Asanan aloittelijan opas: Pidä tehtävät suorana

Siellä on monia työkaluja projektinhallintaan, ja Asana on yksi suosikeistamme; se jopa teki viiden parhaan joukon parhaan projektinhallintaohjelmiston joukossa. Uuden ohjelmiston aloittaminen on helpompaa, jos sinulla on muutama osoitin, joten olemme laatineet tämän Asanan aloittelijan oppaan auttamaan sinua matkallasi.

Jos pidät parempana Trelloa kuin Asanaa, tutustu sen sijaan Trello-aloittelijan oppaaseen. Jos haluat nähdä, miten nämä kaksi pinoutuvat, lue Trello vs Asana -vertailukatsaus.

Asana tarjoaa sinulle yksinkertaisen tavan organisoida projektisi ja pitää hallintotietosi yhdessä paikassa. Tiedot voidaan jakaa kaikkien ryhmäsi jäsenten kanssa, jotta he voivat nähdä suuren kuvan saadensa yksityiskohdat siitä, mitä tekevät itse.

Sen avulla voit hallita projektiisi liittyviä tehtäviä, antaa sinulle tavan osoittaa ne eri ryhmän jäsenille sekä pitää välilehtiä siitä, mitä on tehty ja mitä vielä on tehtävä. Voit myös seurata keskustelua tietystä tehtävästä.

Voit hallita projektin määräaikoja ja katsella niitä Asanan aikajanalla ja kalenterinäkymillä, jotka antavat hyvän kuvan yleisesti projektisi etenemisestä. Se voi myös auttaa sinua selvittämään, missä parannuksia voidaan tehdä, ja tunnistamaan mahdolliset ongelmat.

Aiomme käydä läpi perusteet ja selittää kuinka tehdä yleisiä tehtäviä. Tutkimme myös lyhyesti mitä muuta on saatavana ja katsomme Asanan edistyneempiä ominaisuuksia.

Asanan aloittaminen

Ilmoittautuminen Asanaan on helppoa. Napsauta ”aloita ilmainen kokeilu” ​​verkkosivuston oikeassa yläkulmassa ja kirjoita sähköpostiosoitteesi. Lyhyen odotuksen jälkeen saat sähköpostin ja voit sitten kirjautua nimesi ja salasanasi kanssa. Voit lisätä profiilin tuolloin, jos haluat tai odota myöhemmin.

asana-kirjautumisen

Kun olet tehnyt sen, sinua pyydetään antamaan joukkueesi nimi ja tiedot. Sitten saat mahdollisuuden kutsua tiimin jäseniä. Seuraavaksi sinut lähetetään luottokortin sisääntulonäyttöön määrittämään maksu kokeilun päättymisen jälkeen.

Sinun ei kuitenkaan tarvitse antaa luottokorttia tässä vaiheessa. Voit napsauttaa “jatkaa” siirtyäksesi ilmaiseen ohjelmistoversioon. Kannattaa olla varovainen käyttäessäsi luottokorttia verkossa. Verkkorikollisuusominaisuuksemme voi antaa sinulle muutamia vinkkejä turvallisuudeksi ylläpitämiseksi verkossa.

Selaimen lisäksi voit käyttää Asanaa Android- tai iOS-laitteellasi.

Kun olet Asanassa, sinun kannattaa ensin luoda projekti.

asana-new-projekti

Napsauta isoa pisteviivaa, jonka alapuolella on ”uusi projekti”, ja täytä sitten ilmestyvä lomake. Voit valita tyhjän lomakkeen ja tehdä kaiken tyhjästä tai valita yhden useista malleista. Voit myös tuoda projektin .csv- tai Excel-tiedostosta, yhdistää Asanan toiseen työkaluun ja tuoda tällä tavalla.

Asana-projektin perustaminen

Aloita tyhjästä, sinun on annettava projektille nimi. Valitse sen asettelu, joka voi olla luettelo tai taulu. Aseta sen jälkeen sen yksityisyys näkymään vain sinulle, projektin jäsenille tai koko tiimille.

Kun luot ensimmäistä kertaa tyhjän projektin, näytön alareunassa on ohjeteksti, joka opastaa Asanan käytön perusteet. Se antaa sinulle vinkkejä sen ominaisuuksien käyttämiseen sekä yleisempiä neuvoja projektien onnistumiseen.

asana-hanke-malleja

Jos haluat aloittaa mallilla, tavallisille käyttäjille on tarjolla ilmaisia ​​vaihtoehtoja. Premium-jäsenet saavat laajemman valikoiman, samoin kuin mahdollisuuden perustaa mukautettuja malleja.

asana-agenda-template

Jos tuot, voit käyttää laskentataulukkotiedostoa lähteenä tai yhdistää Asanan useisiin työkaluihin tietojen jakamiseksi sen kanssa.

Tehtävien ja osioiden lisääminen ja järjestäminen

Asanan luettelot on jaettu osiin, jotka sisältävät tehtäviä. Lisää tehtävä napsauttamalla sinistä “Lisää tehtävä” -painiketta ja antamalla sille nimi. Sitten näkyviin tulee ruutu, jonka avulla voit lisätä lisätietoja.

asana-tehtävä

Voit määrittää jokaisen tehtävän tietylle käyttäjälle. Käyttäjät ovat värikoodattuja, joten näet kenen täytyy tehdä mitä. Voit myös lisätä eräpäivän ja tehtävän kuvauksen. Jokaisessa tehtävässä on kommenttiketju ja voit merkitä niihin käyttäjät, jos haluat heidän saavan ilmoituksen kommentoidessasi.

Tehtävät on jaettu osiin. Ne voidaan lisätä napsauttamalla Lisää osa-painiketta. Kuten tehtävissäkin, voit määrittää jonkun jokaiselle osiolle ja lisätä määräajan tai kommentit.

Jos haluat järjestää asioita uudelleen, tehtävät voidaan vetää osiosta toiseen. Heillä on kahva vasemmalla puolella näkyvästä rasti-kuvakkeesta, jos viet hiiren osoittimen päälle.

Merkitse tehtävä suoritettuna napsauttamalla rasti tai ”merkitä loppuun” yksityiskohtaisessa näkymässä, joka näkyy oikealla, kun tehtävä on korostettu. Voit tehdä saman osioilla.

asana-tehtävä-view

Voit seurata tehtyäsi napsauttamalla tehtäväikkunan luettelon ikkunan oikeassa yläkulmassa. Tämän avulla voit nähdä kaikki tehtävät, olivatpa ne sitten täydellisiä tai puutteellisia. Ne voidaan lajitella päivämäärän tai toimeksiantajan mukaan. Vuoropuhelussa on muutama vaihtoehto, jota voidaan käyttää, joten voit hallita, miten tiedot esitetään.

asana-juhla

Kun työskentelet Asanan kanssa, saatat kokea satunnaisen yllätys. Merkitse riittävästi tehtäviä pois päältä ja näet värikkään olennon kiirehtimällä näytön yli. Tämä on yksi Asanan juhlista, joka on hauska tapa palkita sinua asioiden tekemisestä ja antaa työkalulle tervetullut injektio persoonallisuutta.

Olemme toistaiseksi nähneet yksisarvisia, narvalia ja jotain, joka näytti eksoottiselta lampaalta, mutta löytyy varmasti lisää asioita. Se on vähän typerä, mutta iskee sointu joillekin.

Ryhmäsi rakentaminen

Kun projekti on asennettu, voit kutsua uusia käyttäjiä napsauttamalla näytön yläosassa olevaa “Jaa” -painiketta. Kirjoita lisäämäsi käyttäjien sähköpostit tai nimet ja päätä sitten, tarvitseeko heillä olla muokkausoikeudet vai vain mahdollisuus tarkastella ja kommentoida projektia..

Jos olet uusi online-työkalujen käyttäminen ryhmäsi tukemisessa, artikkeli parhaista virtuaalitiimien ohjelmistotyökaluista saattaa olla hyödyllinen.

Asana-tehtävien katseleminen

asana-aikajana

Listanäkymän lisäksi on aikajananäkymä, vaikka se on saatavana vain premium-käyttäjille. Voit siirtää tehtäviä siinä ja tarkistaa riippuvuusristiriitoja.

asana-kalenteri

Kalenterinäkymä antaa sinulle uuden tavan nähdä, milloin asiat on tehtävä. Tehtäviä voidaan taas vetää ympäri tarpeen mukaan.

Keskustelut-näkymän avulla voit seurata kustakin projektista käytäviä keskusteluja. Siellä voit aloittaa uusia keskusteluketjuja. Asanan avulla voit osallistua keskusteluihinsa suoraan sähköpostitse, joten sinun ei tarvitse käydä sovelluksessa.

asana-asema

Tilanäkymässä voit nähdä kuinka monta tehtävää on saatu päätökseen, sekä jäljellä olevia puutteellisia tehtäviä. Tiedot on piirretty kuvaajalle, joten voit nähdä, väheneekö jäljellä olevien tehtävien määrä ajan myötä. Tämä on hyvä tapa saada käsitys siitä, oletko tavoitteessa saavuttaaksesi projektisi tavoitteet.

Voit asettaa projektitilasi raiteilleen, riskialttiille tai poissa raiteille. Tämä tarkoittaa, että jokainen joukkueen jäsen voi nähdä, oletko huolissasi siitä, ettet saa kaikkea aikaan ajoissa.

Kirjoittamalla raportteja, joten sinun ei tarvitse tehdä

Asana voi myös luoda raportteja sinulle. Ne ovat pääosin luetteloita tehtävistä ja niihin liittyvistä tiedoista. Voit luoda erilaisia ​​tyyppejä, kuten luomiasi tehtäviä, määrittämiäsi tehtäviä ja äskettäin suoritettuja tehtäviä.

asana-raportit

Jos sinulla on hallita paljon asiakirjoja tai raportteja ja olet joutunut kauhistuttavaan sotkuun, tutustu viiteen työkaluomme, jotka tekevät dokumentoinnin hallinnasta vähemmän hirvittävän artikkelin hyödyllisiä neuvoja.

Tarvittavan tuen saaminen

Kun käytät ensimmäistä kertaa Asanaa, näet muutamia ponnahdusikkunoita ja näytön ohjeita, joiden avulla pääset alkuun. Sen pitäisi olla tarpeeksi päästäksesi alkuun ja ajaen perusasioiden kanssa. Jos haluat kuitenkin lisää ohjeita, voit napsauttaa kysymysmerkkiä näytön oikeassa yläkulmassa.

asana-help

Opetusohjelmien laatu on vaikuttava. Ohjevalikon neljä ensimmäistä vaihtoehtoa antavat sinulle yksityiskohtaiset tiedot Asanan käytön aloittamisesta ja selittävät, mitä se voi tehdä. On paljon kuvia ja animaatioita asioiden tekemiseksi mahdollisimman selkeäksi.

On myös hyviä videoita, samoin kuin kätevä ponnahdusikkuna, joka näyttää pikanäppäimet. Ne ovat loistava tapa parantaa työnkulun nopeutta.

Jos tarvitset lisää käytännön tukea, siellä on aktiivinen yhteisöfoorumi, jossa voit keskustella ongelmista muiden käyttäjien kanssa sekä Asanan tukitiimin kanssa..

Jos haluat sukeltaa syvälle Asanaan, siellä on myös kehittäjän opas, joka selittää kuinka integroida oma koodisi alustaan. Jos koodaus ei ole sinun asia, mutta haluat käyttää kolmannen osapuolen sovelluksia, Asana integroituu hyvin sekä IFTTT: n että Zapierin kanssa.

Asanan tietosuojakäytäntö on myös ohjevalikossa. Jos sinulla on yksityisyyttä koskevia huolenaiheita, myös tietosuojaominaisuutesi suojaaminen saattaa olla syytä lukemisen arvoinen.

Hyvin suunniteltu ja mukava käyttää

Asanalla on hieno muotoilu, joka onnistuu näyttämään ammattimaiselta ilman tylsää. Sen suunnittelijat ovat käyttäneet värejä ja animaatioita tehokkaasti korostamaan yleisemmin käytettyjä painikkeita sekä tekemään käyttöliittymästä helppolukuinen. Juhlat ovat myös mukava kosketus.

Epäilemme, että tämänkaltaisen työkalun tekeminen nautittavaksi ei ole vain tarpeetonta pehmustetta. Käyttäjien sitoutuminen voi auttaa heitä saamaan lisää työtä. Jos haluat lasten syövän vihanneksia, tee heille maku hyvältä.

Asana on ilmainen, mutta siinä on premium-paketti niille, jotka haluavat saada enemmän irti. 9,99 dollarilla kuukaudessa saat paljon enemmän ominaisuuksia, kuten aikajanan, tehtäväriippuvuudet ja verkkoseminaarit. Saat myös ensisijaisen tuen ja rajoittamattoman joukkuekoon.

Lopulliset ajatukset

Projektinhallinta ei ole aina hauskaa tai hienoa, mutta hyvä ohjelmisto voi tehdä siitä nopeamman ja helpomman, jolloin sinulla on enemmän aikaa keskittyä työsi nautintoosi – tai vain kotiin aikaisemmin, kun kaikki on tehty.

Asanan aloittaminen on helppoa, mutta se sisältää runsaasti tehokkaita ominaisuuksia, jotka auttavat sinua varmistamaan projektisi sujuvan. Se on suunniteltu kauniisti ja siinä on paljon fiksuja lisäominaisuuksia, jotka auttavat ohjaamaan sinua oikeaan suuntaan.

Se tekee hienoa työtä ollakseen hyödyllinen liiketoiminnan työkalu, jossa on paljon ominaisuuksia, jotka silti tuntuvat ystävällisiltä ja nautinnollisilta. Toivomme, että tämä opas on osoittanut sinulle, kuinka saat kaiken irti.

Jos sinulla on jotain lisättävää selittämäämme, tai jos epäilet jotain tärkeätä, kerro meille alla olevissa kommenteissa. Kiitos käsittelystä.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me