Autotask pregled radnog mjesta Soonr pregled 2020 – sinkronizacija datoteka i dijeljenje za posao

Autotask pregled radnog mjesta (Soonr)

Snažni sinkronizacijski datoteke i dobavljači dijeljenja za tvrtke bilo koje veličine, tražeći veću mobilnost i bolju sigurnost od rješenja za sinkronizaciju datoteka i dijeljenje za potrošačke ocjene mogu ponuditi.


Pregled pregleda radnog mjesta za Autotask

Kada se posao razvio na određenu veličinu i prvi zaposlenici počnu nagovarati, tradicionalno rješenje za sinkronizaciju i dijeljenje datoteka na nivou potrošača jednostavno više ne smanjuje posao. Iako je Dropbox savršeno pogodan za slobodnjake ili male agencije koje žele brzo dijeliti datoteke i mape s klijentima, ne zadovoljava zahtjeve mnogih malih i srednjih poduzeća, koje pod svojim krilima imaju pet osoba i više.

Početni zaslon za pregled automatskog postavljanja radnog mjesta Soonr

Rastuće poduzeće mora osigurati da njegove najosjetljivije i povjerljive datoteke ostanu u potpunom nadzoru tvrtke. Pomoću alata za dijeljenje datoteka prema ocjenama korisnika uglavnom se radi o pristupu koji je sve ili ništa: kad se mapa dijeli, osoba s kojom je podijeljena ima potpunu kontrolu nad sadržajem.

Datoteke se mogu izbrisati slučajno, ponovno podijeliti s neovlaštenim trećim stranama i zaposlenicima ili ih jednostavno urediti pogrešni ljudi.

Rješenja za sinkronizaciju i dijeljenje na razini poduzeća, kao što su Autotask Workplace Soonr, predstavljena u ovom pregledu, vraćaju vas u vozačko sjedalo. Nije važno da li nadzirate IT odjel neke tvrtke ili ste glavni izvršni direktor od 500 tvrtki ili direktor digitalne marketinške agencije.

Tržište za rješenja za sinkronizaciju i dijeljenje datoteka tvrtke (Enterprise file sync and share) postalo je vrlo pretrpano, a svaki tržišni igrač ima prednosti i nedostatke, što bi trebalo uzeti u obzir prije nego što se upustite u slanje datoteka tvrtke u oblak.

U ovom pregledu Autotask radnog mjesta Soonr, rastavit ćemo tko je ovaj proizvod, zašto je koristan i obuhvatiti specifične značajke, funkcije i prednosti. Tako možete odlučiti je li koristan dodatak arsenalu vaše poslovne produktivnosti.

Za koga je namijenjeno Autotask Soonr radno mjesto?

Autotask Workplace / Soonr rješenje je za sinkronizaciju i dijeljenje datoteka (ili pohranu poslovnog oblaka) koje omogućuje sigurnost i suradnju spremne za poduzeća.

Što to znači?

Za razliku od konkurenata (poput Dropbox-a i OneDrive-a), Autotask Workplace nudi integrirano upravljanje dokumentima mobilnim uređajima (MDM) i sigurnost uređaja. Administratori mogu dodati ili ukloniti zaposlenike iz pristupa oblaku Autotask osiguravajući da podaci ostaju pod kontrolom tvrtke kada se uređaj izgubi ili ukrade – ili zaposlenik napusti tvrtku.

Kontrolirajte članove u Autotasku

Autotask Workplace preporučujemo za mala i srednja poduzeća s pet ili više zaposlenika, mada u nekim slučajevima to može imati smisla i s manje ljudi u timu, poput agencije koja se bavi vrlo velikim datotekama (CAD, Photoshop ili video datotekama). Autotask se prilagođava potrebama tvrtke, tako što brzo dodavanje ili uklanjanje ljudi iz gotovo zajedničkog okruženja.

Ako očekujete da će AWP Soonr biti potpuno razvijen softver za upravljanje projektima, razmislite o tome kako potražiti negdje drugdje, jer nije. Iako možete dodavati komentare datotekama i mapama, nedostaje joj zadataka i roka za projekte.

Evo bližih pogleda stvarnih značajki i mogućnosti programa Autotask Workplace Soonr:

Snažna sigurnost

U današnjem svijetu sigurnost je važnija nego ikad prije zbog hakera, krađe i gubitka podataka.

1. Pristup dokumentima i dokumentima na putu

Ako idete na put klijentima ili prisustvujete sastanku, provjerite jesu li sve potrebne datoteke na dohvat ruke.

2. Sigurno dijelite datoteke s vanjskim korisnicima

Slanje ugovora, prezentacija ili proračunskih tablica klijentima i suradnicima uobičajena je praksa ovih dana. Tradicionalni način slanja e-pošte je samo rizičan i nezgrapan.

3. Pristup dokumentima izvan mreže

Pristup dokumentima, čak i ako niste u mreži tvrtke, ponekad može biti težak.

4. Oslanjanje na VPN ili FTP za udaljeni pristup

VPN i FTP nisu baš jednostavni za korisnika i mogu biti nepouzdani, posebno kada se radi o velikim datotekama.

Planovi & cijena

Da biste razumjeli zašto su cijene Autotask radnog mjesta zapravo prilično dobre, potrebno je zaviriti zašto izgleda da drugi dobavljači nude toliko više prostora za pohranu, na primjer Egnyte. Većina dobavljača s izuzetno velikodušnom kvotom za pohranu postavila je određena ograničenja na: 

  • veličina datoteke (u rasponu od 2GB do 10GB)
  • količina datoteka koji se mogu sinkronizirati (neka ograničenja počinju startati nakon 100K datoteka, neka nakon 3M, ovisno o planu) 
  • verzije datoteka (usluge koje nude mnoštvo prostora za pohranu obično broje verzije datoteka u odnosu na tu kvotu. Možete ograničiti verzije stvorene u datoteci koja nije idealna ili nadograditi na mnogo skuplji plan)

Sada je Autotask Soonr možda malo kraći od standardno uključene količine za pohranu od 50 GB mjesečno po korisniku, ali neće vas pogoditi s gore navedenim ograničenjima. Kako se navodi, evo planova i cijena za Autotask: 

Dakle, koliko to košta? 

Sad, tablica s cijenama daje prilično pristojnu ideju, ali pogledajmo primjer: 

Josh posjeduje digitalnu marketinšku agenciju, on ima mali tim od 6 ljudi, tako da njegovo uključivanje čini ukupno 7 ljudi. Uz to, oni pokreću Windows 2008 Server na kojem se nalaze važne datoteke iz oblaka tvrtke. Te datoteke također moraju biti sinkronizirane. Dakle, koliko „korisnika“ ili „licenci“ Josh mora kupiti? 

Josh mora kupiti 7 + 1 licencu (jednu dodatnu licencu za poslužitelj). Ako želi da svaka osoba u timu može samostalno stvarati i sinkronizirati projekte. 

8 x 13 $ = 107 USD mjesečno. 

Kupovinom 8 licenci osiguralo bi mu 450 GB ukupnog prostora za pohranu. 

Sada bi svaki korisnik dobio 50 GB prostora za pohranu, ali Autotask omogućuje korisnicima da dodijele kvotu za pohranu, tako da Anne iz računovodstva kome treba samo 5 GB od 50 GB može Johnu, koji se bavi većim Photoshopom i drugim medijskim datotekama, redistribuirati preostalih 45 GB.. 

Iako ovu cijenu nije najlakše razumjeti, ona svakako ima puno prednosti s obzirom da prosječnom korisniku treba samo nekoliko prostora za sinkronizaciju gigabajta. Teoretski, Josh je mogao kupiti i manje licenci, primjerice, ako pretpostavlja zajedničko korištenje jednog računa, na primjer, za jedan odjel. 

Ako Josh treba više prostora za pohranu, može kupiti više gigabajta u koracima od 100 GB. 

Industrije su poslužile

Mnogo organizacija zainteresiranih za EFSS potječu iz industrija poput:

  • Zdravstvo
  • izgradnja
  • pravni
  • Financije
  • Neprofitne organizacije
  • Oglašavanje
  • Proizvodnja
  • Obrazovanje

U ovom pregledu Autotask Worplace pogledat ćemo posebne slučajeve kako bismo vidjeli je li to određeno rješenje u skladu sa sigurnosnim kriterijima, posebno prilikom prijenosa osjetljivih podataka ili kada su podložni regulatornim ograničenjima, poput HIPAA – gdje je potreban detaljan revizijski trag za pristup datotekama..

Autotask je osnovan 2001. godine i pozicionirao se kao tvrtka za IT usluge, nudeći cjelovita rješenja upravljanja IT informacijama kao što su upravljanje krajnjim točkama, sustavi prodaje karata, a nedavno i sinkronizacija datoteka i dijeljenje kao samostalno rješenje. Kupili su ih u 2014. godini od strane tvrtke za privatni kapital, Vista Equity Partners.

Tvrtku sada vodi generalni direktor Mark Cattini.

prednosti & nedostaci

Objašnjenje datoteke i dijeljenje objasnjeno

Prije nego što se prvo zaronimo u pregled, kratko sažmimo što sinhronizira i dijeli datoteke. Ljudi upoznati s Dropboxom, Google diskom ili OneDriveom možda već imaju nejasnu predodžbu o načinu funkcioniranja FSS-a.

Davatelj datoteka za sinkronizaciju i dijeljenje datoteka (poznat i kao oblak ili internetska pohrana) omogućuje podacima tvrtke dostupne registriranim uređajima s bilo kojeg mjesta na kojem je omogućen internet. Nije važno jesu li datoteke i mape na poslužitelju u prostorijama tvrtke ili se nalaze na osobnom računalu.

Sinkroniziranje datoteka i dijeljenje klijenta priključuje se na vašu trenutnu infrastrukturu i omogućuje svim članovima tima i odobrenim stranama pristup lokalno pohranjenim datotekama s bilo kojeg mjesta.

Klijent prenosi informacije na poslužitelje davatelja na šifrirani način (u idealnom slučaju), a zatim redistribuira te datoteke gdje je instalirana druga instanca softvera i dodijeljena su određena prava. Ovo može biti na prijenosnom računalu, mobilnom uređaju ili nekom drugom poslužitelju.

Vi birate gdje datoteke idu i tko im može pristupiti.

Nakon što se sve datoteke prenesu u oblak, tim ih može uređivati ​​i potom sinkronizirati dvosmjerno. Sve će se promjene datoteke odmah vidjeti na sinkroniziranim uređajima.

Dijeljenje datoteka uglavnom je podijeljeno na dva dijela:

  1. Javna veza i dijeljenje mapa.
  2. Suradnja na privatnom projektu s članovima tima.

Prilikom stvaranja javnih veza, svatko na koga se šalje može otvoriti datoteku, što je korisno za slanje velikih datoteka klijentima. Rješenja za dijeljenje datoteka poslovnih razreda omogućuju vam postavljanje lozinke ili datum isteka javnih veza, čineći ih sigurnijima.

Podijelite javne veze

S druge strane, postoje projektne veze koje se koriste za suradnju na datotekama i mapama u virtualnim prostorijama s podacima sa suradnicima. Zajednički projekti zahtijevaju da svaki sudionik ima licencu za EFSS softvera. Projektni udjeli općenito su fleksibilniji, omogućujući vlasniku projekta postavljanje određenih privilegija pristupa (poput samo za čitanje).

Dijeljenje projekata automatskog zadatka

Proizvođači softvera EFSS koriste niz vrsta arhitekture u rasponu od pristupa samo za oblak (Dropbox / Box), do privatnog oblaka (platforma je u potpunosti raspoređena u privatnom podatkovnom centru) ili hibridnih modela oblaka (Egnyte / Autotask) gdje mogu odabrati koje datoteke idu u oblak, a koje ostaju na lokalnoj razini.

Sigurnost igra glavnu ulogu u procesu prijenosa datoteka u oblak i natrag do krajnjih točaka. Zbog toga započinjemo ovaj pregled radnog mjesta Autotask sa slom njihovih sigurnosnih koncepata.

sigurnosti

Sigurnost je glavna briga za tvrtke. Rizici su previše stvarni – svaki dan čujemo kako se organizacije krše (Target, Home Depot, Sears, Michaels i mnogi drugi). To često znači gubitak povjerljivih podataka poput brojeva socijalnog osiguranja, kreditnih kartica i podataka o klijentima.

Poduzeća se trebaju zapitati kakav će utjecaj povreda (bilo unutarnja ili vanjska) imati na njih, kupce, klijente i krajnje zaključke.

Istraživanje Enterprise Strategic Group iz 2013. pokazalo je da je više od 50% poduzeća i organizacija zabrinuto zbog gubitka ili krađe podataka uslijed uspješnog napada izvana na pružatelja usluga FSS, 48% se boji rizika od slučajnih kršenja podataka uzrokovanih od strane zaposlenika, bilo slučajno ili namjerno neispravno.

Najveće sigurnosne brige za tvrtke pomoću sinkronizacije datoteka i dijeljenja

Autotask Workplace Soonr pruža tvrtkama mnoštvo sigurnosnih značajki i certifikata. Sav hardver u vlasništvu je i upravlja Autotask, a klijentima nude Geo-redundant, treći red, SSAE16 revidirane podatkovne centre (dva po regiji). Njihovi se podatkovni centri postavljaju pomoću RAID6 i zrcaljenim kopiranjem s kopiranjem.

Suprotno uslugama skladištenja u oblaku korisničkih razreda, Autotask se ne oslanja na zajedničko okruženje hostinga, već koristi modularne klasterirane farme poslužitelja za uravnoteženje usluga i skalabilnost usluge.

Šifriranje je zasigurno jedno od najvažnijih obilježja koje tvrtke traže, pogotovo pri prelasku iz usluga prilagođenih potrošačima kao što su OneDrive ili Dropbox. Autotask Workplace šifrira datoteke u tranzitu i u mirovanju – pomoću 256-bitne AES-enkripcije.

Za daljnje odvajanje timova, korisnika i datoteka, postoji jedinstveni okretni ključ za enkripciju za svaku pojedinačnu datoteku. Nijedan ključ nije spremljen u prozoru, umjesto toga šifriran je glavnim ključem i uspostavlja se veza s provjerom autentičnosti poslužitelja na temelju VeriSign.

Dakle, ne postoji rizik da će korisnički agent surađivati ​​s bilo kojim serverom osim automatskog radnog mjesta Soonr. Prema našem mišljenju, jedna od prednosti tvrtke Autotask je mogućnost kontrole dozvola pristupa i pravila postavljanja uređaja na globalnoj razini. Kada se novi zaposlenik pridruži tvrtki, pravila se prema tom korisniku mogu primijeniti automatski i po potrebi dodatno prilagoditi.

Pravila za mobilne uređaje - Autotask Soonr

Automatska oznaka IP liste

Pravila za automatsko postavljanje lozinki za EFSS

Udaljeni obrišite izgubljene uređaje

Profili politika tvrtke

prijašnji

Sljedeći

Ovdje je popis administratora i sigurnosnih značajki koje mogu biti relevantne za tvrtku:

  • Stvaranje, uređivanje, onemogućavanje i brisanje članova, veza, grupa i drugih administratora
  • Conjure AD za uvoz korisnika i grupa
  • Prenijeti punopravnim članovima pravo na stvaranje veza
  • Kontrolirajte sposobnost članova da stvaraju privatne sigurnosne kopije
  • Pregledajte, dodijelite i upravljajte kvotama za pohranu među članovima
  • Postavljanje i provođenje pravila o lozinkama
  • Uspostavite sesijske politike: koristi se za kontrolu životnog ciklusa sesija prijave
  • Konfigurirajte mobilni uređaj & podatkovna pravila za pristup i upotrebu
  • Konfigurirajte odobrenje mobilnih uređaja i pravila o brisanju uređaja
  • Daljinsko obrišite određene računalne ili mobilne uređaje
  • Konfigurirajte integracijske točke s aplikacijama treće strane kao što su Salesforce, Google Docs i Office 365

Ovo je samo sažetak sigurnosnih značajki koje nudi Autotask. Ako želite saznati više, preuzmite njihov sigurnosni priručnik na kojem su navedeni svi detalji. Iako je sigurno impresivno, postoje i drugi dobavljači (poput Egnyte-a) koji imaju slične sigurnosne koncepte.

Sinkroniziranje datoteka

Sinkronizacija datoteka postupak je u kojem su jedna (ili više) datoteka i mapa dostupne na više uređaja. U najosnovnijem smislu to se događa prenošenjem matičnih datoteka i mapa u oblak, odakle će se oni na zahtjev distribuirati ciljnim krajnjim točkama.

Osnovni mehanizam za sinkronizaciju datoteka datoteke Autotask Workplace funkcionira slično kao računalna rješenja za pohranu oblaka: kada se klijent instalira na ciljni stroj (ovo može biti radna površina, pametni telefon, prijenosno računalo ili poslužitelj), korisniku je dostupna mapa koja radi kao središnje čvorište za sinkronizaciju.

Macintosh datoteka se sinkronizira s automatskim zadatkom
Sinkronizacija datoteka putem središnje mape na uređaju.

Autotask stvara mapu za sinkronizaciju u koju se mogu dodati mape i datoteke. Te se datoteke dijele na svim povezanim uređajima, međutim mape se mogu izuzeti iz sinkronizacije kako bi se uštedio prostor.

Automatski zadatak Soont Windows Sync

Pojedinačne mape sinkroniziraju se sa svakim korisnikom bez obzira na to koji se uređaj koristi.

Podržani su i mobilni uređaji. Datoteke se mogu favorizirati za izvanmrežni pristup.

prijašnji

Sljedeći

Sve datoteke ili mape stvorene unutar te mape prenose se u oblak radnog mjesta Autotask, tako da se mogu distribuirati timu i drugim računalima s kojima je datoteka ili mapa dijeljena.

Suprotno drugim dobavljačima za sinkronizaciju i dijeljenje datoteka, Autotask ne ograničava količinu datoteka ili veličinu datoteka koje se mogu sinkronizirati, što ovo rješenje čini idealnim za tvrtke i organizacije koje se bave velikim datotekama.

Vidjeli smo da ovo rješenje dobro funkcionira s arhitektonskim firmama i medijskim agencijama, koje često trebaju distribuirati velike datoteke na nekoliko računala, u više ureda i timova.

Jedno od glavnih problema pri radu sa sinkroniziranim podacima jest što se zapravo sinkronizira s krajnjim točkama.

Zamislite tvrtku s 20 zaposlenika, a svi rade s centraliziranog poslužitelja s preko 200 GB datoteka i mapa. Ako se nova tvrtka pridruži tvrtki, bi li trebala sinkronizirati sve te podatke na jedinstvenom računalu? S jedne strane, to bi trajalo dosta vremena, a također brzo napuniti njezin tvrdi disk.

Tu se pojavljuje “selektivna sinkronizacija”. Većina rješenja za sinkronizaciju datoteka razreda potrošača omogućuju selektivnu sinkronizaciju datoteka NAKON ukopavanja u izbornike i postavke, ako imate sreće, naći ćete mogućnosti za dodavanje mapa na podmape.

Ono što nam se svidjelo kod Autotaska je da administratori mogu odrediti kako klijent reagira kada su dostupni novi projekti:

Automatska oznaka selektivne sinkronizacije

Kada se stvore novi projekti, oni se mogu automatski sinkronizirati s osobnim uređajima, ali Autotask Workplace se može postaviti tako da zatraži prije bilo čega ili ručno sinkronizirajte sve. Zatim možete proći do razine podmape za selektivnu sinkronizaciju.

Zašto je selektivna sinkronizacija korisna?

Pomagali smo i radili s nekoliko odvjetničkih ureda koji smatraju da je selektivna sinkronizacija ključna u svakodnevnom radu: u bilo kojem trenutku oni mogu istovremeno raditi s desecima dosjea predmeta, a njihovi suradnici trebaju brzo prelaziti između suda i tvrtke.

Pristup dosjeima predmeta uvijek je ključan, međutim, zatvorene datoteke predmeta nisu potrebne. Zato mogu biti “nesinkronizirani”, što rad čini učinkovitijim i učinkovitijim. No, ako je potrebna referenca iz starijeg slučaja, zaposlenici mogu jednostavno sinkronizirati te datoteke natrag.

Važno je napomenuti da jednom kada netko izbriše mapu iz mape za sinkronizaciju, ona će biti izbrisana s tvrdog diska, međutim, Autotask Workplace Soonr i dalje čuva kopiju te mape u oblaku.

Datoteke i mape mogu se trajno izbrisati s web sučelja.

Ako imate veliku količinu datoteka koje je potrebno sinkronizirati, Autotask koristi značajku nazvanu LAN sync, gdje će se datoteke brzo sinkronizirati na računalima koja se nalaze u istoj mreži. Što pomaže u brzom pokretanju novih zaposlenika, dajući im pristup ključnim datotekama.

Trajno izbrišite mape iz oblaka.

Dijeljenje datoteka

Dijeljenje datoteka osnova je sinhronizacije bilo kojeg proizvoda tvrtke i dijeljenja. Omogućuje tvrtkama da rade na učinkovitiji način, distribucijom datoteka na bilo koji broj ljudi. Tvrtke koje se bave velikim datotekama imati će niz problema kao što su:

  • Kako klijentima poslati velike datoteke putem e-pošte
  • Kako osigurati da zaposlenici tvrtke rade s ispravnom verzijom datoteke
  • Kako upravljati ažuriranjima većih projekata kada je uključeno više ljudi
  • Kako upravljati velikim projektima i datotekama u tri ili više ureda

Svi gore opisani scenariji zahtijevaju dijeljenje datoteka. S automatskim radnim mjestom postoje dva osnovna načina dijeljenja datoteka iz projekta:

Stvaranje javne veze

Stvaranje javne veze za projekt omogućava dijeljenje datoteke ili mape s klijentima ili suradnicima koji nisu dio temeljnog tima (što znači da nemaju račun na radnom mjestu automatskog dodijeljenja).

Ova je značajka posebno izrađena za slanje brze datoteke ili ugovora klijentima putem e-pošte. Autotask ne ograničava veličinu datoteke ili mape pa se svaka datoteka može poslati. To smo uspješno testirali sa 5 GB sirovim video datotekama i velikim Photoshopovim datotekama.

Prilikom stvaranja javne veze, Autotask Soonr daje korisniku obilje sigurnosnih opcija, a klijentima omogućuje čak i prijenos ili izmjenu datoteka s javne veze. Ako je uključen potvrdni okvir “Omogući prijenos”, klijentu će se predstaviti sučelje koje joj omogućuje uvid u strukturu mape i učitavanje ili preuzimanje datoteka.

Stvaranje javnih veza s radne površine
Javne veze mogu se stvoriti tako da svatko tko ima vezu može pristupiti datoteci ili mapi.

Da biste dodatno poboljšali sigurnost, odaberite personaliziranu lozinku datoteke ili mape, odaberite koliko puta se datoteka može preuzeti i izbrisati javnu vezu nakon određenog datuma. Javne veze mogu se stvoriti s web sučelja, unutar standardne strukture datoteka / mapa operativnog sustava (putem kontekstnog izbornika) ili iz mobilne aplikacije.

Jedna uredna značajka koju nismo vidjeli u mnogim drugim EFSS rješenjima je mogućnost pretvaranja datoteke u PDF format (ovo se odnosi na datoteke prezentacija, dokumenata, proračunskih tablica, pa čak i Photoshop.psd.)

Privatna zajednička soba

Također možete podijeliti datoteku ili mapu sa svojim timom (što znači, svi ljudi koji imaju AWP Soonr licencu koji su povezani kao članovi tima). Detaljnije ćemo detaljno objasniti ovu značajku u odjeljku ‘Suradnja’ ovog pregleda.

Pristup datotekama

Za svako poduzeće, EFSS dobavljač mora uvesti u stol različite vrste pristupa kako bi se mogao integrirati u radni tijek tvrtke i trenutnu hijerarhiju datoteka..

Iako je pristup internetu i mobilnim uređajima ovih dana prilično uobičajen, morate biti sigurni da se EFSS rješenje može naći i s integracijama za WebDAV ili druge protokole. Odredite koje su vrste pristupa kritične za vašu tvrtku, a zatim odaberite dobavljača u skladu s tim.

Radno mjesto automatskog dodirivanja nudi različite vrste pristupa datotekama:

Web pristup

Bilo kojoj datoteci ili mapi moguće je pristupiti putem web-ploče ako ste prijavljeni odgovarajućim korisničkim imenom i zaporkom.

U stvari, možete upravljati cijelim timom putem web sučelja, poput dodjele ili opozivanja prava pristupa, brisanja, dodavanja ili izmjene datoteka i premještanja datoteka u podmape. Pretraživanje datoteka je dostupno, mada samo traži imena datoteka, što ograničava opseg pretraživanja.

Željeli bismo vidjeti pretraživanje metapodataka ili označavanje datoteka.

Korisnici mogu pregledati datoteke putem web aplikacije, a Autotask dobro obrađuje mnoge vrste datoteka. Bili smo pomalo tužni kad vidimo da Photoshop datoteke ne mogu prikazati prikazani pregled, a nadamo se da ćemo tu značajku vidjeti i u budućim dodacima softvera.

Office, PDF i slikovne datoteke dobro su prikazani, no ovdje nema iznenađenja. To će ga koristiti većina korporacija.

Lokalni pristup putem sinkronizacije datoteka

Autotask može sinkronizirati datoteke s računalom iz oblaka, tako da ih mogu uređivati, pregledavati ili brisati izvan mreže. Bilo koja promijenjena datoteka ili mapa prenesena je u oblak i postat će vidljiva svima onima koji mapu ili datoteku trenutno dijele.

Mobilni pristup

Svim sinkroniziranim datotekama može se pristupiti putem mobilnog uređaja. Putem favoriziranja datoteke mogu biti dostupne za izvanmrežno uređivanje na mobilnom telefonu i učitane / sinkronizirane nakon mrežne veze.

Soonr Workplace Mobile App za iOS i Android može stvoriti novo:

  • Pisanje pisanja (napomena)
  • Dokument (Word)
  • Proračunska tablica (Excel)
  • Prezentacija (PowerPoint)
  • Napomena (tekst)
  • foto
  • Video

Za spremanje u Soonr oblak i sinkroniziranje sa svim vašim uređajima.

WebDAV

Ako trebate pristupiti osobnim mapama u oblaku na računalu, ali ne želite ili ne možete lokalno sinkronizirati datoteke, povežite se putem WebDAV protokola koji omogućava vezu s automatskim radnim mjestom Soonr kao pogon.

Imajte na umu da je WebDAV prilično zastarjeli protokol i ne preporučujemo njegovu upotrebu u produktivnom poslovnom okruženju.

Pristup datotekama putem WebDav pogona

kolaboracija

Suradnja je u središtu svakog softvera za sinkronizaciju i dijeljenje poslovnih datoteka. Autotask radno mjesto Soonr nije iznimka. Kao što se vidi u prethodnim poglavljima, Autotask koristi nekoliko metoda suradnje.

U ovom ćemo poglavlju pozabaviti se timskom suradnjom. U poglavlju “Dijeljenje datoteka” vidjeli smo kako surađivati ​​s vanjskim ljudima putem značajke “Dijeljenje javne veze”.

Sada ćemo detaljnije pogledati suradnju unutar tvrtke. Nije važno ima li organizacija samo jedan ured, gdje ljudi surađuju u istoj zgradi ili uredu ili su zaposlenici raspoređeni na različitim kontinentima.

Za početak dijeljenja projekta možete odabrati mapu s računala unutar sinkronizirane mape putem kontekstnog izbornika ili putem web ili mobilnog klijenta. Kontrole i sigurnosne značajke su iste, bez obzira na metodu.

Međutim, ako se projekt dijeli putem radne površine, morate dati pristup toj mapi pomoću web sučelja. Ovo nas smatra malo zbunjujućim i voljeli bismo vidjeti neprimjetnu integraciju dijeljenja projekata na svim pristupnim točkama.

Dijeljenje web-mjesta omogućuje snažnu administrativnu kontrolu nad zajedničkom mapom, tako da je kontrola tko vidi što je unutar mape vrlo intuitivna. Možete birati između sljedećih opcija:

  • Puni pristup – pozvani član tima može učiniti gotovo sve sa sadržajem mape.
  • Kreirajte i izmijenite – pozvana osoba može kreirati nove podprojekte i mijenjati datoteke.
  • Izmjena – korisnik može mijenjati datoteke, ali ne i stvarati nove mape.
  • Samo za čitanje – pozvani korisnik može pročitati sadržaj mape, ali ne napisati u nju ništa.

Uz to, administrator može postaviti ako pozvani korisnik može ponovno dijeliti mape i stvoriti javne veze, što je prema defaultu onemogućeno.

Ta je značajka ono što Autotask razlikuje od ostalih rješenja, poput Dropboxa, gdje je pristup potpuno ili ništa. Pozivanje korisnika u mapu znači dati im pravo da je ponovno dijele onome koga žele.

Kada surađujete s većinom korisnika unutar istog projekta, ubrzo je vrlo teško nadgledati tko trenutno uređuje datoteku i utvrditi koja je ispravna verzija. Stoga nam se posebno svidjela značajka zaključavanje datoteka tijekom postupka uređivanja.

Jednom kada je datoteka zaključana, nitko u timu je ne može uređivati, dok je administrator ne otključa. Značajka zaključavanja daje jasnoću i štedi vrijeme prilikom prosijavanja datoteka, čak i hladnijih, datoteke se mogu zaključati ili s web sučelja ili putem aplikacije desktop.

Sve zaključane datoteke označene su simbolom zaključavanja.

Ako netko u timu pogrešno spremi ili izbriše datoteku, aktivira se značajka verzije programa Autotask jer pohranjuje neograničenu količinu verzija datoteka razdoblje od šest mjeseci.

Autotask Workplace ima ugrađeni sustav komentiranja, koji omogućava korisnicima dijeljenje misli i izvješća o stanju dok ih vežu izravno s projektom ili datotekom – obavijesti o komentarima mogu se slati e-poštom ili tekstualnom porukom.

Jedno posebno pitanje koje vidimo je:

Trebam li sinkronizirati sve što imam s oblakom?

Jednostavan odgovor je ne. Kada se kreira projekt, Autotask Workplace će pitati korisnika treba li projekt sinkronizirati na sva računala i uređaje ili ne.

Nadalje, korisnik može kontrolirati koji će određeni uređaji biti sinkronizirani u mapu. Na primjer, radite na tri različita stroja:

  • Uredska radna stanica
  • Poslovno računalo
  • Osobni laptop

Naravno, prijenos poslovnih datoteka na osobni prijenosnik donijet će ogroman danak na malom tvrdom disku računala, tako da možete odabrati i odabrati najvažnije dokumente koji će se nositi lokalno – gdje selektivna sinkronizacija štedi danu.

Kada pregledavamo dobavljača EFSS-a, razmotrimo vrste i raznolikost integracija za uređivanje dokumenata jer se velike korporacije bave tisućama (ako ne i stotinama tisuća) dokumenata. Zbog toga je pružanje mobilnog uređivanja i jednostavan pristup tim dokumentima ključna značajka bilo koje zakonite EFSS usluge.

Autotask pruža uređivanje datoteka putem web preglednika i njegove mobilne aplikacije (više o tome u našem odjeljku “Mobile Access”). Možete birati između uređivanja dokumenata putem:

  • Google dokumenti
  • OneDrive
  • Ured 365

Ili jednostavno otvorite aplikaciju na vašem osobnom uređaju. Izmjene datoteka spremaju se i čine ih odmah vidljivim svim članovima projekta. Nakon što je datoteka spremljena, kreirana je nova verzija, sada se možete vratiti u bilo koje stanje te datoteke u posljednjih šest mjeseci.

Mobilni pristup

Mobilnost je presudan dio u funkcioniranju poslovanja u današnjem svijetu.

Prema izvješću istraživanja ESNA, više od 20% globalne telekomunikacijske radne snage zahvaljujući mobilnim uređajima poput pametnih telefona i tableta. Nepotrebno je reći da korisnici ovih dana žele sa sobom nositi sve svoje kritične datoteke u svakom trenutku.

Pristup PowerPoint prezentaciji u zračnoj luci ima brojne prednosti. Promjene se mogu izvršiti odmah i sinkronizirati s globalnim timom, jer prodavači zajednički rade na prezentaciji klijenta, bez obzira gdje se nalazili u svijetu..

Autotask Workplace ozbiljno shvaća sigurnost upravljanja mobilnim uređajima, nudeći mobilno iskustvo bez trenja putem svojih Android, iOS i Blackberry aplikacija. Korisnici mogu pristupiti zajedničkim projektima, datotekama i mapama putem mobilne aplikacije – kao da se kreću istim datotekama na stolnom računalu.

Iako mobilne aplikacije funkcioniraju dobro, ponekad smo ih malo zamrli, a najzanimljivije značajke obično skrivaju korisničko sučelje. Ali s praksom treba biti u mogućnosti pronaći sve povezane alate za uređivanje. Na primjer, isticanje ili crtanje nečega u dokumentu ili prezentaciji lako je i intuitivno, kao što možete vidjeti na ovoj demonstraciji:

Jedan od glavnih rizika s kojima se tvrtke suočavaju prilikom ukradanja ili gubitka uređaja je iznošenje ključnih podataka neovlaštenim trećim stranama. Mnogo EFSS rješenja uvele su značajku “Remote Wipe” (Udaljeno brisanje), gdje administrator može izbrisati sve povezane datoteke na daljinu bez potrebe za pristupom fizičkom uređaju.

Autotask nije iznimka. Na upravljačkoj ploči jednostavno odaberite uređaj koji želite izbrisati i više neće imati pristup zajedničkim i sinkroniziranim mapama.

Značajka koju nismo vidjeli kod drugih dobavljača za sinkronizaciju datoteka i dijeljenje dobavljača jest mogućnost pristupa računalnoj datoteci putem mobilnog uređaja. Da biste uživali u toj pogodnosti, to se posebno mora omogućiti u aplikaciji Soonr.

Ova je značajka korisna ako je važna datoteka zaboravljena u uredu, ali potrebna je za prezentaciju izvan mjesta. Kao što se vidi u odjeljku sigurnosti, korisnici mogu postaviti mnoštvo sigurnosnih pravila (na mobilnim uređajima) kao što su:

  • Onemogući uređivanje dokumenata na mobilnom uređaju u timu
  • Pojačajte provjeru autentičnosti kada koristite mobilni uređaj
  • Onemogući izvoz mobilnih datoteka radi veće sigurnosti osjetljivih datoteka

Općenito, iz perspektive krajnjeg korisnika, otkrili smo da je mobilno iskustvo ugodno. Djeluje kao da biste očekivali da će raditi bilo koja aplikacija za potrošače.

Zbog čega je velika vjerovatnoća da će ga radna snaga brzo usvojiti, pa čak i radije dati alternativama poput Dropboxa (zbog naprednih mogućnosti uređivanja). Za administratore otkrili smo značajke sigurnosnih pravila i pravila koje su malo zakopane u kontekstne izbornike gdje ih je lako previdjeti.

Mobilni uređaj za zaključavanje datoteke
Zaključavanje datoteke tijekom uređivanja na mobilnom uređaju.

Zaključavanje datoteke tijekom rada na mobilnom uređaju.

PowerPoint prezentacije mogu se uređivati ​​u letu za brze promjene.

Omiljene datoteke mogu se preuzeti za izvanmrežni pristup.

prijašnji

Sljedeći

Sigurnosna kopija u oblaku

U prostoru za pohranu potrošačkog oblaka postoji velika zbrka u pogledu razlike između usluge sinkroniziranja datoteka i sigurnosne kopije u oblaku. Ovdje na Cloudwards.netu uvijek ističemo da sinkronizacija datoteka nije sigurnosna kopija.

Sada, postoji nekoliko servisa koji rade i sinkronizaciju i izradu sigurnosnih kopija, trendovi koje polako prihvaćaju i dobavljači u poduzećima. Zbog toga smo bili sretni što smo pronašli posebnu značajku sigurnosnog kopiranja u aplikaciji Autotask Workplace Soonr koja nam je omogućila da odaberemo bilo koju datoteku ili mapu i gurnemo je u zasebnu sigurnosnu kopiju.

Automatske sigurnosne kopije u oblaku

Iako će se ta sigurnosna kopija računati s ukupnom kvotom, ona je potpuno neovisna o sinkroniziranim projektima i tretirati na taj način. Preporučujemo da je postavite za najvažnije poslovne datoteke kako bi se tvrtka mogla ponovo pokrenuti i pokrenuti nakon kvara na tvrdom disku ili slične katastrofe.

U izborniku postavki moguće je odabrati kada treba sinkronizirati i izrađivati ​​sigurnosne kopije (ili oba), ovisno o internetskoj ili mrežnoj vezi koja se koristi. Ako je jedina dostupna pristupna točka slab Wi-Fi u zračnoj luci, sigurnosne kopije mogu se onemogućiti i možete odlučiti sinkronizirati samo ključne datoteke projekta.

U našim testovima izvrsna i sigurnosna i sigurnosna brzina bile su sjajne. Isključili smo Autotask protiv sljedećih glavnih usluga pohrane u oblaku:

  • iCloud (veza na YouTubeu)
  • Google vožnja
  • Dropbox
  • OneDrive
  • Amazon

Evo naših rezultata:

Usporedba brzine pohrane u oblaku

Testirali smo s velikim datotekama i tisućama manjih kako bismo utvrdili kako Autotask obrađuje promjenjive veličine i vrste datoteka.

Ako očekujete sigurnosnu kopiju Crashplanova ili IDrive kalibra, budite spremni na razočaranje. Iako se određene datoteke ili mape mogu isključiti, ne postoje značajke zakazivanja niti mogućnost stvaranja sigurnosnih kopija skupova za određene vrste sadržaja koji se češće izrađuju sigurnosne kopije..

Izvještaji & revizija

Nakon što se tvrtka ili organizacija razvija, teško je pratiti tko ima pristup datotekama i podacima na poslužiteljima tvrtke. Poduzeća stalno dodaju i uklanjaju pristup zaposlenicima datotekama na globalnoj razini, tako da mora postojati način za kontrolu pristupnog traga podataka.

Radno mjesto automatskog dodiranja omogućava administratorima da izrađuju prilagođena izvješća prema vrsti događaja. Nadalje, izvještaje mogu generirati i uređaji i korisnici.

To je korisno ako tvrtka treba otpustiti zaposlenika i provjeriti u koje je datoteke ta osoba imala pristup u posljednjem tjednu ili mjesecu. Administratori također mogu vidjeti koje su datoteke dijelili, pristupali im, uređivali ih i sortirali ih prema datumu ili korisniku – tako da se ništa ne gubi..

To administratoru pruža krajnju kontrolu nad podacima tvrtke i izvještaji se mogu arhivirati u svrhu interne kontrole.

Izvješća o uređajima za automatsko postavljanje Soonr

Izvješća i statistike za tim na radnom mjestu za Autotask

Razina datoteke datoteke za automatsko povezivanje

prijašnji

Sljedeći

Konačna presuda & Preporuka

Ako ste zapeli s nama kroz ovaj pregled 5000 riječi, čestitam! Sada ne samo da znate što je važno pri odabiru EFSS rješenja, već imate i dobar pregled kako Autotask Workplace Soonr pomaže organizaciji ili poslu s sinkronizacijom datoteka na više uređaja i mobilnih timova.

Željeli bismo naglasiti opasnosti korištenja rješenja za sinkronizaciju datoteka oblaka klase potrošača u velikoj organizaciji. Iako su možda jeftinije, potrošačke usluge dolaze s sigurnosnim rizicima, kao što su nedostatak šifriranja i mala kontrola nad dijeljenjem dozvola..

Radno mjesto Autotask može pomoći organizaciji da se razvija pružajući sigurne i jednostavne načine dodavanja korisnika, članova tima, kontrolirati dozvole i stvarati nove projekte. Iako Autotask omogućuje dubinsku tehničku kontrolu, za upravljanje aplikacijom nije potreban IT odjel.

Mislimo da su napravili dobar posao izradom cjelovitog rješenja s obzirom na krajnjeg korisnika na razini poduzeća. Aplikacije za iOS sigurno su dobili najviše ljubavi od programera Autotask-a, jer nudi puno bolje iskustvo i više mogućnosti u odnosu na Androidovu aplikaciju.

Ako tražite softver za upravljanje projektima koji može postaviti rokove na određenim datotekama i mapama, dodijeliti zadatke ljudima u organizaciji i uputiti podsjetnike za propuštene rokove – razmislite o potrazi negdje drugdje.

Za većinu prosječnih tvrtki dovoljne su značajke komentiranja koje pruža Autotask.

Danas na tržištu postoji puno dobavljača Enterprise Sync i dijeljenja. Autotask Workplace sigurno je jedna od usluga koja vodi zajedno s:

  • Egnyte
  • Syncplicity
  • nabiti

Ako ste zainteresirani, zakažite osobni demo za vaš posao danas s nama.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map