Kuinka käyttää pilvitallennusta kuten ammattilaista

Oli aika, jolloin pilvitallennus tarkoitti vain tiedostojen lähettämistä ja lataamista pilvestä. Nykyään voit tehdä sen avulla paljon enemmän – synkronoida tiedostoja paikallisen järjestelmän kanssa, tehdä yhteistyötä asiakirjojen kanssa, tehdä muistiinpanoja ja integroida pilvitietoja kolmansien osapuolten sovelluksiin.


Mutta iso kysymys on – käytätkö pilvitallennetta täysimääräisesti? Tässä artikkelissa keskustellaan siitä, kuinka voit käyttää pilvitallennusta kuten ammattilainen maksimoimalla vapaan tilan, integroimalla pilvitallennuspalveluiden tarjoajat haluamiin työkaluihin, suojaamalla tietoja pilvessä ja paljon muuta.

Tässä on kaikki mitä sinun täytyy tietää, jotta voit käyttää pilvitallennusta kuten ammattilaista.

1. Hanki maksimi ilmainen tallennustila

Useimmilla pilvipalveluntarjoajilla on asetettu tallennusraja ilmaisille käyttäjille, mutta tässä on pieni, mutta tärkeä salaisuus: voit ylittää tämän rajan ja laajentaa ilmaisen tallennustilan määrää.

Sinun tarvitsee vain etsiä oikeat tarjoukset. Esimerkiksi Dropbox tarjoaa 2 Gt tallennustilaa, joka voidaan laajentaa yli 16 Gt: ään lähettämällä palvelu ystäville ja lataamalla sen työpöytä- ja mobiilisovellukset. Voit myös saada ilmaisen tallennustilan, jos olet juuri ostanut uuden Lenovo-, HP- tai Samsung-laitteen.

Samoin Google Drive tarjoaa ilmaisen tallennustilan Chromebook- tai Asus-käyttäjille, ja myös OneDrive tarjoaa tarjouksen uusille Seagate-asiakkaille.

Nämä tarjoukset ovat voimassa vain rajoitetun ajan ja tietyillä laitteilla. Mutta jos aiot silti ostaa uuden gadgetin, on parempi etsiä pilvitallennustarjouksia ennen lopullisen oston tekemistä.

2. Etsi maksettuja suunnitelmia, jotka ylittävät tallennustilan

Jos olet päättänyt maksaa pilvitallennuksesta, valitse palveluntarjoaja, joka tarjoaa lisäominaisuuksia pilvitallennustilan lisäksi.

Esimerkiksi Google Drive -palvelun maksullisilla suunnitelmilla (G Suite) saat pääsyn Googlen koko tuotepakettiin ja ilmaiseen yrityksen sähköpostiverkkotunnukseen. Joten jos haluat hankkia ammattimaisen sähköpostiverkkotunnuksen, kuluttamalla 5 dollaria kuukaudessa, saat henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen, pääsyn sähköposteihin Gmailin kautta ja 30 Gt: n Google Drive -tallennustilaa.

Samoin Microsoft tarjoaa 1 Tt OneDrive-tallennustilaa kaikille Office 365 -käyttäjille. Joten 70 dollaria vuodessa saat 1 Tt pilvitilaa ja Microsoft 365, joka on ladattavissa yhdellä tietokoneella / Macilla ja yhdellä älypuhelimella. Muuten, 1 Tt tilan ostaminen OneDriveltä maksaa 60 dollaria vuodessa, joten teknisesti maksat vain 10 dollaria ylimääräistä koko Office 365 -sovelluksesta.

3. Lähetä sähköpostin liitteet pilvestä

Yksi ensisijainen syy siihen, että käyttäjät valitsevat pilvitallennuksen, on se, että he voivat jakaa tiedostoja verkossa joutumatta lähettämään jatkuvasti samaa tiedostoa joka kerta, kun heidän on lähetettävä se uudelle henkilölle. Monet tunnetut pilvitallennuspalvelujen tarjoajat antavat käyttäjien liittää tiedostoja suoraan sähköpostin liitteinä, jotka vastaanottaja voi sitten ladata suoraan kirjautumatta mihinkään pilvitallennuspalveluun..

Google Drive on tietysti sisäänrakennettu Gmail-integrointi, jonka avulla käyttäjät voivat lähettää Drive-tiedostoja suoraan linkkeinä tai liitteinä.

Dropbox tarjoaa myös Gmail-integroinnin Dropbox for Gmail Chrome -laajennuksella. Mutta toisin kuin Google Drive, Dropbox sallii käyttäjien lisätä vain tiedostolinkin eikä varsinaista liitetiedostoa. Samoin Microsoft Outlook -käyttäjät voivat liittää OneDrive-tiedostot suoraan mihin tahansa sähköpostiin tai tallentaa sähköpostitse lähetetyt liitteet OneDriveen.

4. Yhteistyö asiakirjojen kanssa verkossa

Verkon jakaminen ja yhteistyö ovat uskomattoman käteviä pilvitallennuksen ansiosta, mutta ennen kuin aloitat kriittisten tiedostojen jakamisen, on tärkeää ymmärtää, kuinka pääsynhallinta ja tiedostojen käyttöoikeudet toimivat.

Oikeuksia on kolme tasoa:

  • Vain näkymä
  • Vain katsella ja kommentoida
  • Vain muokata

Ensimmäinen käyttöoikeustaso on täydellinen jakamaan sama tiedosto suuren määrän käyttäjiä kanssa. Et halua heidän muokkaamaan tai muokkaamaan tiedostoa edes vahingossa..

Toinen luvataso on hyödyllinen, kun tarvitset käyttäjän palautetta, mutta silti et halua käyttäjien muuttavan tiedostoa millään tavalla. Jos sinulla on jo kommentteja tiedostossa, jonka haluat käyttäjien näkevän, valitse vain “Kommentit” -lupa. Anna muokkausoikeudet vain, jos haluat käyttäjien muokata tiedostoja tai tehdä yhteistyötä kanssasi.

5. Valikoiva synkronointi useiden laitteiden tietojen käyttämiseen

Valikoiva synkronointi mahdollistaa pääsyn pilvitietoihin ikään kuin se olisi paikallisella asemalla. Pilvitallennustilillämme on yleensä paljon tiedostoja, ja niiden kaikkien synkronointi paikallisen aseman kanssa voi aiheuttaa avaruusongelmia tietokoneellasi. Valinnaisella synkronoinnilla tilan puute ei ole koskaan ongelma, ja voit silti käyttää tärkeitä tiedostoja useista laitteista.

Valinnaisen synkronoinnin aktivoimiseksi sinun on ladattava tietyn pilvipalveluntarjoajan työpöytäohjelma. Kun se on valmis, valitse vain kaikki kansiot, jotka haluat synkronoida paikallisen aseman kanssa. Kaikki tiedostoihin paikallisesti tehdyt muutokset synkronoidaan pilveen aina, kun järjestelmä muodostaa yhteyden Internetiin, ja muutokset ovat sitten näkyvissä kaikissa synkronoiduissa laitteissa.

6. Ota mukaan tuottavuuden työkalut

Pilvipohjaisista tuottavuustyökaluista on tullut välttämättömyys, etenkin freelancereille ja etätiimeille, joilla on jäseniä ympäri maailmaa. Jotkut pilvitallennuspalvelujen tarjoajat ovat sisäisiä tuottavuuden työkaluja, ja toiset tukevat suurta määrää kolmansien osapuolien lisäosia.

Esimerkiksi Google Drive esitteli hiljattain Googlen muistiinpanojen säilyttämissovelluksen Keep – Google-dokumenttien sisäisenä ominaisuutena. Joten joka kerta, kun käsittelet asiakirjaa, voit avata Keepin, tehdä muistiinpanoja ja käydä sitä uudelleen aina, kun avaat asiakirjan uudelleen.

Dropbox on muuttanut uuden tekstinkäsittelytyökalun, Dropbox Paperin, tehtävänhallintatyökaluksi. Käyttäjät voivat nyt lisätä valintaruutuja, määrittää sen käyttäjälle, jättää kommentin ja jopa asettaa määräajan.

Muistiinpanojen tuottavuutta edistävä sovellus Evernote urheilee myös Google Drive -integraatiota. Joten aina liittäessäsi Google Drive -linkin Evernoteen, se alkaa näyttää linkkitiedot automaattisesti.

Projektinhallintatyökalut, kuten Asana ja Trello, tukevat myös pilvitallennuspalvelujen tarjoajia, joiden avulla käyttäjät voivat ladata tiedostoja suoraan pilvitililtä.

7. Kuvien jakaminen pilven kautta

Kun haluat jakaa kuvia pilven kautta, etsi pilvitallennuspalvelujen tarjoajaa, jolla on runsaasti tilaa, koska kuvat voivat viedä paljon tilaa, varsinkin jos käytät korkealaatuisia digitaalikameroita. Google Drive tarjoaa rajoittamattoman pilvitallennuksen kuville, kunhan kuvan laatu on alle 16 megapikseliä.

Ja tietysti, siellä on Flickr, joka tarjoaa 1 kt tallennustilaa kuville ilman tiedostokoon tai tyypin rajoituksia. Jos haluat vain tallentaa kuvia pilveen jakamista varten, niin mitä tahansa pilvitallennuspalveluiden tarjoaja tekee. Mutta ammattikuvaaja saattaa haluta käyttää myyjää, kuten OneDrive tai Flickr.

Koska ne näyttävät jokaisesta kuvasta metatiedot ja voivat lisätä tunnisteita (vaikka Flickr ei todellakaan ole pilvivaraston tarjoaja, koska se on pikemminkin valokuvaamisalusta esittelytehtävään).

8. Salaa tiedot pilvessä

Tietoturva on tärkeä huolenaihe tietojen tallentamisessa pilveen. Varmista, että tietosi ovat aina turvassa pilvessä, valitsemalla pilvitallennuspalveluiden tarjoaja, jolla on päästä päähän -salaus ja nolla tietämyskäytäntö.

Yksityisen salauksen yhteydessä salatun datan avain pysyy sinun kanssasi, ei myyjän kanssa. Joten teknisesti edes pilvitallennuspalvelujen tarjoaja ei voi tietää mitä tietoja tallennat heidän palvelimilleen. Kuitenkin, jos kadotat tai unohdat salausavaimen, tietoihin ei ole pääsyä koskaan.

Lisäksi yksityisellä salauksella ei ole mitään keinoa esikatsella tiedostoja. Sinun on ensin ladattava tiedostot, kirjoitettava salausavain ja vasta sitten voit tarkastella niitä. Kyllä, se on hankalaa, mutta valitettavasti se on yksityisyyden hinta.

Tiivistettynä

On turvallista sanoa, että helppokäyttöisyys ja liikkuvuus, jonka pilvitallennus tuo pöytään, on vertaansa vailla. Lisäksi, kuten olet todennäköisesti huomannut jo nyt, pilvitallennuspalvelujen tarjoajat tarjoavat monia ominaisuuksia, lukuun ottamatta vain tiedostojen lähettämistä ja lataamista.

Ymmärtämällä näiden ominaisuuksien kaikki näkökohdat, voit käyttää pilvitallennusta kuten ammattilaista ja tutkia sen todellista potentiaalia. Joten, minkä näistä vinkistä tiesit jo?

Kerro meille kommenteissa.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map