struktur folder dan mengunggah atau mengunduh file.

Membuat tautan publik dari desktop
Tautan publik dapat dibuat sehingga siapa pun yang memiliki tautan dapat mengakses file atau folder.

Untuk lebih meningkatkan keamanan, pilih kata sandi file atau folder yang dipersonalisasi, pilih berapa kali file dapat diunduh dan menghapus tautan publik setelah tanggal tertentu. Tautan publik dapat dibuat dari antarmuka web, dalam struktur file / folder standar sistem operasi (melalui menu konteks), atau dari aplikasi seluler.

Satu fitur rapi yang belum pernah kita lihat di banyak solusi EFSS lainnya adalah kemampuan untuk mengkonversi file ke dalam format PDF (ini berlaku untuk presentasi, dokumen, spreadsheet, dan bahkan file Photoshop.psd.)

Ruang Berbagi Pribadi

Anda juga dapat berbagi file atau folder dengan tim Anda (artinya, semua orang dengan lisensi AWP Soonr yang terhubung sebagai anggota tim). Kami akan membahas lebih jauh fitur ini di bagian in Kolaborasi ’dalam ulasan ini.

Akses File

Untuk perusahaan apa pun, vendor EFSS perlu membawa berbagai jenis akses ke tabel, sehingga dapat diintegrasikan ke dalam alur kerja perusahaan dan hierarki file saat ini.

Meskipun akses web dan seluler cukup standar akhir-akhir ini, Anda perlu memastikan solusi EFSS juga dapat muncul dengan integrasi untuk WebDAV atau protokol lainnya. Tentukan jenis akses mana yang penting bagi perusahaan Anda, lalu pilih penyedia yang sesuai.

Autotask Workplace menyediakan berbagai jenis akses file:

Akses web

File atau folder apa pun dapat diakses melalui panel web jika login dengan nama pengguna dan kata sandi yang sesuai.

Bahkan, Anda dapat mengelola seluruh tim melalui antarmuka web, seperti memberikan atau mencabut hak akses, menghapus, menambah atau memodifikasi file dan memindahkan file ke sub-folder. Pencarian file tersedia, meskipun hanya mencari nama file, yang membatasi ruang lingkup pencarian.

Kami ingin melihat pencarian metadata atau penandaan file.

Pengguna dapat melihat pratinjau file melalui aplikasi web dan Autotask menangani banyak jenis file dengan baik. Kami agak sedih melihat bahwa file-file Photoshop tidak dapat menampilkan pratinjau yang diberikan, dan kami berharap melihat fitur itu di tambahan perangkat lunak yang akan datang.

File Office, PDF dan gambar disajikan dengan baik, tetapi tidak mengejutkan di sini. Untuk itulah sebagian besar perusahaan akan menggunakannya.

Akses lokal melalui sinkronisasi file

Autotask dapat menyinkronkan file ke komputer dari cloud, sehingga mereka dapat diedit, dilihat atau dihapus secara offline. Setiap file atau folder yang diubah diunggah ke cloud dan akan terlihat oleh semua orang yang folder atau file-nya sedang dibagikan.

Akses Seluler

Semua file yang disinkronkan dapat diakses melalui perangkat seluler. Melalui favorit, file dapat dibuat tersedia untuk diedit secara offline di ponsel dan diunggah / disinkronkan setelah koneksi jaringan tersedia.

Aplikasi Seluler Soonr Workplace untuk iOS dan Android dapat membuat yang baru:

  • Scribble (anotasi)
  • Dokumen (kata)
  • Spreadsheet (Excel)
  • Presentasi (PowerPoint)
  • Catatan (teks)
  • Foto
  • Video

Untuk disimpan ke cloud Soonr dan disinkronkan dengan semua perangkat Anda.

WebDAV

Jika Anda perlu mengakses folder cloud pribadi di komputer, tetapi tidak ingin atau tidak dapat menyinkronkan file secara lokal, sambungkan melalui protokol WebDAV yang memungkinkan koneksi ke Autotask Workplace Soonr sebagai drive.

Perlu diingat, bahwa WebDAV adalah protokol yang cukup usang dan kami tidak menyarankan menggunakannya dalam lingkungan bisnis yang produktif.

Akses file melalui drive WebDav

Kolaborasi

Kolaborasi adalah jantung dari sinkronisasi file perusahaan dan perangkat lunak berbagi. Autotask Workplace Soonr tidak terkecuali. Seperti yang terlihat pada bab-bab sebelumnya, Autotask menggunakan beberapa metode kolaborasi.

Dalam bab ini, kami akan menangani kolaborasi tim. Dalam bab Sharing Berbagi File ’, kami telah melihat cara berkolaborasi dengan orang luar melalui fitur” Bagikan tautan publik “.

Sekarang, kita akan melihat lebih dekat kolaborasi di dalam perusahaan. Tidak masalah jika organisasi hanya memiliki satu kantor, di mana orang berkolaborasi dalam gedung atau ruang kantor yang sama, atau jika karyawan tersebar di berbagai benua.

Untuk mulai berbagi proyek, Anda dapat memilih folder dari komputer di dalam folder yang disinkronkan melalui menu konteks atau melalui web atau klien seluler. Kontrol dan fitur keamanannya sama, apa pun metodenya.

Namun, jika proyek dibagikan melalui desktop, Anda perlu memberikan akses ke folder itu menggunakan antarmuka web. Kami menemukan ini agak membingungkan dan ingin melihat integrasi proyek yang mulus di semua titik akses.

Berbagi web memberikan kontrol admin yang kuat atas folder bersama, jadi mengontrol siapa yang melihat apa yang ada di dalam folder sangat intuitif. Anda dapat memilih di antara opsi-opsi berikut:

  • Akses penuh – anggota tim yang diundang dapat melakukan apa saja dengan isi folder.
  • Buat dan Ubah – orang yang diundang dapat membuat sub proyek baru dan memodifikasi file.
  • Memodifikasi – pengguna dapat memodifikasi file tetapi tidak membuat folder baru.
  • Hanya baca – pengguna yang diundang dapat membaca konten folder tetapi tidak menulis apa pun di dalamnya.

Selain itu, admin dapat mengatur apakah pengguna yang diundang dapat membagikan ulang folder dan membuat tautan publik, yang dinonaktifkan secara default.

Ini adalah fitur yang membedakan Autotask dari solusi lain, seperti Dropbox, di mana ini merupakan pendekatan semua atau tidak sama sekali. Mengundang pengguna ke folder berarti memberi mereka hak untuk membagikannya kembali kepada siapa pun yang mereka inginkan.

Ketika berkolaborasi dengan banyak pengguna di dalam proyek yang sama, segera menjadi sangat sulit untuk mengawasi siapa yang sedang mengedit file dan menentukan apa versi yang benar. Oleh karena itu, fitur yang kami sukai, adalah penguncian file selama proses pengeditan.

Setelah file dikunci, tidak seorang pun di tim dapat mengeditnya, sampai admin membuka kuncinya. Fitur penguncian memberikan kejelasan dan menghemat waktu saat memilah-milah file, bahkan lebih dingin, file dapat dikunci dari antarmuka web atau aplikasi desktop.

Semua file yang terkunci ditandai dengan simbol kunci.

Jika seseorang dalam tim menyimpan atau menghapus file secara tidak benar, fitur versi Autotask ikut bermain, karena ia menyimpan jumlah versi file yang tidak terbatas untuk jangka waktu enam bulan.

Autotask Workplace memiliki sistem komentar built-in, yang memungkinkan pengguna berbagi pemikiran dan laporan status sambil melampirkannya langsung ke proyek atau pemberitahuan file-komentar dapat dikirim melalui email atau pesan teks.

Satu pertanyaan khusus yang sering kita lihat adalah:

Apakah saya perlu menyinkronkan semua yang saya miliki ke cloud?

Jawaban sederhananya adalah tidak. Ketika sebuah proyek dibuat, Autotask Workplace akan bertanya kepada pengguna apakah proyek tersebut harus disinkronkan ke semua komputer dan perangkat atau tidak.

Selanjutnya, pengguna dapat mengontrol perangkat tertentu yang akan disinkronkan ke folder. Misalnya, Anda bekerja pada tiga mesin yang berbeda:

  • Workstation kantor
  • Komputer bisnis
  • Laptop pribadi

Tentu saja, mentransfer file bisnis ke laptop pribadi akan memakan biaya besar pada hard drive PC yang kecil, sehingga Anda hanya dapat memilih dan memilih dokumen yang paling penting untuk dibawa secara lokal — yang mana penyelarasan selektif menghemat hari..

Saat meninjau vendor EFSS, kami melihat jenis dan variasi integrasi untuk pengeditan dokumen, karena perusahaan besar berurusan dengan ribuan (jika bukan ratusan ribu) dokumen. Itulah sebabnya menyediakan pengeditan seluler dan akses mudah ke dokumen-dokumen tersebut adalah fitur penting dalam layanan EFSS yang sah.

Autotask menyediakan pengeditan file melalui browser web dan aplikasi mobile-nya (lebih lanjut tentang itu di bagian ‘Akses Mobile’ kami). Anda dapat memilih antara mengedit dokumen melalui:

  • Google Documents
  • OneDrive
  • Kantor 365

Atau cukup buka aplikasi di perangkat pribadi Anda. Pengeditan file disimpan dan dibuat langsung terlihat oleh semua anggota proyek. Setelah file disimpan, versi baru dibuat, Anda sekarang dapat kembali ke keadaan file itu dalam enam bulan terakhir.

Akses Seluler

Mobilitas adalah bagian penting dalam cara bisnis bekerja di dunia saat ini.

Menurut laporan penelitian ESNA, lebih dari 20% dari telecommute tenaga kerja global, berkat perangkat mobile seperti smartphone dan tablet. Tak perlu dikatakan, pengguna saat ini ingin membawa semua file kritis mereka bersama mereka setiap saat.

Akses ke presentasi PowerPoint di bandara memiliki banyak manfaat. Perubahan dapat dilakukan secara instan dan disinkronkan ke tim global, karena tenaga penjualan bekerja sama dalam presentasi klien, di mana pun di dunia mereka berada.

Autotask Workplace menganggap serius keamanan manajemen perangkat seluler, menghadirkan pengalaman seluler tanpa gesekan melalui aplikasi Android, iOS, dan Blackberry mereka. Pengguna dapat mengakses proyek, file, dan folder bersama melalui aplikasi seluler– seolah-olah menavigasi file yang sama di komputer desktop.

Meskipun aplikasi seluler berfungsi dengan baik, kami menemukan mereka agak kikuk di kali dan fitur yang paling menarik biasanya disembunyikan oleh UI. Tetapi dengan latihan, seseorang harus dapat menemukan semua alat pengeditan terkait. Misalnya, menyorot atau menggambar sesuatu di dalam dokumen atau presentasi itu mudah dan intuitif, seperti yang Anda lihat dalam demonstrasi ini:

Salah satu risiko utama yang dihadapi perusahaan saat perangkat dicuri atau hilang, adalah pemaparan data penting kepada pihak ketiga yang tidak berwenang. Banyak solusi EFSS telah memperkenalkan fitur “Penghapusan Jarak Jauh”, di mana admin dapat menghapus semua file terkait dari jarak jauh, tanpa harus mengakses perangkat fisik.

Autotask tidak terkecuali. Di panel admin, cukup pilih perangkat yang ingin Anda hapus dan tidak akan lagi memiliki akses ke folder yang dibagikan dan disinkronkan.

Fitur yang belum kita lihat di sinkronisasi file perusahaan lain dan berbagi vendor, adalah kemampuan untuk mengakses file komputer melalui perangkat seluler. Untuk menikmati manfaat ini, secara khusus perlu diaktifkan di aplikasi Soonr.

Fitur ini sangat berguna jika file penting telah dilupakan di kantor, tetapi diperlukan untuk presentasi di luar lokasi. Seperti yang terlihat di bagian keamanan, pengguna dapat mengatur sejumlah besar kebijakan keamanan (pada perangkat seluler) seperti:

  • Nonaktifkan pengeditan dokumen per perangkat seluler dalam suatu tim
  • Menegakkan otentikasi saat menggunakan perangkat seluler
  • Larang ekspor file seluler untuk meningkatkan keamanan file sensitif

Secara keseluruhan, dari perspektif pengguna akhir, kami menemukan pengalaman seluler yang menyenangkan. Ini berfungsi seperti yang Anda harapkan aplikasi tingkat konsumen bekerja.

Yang membuatnya sangat mungkin tenaga kerja akan mengadopsinya dengan cepat dan bahkan lebih suka ke alternatif seperti Dropbox (karena kemampuan pengeditan lanjutan). Untuk admin, kami menemukan fitur kebijakan keamanan dan perangkat sedikit terkubur dalam menu konteks, di mana mereka dapat dengan mudah diabaikan.

Penguncian File Perangkat Seluler
Mengunci file saat mengedit di perangkat seluler.

Mengunci file saat bekerja di perangkat seluler.

Presentasi PowerPoint dapat diedit dengan cepat untuk perubahan cepat.

File yang disukai dapat diunduh untuk akses offline.

Sebelumnya

Lanjut

Cloud Backup

Cenderung ada banyak kebingungan dalam ruang penyimpanan cloud konsumen tentang perbedaan antara sinkronisasi file dan layanan cadangan cloud. Di sini, di Cloudwards.net, kami selalu menekankan bahwa sinkronisasi file bukan cadangan.

Sekarang, ada beberapa layanan yang melakukan keduanya, menyinkronkan dan mencadangkan, tren yang perlahan diadopsi oleh vendor perusahaan juga. Itulah sebabnya kami senang menemukan fitur cadangan cloud khusus di dalam aplikasi Autotask Workplace Soonr, yang memungkinkan kami untuk memilih file atau folder apa pun dan memasukkannya dalam tumpukan cadangan terpisah.

Cadangan Cloud Autotask

Meskipun cadangan itu akan diperhitungkan dalam kuota keseluruhan, itu sepenuhnya independen dari proyek Anda yang disinkronkan dan harus diperlakukan seperti itu. Kami menyarankan pengaturannya untuk file bisnis Anda yang paling penting, sehingga bisnis Anda dapat bangkit dan berjalan kembali, setelah kegagalan hard drive atau bencana serupa.

Di menu pengaturan, dimungkinkan untuk memilih kapan akan menyinkronkan dan mencadangkan (atau melakukan keduanya), tergantung pada Internet atau koneksi jaringan yang digunakan. Ketika satu-satunya titik akses yang tersedia adalah Wi-Fi lemah bandara, cadangan dapat dinonaktifkan dan Anda dapat memilih untuk hanya menyinkronkan file proyek penting.

Kedua kecepatan cadangan dan sinkronisasi bekerja sangat baik dalam pengujian kami. Kami mengadu Autotask dengan layanan penyimpanan cloud utama berikut:

  • iCloud (tautan YouTube)
  • google Drive
  • Dropbox
  • OneDrive
  • Amazon

Inilah hasil kami:

Perbandingan Kecepatan Penyimpanan Awan

Kami menguji dengan file besar dan ribuan yang lebih kecil, untuk menentukan bagaimana Autotask menangani ukuran dan tipe file variabel.

Jika Anda mengharapkan aplikasi cadangan kaliber Crashplan atau IDrive, bersiaplah untuk kekecewaan. Sementara file atau folder tertentu dapat dikecualikan, tidak ada fitur penjadwalan atau kemampuan untuk membuat set cadangan untuk jenis konten tertentu, yang didukung lebih sering.

Laporan & Audit

Setelah bisnis atau organisasi berkembang, melacak siapa yang memiliki akses ke file dan data di server perusahaan menjadi sulit. Perusahaan terus menambah dan menghapus akses karyawan ke file dalam skala global, sehingga harus ada cara untuk mengontrol jejak akses data.

Autotask Workplace memungkinkan admin untuk membuat laporan khusus berdasarkan Jenis Peristiwa, selanjutnya, laporan dapat dibuat oleh perangkat dan pengguna..

Ini sangat berguna jika perusahaan perlu melepaskan seorang karyawan dan memeriksa file mana yang dapat diakses orang itu dalam minggu atau bulan terakhir. Admin juga dapat melihat file mana yang telah dibagikan, diakses, diedit, dan mengurutkannya berdasarkan tanggal atau pengguna – sehingga tidak ada yang hilang.

Ini memberikan admin kontrol penuh atas data perusahaan dan laporan dapat diarsipkan untuk keperluan pemantauan internal.

Laporan Perangkat Autotask Soonr

Laporan dan Statistik Tim Tempat Kerja Autotask

Level File Pelaporan Autotask

Sebelumnya

Lanjut

Putusan akhir & Rekomendasi

Jika Anda terjebak dengan kami melalui tinjauan 5.000 kata ini, selamat! Anda sekarang tidak hanya tahu apa yang penting ketika memilih solusi EFSS, tetapi juga memiliki ikhtisar yang baik tentang bagaimana Autotask Workplace Soonr membantu organisasi atau bisnis dengan sinkronisasi file di beberapa perangkat dan tim seluler.

Kami ingin menekankan bahaya menggunakan solusi sinkronisasi file cloud tingkat konsumen di organisasi besar. Meskipun mereka mungkin lebih murah, layanan kelas konsumen datang dengan risiko keamanan, seperti kurangnya enkripsi dan sedikit kontrol atas izin berbagi.

Autotask Workplace dapat membantu organisasi tumbuh dengan menyediakan cara-cara yang aman dan mudah untuk menambahkan pengguna, anggota tim, mengontrol izin, dan membuat proyek baru. Sementara Autotask memungkinkan untuk kontrol teknis yang mendalam, tidak ada departemen TI yang diperlukan untuk mengelola aplikasi.

Kami pikir mereka telah melakukan pekerjaan yang baik dalam membangun solusi komprehensif dengan mempertimbangkan pengguna akhir tingkat perusahaan. Aplikasi iOS tentu saja mendapat paling banyak cinta dari pengembang Autotask, karena menawarkan pengalaman yang jauh lebih baik dan lebih banyak fitur dibandingkan dengan aplikasi Android.

Jika Anda mencari perangkat lunak manajemen proyek yang dapat menetapkan tenggat waktu pada file dan folder tertentu, tetapkan tugas kepada orang-orang di suatu organisasi, berikan pengingat untuk tenggat waktu yang terlewat – pertimbangkan untuk mencari di tempat lain.

Untuk sebagian besar bisnis rata-rata, fitur komentar yang disediakan oleh Autotask sudah cukup.

Ada banyak vendor Sinkronisasi File Perusahaan dan Bagikan di pasaran saat ini. Autotask Workplace tentu saja merupakan salah satu layanan yang memimpin paket ini, bersama dengan:

  • Egnyte
  • Syncplicity
  • Kerumunan

Jika Anda tertarik, jadwalkan demo pribadi untuk bisnis Anda bersama kami hari ini.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me