Dropbox pregled poslovanja – ažurirano 2020

Dropbox pregled poslovanja

Ako tražite EFSS za pokretanje vašeg poslovanja naprijed, možda bi bila dobra oklada za Dropbox for Business. Ima sve snage svog malenog brata orijentiranog na potrošače, plus neke zadivljujuće značajke. Pročitajte našu cjelovitu recenziju za detalje.

Najbolji EFSS

Dropbox je ime kućanstva, pa nije ni čudo što je njegova poslovna verzija često prva vlasnica platforme EFSS na platformi koju odluče premjestiti svoje podatke u oblak. To pomaže da Dropbox Business ima dobar spoj jednostavnosti, brzine i bogate mogućnosti suradnje. Zbog tih kvaliteta napravio je naš najbolji pregled EFSS-a.

Dropbox je također postavio mnoge trendove u sinkronizaciji uređaja i dijeljenju datoteka, a ima i novu značajku sinkronizacije o kojoj ćemo govoriti u nastavku. Dropbox Business pruža snažne sigurnosne značajke koje bi trebale čuvati vaše podatke, sve dok ih iskoristite. Ako naiđete na problem, za brzu pomoć možete koristiti 24/7 kanale podrške tvrtke Dropbox.

No Dropbox Business ima ograničene značajke prilagođavanja uloga i izvješćivanja. Osim toga, nije jeftino. Razgovarat ćemo o tim nedostacima, zajedno s onim što Dropbox Business čini ispravno, u donjim kategorijama. Ako ste zainteresirani, držite se nas u ovom Dropbox Business pregledu. Ako tražite osobno rješenje, pročitajte naš redoviti Dropbox pregled.

prednosti & nedostaci

Alternativa za Dropbox Business

cijena

Dropbox Business ima tri plana koja naplaćuju po osobi i zahtijevaju najmanje tri korisnika. Prva dva plana, „standardna“ i „napredna“, dobre su opcije za mala i srednja poduzeća, dok je treći, „poduzeće“, dobar za velike tvrtke. 

Morate se obratiti Dropbox-u kako biste dobili procjenu cijene plana „poduzeća“, ali ostala dva imaju na raspolaganju mjesečne i godišnje pretplate.

Imajte na umu da je 5TB prostora za pohranu koji ste dobili sa Dropbox Business dijeljenim prostorom. Tako funkcionira većina platformi EFSS, izuzetak je OneDrive. Možete pročitati naš pregled usluge OneDrive for Business za više detalja o tome. Ipak, vaši se korisnici mogu prijaviti i za osobne Dropbox račune i dobiti 2 GB besplatnog osobnog prostora.

Dropbox za poslovne cijene

Dropbox poslovni planovi nisu jeftini. Na primjer, s Egnyteom dobijate 5TB zajedničkog prostora za 8 USD mjesečno po korisniku, što je gotovo polovica troškova Dropboxa. Prije pretplate iskoristite besplatnu 30-dnevnu probnu aplikaciju Dropbox Business koja vam može pružiti odličan pregled kako usluga funkcionira.

U skladu s tim, napredni plan Dropboxa dobija vam neograničenu količinu prostora za pohranu, ali daleko je skuplji od neograničenog plana drugog konkurenta, Crashplana. Ako ste mali posao i ne trebate napredne integracije, možda će vam biti bolje ako koristite Crashplan. Više o tome možete pročitati u našoj recenziji CrashPlan.

Korisničko iskustvo

Dropbox je na čelu korisničkog iskustva od kada je predstavljen 2007. To vrijedi i za njegovu poslovnu verziju. Dropbox desktop klijent dostupan je za Windows i Mac. Sviđa nam se kako je Linux podržan – distribucije Ubuntu i Fedora – jer mnogim uslugama za pohranu poslovnog oblaka nedostaje podrška za Linux.

Dropbox-poslovno-desktop-klijent

Nakon što instalirate klijent za radnu površinu, Dropbox stvara posebnu mapu povezanu s oblakom u vašem datotečnom sustavu. Zove se “mapa sinkronizacije”, a čitavo iskustvo EFSS-a djeluje oko nje. Zapravo je ovu značajku kreirao osnivač Dropboxa Drew Houston. U nastavku ćemo govoriti o tome kako Dropbox rukuje sinkronizacijom u odgovarajućoj kategoriji u nastavku.

Klijent radne površine jednostavan je i omogućuje vam pregledavanje nedavnih aktivnosti, kao i aktivnosti članova vašeg tima. Također možete vidjeti mape, aktivnosti i obavijesti. Ako imate mnogo datoteka, klijent za radnu površinu omogućuje vam upotrebu trake za pretraživanje da biste ih brzo sortirali.

Uz to, možete pristupiti aplikaciji Dropbox Paper, otvoriti mapu za sinkronizaciju, pokrenuti web klijent i stvoriti nove datoteke i mape. Sve u svemu, desktop klijent je ugodan i strujan.

Dropbox-poslovno-web-klijent

Ako nemate svoje računalo i ne želite preuzeti desktop klijent da biste dobili samo jednu datoteku, možete se prijaviti na web klijent. Klijent vam omogućuje i upravljanje vašim računom Dropbox Business i svojim korisnicima o čemu ćemo kasnije. 

Web klijent ima puno negativnog prostora, što ga čini jasnim i jednostavnim. Oboje su dizajnerske osobine po kojima je Dropbox poznat. 

Navigacija sadržajem intuitivna je zahvaljujući izborniku s lijeve strane, ali ako ne možete pronaći određenu mapu ili datoteku, možete ih potražiti pomoću trake za pretraživanje na vrhu. Lijepo je što započinje pretragu čim započnete tipkati. 

Uz to, možete pristupiti najčešćim radnjama datoteka i mapa samo pokazivačem miša iznad njih. Ako vam treba više, samo morate kliknuti “tri točke”. Uz to možete vidjeti detalje datoteke s desne strane, a ispod toga popis dodatnih radnji koje možete poduzeti.

Dropbox-poslovni-mobile-klijent

Ako ste u pokretu, i dalje možete pristupiti svojim datotekama i mapama koristeći svoj pametni telefon. Dropboxovi mobilni klijenti rade na Androidu i iOS-u. Kao i desktop klijenti i web klijenti, mobilni je klijent jednostavan za korištenje. 

Zadani prikaz prikazuje nedavne datoteke sa zvjezdicama, zajedno s velikim gumbom “+”, koji omogućuje skeniranje dokumenta, fotografiranje, prijenos fotografija i video zapisa te stvaranje nove mape ili tekstne datoteke. Izbornik hamburgera u gornjem lijevom kutu omogućuje vam ulazak u aplikaciju Dropbox Paper, pristup izvanmrežnim datotekama, upravljanje postavkama i nadzor aktivnosti vašeg tima.

Upravljanje korisnicima

Dropbox-poslovno-user-upravljanje

Svojim timom možete upravljati iz administracijske konzole web klijenta. Ako ste administrator tima, nove članove možete pozvati e-poštom, ali možete i prenijeti datoteku CSV predloška da biste skupno pozvali korisnike. Ako trebate kupiti više licenci, to možete učiniti i na administracijskoj konzoli.

Korisnicima možete dodijeliti složene administratorske uloge, ali za otključavanje te značajke morate se pretplatiti na Dropbox Business Advanced ili Enterprise. Inače, možete dodijeliti korisničkim dozvolama mape koje se mogu postaviti na razinu pristupa ili “uređivanje”.

Općenito, opcije prilagođavanja uloga Dropboxa relativno su rijetke u usporedbi s nekim drugim alatima; možete odlučiti dodijeliti korisnicima jednu od tri administrativne uloge. 

Prva uloga je “timski administrator”, a korisniku omogućuje upravljanje svim administracijama i članovima. Drugi je “administrator za upravljanje korisnicima”, koji može dodavati, uklanjati i upravljati članskim računima. Konačno, “administrator za podršku” može vam pomoći kod ograničenih zadataka, uključujući resetiranje zaporki. Ovdje možete pronaći detaljnu usporedbu uloga.

Ipak, ne postoji način prilagođavanja uloga. Ako želite naprednu prilagodbu, sjajan izbor EFSS-a bio bi Citrix ShareFile, a više o tome možete pročitati u našem pregledu Citrix ShareFile..

Administratorska konzola također sadrži nadzornu ploču koja vam omogućuje praćenje korištenja računa. Uz to, postoji kartica “aktivnosti” koja omogućuje stvaranje prilagođenih izvješća na temelju ogromnog broja faktora, uključujući prijave, dijeljenje datoteka, lozinke, uređivanje datoteka i sinkronizaciju uređaja..  

Dropbox-poslovno-grupa-upravljanje

Dropbox možete koristiti i za stvaranje korisničkih grupa. To vam omogućuje upravljanje pristupom mapi za više ljudi odjednom kako biste smanjili količinu administrativnog posla koji trebate obaviti. 

Međutim, broj opcija prilagodbe dostupnih grupama prilično je ograničen u usporedbi s nekim drugim uslugama. Za alat koji ima moćne mogućnosti upravljanja grupama, pogledajte našu recenziju IBM Connections.

mapa & Dijeljenje datoteka

Kada postavite Dropbox Business, automatski dobivate središnju “timsku mapu” kojoj će imati svi vaši dodani zaposlenici. Možete stvoriti podmape u njoj i ograničiti pristup njima određenim korisnicima ili grupama.

Dropbox-poslovno-file-sharing

Dijeljenje mapa je osnovna metoda dijeljenja sadržaja između suigrača, ali korisnici također mogu dijeliti mape i datoteke generiranjem sigurne veze. Da biste to učinili, kliknite gumb “dijeli” koji se pojavljuje kada pokažete mišem iznad bilo kojeg objekta.

Kada generirate vezu, na nju možete dodati dvije razine dozvola: “može pregledati” i “mogu urediti”. Korisnici s dopuštenjem “mogu pregledavati” mogu pregledavati, preuzimati i komentirati. Opcija “može uređivati” ima sva prethodna dopuštenja, ali dodaje mogućnost uređivanja, brisanja i dodavanja datoteka.

Jednom kada stvorite vezu, možete je ograničiti na članove tima ili ljude koji imaju potrebnu lozinku. Možete je učiniti dostupnom svima, bez obzira imaju li Dropbox račun ili ne. 

No kao administrator možete spriječiti korisnike da dijele sadržaj izvan vaše tvrtke, što vam pomaže ako radite s osjetljivim intelektualnim vlasništvom. Ostale mogućnosti kontrole sadržaja uključuju datume isteka veze, lozinke i mogućnost onemogućavanja preuzimanja.

Dropbox se izvorno integrira sa Slackom, tako da datoteke možete izravno dijeliti na nju klikom na strelicu u izborniku “dijeljenje” koja je povezana s datotekom, a zatim kliknite na “dijeli u Slacku”. Zapravo, Dropbox je predstavljen u našem najboljem oblaku za pohranu Slack obloga.

Osim dijeljenja vlastitog sadržaja, možete pozvati i suradnike da dijele datoteke s vama pomoću zahtjeva za datoteke. Možete odrediti što tražite i gdje bi datoteke trebale ići u vašoj Dropbox mapi. Ako je zahtjev hitan, možete odrediti i rok.

Dropbox-poslovno-sharing stranica

Dropbox nudi i stranicu za reviziju dionica. Možete mu pristupiti putem veze “dijeljenje” s lijevog izbornika na web klijentu. Stranica za dijeljenje omogućuje vam lako praćenje dijeljenih mapa, datoteka i generiranih veza. Bez ove značajke koju nemaju mnoge usluge pohrane u oblaku bilo bi lako izgubiti trag tko ima pristup vašem sadržaju.

Sinkronizacija

Sinkronizacija uređaja ili kratka sinkronizacija znači da možete pristupiti istom sadržaju s raznih uređaja. Uz to, promjene sadržaja napravljene na jednom uređaju prikazat će se u stvarnom vremenu na ostalim. Ključni mehanizam koji ovo omogućuje, kao što smo rekli, je mapa za sinkronizaciju.

Mapa sinkronizacije izgleda poput bilo koje druge mape, ali svi podaci koje stavite u nju bit će pohranjeni i na tvrdom disku vašeg računala i u oblaku. Čim napravite promjenu u toj datoteci, Dropbox će tu promjenu odraziti u oblaku i bilo kojem drugom povezanom uređaju. Zbog toga možete koristiti više uređaja za rad na datotekama i nikada preskočiti ritam. 

Početni prijenos datoteka na server u oblaku može biti spor. Testirali smo ga pomoću naše zipped mape od 1 GB. Početna sinkronizacija trajala je nekoliko minuta više nego što smo očekivali, s obzirom na brzinu prijenosa, ali prijenos je i dalje bio brz.

Međutim, promjene vašeg sadržaja nakon početnog prijenosa bit će brže zahvaljujući korištenju kopiranja datoteka na razini bloka, koje prenosi samo promijenjene dijelove datoteka, a ne cijelu datoteku. To vam pomaže uštedjeti vrijeme i širinu pojasa.

Iako kopiranje datoteka na razini bloka nudi značajne prednosti, većina konkurencije ga još nije implementirala. Zapravo su Dropbox i OneDrive jedina dva glavna igrača koja to rade, a potonji ih koristi samo za sinkronizaciju Microsoft Office datoteka.

Uz standardnu ​​sinkronizaciju, Dropbox Business nudi “pametnu sinkronizaciju” koja vam omogućuje da konfigurirate sinkronizaciju za pohranu sadržaja samo na mreži, a ne na tvrdom disku, ali i dalje je vidljiv u pretraživaču vašeg datotečnog sustava. To vam pomaže uštedjeti prostora na tvrdom disku, što je posebno korisno ako ste zaglavili pomoću jednog od malih SSD uređaja uobičajenih s novijim prijenosnim računalima

Ostale EFSS usluge imaju sličnu značajku nazvanu “selektivna sinkronizacija”. Razlika je u tome što selektivna sinkronizacija ne omogućuje vam da vidite svoje datoteke povezane samo s mrežom u mapi za sinkronizaciju.

Alati za produktivnost

Kao i drugi alati EFSS, Dropbox ima knjižnicu integracija trećih strana. Međutim, Dropbox ima i nekoliko izvornih aplikacija, nazvanih Dropbox Paper i Dropbox Showcase.

Dropbox Paper aplikacija je koja omogućuje dodavanje teksta, slika, video zapisa i drugog sadržaja na ono što izgleda kao prazan list papira. Zapravo smo prodali Dropbox Paper vs. Google Docs, ali Google Docs pokazao se boljim za rad s tekstualnim dokumentima. Ako želite saznati više o Papiru, pročitajte našu recenziju Dropbox Paper.

Međutim, ako samo trebate voditi bilješke i želite da ih značajke obogaćuju, pročitajte naš najbolji program za bilješke aplikacija.

Dropbox Showcase omogućuje vam dijeljenje sadržaja na stranici profesionalnog izgleda, što je jedinstven način promocije vašeg rada. Ipak ne postoji način zajedničkog dijeljenja na društvenim mrežama.

Dropbox-poslovno-app-integracije

Dropbox Business ne može usporediti broj nativnih aplikacija za produktivnost koje imaju Google Drive i One Drive, ali to nadoknađuje bibliotekom integracija. Zapravo se Dropbox Business integrira s Googleom i Microsoftom.

Međutim, za uređivanje datoteka morat ćete se pretplatiti na Googleov G Suite ili Microsoftov Office 365. Pregledavanje dokumenata Officea u sustavu Office Online besplatno je.

Pored integracija Officea i Googlea, Dropbox nudi i mnogo drugih alata koje možete odabrati. Možete pretraživati ​​sve dostupne opcije tako što ćete posjetiti stranicu integracije aplikacije Dropbox. Neki od najistaknutijih su Slack, Asana i Adobe.

sigurnosti

Jedna od najvećih briga prilikom odlučivanja o pohrani podataka u oblak je snaga i pouzdanost sigurnosti u oblaku. Dropbox je, naime, bio uključen u jednu od najfinijih krađa podataka zabilježenih u 2012. godini. Međutim, od tada je Dropbox poboljšao svoju sigurnost. Uz to, sigurnost Dropbox Business jača je od sigurnosti uobičajenog Dropboxa.

Dropbox osigurava datoteke u tranzitu s računala na njegove poslužitelje pomoću TLS protokola, što stvara tunel za prijenos zaštićen 128-bitnom ili većom enkripcijom AES-a. Kad su vaše datoteke u mirovanju u oblaku Dropbox, AES 256-bitna enkripcija ih skenira tako da ih nitko ne može čitati.

Nažalost, Dropbox upravlja vašim ključem za šifriranje, tako da nemate prednost privatne enkripcije. No, Dropbox se integrira s Boxcryptor-om, što je dodatak koji omogućuje privatnu enkripciju. Imajte na umu da sinkronizacija na razini bloka Dropbox neće raditi ako odlučite uključiti Boxcryptor. O tome možete saznati više u našem Boxcryptor pregledu.

Drugi sigurnosni nedostatak je taj što Dropbox metadatoteke datoteka čuva u običnom tekstu. Međutim, to je uobičajeno s većinom alata EFSS jer se metapodaci koriste za indeksiranje i ubrzavanje korisničkog iskustva. 

Iako se vaši podaci na poslužiteljima odmaraju, ranjivi su na tradicionalnije opasnosti, poput prirodnih katastrofa i upada. Kako bi spriječio one i rizik od neuspjeha poslužitelja, Dropbox je učvrstio centre podataka. Imaju akreditaciju ISO 27001, što znači da su certificirani kao dobra informacijska sigurnost. Također prolaze SOC 2 provjeru autentičnosti.

Pored upada i podataka o kršenju podataka, postoje još dvije vrste cyber-kriminala o kojima bi tvrtke trebale znati: napadi protiv ransomwarea i napadi čovjek-u-sredini. Ransomware šifrira vaše podatke i zahtijeva da platite hakere prije nego što ih dešifriraju, dok su napadi “čovjek u sredini” vrsta neprekidnog prisluškivanja.. 

Dropbox vas štiti od ransomwarea koristeći svoje mogućnosti verzije. Prolazno šifriranje i TLS protokol štite vas od prisluškivanja. 

Uz to, Dropbox ima dvije druge sigurnosne značajke koje će se svidjeti vlasnicima tvrtki kojima je potrebno dodatno uvjerenje da njihov sadržaj neće pasti u pogrešne ruke.

Prvo je dvofaktorska provjera autentičnosti koja osigurava da čak i ako netko uspije ukrasti vaše vjerodajnice, neće moći pristupiti vašem računu. To zahtijeva to od vaših zaposlenika da unesu poseban kôd uz uobičajene korisničke vjerodajnice kada se prijavljuju s nepriznatog računala. 

Ovaj se kôd šalje tekstom i to je sjajna metoda kojom se osigurava da nitko neće moći koristiti slabe lozinke koje su neki od vaših zaposlenika možda stvorili. No trebali biste stvoriti snažnu lozinku, čak i ako je omogućena dvofaktorska provjera autentičnosti.

Pored toga, ako vam netko ukrade sinkronizirani uređaj ili ga izgubite, možete izvršiti daljinsko brisanje tog uređaja. Ono što treba učiniti je prekinuti vezu mape za sinkronizaciju i izbrisati bilo koji sadržaj unutar nje. Međutim, i dalje će biti ranjiv svaki poslovni sadržaj vlasnika uređaja koji je premješten izvan mape za sinkronizaciju.

podrška

Dropbox-poslovne podrške

Rješavanje tehničkih problema nije ničija ideja zabave, ali za SMB korisnike to ne može značiti gubitak prihoda. Zbog toga je za uslugu važno imati dobru tehničku podršku koja pomaže u brzom rješavanju problema. Podršku možete pronaći ulaskom administratorske konzole i klikom na “pomoć”. 

Na stranici pomoći možete potražiti vodič za Dropbox, pregledati članke za pomoć i kontaktirati tehničku podršku putem chata ili telefona.

Stranica vodiča zapravo sadrži podršku za tri različite grupe korisnika: administratore tima, članove tima i pojedine korisnike koji koriste uobičajeni Dropbox. Vodiči su uglavnom usmjereni na nove korisnike i prilično su rudimentarni.

Članci na web mjestu za samopomoć korisniji su. Među njima su članci o temama poput oporavka izbrisanih datoteka, zahtijeva dvofaktornu provjeru autentičnosti i sinkronizaciju problema. Precizni su i jasni, pa vam ne treba biti vrlo tehnički da biste ih shvatili.

Možete pregledavati članke po kategorijama ili pokrenuti pretraživanje ako ne možete pronaći ono što tražite. Tu je i pristup korisničkom forumu, koji je uvijek dobar dodatak, jer vam omogućuju da dobijete pomoć zajednice umjesto samo jednog tehničara za podršku. Zajednica je aktivna, a na odgovor ne trebate dugo čekati.

Ako ne želite sami iskopati rješenje, možete se obratiti tehničkom osoblju za podršku tvrtke Dropbox i dobiti odgovor od njih.. 

Korisnici dobivaju telefonsku podršku bez obzira na njihov plan, a vi joj možete pristupiti s administracijske konzole tima. Na raspolaganju su 24 sata za „korporativne“ korisnike, a tijekom radnog vremena za korisnike na „standardnim“ i „naprednim“ planovima. Postoji i podrška za chat koja je dostupna 24 sata dnevno. Pokušali smo, i u kratkom roku smo stupili u kontakt s predstavnikom.

Možete poslati e-poštu kako biste podržali 24/7, ali možete pričekati do 24 sata za odgovor, čak i kao poslovni korisnik. Poslali smo e-poštu postavljajući par pitanja i odgovor smo dobili za oko 15 sati.

Presuda

Dropbox Business odlična je usluga. Prije je imao prekršaj, ali servis je nadogradio sigurnost radi nadoknade i sada ima sve sigurnosne značajke koje želimo vidjeti u EFSS rješenju.

Korisničko iskustvo je jednostavno, ali nudi dovoljan broj značajki za poboljšanje tijeka rada i suradnje u timu. Iako je Dropbox poznat po svom korisničkom iskustvu, najveća prednost mu je mogućnost sinkronizacije. 

Natjecatelji su kopirali model, ali ne odgovaraju baš stvarnoj suradnji u stvarnom vremenu kao što je Dropbox. Osim toga, pametna sinkronizacija samo čini cjelokupno iskustvo ugodnijim.

U skladu s tim, karakteristike izvorne produktivnosti tvrtke Dropbox ograničene su na aplikaciju Dropbox Paper. To je zanimljiva značajka, ali ne može se podudarati s onima koje nude Google Drive i OneDrive for Business. Međutim, Dropbox se integrira s Microsoft Officeom i G Suiteom pa možete uživati ​​u njihovim značajkama dok imate pretplatu.

Drugi veliki nedostatak je cijena. Postoje još jeftinija rješenja koja su još uvijek sposobna, a koja možete isprobati. To je reklo, ako smatrate da za Dropbox Business zaslužujete svoj novac, nastavite sa tim. Ako ne, tada potražite alternativne ideje u našim EFSS pregledima.

Želimo čuti vaša razmišljanja i iskustva s Dropbox Businessom. Kako to uspoređujete s drugim EFSS rješenjima? Javite nam u komentarima u nastavku. Hvala na čitanju.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me