Kuinka tehdä etätyöstä helppoa

Työmatka tappaa sinut. Istut loputtomissa tylsissä kokouksissa. Puhelimet soivat ja kollegasi liikuttaa pöytään tänään viidennen kerran. Joku etsii olkapäätäsi. Käytäsi puku on epämiellyttävä.


Eikö 9–5 päivä ole hienoa? Onneksi tänään meillä on haastaja: työskennellä etäyhteydessä.

Etäyhteydessäsi saat kaikki edut, jotka olet kuullut ja kuvitellut aiemmin – työskentele paitaasi, et enää liikku, säästä rahaa lounaalla syömällä halpaa ja terveellistä ruokaa, käy vain kokouksissa, jotka sinun on ehdottomasti tehtävä, ole tuottavampi ja tietysti hallita aikasi mielesi mukaan.

Yhä useammat ihmiset siirtyvät etätyöhön, mutta työnantajallesi tai urallesi olisi hyödytöntä, jos etärannalla riippumatolla työskenteleminen aiheuttaisi tuottavuuden kärsimystä. Onneksi on paljon ohjelmistotyökaluja siirtymisen helpottamiseksi, tarvitset vain WiFi tai jonkinlainen Internet-yhteys. Tässä artikkelissa tarkastellaan joitain niistä työkaluista, jotka tekevät etätyöstä helppoa.

Pienet joukkueet ja freelancerit

Ensinnäkin, kun sinulla on hajautettu joukkue, tarvitset turvallisen ja luotettavan tavan jakaa tiedostoja jäsenten kesken. Tiedostojen siirtäminen sähköpostitse tai flash-asemalla vaatii vain tietojen varastamista, koska sähköpostit voidaan hakkeroida ja ajaa varastaa. Tietoverkkorikollisuuden torjumiseksi pilvien varastointi on hyödyllinen. Yksi suosituimmista, 800 miljoonan käyttäjän kanssa, on Google Drive.

Google Drive on tarkoitettu kotikäyttäjille ja tarjoaa hyvän tuottavuuden. Kirjastossa on paljon kolmannen osapuolen sovelluksia (suurin osa niistä ilmaisia). Googlen oma sovellus, Google Docs, on yksi parhaimmista tuottavuuden ja yhteistyön sovelluksista, ja se integroituu luonnollisesti Google Driveen.

Docs-toimistopaketin avulla saat sovelluksia tekstinkäsittelyyn, laskentataulukoihin ja esityksiin. Voit ehdottaa muokkauksia ja kommentteja lähes reaaliajassa nopeiden tiedostojen synkronointinopeuksien ansiosta. Voit myös palata takaisin aiempiin versioihin ja nähdä, mitkä muutokset tehtiin.

Office-asiakirjat

Tietenkin, näiden tiedostojen jakaminen on välttämätöntä, ja Google ei petä. Voit käyttää sähköpostia sähköpostin avulla tai asettaa käyttöoikeuslinkin. Teet yhden tai toisen, voit asettaa oikeudet molemmille.

Google suojaa nämä tiedostot 128-bittisellä AES-salauksella. Keskustellaan siitä, onko se murtunut, mutta tavanomainen viisaus sanoo, että supertietokoneen tekeminen vaatii sen miljardin vuoden kuluttua, joten siellä on. Kaksitekijäinen todennus (2FA) on saatavana suojaamiseksi varastetuilta salasanoilta.

Hyvä vaihtoehto freelancereille on, että ilmaisena käyttäjänä saat mukavan 15 Gt ilmaista tallennustilaa. Niille, jotka haluavat halpoja vaihtoehtoja, on olemassa pari maksusuunnitelmaa: 100 Gt 2 dollaria kuukaudessa on hyvä tarjous, jonka jälkeen saat 1 Tt 9,99 dollaria. Alennukset ovat saatavilla, jos maksat koko vuoden. Lue yksityiskohdat Google Drive -arvostelusta.

Etätyö keskisuurille yrityksille

Jos sinulla on yritystä ja tarvitset lisää tietoturvaa, siellä on laatikko. Se väittää, että monet Fortune 500 -yritykset ja pienyritykset ovat asiakkaita.

Yksi natiivisovellus, nimeltään Box Notes, on yksi parhaimmista muistiinpanosovelluksistamme. Natiivien yhteistyösovellusten puutteen korjaamiseksi Box integroituu sekä Google Docs- että Office Online -palveluihin. Voit integroida useampaan kirjastoon kuuluvaan kolmannen osapuolen sovellukseen. Luokat sisältävät yhteistyön, projektinhallinnan, sisällönhallinnan ja tietoturvan.

Boxin avulla on helppo hallita suuria, etätiimejä – tai monia joukkueita -. Kun lisäät tilillesi uuden käyttäjän, voit asettaa erilaisia ​​käyttöoikeuksia. Voit valita, mihin kansioihin käyttäjät pääsevät. Ja samalla voit asettaa seitsemän eri käyttöoikeustasoa. Jos joudut kutsumaan kymmeniä työntekijöitä kerralla, voit suorittaa joukkokutsun. Kun teet niin, voit määrittää heidät ryhmään välttämään oikeuksien asettamista yksi kerrallaan.

Turvallisuudessa Box toimii hyvin; se suojaa sisältöäsi AES 256-bittisellä salauksella, siirron aikana ja palvelimilla. Se salaa jopa avaimesi (jonka avulla salaat tiedostot) samalla AES-salausasteella.

Tiedoston synkronointinopeudet ovat verrattavissa muihin palveluihin. Tiedostojen jakaminen on yksinkertaista; napsautat “jaa” -painiketta ja voit luoda linkin tai lähettää kutsun sähköpostitse. Näiden linkkien avulla Box antaa sinulle mahdollisuuden käyttää salasanasuojausta ja asettaa voimassaoloajan.

Koska se on suunnattu enemmän yrityksille, se on kalliimpaa. Box antaa sinulle 100 Gt: n aloitussuunnitelman vähintään kolmelle käyttäjälle, ja se on 5 dollaria kuukaudessa käyttäjää kohti. Business ja Business plus -suunnitelmat tarjoavat rajoittamattoman tallennustilan, vastaavasti 15 dollaria ja 25 dollaria. Käytettävissä on ilmainen henkilökohtainen suunnitelma ja 15 päivän kokeiluversio liiketoimintasuunnitelmista, joista voit lukea lisää laatikkokatsauksessamme.

Etätyö suurille yrityksille

Yritykset, jotka haluaisivat siirtyä etäyhteyteen, pärjäisivät paremmin parhaimmalla EFFS-valinnallamme, Egnyte Connectillä. Sillä on alkuperäisiä sovelluksia sekä Google Docs- ja Office Online -integraatioita. Jos haluat käyttää Office-työpöytäversiota – Office 365 -, siihen on myös integroitu.

Alkuperäisten latausten tekeminen on hiukan hidasta, mutta yhteistyön kannalta synkronointinopeus on tärkeämpi jo lähetettyjen tiedostojen kanssa. Egnyte todella paistaa siellä, koska se käyttää lohkotason synkronointia, joka lataa vain muuttuneen tiedoston osat, ei koko tiedostoa.

Mitä tarvitset jakaessasi etäjäsenten kanssa, Egnytellä on se. Voit jakaa tiedostoja tai kansioita helposti ja antaa neljä käyttöoikeustyyppiä – omistaja, koko, toimittaja ja katsoja. Linkkilläsi voi olla salasanasuojaus, voimassaoloajat ja saat jopa ilmoituksen aina, kun linkkiä käytetään. Voit jopa asettaa, voivatko käyttäjät ladata tai vain esikatsella tiedostoja.

Sinun ei tarvitse huolehtia yritystiedostoistasi, ne on suojattu AES-256-salauksella, voit asettaa salasanojen vähimmäispituuden ja -vahvuuden. 2FA auttaa sinua, jos salasanasi on murtunut ja jos joku varastaa laitteen, voit vain leikkaa se synkronoinnista.

Egnyte ei tarjoa yksilöllisiä suunnitelmia. Halvin hinta on 40 dollaria kuukaudessa viidelle käyttäjälle, mutta se antaa 5 kt tallennustilaa. Jos tarvitset enemmän tilaa ja enemmän käyttäjiä, siellä on liiketoimintasuunnitelma. Se tarjoaa 10 Tt jaettua tilaa enintään 100 käyttäjälle 15 dollarilla kuukaudessa (käyttäjää kohden). Lue yksityiskohdat Egnyte-arvostelut.

Muut etätyökalut

Kun sinun on kommunikoitava joukkueesi kanssa etäyhteydellä, mielessäsi on yksi suosittu sovellus – Slack. Se käynnistettiin vuonna 2013 ja on kasvanut nopeasti siitä lähtien. Se ei ole yllättävää, sovellus on hauska ja helppo käyttää, ja se integroituu monien tuottavuutta lisäävien kolmansien osapuolien sovellusten kanssa (haluamme myös huomata, että kaikki yllä olevat palvelut ovat Slackin parhaiden pilvivarastojen joukossa).

Työtilan omistajasi luo Slack-työtilan ja kutsuu yhdessä järjestelmänvalvojien kanssa hallitsemaan ryhmän jäseniä. Ryhmä voi sitten jakaa Slack-työtilan ja kommunikoida sen kautta. Kuten vanhat chat-huoneet, kaikki pyörii viestinnän ympärillä; eri kanavat ovat osa työtilaa ja ne ovat ensisijainen viestintäväline. Voit järjestää kanavia tiettyjen osastojen, hankkeiden tai toimistojen mukaan.

Kun kommunikoit usein ryhmäsi jäsenten kanssa, tiedot voivat olla kaikkialla. Löysä avulla voit etsiä viestejä helposti ja lähettää sinulle ilmoituksia aina, kun joku sanoo jotain tärkeätä. Voit jopa etsiä tiedostoja, jotka olet lähettänyt kollegallesi.

Löysä ei kuitenkaan todellakaan anna sinun pitää asialistaa: kun kyse on tehtävien hallinnasta etätiimin avulla, Trello loistaa todella. Se on visuaalinen tapa järjestää projektisi ja nähdä mitä sinun tarvitsee tehdä yhdellä silmäyksellä kanban-levyn avulla.

Kaikki mitä teet, sisältää Trello-hallituksen. Taulu on luettelo luetteloista, jotka ovat periaatteessa kaikki tehtävänne eri vaiheissa ideoista loppuun saattamiseen. Trello edustaa näitä tehtäviä korteilla. Vaikka kortit vaikuttavat aluksi yksinkertaisilta, voit lisätä kommentteja, tarroja, lähettää liitteitä, antaa määräaikoja jne. Voit kutsua niin monta ihmistä kuin tarvitset hallitukseen ja vetää ja pudottaa heidät korteille ja antaa heille tehtävät..

Trellolla on tietysti kirjasto, jossa on paljon kolmannen osapuolen sovelluksia (kutsutaan käynnistyksiksi), jotka voivat parantaa etätyönkulkuasi. Niiden avulla voit integroida Trellon erilaisiin pilvitallennuspalveluihin, viestintäsovelluksiin, CVS-alustoihin jne. Jos et näe tarpeitasi vastaavaa, on sovellusliittymä, jonka avulla voit rakentaa oman sovelluksesi.

Lopulliset ajatukset

Nykyään Internetin ja globalisaation myötä ei ole yllättävää, että ryhmät tai yksilöt eri maista tai mantereilta toimivat yhdessä; tietysti uudet tilanteet tuovat omat ongelmansa. Tässä on kuitenkin paljon sovelluksia. Olemme maininneet joitain parhaista pilvitallennuspalveluista, jotka ovat hyviä yhteistyöhön, ja joitain suosituimmista sovelluksista, jotka mahdollistavat hyvän viestinnän ja organisoinnin.

On monia muita, joten onko sinulla suosikki, jonka ikävöimme? Onko sinulla kommenttia jokaisesta, jonka olemme valinneet? Kerro meille alla olevissa kommenteissa. Kiitos, että luit.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map