Sync.com et Google Drive, le match parfait pour la collaboration d’équipe

Chez Cloudwards.net, nous sommes de grands fans de la collaboration en ligne: pourquoi travailler dans un bureau étouffant quand on peut travailler où, quand et avec qui? Pour que la collaboration en ligne soit viable, vous avez besoin des bons outils pour le travail.


Dans cet article, nous allons examiner deux de nos outils préférés, dans cet article de coopération Google Drive et Sync.com.

Google Drive est une solution de stockage en nuage établie, avec une multitude d’applications de productivité intégrées conçues pour la collaboration. Sync.com, quant à lui, est un concurrent en plein essor du stockage dans le cloud, qui offre un moyen sécurisé et privé de communiquer avec les collaborateurs.

Au cours de cette revue, je vais vous expliquer les points les plus fins de chacun, pour vous aider à comprendre comment ils peuvent bénéficier aux efforts de collaboration de différentes manières.

Je vais également jeter un œil aux plans disponibles, afin que vous puissiez commencer à planifier la façon de les mettre en œuvre dans des projets de travail communs.

Un nuage au travail

Au cours des dernières années, Rightscale a sondé les entreprises pour voir comment elles utilisent les technologies cloud pour rassembler leurs employés.

Dans ses résultats de 2016, la firme a indiqué que:

  • 89% des organisations utilisent des services de cloud public
  • 16% utilisent plus d’un service de cloud public
  • 77% utilisent une solution cloud développée en privé
  • 71% utilisent une combinaison de solutions de cloud public et privé

Cela montre que les entreprises utilisent souvent différents programmes basés sur le cloud pour différentes tâches, en fonction de ce qui leur convient le mieux..

Où Google Drive excelle

En tant que rédacteur indépendant, j’utilise fréquemment Google Drive pour collaborer avec des partenaires et des clients. La suite d’applications bureautiques de Google fonctionne très bien et rend la collaboration beaucoup plus facile que les produits plus traditionnels, grâce à la possibilité d’écrire, de modifier et de faire facilement des suggestions en temps réel.

1. Partage dans Google Drive

À partir de l’interface utilisateur Web de Google Drive, vous pouvez partager n’importe quel dossier ou fichier, en cliquant dessus avec le bouton droit et en sélectionnant l’option «Partager» dans le menu déroulant.

Le contenu peut être partagé par lien ou par e-mail. Dans les deux cas, vous pouvez accorder à d’autres des privilèges de visualisation, de commentaire ou de modification.

Le partage via un lien peut être un peu risqué.

Sans protection par mot de passe, toute personne possédant une copie de ce lien pourra accéder à votre contenu. Les e-mails, d’autre part, restreignent l’accès au destinataire.

2. La suite Google Docs

Le partage de contenu est génial, mais la collaboration peut être maladroite sans une bonne intégration des applications. En fait, c’est probablement ce que Google Drive fait mieux que tout autre service de stockage en nuage.

Leur suite bureautique native est gratuite et puissante, et comprend les programmes suivants:

  • Documents: traitement de texte et publication web
  • Feuilles: feuilles de calcul et graphiques
  • Diapositives: présentations
  • Formes: collecte de données (c.-à-d. enquêtes)
  • Dessins: schématisation

La grande chose à propos de ces applications est qu’une fois que vous donnez accès à un fichier, d’autres utilisateurs peuvent travailler à vos côtés. Ce travail peut impliquer de supprimer quelques commentaires dans les marges, de marquer les modifications suggérées ou d’apporter des modifications réelles.

La collaboration peut devenir un peu déroutante, si plusieurs personnes travaillent sur le même document, aidant à trier toute la confusion, est la fonction «historique des révisions», qui vous permet de surveiller qui a fait quoi.

La révision peut même annuler les modifications apportées aux versions précédentes d’un document, ce qui est pratique lorsque vous décidez que certaines modifications n’ont jamais dû être apportées.

3. Applications Google Drive tierces

Les développeurs adorent travailler avec Google Drive, comme en témoignent les nombreuses applications tierces disponibles pour lui. Encore mieux, Google facilite la recherche et l’intégration d’applications à votre espace de stockage.

Cliquez simplement sur le bouton «Mon Drive» et sélectionnez «Connecter plus d’applications». Ensuite, utilisez la fenêtre qui apparaît pour rechercher ou trier les options disponibles.

Certains de mes favoris incluent:

  • CloudConvert: convertissez rapidement des fichiers d’un type à un autre
  • WappWolf Automator: automatisez les procédures comme les transferts de fichiers
  • DocHub: éditez et annotez des fichiers PDF
  • Editeur Pixlr: joli clone Photoshop basé sur un navigateur
  • HelloFax: envoyer et recevoir des fax depuis Google Drive

D’autres services cloud proposent également des intégrations tierces, mais aucun d’entre eux ne semble les rendre aussi faciles à découvrir et à activer que Google Drive..

Où Google Drive échoue

Au cas où vous auriez manqué les nouvelles, Google a été au centre de la controverse sur la confidentialité des utilisateurs. La majeure partie de la controverse est née après qu’Edward Snowden a révélé au monde que la NSA surveillait secrètement les communications Internet.

Ce faisant, il a également dévoilé les relations entre la NSA et plusieurs grandes sociétés technologiques, comme Microsoft et Google. L’indignation du public face aux révélations a intensifié considérablement les projecteurs sur la confidentialité des utilisateurs en ligne, en particulier dans l’environnement cloud.

Peut-être en partie à cause de cette attention accrue, Google Drive a finalement commencé à chiffrer le contenu des utilisateurs sur leurs serveurs en août 2013. C’est une bonne chose car les violations de données sont en augmentation.

Cependant, cela ne suffit pas: pour commencer, Google Drive ne crypte toujours pas les métadonnées utilisateur. Ce sont les métadonnées – et non le contenu – que la NSA collectait en premier lieu. De plus, même s’ils chiffrent désormais le contenu, Google conserve les clés pour déchiffrer ce contenu à tout moment..

Ce fait leur permet d’analyser vos données pour voir ce qui est téléchargé et de remettre des copies en texte brut des fichiers à d’autres. De plus, des employés voyous ou même des pirates pourraient également obtenir et distribuer ces clés de chiffrement.

Ces trous de sécurité béants sont la raison pour laquelle de nombreux consommateurs de cloud se tournent maintenant vers d’autres services pour une protection supplémentaire.

Sync.com est un de ces services qui devient rapidement l’un des favoris des défenseurs de la sécurité..

Comment Sync.com protège vos données

Qu’est-ce qui rend Sync.com si sûr? Pour commencer, ils conservent les données chiffrées côté serveur, pour limiter les tentatives d’accès non autorisées. De plus, les données transitant entre votre appareil et le centre de données Sync.com sont protégées par un tunnel SSL / TSL sécurisé.

Bien sûr, Google Drive le fait maintenant aussi.

La grande différence ici est que Sync.com ne conserve pas votre clé de chiffrement. Cette clé est générée localement sur votre appareil et y reste.

Avant d’être envoyées au cloud, les données sont cryptées avec un cryptage AES 256 bits. Il n’est jamais déchiffré jusqu’à ce qu’il vous revienne. Ce système est communément appelé «de bout en bout» ou cryptage local. Cependant, il y a un troisième nom que je préfère: le cryptage à connaissance zéro.

C’est «zéro connaissance», car Sync.com n’a aucune idée du contenu que vous stockez sur leurs serveurs. Ce pourrait être une recette de tarte à la crème bavaroise, un meilleur script pour Suicide Squad, ou les schémas d’une soucoupe volante.

Peu importe, pour Sync.com, c’est un non-sens brouillé.

L’avantage supplémentaire du cryptage à connaissance zéro est que même en vertu d’une ordonnance du tribunal, Sync.com ne peut pas retourner une version déchiffrée de votre contenu.

De plus, avec le cryptage AES 256 bits, quiconque parvient à violer les serveurs de Sync.com ne serait pas en mesure de décrypter votre contenu sans un superordinateur et quelques milliards d’années à perdre.

1. Sync.com et collaboration

Sécuriser un produit professionnel est une chose, mais comment faciliter la collaboration? Sync.com ne dispose pas des applications intégrées de Google Drive. J’espère qu’un jour, il deviendra donc viable en tant que remplacement de Google Drive.

En attendant, Sync.com fait un bien meilleur travail que Google Drive quand il s’agit de travailler dans un endroit sûr et sécurisé, à l’abri des regards indiscrets.

Comme Google Drive, le contenu cloud peut être partagé avec d’autres, même s’ils ne sont pas abonnés à Sync.com.

Le contenu est partagé en générant un lien sécurisé.

Les liens de contenu peuvent être envoyés par e-mail à des destinataires spécifiques, ou copiés et collés sur un autre support (comme Slack).

Un autre type de lien, appelé lien de téléchargement, peut être généré pour permettre à d’autres de télécharger du contenu dans vos dossiers.

Lorsque vous créez un lien, une clé de chiffrement unique étirée par un algorithme de renforcement de mot de passe (PBKDF2) lui est ajoutée. Cette clé n’est ni transmise ni stockée, donc Sync.com ne sait jamais de quoi il s’agit. sécuriser

Cependant, pour permettre un décryptage correct des connaissances entre les collaborateurs et sans connaissances, vous devez activer la fonctionnalité de «confidentialité renforcée» de Sync.com..

Une confidentialité améliorée est prise en charge sur:

  • Chrome (fichiers jusqu’à 25 Go)
  • Firefox (fichiers jusqu’à 500 Mo)
  • Internet Explorer 10+ (fichiers jusqu’à 500 Mo)
  • Microsoft Edge (fichiers jusqu’à 500 Mo)

Sync.com a quelques mesures de sécurité supplémentaires pour protéger les liens, qui ne sont pas non plus disponibles sur Google Drive.

Il s’agit notamment de la capacité de:

  • Liens de protection par mot de passe
  • Définir les dates d’expiration des liens
  • Définir des limites de téléchargement pour les liens

Sync.com fournit également des journaux pour auditer l’activité sur le contenu partagé et la possibilité d’effacer à distance le contenu partagé. Plutôt que de créer des liens partagés, les utilisateurs peuvent également créer des dossiers partagés.

Dans le cas des dossiers, les utilisateurs sont invités par email. Avec les autorisations appropriées, les invités peuvent modifier le contenu de ce dossier et à leur tour inviter d’autres personnes à y accéder.

Enfin, pour protéger les utilisateurs contre les modifications indésirables ou les suppressions accidentelles, Sync.com permet aux abonnés payants de conserver des versions de fichiers illimitées et de récupérer le contenu supprimé indéfiniment.

Rien ne permet de maintenir la chimie de l’équipe solide, comme être en mesure de défaire vos (leurs) erreurs.

2. Synchronisation de l’appareil

L’intégration de Google Drive et de Sync.com dans vos efforts de collaboration en ligne ne sera pas très pratique si vous ne pouvez pas accéder au contenu sur les deux, quand et où vous en avez besoin..

Heureusement, Google Drive et Sync.com vous permettent de synchroniser le contenu en temps quasi réel, sur les appareils Windows, MacOS, Android et iOS.

Pour activer la synchronisation, Google Drive et Sync.com créent des dossiers de synchronisation distincts sur un disque dur. Ces dossiers sont accessibles comme tout autre dossier du système de fichiers, mais sont directement liés au cloud. Toutes les modifications apportées au contenu des dossiers de synchronisation sont automatiquement téléchargées dans le cloud.

À leur tour, ces modifications sont transmises à vos appareils connectés – ou à ceux de vos partenaires de collaboration, si le partage est activé.

La synchronisation vous permet non seulement de passer de manière transparente entre les appareils, de travailler à distance et de travailler hors ligne, mais les utilisateurs Mac travaillent avec les utilisateurs Windows et vice versa.

Plans tarifaires

Maintenant que nous avons examiné les avantages que chaque service peut apporter à votre travail en ligne, examinons leurs plans respectifs. De cette façon, vous pouvez évaluer ces services pour vos propres efforts de collaboration.

Google Drive

Google Drive offre aux utilisateurs un généreux 15 Go de stockage cloud gratuit. Si cela ne suffit pas, de nombreux niveaux de prix sont disponibles:

Stockage totalCoût mensuel
100 Go1,99 $
1 To9,99 $
10 To99 $
20 To199,99 $
30 To299 $

Cette flexibilité rend Google Drive encore plus parfait pour s’associer à un service comme Sync.com. Il vous permet de limiter votre investissement total en adaptant votre stockage Google Drive à vos besoins.

Si vous recherchez une solution commerciale plus large, la suite G de Google (anciennement Google Apps for Work) est conçue dans ce but précis. Il existe deux plans G Suite disponibles, le plan de base qui offre 30 To pour chaque utilisateur à 5 $, ou le plan d’affaires qui offre un stockage illimité à 10 $ par utilisateur.

Les deux plans G Suite offrent des avantages supplémentaires tels que la messagerie professionnelle, la vidéoconférence, les calendriers partagés et les contrôles d’administration.

Sync.com

Sync.com offre aux utilisateurs un plan de démarrage avec 5 Go d’espace de stockage cloud gratuit. Les filleuls gagnent des utilisateurs avec un gigaoctet supplémentaire par filleul. Les arbitres obtiennent également le gigaoctet supplémentaire, alors assurez-vous et invitez vos collaborateurs.

Cependant, la plupart des fonctionnalités clés abordées dans cet article nécessitent une mise à niveau vers un plan payant. Ceci comprend:

  • Expirations de liens
  • Journaux d’activité des utilisateurs
  • Lingettes à distance
  • Importer des liens
  • Versionnage de fichiers illimité
  • Récupération de fichiers supprimés indéfiniment

Sync.com n’a pas la structure de prix la plus diversifiée. Il n’y a que deux plans personnels disponibles, tous deux appelés «pro». Le plan% 00 Go coûte 4,17 $ par mois, tandis que le plan 2 To coûte 8 $. La facturation est sur un cycle annuel, vous devrez donc payer 12 mois à l’avance.

Si vous cherchez à construire votre bureau virtuel avec Sync.com, ils proposent également deux plans d’affaires. Ce sont 5 $ par utilisateur pour un stockage total de 1 To ou 8 $ pour 2 To. La principale différence avec les plans réguliers est que le propriétaire du compte accède à des contrôles administratifs plus avancés.

Dernières pensées

La plus grande faiblesse de Sync.com, les applications intégrées, est la plus grande force de Google Drive. La plus grande faiblesse de Google Drive, la sécurité, est la plus grande force de Sync.com. Comment utilisez-vous les deux de manière à ce qu’ils soutiennent votre travail en ligne de la meilleure façon possible?

Utilisez Google Drive pour:

  • Projets où la sécurité n’est pas aussi critique
  • Projets en cours nécessitant une collaboration en direct

Utilisez Sync.com pour:

  • Projets où la confidentialité est primordiale
  • Stockage sécurisé et à long terme du produit de travail

Avec des plans gratuits, des plans personnels et des plans d’affaires disponibles, vous devriez être en mesure de faire correspondre les deux services pour créer une solution rentable qui fera passer vos projets d’équipe au niveau supérieur..

Utilisez-vous ces services pour améliorer vos relations de travail? Nous aimons toujours entendre d’autres perspectives, alors n’hésitez pas à commenter ci-dessous!

Kim Martin Administrator
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