Tehtävien hallinta vs. projektijohtaminen: Järjestäytyminen vuonna 2020

On olemassa kaikenlaisia ​​ohjelmistoja, joiden tarkoituksena on auttaa sinua organisoitumaan paremmin. Voit käyttää sitä suunnitellaksesi jotain ostoksistasi suurhankkeisiin. Tarkastellaan kahden tyyppisiä ohjelmistoja vertaamalla tehtävien hallintaa vs. projektinhallintaa.

Ryhmillä on yhteisiä piirteitä, mutta projektinhallintaohjelmistot menevät pidemmälle kuin tehtävänhallintatyökalut tekemällä asioita puolestasi. Puhutaanpa siitä, mitä kukin ohjelmistotyyppi voi tehdä, katsotaan sitten esimerkkejä. Toivottavasti se voi auttaa sinua selvittämään, mikä sopii paremmin tarpeisiisi.

Mitä Tehtävienhallintaohjelmisto tekee?

Tehtävienhallintaohjelmisto, yllättävän tarpeeksi, antaa sinun luoda tehtäviä. Voit usein ryhmitellä nämä tehtävät luetteloihin. Kun tehtävät on valmis, voit merkitä ne sellaisiksi, saada ehkä tyydyttävän “ding” -äänen, kuten teet Wunderlistin kanssa (lue Wunderlist-arvostelu).

Wunderlist-intro

Tämän lisäksi voit usein jakaa tehtäviä ystävien tai työtovereiden kanssa. Voit asettaa määräaikoja ja saada ilmoituksia, kun ne ovat lähellä.

Tyypillisesti voit jakaa tietoja muiden sovellusten kanssa, vaikka projektinhallintaohjelmat menevätkin usein pidemmälle, jolloin voit jakaa tietoja useiden muiden alustojen kanssa.

asiat-review-tarkistuslista

Tehtävienhallintaohjelmiston etuna on, että sen avulla näet mitä sinun täytyy tehdä ja suunnitella asiat sen mukaisesti. Tehtävienhallintaohjelmisto on usein niin yksinkertainen, että se on helppo hylätä vähäpätöisenä, mutta käytännössä pelkästään tehtävän määritteleminen voi tehdä asioista paljon helpompaa. 

Joillekin se riittää, ja koska tehtävien hallinta on yksinkertaisempaa, se on todennäköisesti paras tapa aloittaa. Jos haluat kuitenkin syventää asioita, tarvitset projektinhallintaohjelmistoja.

Mitä projektinhallintaohjelmisto tekee?

Projektinhallintaohjelmisto tekee yleensä kaiken tehtävänhallintaohjelmiston ja paljon muuta. Se ei kuitenkaan välttämättä tee siitä parempaa. Jos tarvitset vain tehtävien hallintaa, omat sovellukset, joissa on nopea, selkeä rajapinta, tekevät haluamasi ilman häiriöitä.

Sen lisäksi, että annat luoda tehtäväluetteloita, projektinhallintaohjelmisto antaa sinun luoda myös suhteita niiden välillä. Tämä saattaa tarkoittaa vain niiden siirtämistä sarakkeesta sarakkeeseen kanban-levyllä, mutta se voi tarkoittaa riippuvuuksien luomista niiden välillä Gantt-taulukossa. 

Jos teet niin, näet kuinka yhden tehtävän viivästyminen voi vaikuttaa koko projektiin. Jos se kuulostaa hyödylliseltä, lue ohjeet kuinka käyttää Gantt-taulukko-opasta.

ma-aikajanan

Saat myös useita tapoja tarkastella tehtäviä projektinhallintaohjelmissa. Yleensä on luettelonäkymä, joka on kaikkein samankaltainen kuin mitä työnhallintatyökaluilla näytetään. Usein siellä on myös kanbantaulu, sekä kalenteri ja aikajana.

Integroinnit ovat yleisiä, ja melkein kaikkien projektinhallintatyökalujen avulla voit jakaa tietoja muiden ympäristöjen kanssa. Ne voivat sisältää viestintäalustoja, kuten Slack, tai tallennusalustoja, jotta voit lähettää tiedostoja.

Vaikka useimpien työkalujen avulla voit lähettää tiedostoja liitteinä, erillinen tallennusratkaisu voi auttaa. Lue paras pilvitallennusartikkelimme saadaksesi oppaan.

wrike-integraatiot

Voit usein jakaa työkaluja muiden projektinhallintaympäristöjen kanssa, joten voit hyödyntää niiden erilaisia ​​ominaisuuksia. Integrointi Zapier-palveluun, jonka avulla voit jakaa tietoja mahdollisesti tuhansien alustojen kanssa, on suosittu.

Projektinhallintaohjelmisto näyttää usein vaikeammalta käytettävältä, ja sillä tapahtuu enemmän visuaalisesti. Kehittyneemmillä työkaluilla on oppimiskäyrä, mutta yksinkertaisimmat on yleensä helppo poimia.

Siellä on myös crossover. Jotkut työkalut merkitsevät muutaman tehtävänhallintaruudun ja muutamat projektinhallintaruudut. Vaihtoehtoja on paljon.

Paras Tehtävienhallintaohjelmisto

Wunderlist

Wunderlist on tehtävien hallintatyökalu, jonka avulla voit luoda tehtäviä ja rasti niitä pois, kun työskentelet niiden läpi. Lajittelet ne luetteloihin ja voit jakaa ne muiden kanssa, jos työskentelet ryhmäprojektissa.

Wunderlist-main

Se on saatavilla melkein missä tahansa. Voit käyttää sitä selaimessa tai ladata sovelluksia Windowsille, macOS: lle, Androidille, iOS: lle ja Chrome OS: lle. Sillä on myös selaimen laajennuksia.

Sen ydinominaisuudet ovat erinomaiset, joten voit luoda tehtäviä ja lisätä niitä nimettyihin luetteloihin. Kun valitset ne, kuuluu “ding” -ääni, joka palkitsee sinua hyvin tehdystä työstä. Kuten useimmat tehtävänhallintasovellukset, se on keskittynyt kyseiseen perustoimintoon ja tekee suunnittelusta helpon ja nautinnollisen.

Voit myös luoda alatehtäviä, asettaa määräaikoja ja saada ilmoituksia, kun asiat on tehtävä. Voit valita iloisesta valikoimasta taustavalokuvia ja ladata tiedostoja sekä ottaa äänitallenteita, kun kyllästyt kirjoittamaan.

Jos sinun on tallennettava äänitiedostoja Wunderlistin ulkopuolelle, katso paras artikkeli suurten tiedostojen pilvitallennuksesta.

On myös useita muita ominaisuuksia. Voit jakaa tehtäviä muiden alustojen, kuten Trello ja Slack, kanssa. Zapier on saatavana myös yhteyteen moniin muihin alustoihin. Jos sinulla on teknisiä hakutoimintoja, voit liittää sen omalle verkkosivustollesi tai sovellukseesi sen sovellusliittymällä. 

Wunderlist on nopea ja reagoiva, mikä auttaa sinua sitoutumaan siihen, koska et odota sitä muutosten tekemisen jälkeen. Se sisältää mukavia käytettävyysominaisuuksia, kuten pikanäppäimiä, joiden avulla voit käyttää sitä vielä nopeammin. 

Vaikka se onkin yksinkertainen, siinä on tietokanta ja tukitiimi, joka voi vastata kysymyksiin, jos joudut jumittumaan, mikä saattaa tapahtua, jos uskallat käyttää sen edistyneempiä ominaisuuksia.

Sen tietoturva on myös korkealaatuista: 256-bittinen SSL-salaus suojaa tietojasi. Lue tietoverkkorikollisuutta käsittelevä artikkeli lisätietoja online-vaaroista.

Sitä voi käyttää vapaasti, mutta sinun on kirjauduttava siihen sisään Microsoft-tilillä. Microsoftin odotetaan asteittain lopettavan sen toisen sovelluksen, Todoistin, hyväksi, mutta toistaiseksi Wunderlist on erinomainen tehtäväluettelosovellus, jota voit käyttää ilmaiseksi.

Nautimme Wunderlistin käytöstä ja suosittelisimme sitä jokaiselle, joka haluaa päästä alkuun tehtävänhallintaohjelmistosta. Lue lisätietoja Wunderlist-arvosteluista.

asiat

Asiat on toinen yksinkertainen työkalu, jolla on muutamia perusominaisuuksia, jotka toimivat hyvin. Se on saatavana vain macOS- ja iOS-laitteille. Apple-fanit saattavat haluta katsoa myös parasta projektinhallintaa Mac-oppaalle. Lue Asiat-arvosteluista saadaksesi lisätietoja ohjelmistosta.

Asioiden avulla voit luoda tehtäviä, lajitella ne luetteloihin ja jakaa luettelot projektien välillä, jotka voit ryhmitellä. Sen avulla voit myös luoda toistuvia tehtäviä. Se on hyvä valinta, jos haluat olla systemaattinen asioissa, koska säännöllisesti tekemäsi tehtävät voidaan luoda automaattisesti. 

Se voi olla suuri ajan säästö, jos sinulla on pitkä luettelo töistä, jotka toistuvat joka viikko tai kuukausi. Se tarkoittaa, että voit asettaa täyden aikataulun ilman, että sinun tarvitsee tehdä ylimääräisiä töitä. Se voi myös lähettää sinulle muistutuksia päätöslauselmien pitämiseksi tai henkilökohtaisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Ehkä haluat esimerkiksi juoksuttaa joka viikko tai keittää uudenlaisen aterian. Asiat voivat auttaa muistuttamaan sinua siitä, mitä sinun täytyy tehdä.

asiat-review-näyte

Asiat on vanhanaikainen sovellus, jonka ostat suoraan, niin saat kaiken, myös pilviominaisuudet, ilmaiseksi. Pöytätietokoneen versio ei ole halpaa 49,99 dollarilla, mutta 9,99 dollarin iPhone-versio on paljon parempi arvo. Hinnat ovat verrattavissa hyvin ohjelmistoihin myös kuukausimaksuilla.

Jos tarvitset apua sen edistyneempiin ominaisuuksiin, sillä on perusteellinen tietokanta ja tukitiimi antoi yksityiskohtaisen, hyödyllisen vastauksen kyselyyn.

Sillä on muutama vika ja näimme sen käyttöliittymässä pieniä virheitä, mikä vie hiukan kiiltoa. Se on hyvä valinta, jos haluat yksinkertaisen sovelluksen, jonka käyttö sinun ei tarvitse maksaa liittymämaksua.

Todoist

Todoist ylittää tehtävänhallintakilpailijansa ja sisältää monia malleja, joiden avulla pääset alkuun, kun käytät sitä ensin.

Sen lisäksi, että voit jakaa tehtäviä Google-kalenterin kanssa, se antaa sinun käyttää Zapieria monien muiden sovellusten käyttämiseen, ja se sisältää yli 50 suoraa integraatiota.

Sen karmajärjestelmä antaa sinun kerätä pisteitä tehtävien valintaan. Saat bonuksia erilaisten asioiden tekemisestä ja voit menettää karman, jos tehtävät myöhästyvät. Jos haluat pelata työtäsi tai elämääsi, Todoist on erinomainen valinta ja motivoi niitä, jotka haluavat kilpailla itsensä tai muiden kanssa.

Todoist-malleja

Sen avulla voit valita oman teeman useista hyvin nimetyistä väreistä, mukaan lukien mandariini ja apila. On myös tiedostojen latauksia, kommentteja ja analytiikkaominaisuuksia.

Sen suunnitelmiin sisältyy ilmainen tarjous, jonka avulla voit käyttää sen perusominaisuuksia, ja kaksi maksettua suunnitelmaa, jotka antavat sinulle edistyneempiä toimintoja muutamalla dollarilla kuukaudessa. Voit kokeilla sen premium-ominaisuuksia myös kahden kuukauden kokeilulla, jos annat luottokorttitietoja. Kouluttajat ja järjestöt saavat alennuksia. Saat ensisijaista tukea sen premium-suunnitelmissa sekä joukkuelaskutuksessa.

Todoist on yksi monipuolisimmista tehtävänhallintajärjestelmistä. Hyödynnä kaikkea tarjoamaa ja huomaat, että purjehdit työt työnhallinnan rauhallisilta vesiltä projektihallintaohjelmistojen kapeampaan valtamereen.. 

Tällainen mittakaava ei kuitenkaan välttämättä ole huono asia, ja Todoist voi sopia niille, jotka haluavat aloittaa yksinkertaisesti ja joilla on tilaa kasvaa myöhemmin.

Sitä on saatavana monille laitteille, Windows-, macOS-, Android- ja iOS-sovelluksille. Selaimen laajennukset ja sähköpostin laajennukset ovat myös saatavana. On myös puettavia sovelluksia ja kolmansien osapuolien Linux-sovelluksia. Se antaa sille niin laajan ulottuvuuden kuin haluat.

Jossain välillä

Sinun on vedettävä viiva jonnekin, ja vaikka voit kiistellä siitä, mihin sen pitäisi mennä, uskomme, että Trello on työkalu, joka istuu lähinnä sitä. Siinä on keskittynyt, kanban-pohjainen lähestymistapa sekä useita ominaisuuksia, jotka antavat sinun mennä pidemmälle, jos valitset niin.

Trello

Trello on hyvä esimerkki alustasta, joka istuu projektijohtamisen ja tehtävien hallinnan rajalla. Sen pääominaisuudet ovat enemmän kuin tehtävänhallintaohjelmisto, mutta siinä on useita laajennuksia, jotka voivat muuttaa siitä edistyneemmän projektihallintajärjestelmän.

Trello on kanbanipohjainen työkalu. Jos et ole aiemmin käyttänyt sitä, tutustu kanban-levyoppaan käyttämiseen. Luomasi tehtävät lisätään nimettyihin sarakkeisiin ja siirrät ne sarakkeesta sarakkeeseen heijastaaksesi niiden tilaa. Jos ne tehdään oikein, niiden tulisi virtata vasemmalta oikealle. Sarakkeet voidaan nimetä edustamaan ihmisiä tai tuotantoprosessin eri vaiheita.

Trello, kuten suurin osa tehtävänhallintaohjelmistoista, perustuu yhdelle näkymälle. Sen kanban-hallitus antaa sinulle enemmän tilaa hallita asioita kuin yksinkertainen luettelo. Voit myös lisätä erilaisia ​​näkymiä Trellon laajennuksilla.

Niitä on paljon, ja jos käytät useita, voit muuntaa sen työkaluksi, joka vastaa kehittyneempiä projektinhallintaohjelmistoja. Siinä on myös ainutlaatuisia ominaisuuksia, kuten ”Butler”, jonka avulla voit automatisoida työnkulut. 

Trello-Butler

Voit luoda painikkeita, jotka manipuloivat tehtäviä automaattisesti, joten jos sinulla on töitä, jotka on tehtävä säännöllisesti, voit asettaa Trello: n tekemään ne heti.

Säädettävien taustatietojen, tarrojen ja hymiöiden ansiosta sinulla on runsaasti mukauttamismahdollisuuksia, ja monet yritykset käyttävät Trelloa julkisesti näkyviin luetteloihin, kuten valikoihin tai aikatauluihin. Voit käyttää sitä istuinjärjestelyihin myös tapahtumissa. Se on joustava järjestelmä.

Suurin osa sen ominaisuuksista on ilmaisia, ja siinä on lisämuokkauksia, suurempia tiedostokokoja ja vahvempi suojaus maksettujen suunnitelmien yhteydessä.

Lue lisää siitä Trello-arvosteluamme. Sen jälkeen Trello-aloittelija-oppaamme auttaa sinua oppimaan, mitä voit tehdä sillä.

Paras projektinhallintaohjelmisto

Siellä on kaikenlaisia ​​projektinhallintasovelluksia, vakavimmista, liiketoimintakeskeisistä sovelluksista, kuten Wrike ja Mavenlink, aina rennompiin työkaluihin, kuten Asana ja Podio. 

monday.com

monday.com on suosikki projektinhallintatyökalumme ja tuli esiin parhaiden projektinhallintaohjelmistojen luettelossa. Siinä yhdistyvät ammattimainen ominaisuussarja erinomaiseen käyttöliittymään, jonka avulla on helppo käsitellä edistyneempiä ominaisuuksia.

monday.com-sivustolla ei ole osatehtäviä tai riippuvuuksia, mutta se on muotoilun valinta. Se pitää heitä pahoina. Sen sijaan se antaa sinulle valtavan tilaa mukauttaa tehtävien tietoja. 

Tehtävienhallintaohjelmiston avulla voit luoda tehtäviä, jotka koostuvat usein vähän enemmän kuin rivistä tekstiä. Projektinhallintaohjelmisto antaa sinulle useita kenttiä, mutta monday.com-sivustolla voit valita, mitä tietoja haluat sisällyttää jokaiseen kohteeseen. Tämä tarkoittaa, että voit käyttää sitä kaikenlaisiin asioihin, jos asetat sen oikein.

ma-aluksella

monday.com tarjoaa mallit, jotka auttavat sinua pääsemään alkuun, ja se opastaa sinua oikeaan käytettävään malliin.

Sillä on monia näkymiä, mukaan lukien kanban-taulu ja toimintaloki. Siellä on Ganttin kaltainen aikajana ja kalenteri. Karttanäkymä, ajan seuranta ja karttanäkymä ovat myös mukana.

monday.com integroituu moniin alustoihin, kuten Slackiin ja Trelloon, ja voit käyttää Zapier-palvelua tietojen jakamiseen muiden sovellusten kanssa.

Sen käyttöliittymä on erinomainen, ja siinä on kaikenlaisia ​​pieniä animaatioita, joiden avulla voit työskennellä sen kanssa ja ymmärtää, mikä muuttuu, kun napsautat asioita.

Sen suojausominaisuudet ovat erinomaiset: käytössä on AES 256-bittinen salaus ja käytettävissä kaksifaktorinen todennus. Voit myös lisätä tietoturvaa verkkotunnuksille rajoitetuilla kirjautumilla, Google-todennuksella ja mukautetuilla salasana-asetuksilla.

Saat fantastista tukea. Lähetimme kysymyksiä sen yhteyslomakkeen kautta ja saimme vastauksen vain neljässä minuutissa. Sillä on suuri tietokanta ja tehokas välitön ohje, joka auttaa sinua löytämään artikkeleita nopeasti.

Suurin haittapuoli on ilmaisen suunnitelman puuttuminen, mutta sen lähtökohta 25 dollaria kuukaudessa viiden joukkueen ryhmille on erinomainen arvo.

Kaiken kaikkiaan monday.com on suosituin projektihallintatyökalu, jonka käytettävyyden ja voiman yhdistelmä tekee siitä osuman.

Lue lisää siitä monday.com-arvosteluistamme ja saat vinkkejä siitä aloittamiseen monday.com-aloittelijan oppaassa.

asana

Asana on loistava valinta, jos haluat päästä itseesi projektihallinnan maailmaan. Sen käyttöliittymä on valoisa ja iloinen, ja se osaa motivoida sinua. Valitse tehtävä pois ja on mahdollista, että käynnistät sen juhlallisuuden, joka lähettää söpö, värikäs eläin, joka lentää näytön yli.

asana-juhla

Sen lisäksi, että Asana on hauska käyttää, se saa vakavat asiat oikein. Sen avulla voit luoda niin monta projektia kuin haluat ilmaisella suunnitelmalla. Voit myös käyttää sen kanban -taulua, luettelo- ja kalenterinäkymiä ilmaiseksi. Voit myös seurata projektin etenemistä, keskustella joukkuetovereiden kanssa ja ladata tiedostoja.

Vaikka sen ilmainen suunnitelma on hyvä, sen maksetut suunnitelmat, jotka alkavat 9,99 dollaria kuukaudessa, tarjoavat myös hienoja ominaisuuksia. Niissä voit käyttää sen Gantt-tyyppistä aikajananäkymää ja luoda lomakkeita tietojen sieppaamiseksi. Jos haluat mieluummin omaa Gantt-pohjaista työkalua, katso sen sijaan TeamGantt-arvostelu.

Aikataulu antaa sinun luoda riippuvuussuhteita tehtävien välille, jolloin projektihallinta alkaa viedä tehtävien hallinnasta eteenpäin hyödyllisyyden suhteen, mutta se lisää tason monimutkaisuuden, joka voi tulla tiellesi, jos et halua sitä.

Asanan integroinnit antavat sinun käyttää sitä muiden palveluiden, kuten Trellon ja Jira, kanssa, joista voit lukea Jira-arvosteluamme. Voit lähettää tiedostoja, joiden koko on enintään 100 Mt. Paras online-tallennustila joukkueillemme auttaa sinua, jos se ei riitä.

Asana-katsauksemme kattaa työkalun yksityiskohtaisesti, ja Asanan aloittelija-oppaamme auttaa ohjelmiston uusille tulokkaille. Se on loistava valinta aloittelijoille, mutta tarjoaa myös voimaa riippuvuushallinnallaan.

Lue kuinka se verrataan joihinkin muihin suosikkityökaluihimme monday.com vs. Asana ja Wrike vs. Asana -vertailuissa.

Wrike

Wrike on toinen iso hitter, joka menee hyvin luetteloihimme ja vertailuihimme. Se tuli esiin parhaiden projektihallintaohjelmistojen luettelossamme, esimerkiksi pienyrityksille. Voit myös nähdä, kuinka sitä verrataan suoraan kilpailijoihin Wrike vs. Trello ja Wrike vs. Basecamp otteluissa.

Siinä on riippuvuushallinta ja alatehtävät, joiden avulla voit asettaa suhteita tehtävien välillä. Tämä tarkoittaa, että voit varmistaa aikataulun toteutettavuuden sekä seurata viiveiden vaikutuksia.

wrike-riippuvuudet

Voit mukauttaa työtilasi teemavalinnoilla sekä päällekkäin eri projektien kalentereiden kanssa nähdäksesi kuinka aikataulut sopivat yhteen.

Siinä on suojaustoiminto, jonka avulla voit kommentoida tiedostoja, myös videoiden aikana. Jos tallennat useita tiedostoja, sen integrointi Dropboxiin ja Google Driveen osoittautuu hyödylliseksi. Se integroituu myös muihin palveluihin, kuten Salesforce, Slack ja Adobe Creative Cloud.

Jos haluat siirtää aikataulusi, riippuvuuksien avulla voit tehdä niin tekemättä asioita vahingossa. Jos tehtävät ovat riippuvaisia ​​toisistaan, Wrike ilmoittaa sinulle, onko jotain tarkoitus aloittaa ennen sen edeltävien tehtävien suorittamista.

Wrike-raporttien luominen antaa sinun tuottaa tietoja liiketoiminnan osista. Voit tarkistaa myöhästyneet ja osoittamattomat tehtävät varmistaaksesi, että jokaisella joukkueessa on jotain tekemistä.

Wrikessa on käytettävä ilmainen taso, mutta sen parhaat ominaisuudet ovat maksullisissa suunnitelmissa, jotka alkavat 9,80 dollarista käyttäjää kohti kuukaudessa. Selaimen lisäksi se on saatavana Windowsille, macOS, Android ja iOS.

Wrike on yksi vahvimmista työkaluista verkkoturvallisuuden suhteen. Siinä on kaksifaktorinen todennus, josta voit oppia lisää kaksitekijäisen todennuksen artikkelissamme.

Wrike on loistava valinta, jos aiot hankkia täydellisen projektinhallintasovelluksen, joka voi auttaa sinua suurprojekteissa. Lue lisää siitä Wrike-arvosteluamme.

Lopulliset ajatukset

Tehtävien ja projektinhallinnan työkalut ovat vakava liiketoiminta, ja oikeiden valitseminen voi auttaa tuottavuutta. Vaihtoehtoja on paljon ja se voi olla hämmentävää. Eri ohjelmaluokat tekevät erilaisia ​​asioita, vaikka niiden välillä on paljon risteytystä.

Arvostelujen lukemisen lisäksi paras tapa oppia ohjelmistosta on käyttää sitä. Lähes kaikilla käsitellyillä työkaluilla on ilmainen kokeiluversio, ja myös monilla on ilmainen suunnitelma. Lue luettelo parhaista ilmaisista projektinhallintaohjelmistoista esimerkkejä.

Jos olet kokeillut jotakin tässä luetelluista ohjelmistoista tai sinulla on jotain muuta suositellaan, ota meihin yhteyttä kommenteissa. Kiitos käsittelystä.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me