Online-kirjanpito: miksi sinun pitäisi tehdä kirjojasi pilvessä vuonna 2020

Verkkopohjainen kirjanpito on ottanut haltuunsa kirjanpito-ohjelmistomarkkinoiden, ratkaisujen kanssa, jotka sopivat jokaiseen toimialaan ja yritystyyppiin. Yritykset ovat tehneet helpoksi rekisteröidä ja tuoda tietoja nykyisestä ohjelmastasi. Automatisoidut prosessit vähentävät aikaa, joka kuluu rutiininomaisten kirjanpitotehtävien suorittamiseen ja muistutuksiin, pitävät sinut liiketoiminnan kärjessä.

On monia pakottavia syitä tehdä kirjojasi pilvessä käyttämällä mitä tahansa parhaan kirjanpito-ohjelmistomme tarjoajan tarjoajaamme. Jos tarvitset vakuuttavaa, olemme täällä jakamaan ne puolestasi.

Reaaliaikainen data

online kirjanpito

Kirjojen tekeminen pilvessä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse koskaan odottaa, että kirjanpitäjä kirjoittaa tapahtumasi tietääksesi, kuinka paljon käteistä sinulla on pankissa. Pilvipohjaiset kirjanpito-ohjelmat synkronoidaan pankkitilien kanssa transaktioiden tekemiseksi. Kun olet määrittänyt säännöt liiketoimien sovittamiseksi kulutustyyppiin, pankkisi kautta kulkeva kassavirta luokitellaan sinulle.

Reaaliaikaisen tiedon avulla voit pysyä yrityksesi talouden huipulla, vaikka kirjanpitäjäsi soitaisi sairaana.

Sisäänrakennetut varmuuskopiot

Vahvan salauksen ja tietosuojan lisäksi pilvipohjaiset kirjanpito-ohjelmistotoimittajat tarjoavat ilmaisen varmuuskopion. Useiden tietojen palautuspalvelimien, SSL-salauksen ja katastrofien palautussuunnitelmien avulla ne voivat suojata tietojasi paremmin kuin itse pystyisit..

Kannattaa kuitenkin tutustua parhaimpiin pienyritysten online-varmuuskopiointioppaisiin, mikäli mielestäsi on järkevää kirjautua online-varapalveluun.

Aina saatavilla olevat tiedot

Saatavilla olevat tiedot

Monet pilvipohjaisten kirjanpitomarkkinoiden suuremmista toimijoista, kuten QuickBooks Online ja FreshBooks, ovat investoineet sovelluksiin. Kun olet ladannut sovelluksen puhelimeesi ja kirjautunut sisään, tietosi voidaan päivittää reaaliajassa, koska voit käyttää sitä missä tahansa, milloin tahansa.

Tällä saavutettavuudella on monia etuja. Jos olet työmaalla ja asiakas kysyy, onko hänellä erääntyneet laskut, voit tarkistaa sovelluksen sen sijaan, että soittaisi kirjanpitäjälle toimistossa. Joissakin sovelluksissa on sisäänrakennettu maksujen käsittely, joten jos niillä on erääntynyt lasku, voit kerätä sen sinne.

Projektipohjaisten yritysten työntekijät, jotka käyttävät ohjelmia sisäänrakennettujen projektitoimintojen kanssa, kuten FreshBooks tai Xero, voivat merkitä tehtävän suoritettuna ollessaan asiakkaan luona tai tarkistaa tärkeän tiedoston. Lue FreshBooks vs. Xero -artikkeliimme saadaksesi lisätietoja näistä palveluista.

Automatisoidut prosessit

Monet kirjanpitäjät suorittavat samat tehtävät viikossa tai kuukausittain. Vuokran tai sähkön maksaminen, asiakkaiden laskuttaminen ja kirjojen täsmäyttäminen ovat esimerkkejä tehtävistä, joista voi tulla mielettömiä ja toistuvia, mikä tarkoittaa, että ne voidaan myös unohtaa.

Kirjanpitäjältäsi riippumatta he ottavat sairauspäiviä tai kiireisiä tärkeään projektiin ja unohtavat laskun lähettämisen. Useimpien pilvipohjaisten kirjanpito-ohjelmien avulla käyttäjät voivat automatisoida nämä maksut muutamassa vaiheessa. Lisätietoja FreshBooks-arvosteluista saat lisätietoja ohjelmasta, joka tarjoaa monia automatisoituja toimintoja.

Pilvipohjainen kirjanpito-ohjelmisto lähettää myös toistuvat laskut ja automaattiset viivästyneiden maksujen muistutukset sekä osoittaa pankkitilitapahtumat määrittelemiesi sääntöjen mukaisesti. Prosessien automatisointi vähentää käyttäjän virheitä ja unohduksia.

Säästää aikaa

online kirjanpito

Kirjanpito ja kirjanpito ovat kustannuspaikkoja, koska ne eivät tuota liikevaihtoa yritykselle. Heille varatun ajan ja resurssien vähentäminen vapauttaa resurssien käyttöä muualla. Vaikka useimmissa pilvipohjaisissa kirjanpito-ohjelmissa automatisoidut prosessit säästävät aikaa, ohjelmat antavat sinulle paljon enemmän.

Tuntia laskuttavien yritysten ei tarvitse kerätä paperilomakkeita ja syöttää tietoja manuaalisesti, jos he kirjautuvat FreshBooksin projektitoimintoihin. Ajan seuranta ohjelmistossa, johon työntekijät pääsevät sovelluksen kautta, syötetään laskuihin.

Kaksi kilpailijaa, Sage ja Xero, tarjoavat myös projektitoimintoja. Jos haluat lisätietoja niistä, lue Sage-arvostelu ja Xero-arvostelu.

Asettamalla tilauksen vähimmäisvaatimus tärkeälle varastotuotteelle Xero-ohjelmistossa varmistaa, että et koskaan lopu ja missaa myyntiä. Lisäksi sinun ei tarvitse joutua varastoon tarkistaaksesi määriä. Varastonvaihtoa ja myydyimpiä tavaroita koskevat raportit vievät myös arvailuja varaston päättämisestä.

Sisäänrakennetuilla toistuvilla prosesseilla, tapahtumien yhteensovittamisella pankkitiliotteille ja raporteille, jotka generoituvat automaattisesti tiedoista, kirjojen tekeminen pilvessä voi säästää paljon aikaa.

Helppokäyttöisyys

Vaikka organisaatiosi saattaa olla tarpeeksi suuri työllistämään ryhmän kirjanpidon suorittamiseen, omistaja on monien pienten yritysten osalta kaikkien kauppojen jätti ja heidän taitojoukko ei välttämättä sisällä kirjanpitoa. Hyvä uutinen on, että suurin osa pilvipohjaisista kirjanpito-ohjelmista on rakennettu muille kuin kirjanpitäjille ja tunnetaan helpoina käyttää.

QuickBooks Onlinen ohjekirjastossa on vaiheittaiset ohjeet kuvakaappauksilla. FreshBooks upottaa vinkit koko sen sisään, kun käytät sitä ensimmäistä kertaa, ja Zoho Books tekee sivuvinkit saataville ohjelmistossa olevan lampun kuvakkeen kautta. Zoho Books on pienempi palvelu, mutta sillä on erinomaiset kustannusratkaisut, jotka kannattaa lukea Zoho Books -katsauksessamme.

Pilvipohjaiset palveluntarjoajat tarjoavat vinkkejä ja opetusohjelmia, joiden avulla voit saada käyttöösi nopeasti. Sulautetut linkit artikkeleihin ja chat-tuki varmistavat, että sinun ei tarvitse edes napsauttaa tietosi syöttöä saadaksesi kysymyksiisi vastauksen. Jos käytät perinteistä, valmista ohjelmaa tietokoneellasi, ohjeiden saaminen on paljon vähemmän saumaton prosessi.

Yrityksen suorituskyvyn seuranta

liiketoiminnan suorituskyvyn seuranta

Pienyrityksen omistajan onnistuessaan hänen on pysyttävä nykyisten saamisten ja velkojen päällä ja asuttava tulevaisuudessa, suunnittelemalla kasvua ja tuloja kattamaan menot kuukaudessa tai vuodessa. Pilvipohjaisella kirjanpito-ohjelmistolla voit tehdä molemmat.

Kirjaudu sisään mihin tahansa suosituimpaan ohjelmaan ja löydät kojelaudan, joka sisältää yleiskatsauksen yrityksesi tilasta. Erääntyneet saamiset, nettotulot tai erääntyvät laskut esitetään pylväskaavioissa tai kaavioissa ja antavat selkeän kuvan yrityksesi terveydestä.

Taloudelliset raportit syventävät syventäviä ja tiivistäviä liiketoimia ja laittavat ne raportteihin, joita voidaan analysoida tulevien päätösten ohjaamiseksi. Olipa kyse asiakasraportista, jossa verrataan arvioita myyntiin, tai myydyimpien tuotteiden varastoraportista, ne kvantifioivat yrityksesi. Kun opit lukemaan niitä, niistä tulee suuria päätöksentekovälineitä.

Tarjottujen raporttien syvyys vaihtelee kuitenkin huomattavasti. QuickBooks Online -palvelun mukautetut raportit heijastavat paremmin yritystäsi kuin tavalliset raportit, joita ei voi muuttaa. FreshBooksilla on vain yhdeksän vakioraporttia, kun taas Zoho Books -yrityksellä on laaja valikoima. Lisätietoja on FreshBooks vs. QuickBooks Online -artikkelissa.

Pilvipohjaiset kirjanpito-ohjelmat tekevät enemmän kuin seuraavat kassavirrat ja -virrat. He ottavat tietosi ja luovat työkaluja seurataksesi yrityksesi suorituskykyä ja suunnitellessasi tulevaisuuttasi.

skaalautuvuus

Monet perinteiset ohjelmistoyritykset vaativat yrityksiä ostamaan lisälisenssejä uusille käyttäjille, mikä lisää nopeasti.

Pilvipalveluyritysten hinnasuunnitelmat antavat tyypillisesti tietyn määrän käyttäjiä pääsyyn ohjelmistoon ja perivät kiinteän käyttäjän maksun ylimääräisiltä työntekijöiltä. Esimerkiksi FreshBooks hyväksyy korkeintaan 500 käyttäjää. Kirjanpitoryhmän kasvaessa uusien käyttäjien tuominen alukselle on paljon halvempaa.

Kasvavalla liiketoiminnalla on myös enemmän kirjanpitotarpeita. Jos olet alkanut myydä valtion linjojen yli tai kansainvälisesti, saatat joutua perimään ja arkistoimaan myyntiveron eri lainkäyttöalueilla tai muuntamaan valuuttojen väliset tapahtumat. On kirjanpito-ohjelmia, jotka tarjoavat molemmat.

Jos valitset oikean kirjanpito-ohjelman, se skaalautuu kanssasi.

halpa

kirjanpito pilvessä

Kaikkialla teollisuudessa yleinen kolmitasoinen kuukausittainen hinnasuunnitelma kasvaa myös kanssasi. Matalammat tasot avaavat pääsyn vain muutamiin ominaisuuksiin, kuten laskutukseen ja kuluihin, ja kalliimpi kuukausisuunnitelma lisää käyttäjiä, varaston tai projektinhallintaa.

Lisävaihtoehtoihin, kuten palkanlaskenta tai kauppiaskäsittely, voidaan lisätä kuukausimaksuja tai tapahtumakohtaisia ​​lisämaksuja. Markkinoilla on riittävästi kilpailua, että suurin osa tuotteista ja palveluista hinnoitellaan samalla tavalla.

Pilvipohjaiset kirjanpito-ohjelmat ovat silti niin alhaisia ​​kuin Wave ja nousevat 60–70 dollariin. Silti pilvipohjaiset kirjanpito-ohjelmat ovat edelleen halvempia kuin ohjelmisto- ja lisenssimaksut. Lisätietoja Wave-ohjelmasta on Wave-arvosteluissa.

Lopulliset ajatukset

Jos olet pieni tai keskisuuri yritys, on monia pakottavia syitä harkita kirjojesi tekemistä pilvessä. Markkinoiden vaihtoehtojen moninaisuuden ja laajuuden avulla löydät tarpeitasi vastaavia ohjelmistoja.

Hinnoittelu on kohtuullinen ja sopii kasvuusi, eikä tietokoneesi kirjanpito-ohjelmisto pysty sovittamaan tietojesi turvallisuutta ja saatavuutta..

Jos olet käyttänyt pakattua ohjelmistoa, miksi mietit siirtymään tekemään kirjojasi pilvessä? Jos olet vaihtanut vaihtoehdon, mitkä näet eduksi ja miinukseksi? Kerro meille alla olevissa kommenteissa. Kiitos käsittelystä.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me