Kuinka käyttää Gantt-kaaviota: Aloittajan opas vuodelle 2020

Siellä on monia työkaluja, joiden avulla voit organisoitua. Projektinhallintaohjelmisto tarjoaa kaikenlaisia ​​ominaisuuksia avuksi työn suunnittelussa. Keskitymme tässä opetusohjelmassa tiettyyn tapaan organisoida tehtäviä Gantt-kaavion käyttämiseen.


Selvitämme, mitä Gantt-kaavio voi tehdä sinulle, ja katsotaan sitten miten asiat toimivat parilla alustoilla. Ensin tarkastellaan monday.com-sivustossa olevaa yksinkertaista esimerkkiä, josta voit lukea monday.com-arvosteluamme. Sitten käydään läpi edistyneempi esimerkki TeamGanttin kanssa, josta voit lukea TeamGantt-katsauksessa.

Gantt-taulukot ovat hienostuneita. Jos haluat mieluummin jotain yksinkertaisempaa, tutustu kanban-levyartikkelin käyttötapaamme. Trello-katsauksemme käsittelee hienoa esimerkkiä kanban-työkalusta.

Mikä on Gantt-kaavio?

On olemassa paljon työkaluja, joiden avulla voit lisätä ja järjestää tehtäviä sekä tarkastella niitä eri tavoin. Gantt-työkaluilla on suuri etu muihin nähden, koska niiden avulla voit lisätä ja hallita riippuvuuksia, joten voit tehdä yhden tapahtuman riippuvaiseksi toisesta.

Tämä tarkoittaa, että voit nähdä, mitä on tehtävä ennen jokaisen tehtävän suorittamista. Jos tarvitset toimitettuja perunoita ennen kuin voit valmistaa ranskalaisia ​​perunoita, voit luoda tämän suhteen Gantt-taulukossa. Jos toimituksessa on ongelma, voit nähdä, mikä vaikutus on seuraamalla riippuvuuksia eteenpäin.

Voit myös laskea, mikä vaikutus viiveellä on. Tässä tapauksessa se kuulostaa triviaaliselta, mutta monimutkaisessa projektissa monet tehtävät voivat olla riippuvaisia ​​toisistaan. Gantt-kaavion avulla voit helposti laskea minkä tahansa ongelman vaikutuksen.

Gantt-taulukko näyttää tyypillisesti tietyn ajanjakson, kuten viikon tai kuukauden, ja antaa sinun kääntää tai vierittää päivämääriä, kuten useimmissa kalenteripohjaisissa työkaluissa..

Gantt-kaavion luoja

Ensimmäisen Gantt-kaavion keksi puolalainen akateeminen Karol Adamiecki vuonna 1896. Se ei kuitenkaan tehnyt paljoa roiskeita. Henry Gantt, jolle järjestelmä on nyt nimetty, julkaisi versionsa vuonna 1910.

Varhaiset kaaviot osoittivat projektin muodostavien tehtävien aloitus- ja lopetuspäivät. Riippuvuudet lisättiin myöhemmin, vaikka ne ovat avain Gantt-kaavioiden hyödyllisyyteen.

Gantt-taulukot ja riippuvuuksien käsittely

Tehtävien luominen on yleensä yksinkertaista. Lisäät nimen ja mahdollisesti kuvauksen. Jos työskentelet ryhmässä, tehtäviä voidaan antaa ihmisille. Ne voidaan luokitella ja priorisoida. Usein voit jättää kommentteja tai liittää tiedostoja niihin. Nuo asiat riippuvat käyttämästäsi työkalusta.

Gantt-kaaviopohjaisilla työkaluilla haluat myös asettaa aloituspäivän sekä lopetuspäivän tai arvio siitä, kuinka kauan tehtävä vie. Tällä tavoin tehtävät voivat näkyä kalenterisi oikeassa paikassa osoittaen, milloin asiat tapahtuvat tai ainakin, kun toivot niiden tapahtuvan.

Voit luoda riippuvuuksia niiden välillä napsauttamalla ja vetämällä yleensä yhden tehtävän lopusta toisen alkuun. Se tekee toisesta tehtävästä riippuvaisen ensimmäisestä. Voit käyttää Microsoft Exceliä Gantt-kaavioiden tekemiseen, mutta omistetun ohjelman käyttäminen on yleensä paljon helpompaa.

Joissakin työkaluissa on painike, jonka avulla voit luoda riippuvuuksia täyttämällä tiedot ponnahdusikkunassa. Monimutkaisissa projekteissa se voi olla helpompaa kuin vedä ja pudota -menetelmä.

Joissakin työkaluissa voit säätää tehtävien pituuksia, siirtää niitä ympäri ja muuttaa aloitus- ja lopetuspäivämääriä erikseen. Työkaluja, joiden avulla voit tehdä kaikki nämä asiat, voi kuitenkin olla vaikeampaa käyttää, koska riippuvuuksien luomiseen tarkoitettujen kahvojen löytäminen on vaikeampaa..

Harjoittelu tekee täydellisestä, mutta kannattaa huomauttaa, että vain koska löydät yhden toteutuksen, joka ei sovi sinulle, voi olla toinen, joka.

Gantt-kaavioongelmat

Jos tehtävän on määrä alkaa ennen kuin se riippuu suorituksesta, sinulla on ongelma. Gantt-kaaviot ilmoittavat sinulle, kun näin on, jolloin voit korjata sen. Voit tehdä sen manuaalisesti vetämällä tehtäviä aikataulun muuttamiseksi tai muuttamalla niiden arvioituja pituuksia.

Jotkut työkalut päivittävät aikataulun automaattisesti pitääksesi sen toimivana. Tämä tarkoittaa, että jos tehtävä on riippuvainen toisesta, sen alku mukautuu automaattisesti, jos tehtävä, josta se riippuu, ei ole valmis ajoissa. Se voi tulla monimutkainen, mutta tekemällä siitä monimutkaisuus hallittavissa on mitä Gantt kaaviot ovat.

Monet alustat myös ilmoittavat sinulle, jos sinulla on riippuvuuspiiri. Jos tehtävä yksi on riippuvainen tehtävästä kaksi, yritä tehdä tehtävästä toinen tehtävästä toinen ja katso mitä tapahtuu. Tilanne on mahdoton, mutta jälleen kerran, Gantt-taulukot pystyvät havaitsemaan nämä suhteet monimutkaisten tehtävien verkkojen välillä ja säästämään päänsärkyä.

Kuinka tehdä Gantt-kaavio yksinkertaisella tavalla: monday.com

monday.com-sivustolla on aikatauluja, jotka ovat samanlaisia ​​kuin Gantt-kaaviot, mutta eivät sisällä riippuvuuksien hallintaa. Aikajanan avulla voit asettaa tehtävien aloitus- ja lopetuspäivät.

miten-to-use-a-Gantt-kaavio-maanantai-aikajanalla

Voit siirtää kohteita vetämällä tai muuttamalla niiden alkamis- ja lopetuspäiviä. Voit myös antaa tehtäviä ihmisille, samoin kuin nähdä, kuka tekee mitä. Sen avulla voit visualisoida, mitä on tehtävä, ja voit havaita ongelmat.

Sellaisten työkalujen avulla projektin suunnittelu on paljon helpompaa. Suurten projektien, joissa on monia toisistaan ​​riippuvaisia ​​tehtäviä, visuaalinen ja intuitiivinen työskentely ei välttämättä kuitenkaan riitä. Siellä riippuvuudet voivat auttaa.

monday.com-sivustolla on fantastinen käyttöliittymä ja erinomaiset suojausominaisuudet, jotka suojaavat sinua tietoverkoilta. Turvallisuuden ylläpitäminen on kriittistä pilvessä työskennellessä, joten monday.com on sitoutunut verkkoturvallisuuteen tekemällä siitä vahvan valinnan projektien hallitsemiseksi..

Ilmainen Gantt-kaavio: askel askeleelta TeamGanttin kanssa

Seuraavaksi tarkastelemme TeamGanttia, joka, kuten nimestä voi päätellä, on rakennettu Gantt-näkymän ympärille. Siinä on ilmainen taso, jonka avulla jopa kolme ihmistä voi käyttää sitä turhaan. Tämä tarkoittaa, että voit todennäköisesti testata sen joutumatta kiertämään pomon käsivartta liikaa. Tämän lisäksi on olemassa maksullisia suunnitelmia, joissa on lisäominaisuuksia.

Katsotaanpa miten päästä alkuun. Rekisteröinnin jälkeen se kysyy sinulta muutamia kysymyksiä ja näyttää itsellesi aloittelijavideon, jos kuvailet itseäsi aloittelijana. Sen jälkeen on aika luoda ensimmäinen projekti.

Aiomme näyttää sinulle, kuinka aloittaa tyhjästä, mutta malleja on. Ne ovat melko perustiedot ja sisältävät näyteprojektin, joka on hyvä oppimaan tiesi TeamGanttissa. Siellä on myös perusprojekti, jossa on muutama tehtävä ja ryhmä, jotka on määritetty käyttämään tai nimeämään tarvittaessa.

miten-to-use-a-Gantt-kaavio-teamgantt-new-projekti

Napsauta vasemmanpuoleisessa ruudussa ”omat projektini”, jos et ole jo siellä, napsauta sitten oikealla olevaa sinistä “uusi projekti” -painiketta. Näet seuraavan näytön.

miten-to-use-a-Gantt-kaavio-teamgantt-new-projekti

Siellä voit antaa projektille nimen, valita mallin, kuten yllä on keskusteltu, ja jopa valita viikonpäivät, joita projektissa käytetään. Valitse kaikki seitsemän päivää, jos olet kiireinen tyyppi, viisi, jos olet useimpien meistä, tai kaksi, jos haluat rentouttavamman lähestymistavan elämään.

Napsauta sitten ”luo uusi projekti” -painiketta projektin olemassaolon saavuttamiseksi. Sinun on ensin katsottava nopea video, joten tee vapaasti kahvia ja palaa takaisin kaksi minuuttia myöhemmin.

Näin projekti näyttää oikealta luomisen jälkeen. Yksi ryhmä sisältää yhden tehtävän. Ryhmien avulla voit järjestää tehtävät luokkiin. Voit nimetä heidät mitä haluat.

miten-to-use-a-Gantt-kaavio-teamgantt-tyhjä

TeamGantt-tehtävät

Ensin luodaan uusi tehtävä, sitten muokkaamme ryhmiämme ennen kuin tarkastelemme riippuvuuksia.

Luo tehtävä napsauttamalla ”ensisijainen tehtävä” -tekstiä pluspainikkeen vieressä ensimmäisen tehtävän alla. ”Milestone” ja “tehtäväryhmä” -teksteillä voit luoda ne.

miten-to-use-a-Gantt-kaavio-teamgantt-first

Uusi tehtäväsi näkyy, korostuu ja kohdistimen kanssa nimikentässä, jotta voit kutsua sitä haluamallasi tavalla, kuten olemme tehneet täällä. Paina paluuta tai napsauta hiirtä, jolloin tehtävä on valmis.

Voit tehdä tehtävissä myös muita asioita. TeamGantt-sovelluksella voit määrittää jokaisen käyttäjälle, merkitä kuinka paljon siitä on tehty tai lisätä tarkistusluettelon alatehtäviä hajottaaksesi sen helpommiksi paloiksi. Unohdamme kuitenkin kaiken tämän.

Tehtävät ja ryhmät sisältävät pienen kynäkuvakkeen, jota napsauttamalla voit muokata niitä. Niiden poistamiseen on myös risti. Ne ovat näkyvissä, jos siirrät tehtävän tai ryhmän yli hiirellä.

Napsauta Muokkaa-painiketta ja ikkuna avautuu, jolloin voit muokata tehtävän yksityiskohtia.

Olemme lisänneet muutaman tehtävän ja uuden ryhmän ja nimenneet projektimme uudelleen. Se on nyt kulinaarinen klassikko, keitetty muna ja sotilaat.

miten-to-use-a-Gantt-kaavio-teamgantt-multi-tehtävät

TeamGantt-riippuvuudet

Nyt luomme riippuvuuden. Sinun on laitettava vesi kattilaan ennen sen keittämistä. Toinen tehtävä on riippuvainen ensimmäisestä. Voimme lisätä tämän suhteen TeamGanttiin. Tällä tavoin emme voi vahingossa ajoittaa toisen tehtävän alkamista ennen ensimmäistä.

Se on ilmeistä tässä tapauksessa, mutta ei välttämättä ole suurissa projekteissa.

Luodaksesi riippuvuuden siirrämme hiiren “kiehu vesi” -tehtävän päälle. Kun teemme niin, sen molemmille puolille näkyy pieniä pisteitä. Napsauta sitten ja vedä pisteestä vasemmalle “laita vesi kattilaan” -tehtävään. Kun vapautamme hiiren, riippuvuus syntyy.

miten-to-use-a-Gantt-kaavio-teamgantt-riippuvuus-, lisättiin

Voisimme vetää pisteen ”laita vettä kattilaan” oikealle ja vetää ”kiehua vettä” -tehtävään. Joko niin, vaikutus on sama. Tärkeää on, että käytät vasemmalla olevaa pistettä tehdäksesi tehtävästä riippuvaista jostakin muusta ja oikealla olevaa pistettä tehdäksesi jostakin muusta riippuvainen.

Jos katsot yllä olevaa kuvakaappausta, huomaat, että viiva on punainen. Se osoittaa, että aikataulumme ei ole mahdollista. Molemmat linkitetyt tehtävät ajoitetaan samanaikaisesti. On selvää, että tässä tapauksessa yhden on lopetettava, ennen kuin toinen voi alkaa. Jos vedämme “kiehauta vettä” -tehtävää oikealle, kaikki on hyvin ja viiva vaihtaa väriä osoittaakseen sen.

miten-to-use-a-Gantt-kaavio-teamgantt-tehtäviä-pelattavaksi

Jos tarvitset työkalua, joka voi muuttaa riippuvuuksiasi sinulle, joten sinun ei tarvitse vetää niitä itseäsi ympärillesi, katso ClickUp-arvosteluamme.

Nyt ymmärrät riippuvuuden hallinnan perusteet ja osaat luoda ja yhdistää omia tehtäviä. TeamGanttilla ja monday.com-palvelulla on ilmaisia ​​kokeiluversioita, joten katso, mitä voit tehdä heidän kanssaan.

Lopulliset ajatukset

On olemassa monia alustoja, joihin sisältyy Gantt-kaavio. Käsittelemme niitä säännöllisesti projektijohtamisartikkeleissamme. Gantt-kaavioilla on taipumus olla yritystoiminnallisemmissa työkaluissa, mutta kuten olemme nähneet, niiden ei tarvitse olla vaikea käyttää. Hanki tämän tehokkaan tekniikan rooli ja voit parantaa työnkulkuasi ja pitää kaikki ryhmäsi jäsenet kiireisinä.

Katso paras paras projektihallintaohjelmisto roundupista nähdäksesi mitä suosikkialustomme voivat tehdä.

Yksi suosikki työkalumme Wrike tekee monday.com: n ja TeamGanttin ulkopuolella erinomaista työtä riippuvuuden hallinnassa. Lue lisää siitä Wrike-arvosteluamme. Jos haluat työskennellä paikallisesti, tutustu GanttProject-arvosteluumme oppiaksesi vanhanaikaisesta työpöytäohjelmistosta, joka soveltuu toimistokäyttöön.

Jos olet käyttänyt jotakin täällä olevista Gantt-työkaluista tai tiedät muista, joita emme ole maininneet, jaa tietosi alla oleviin kommentteihin. Kiitos käsittelystä.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map