Présentation de l’outil de collaboration cloud

L’entreprise 2.0 a été mise en doute pendant quelques années en privé, car les avantages du cloud computing sont devenus de plus en plus essentiels à la réalisation des tâches professionnelles quotidiennes. Quel éloignement d’un avenir qui se présente bien sur la voie où les applications basées sur le cloud seront le principal point d’interaction entre les utilisateurs et les services de collaboration.


La pléthore d’acronymes de services apparus depuis le milieu des années 2000 ne parle pas seulement du fait que les fournisseurs de cloud écoutaient, mais aussi de l’Enterprise 2.0 (définie par Wikipedia comme «l’utilisation de plateformes de logiciels sociaux émergentes au sein des entreprises ou entre les entreprises). et leurs partenaires ou clients ») serait réalisé dans un délai beaucoup plus rapide que celui initialement proposé.

Une fois que le cloud a gagné en crédibilité, de plus en plus d’infrastructures ont été externalisées dans les efforts des entreprises pour réduire les coûts de gestion des infrastructures.

Avec la collaboration cloud, il existe quelques plates-formes complètes telles que Google et Microsoft, puis un certain nombre de plates-formes de gestion de projet qui s’adressent à des marchés de niche distincts. Tout en payant grâce aux leaders du marché, nous voulons également introduire de nouveaux services dans le giron. Certaines sont axées sur les médias sociaux, il existe des applications pour le partage de cartes mentales et un grand nombre d’applications qui ont un riche ensemble de fonctionnalités.

Après avoir parcouru une multitude d’applications de collaboration cloud, nous avons rassemblé une collection diversifiée. Cette liste n’est en aucun cas exhaustive, mais elle devrait vous donner une bonne idée de la gamme d’applications disponibles pour la collaboration et la productivité pour les PME. Nos principales considérations sont les suivantes:

  • Intégration d’appareils 
  • Le transfert de connaissances
  • Gestion des fichiers
  • Discussion
  • Productivité

L’une des choses que ces tâches ont en commun est le fait qu’elles étaient auparavant exécutées par e-mail, chat ou téléphone. La perte de productivité se produit généralement lors de l’organisation des contacts, du contrôle de version des documents, de la participation de membres d’équipe hors site, de la collaboration externe, etc..

Bien sûr, les deux premiers services dont nous voulons discuter sont familiers à ceux qui connaissent l’espace de collaboration cloud. OneDrive et Google Drive ne sont pas les seuls services d’édition de documents disponibles (voir ownCloud et Box Notes), mais ils sont les plus familiers.

Outils d’édition de documents en ligne

Google Docs

Quelle liste d’outils de collaboration en ligne serait en concurrence sans l’inclusion de Google Docs? Bien sûr, Google Docs n’est décidément pas destiné aux entreprises dans sa version actuelle. Il est toujours extrêmement utile et constitue une plate-forme solide de collaboration. Ce service vous permet de télécharger, stocker, modifier et partager des fichiers depuis votre bureau, via un navigateur ou une application mobile.

L’intégration des services Google est un atout pour beaucoup en raison de son ubiquité et de sa richesse en fonctionnalités. Beaucoup trouvent cependant l’omniprésence de Google quelque peu dominatrice. Bien sûr, l’intégration des appareils est transparente et les applications de productivité abondent.

Faut-il même mentionner à quel point il est simple de partager du contenu par e-mail et sur les réseaux sociaux? L’un des inconvénients est que les fichiers sont convertis au format Google, la sécurité est de mauvaise qualité et le support des applications tierces est insuffisant. 

OneDrive

Logiciel de bureau classique dans le cloud. Office 365 par défaut est OneDrive lorsque vous créez un compte Microsoft qui vous donne accès à la suite d’applications Web Office.

L’un des bonus intéressants est l’accès gratuit aux e-mails hébergés (jusqu’à 25 Go de stockage), au nom de domaine de l’entreprise et au site Web public sans frais d’hébergement supplémentaires. Un peu exagéré, mais nous pouvons apprécier l’effort. C’est à côté d’une fonction de conférence Web et d’une protection contre le spam et les logiciels malveillants en plus du cryptage de transit et de stockage. Ouf!

OneDrive fournit des fonctionnalités de collaboration via des sites d’équipe où les membres créent, modifient et examinent des rapports, des propositions, des calendriers et des budgets en temps réel. Les tâches affectées sont affichées linéairement sur une chronologie. Les clients professionnels obtiennent également SharePoint avec l’abonnement.

Certains inconvénients sont que lors de l’édition, les en-têtes et pieds de page ne sont pas pris en charge. Marquer n’importe qui?

Zoho

Gratuit (ou essai gratuit) / 99 $ par an. Zoho se concentre sur le marché des PME et, bien qu’il soit relativement nouveau, appartient tout de même à Google Docs et OneDrive. Acquérant 100 000 clients au cours des 12 premiers mois et en croissance, il s’agit du «troisième rail» en matière de collaboration d’entreprise basée sur le cloud.

Critique de Zoho Books

La version gratuite de Zoho comprend les éléments suivants:

  •  Logiciel de suivi des problèmes
  • Les utilisateurs de Zoho Projects peuvent publier leur statut de travail 
  • Chat des membres du projet 
  • Project Stream fournit aux membres de l’équipe des mises à jour de statut immédiates 
  • Créer une page Web ou une documentation de projet
  • Gardez tout le contenu organisé en affichant les documents de manière centralisée

La chose intéressante à propos de Zoho est que vous pouvez créer des fichiers directement dans votre navigateur. Allez-y et téléchargez Microsoft Office, Open Office, Star Office, AutoCad, Photoshop, les fichiers ZIP et tout format de document. Une autre fonctionnalité intéressante est le contrôle de version du document. Le suivi des bogues est un puissant module de soumission de bogues qui vous permet de définir comment les bogues et les problèmes doivent être traités.

Malheureusement, alors que Zoho crypte vos fichiers, ce n’est le cas que pour les données en transit. De plus, pour commencer, vous obtenez un maigre stockage de 1 Go. Plus de stockage vous oblige à vous connecter sur la ligne pointillée (à 3 $ par utilisateur, ce qui représente plus de quelques fonctionnalités intéressantes) et vous devez toujours payer 3 $ pour un espace supplémentaire de 3 Go..

Outils de collaboration à des fins spéciales (ou non)

Nous ne passerons pas par le marché complet des outils de collaboration d’entreprise tout faire par manque d’espace. De plus, nous voulons déplacer l’attention sur les différents types d’outils disponibles pour les PME. Certains outils n’offrent que du stockage et quelques fonctionnalités intéressantes, tandis que d’autres ciblent un type d’application spécifique.

Les outils décrits dans cette section sont généralement axés sur les PME, à quelques exceptions près. 

Fichier de partage Citrix (30 $ par mois)

ShareFile concerne le transfert de fichiers plus volumineux avec des individus ou au sein d’une équipe. Sharefile est livré avec un stockage standard de 5 Go et une bande passante, en plus de deux comptes.

Le package professionnel à 59,95 $ par mois fournit 10 Go de stockage et de bande passante, et 10 comptes d’employés. Le point de Sharefile est d’envoyer des fichiers plus grands que la plupart des seuils de messagerie ou de collecter tous les artefacts du projet en un seul endroit.

Huddle (20 $ par mois)

Un rival du service SharePoint de Microsoft (voir OneDrive). Utilisé par plus de 100 000 entreprises dans le monde, il offre des fonctionnalités basées sur le partage et la gestion de fichiers, la collaboration de contenu, la gestion des personnes et les tâches. Accessible via un navigateur, il peut être personnalisé, personnalisé et prend en charge les appareils mobiles.

Nous aimons la gestion du contrôle de version dans cet espace, c’est pourquoi nous soulignons toujours cette fonctionnalité pour ceux qui l’ont. Les «espaces de travail» vous permettent d’avoir une vue de tableau de bord de vos projets. Chacun peut être visualisé via un menu en haut de l’interface.

Huddle contrairement à d’autres fournisseurs prend bien soin de développer des fonctionnalités de sécurité standardisées. Leur centre de données principal est certifié ISO 27001, et ils comptent donc les agences gouvernementales américaines et britanniques comme clients. Sur le plan négatif, le compte gratuit ne dispose que de 100 Mo d’espace, ce qui est terriblement bas. Le service coûte 20 $ par utilisateur par mois pour les petites entreprises et 40 $ par utilisateur par mois pour les entreprises. Essai de 90 jours, qui comprend 100 Mo.

De plus, l’édition simultanée n’est pas possible car lorsqu’une utilisation a le fichier, il est verrouillé. Bien que la fonctionnalité de conférence intégrée soit un plus, des frais d’accès peuvent être facturés aux participants aux réunions..

Boîte (15 $ par mois)

Il y a quelque chose à dire pour travailler à partir d’un navigateur lors de la collaboration. Box utilise des liens et des fonctionnalités de rôles et droits sensibles directement depuis votre navigateur. La visionneuse de fichiers intégrée fonctionne avec la suite Microsoft Office, Adobe et d’autres dans le confort d’une application Web.

La taille limite pour les fichiers déchiquetés est de 2 Go, ce qui est tout à fait suffisant. De plus, vous pouvez suivre en temps réel l’engagement, comme le téléchargement, les commentaires et les fichiers ajoutés (pour n’en nommer que quelques-uns). Une chose que nous aimons vraiment à propos de Box est l’intégration étendue de logiciels tiers comme de nombreuses applications Google, Twitter et DocuSign.

MangoSpring Collaboration Suite (5,00 $ par mois)

Le réseautage social n’est-il pas vraiment une facette de la collaboration? Bien sûr que oui, mais nous n’irons pas trop loin dans MangoSpring Collaboration Suite en mettant l’accent sur les réseaux sociaux d’entreprise. Cet outil apporte une perspective quelque peu nouvelle avec des outils de collaboration en équipe et une intégration intranet avec LinkedIn. Cela permet aux profils des employés d’être instantanément remplis de détails tels que les coordonnées, les compétences et l’expertise.

La messagerie instantanée se met à jour automatiquement, pour accompagner des fonctionnalités telles que le chat de conférence et la vidéoconférence ainsi que les groupes et les projets. Pour compléter les fonctions de réseautage social, il y a aussi la fonction de micro blogging.

La programmation d’application ouverte s’interface avec des systèmes d’entreprise tels que le CRM, la paie ou d’autres systèmes d’entreprise RH. Il facilite également le partage et la gestion de projet avec des collaborateurs externes. Gérez les comptes avec Active Directory et intégrez-les à d’autres outils tels que Dropbox, Google Drive, OneDrive et Box.

Yammer (5,00 $ par mois)

Yammer a également pris quelques notes de l’ensemble de réseaux sociaux avec des fichiers de tendances et du contenu populaire en plus du partage de fichiers, du versioning et des notes. Une caractéristique qui se démarque parmi la collection d’outils ici est le sondage. Le sondage est une idée simple, utile et directe.

Les utilisateurs peuvent également configurer des sondages et des événements à partager en interne ou en externe. Les groupes permettent aux utilisateurs de rechercher des mots clés dans le contenu partagé. Vous pouvez également gérer plusieurs domaines, contrôles d’accès et rôles et droits utilisateur centralisés.

Socialcast (gratuit jusqu’à 50 utilisateurs) 

SocialCast est destiné aux grandes entreprises avec un ensemble puissant de gestion de projets, de partage de documents, de groupes de projets et de fonctionnalités d’activités spécifiques.

Créez des groupes privés pour favoriser l’engagement de l’équipe. Le service est entièrement personnalisable pour votre marque et vous pouvez accorder un accès public. L’ensemble des fonctionnalités est disponible sur toutes les principales plateformes mobiles.

MindMeister (essai gratuit)

MindMeister est un outil de collaboration de cartographie mentale pour les projets de développement. Brillant! Pour la raison qu’il est toujours difficile de comprendre les développeurs et les ingénieurs (et les parties prenantes du projet en général) et les cartes mentales sont un moyen de «visualiser» la vision de quelqu’un d’autre.

Mindmeister - Le brainstorming à son meilleur

Il s’agit d’un outil assez bien pensé qui vous permet de déplacer et d’insérer des branches de carte, de contrôler la version et d’exporter vos fichiers dans un certain nombre de formats. Avec l’application mobile, vous pouvez accéder à vos cartes mentales et le mode hors ligne vous permet de travailler via votre navigateur.

Une autre fonctionnalité intéressante est que vous pouvez intégrer des liens, des adresses e-mail et des notes dans les nœuds. Il est également compatible avec Freemind et MindManager.

Conclusion

Après avoir parcouru une multitude d’applications de collaboration cloud, nous avons rassemblé une collection diversifiée. Cette liste n’est en aucun cas exhaustive, mais elle devrait vous donner une bonne idée de la gamme d’applications disponibles pour la collaboration et la productivité pour les PME..

Bien sûr, nous aimerions connaître vos réflexions et opinions à ce sujet, dans la section commentaires ci-dessous. Alors n’hésitez pas à l’utiliser et merci d’avoir lu tout le chemin.

Kim Martin Administrator
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