Microsoft SharePoint: le didacticiel de formation sans fioritures

Microsoft SharePoint est une plateforme de collaboration, de gestion et de partage basée sur le Web qui vous permet de gérer les documents, les données, les activités sociales, les processus, les informations de votre organisation et bien plus encore.

Sa facilité d’utilisation, son extensibilité et sa flexibilité en font un choix populaire parmi les organisations de toutes tailles. En fait, les études de marché de Microsoft estiment que 78% des entreprises du Fortune 500 utilisent SharePoint pour gérer leurs employés, leurs documents et leurs processus. Lorsqu’il est utilisé en collaboration avec n’importe quel service de stockage cloud, il peut ajouter une grande polyvalence à votre organisation.

En raison de cette popularité croissante de SharePoint, il est logique de tout savoir, ce qui est exactement ce que nous allons faire maintenant. Commençons par comment y accéder.

Accéder à SharePoint

Il existe trois façons d’accéder à SharePoint.

  • SharePoint Foundation
  • SharePoint Server
  • Microsoft Office 365

SharePoint Foundation est idéal pour les organisations qui souhaitent une plate-forme Web sécurisée. Il est livré avec un ensemble de fonctionnalités de base qui tournent principalement autour de la gestion des documents et de la collaboration. Vous pouvez développer n’importe quelle application spécifique que vous souhaitez sur cette plateforme.

SharePoint Server est livré avec un ensemble étendu de fonctionnalités pour vous offrir la flexibilité que vous souhaitez. La recherche avancée, la gestion de contenu Web, les services d’entreprise et les réseaux sociaux sont quelques-unes des fonctionnalités que vous pouvez utiliser à bon escient.

Office 365 dispose d’une version hébergée dans le cloud de SharePoint, où vous pouvez développer des applications personnalisées et les faire évoluer sans vous soucier des coûts d’infrastructure. Bien que ses fonctionnalités ne soient pas aussi étendues que SharePoint Server, il possède encore de nombreuses excellentes capacités de développement.

Dans ce didacticiel, nous allons nous concentrer sur l’exécution de SharePoint via Office 365 car c’est probablement la façon la plus courante de le faire.

Installation de SharePoint

Accédez à https://products.office.com/en/business/office-365-enterprise-e3-business-software. Sur cette page, vous pouvez choisir d’acheter le produit ou opter pour un essai gratuit si vous voulez simplement l’essayer pendant quelques jours.

Si vous cliquez sur le lien “essai gratuit”, il vous amènera à cette page.

Entrez vos coordonnées et cliquez sur Suivant.

À l’étape suivante, il vous sera demandé de créer votre ID utilisateur et votre mot de passe.

Une fois cela fait, on vous demandera de prouver que vous n’êtes pas un robot. Le système vous demandera de saisir un numéro de téléphone pour envoyer un SMS ou appeler pour confirmation. Sur la page suivante, vous devez entrer le code qui a été envoyé à votre numéro de téléphone.

Avec cette étape, votre installation est terminée et vous êtes prêt à commencer. Vous serez redirigé vers votre page d’accueil, mais cela peut prendre quelques secondes en fonction de la vitesse de votre connexion Internet.

Maintenant, une chose à noter: si Visual Studio est déjà installé sur votre système, vous pouvez ignorer cette étape. Sinon, vous devrez installer Visual Studio pour utiliser SharePoint.

Téléchargez simplement Visual Studio, exécutez le programme d’installation avec les choix par défaut et, une fois terminé, redémarrez votre ordinateur.

Ensuite, ouvrez votre Visual Studio et allez dans Fichier > Nouveau > Projet. Dans le volet de gauche, vous trouverez une liste de répertoires. Accédez aux modèles > Visual C # et vous verrez Office SharePoint répertorié comme l’une des options.

Sélectionnez-le et double-cliquez sur «Installer Office Developer Tools Project».

Cela va installer les outils de développement et c’est tout – vous êtes prêt à commencer à travailler avec SharePoint.

Passons maintenant en revue quelques tâches de base pour vous aider à vous familiariser avec SharePoint.

Utilisation de sites dans SharePoint

Le site est le composant principal de SharePoint et il représente le point de départ pour tous les développeurs. Les sites peuvent inclure vos composants de tous les jours comme une bibliothèque de documents, un calendrier, une liste de tâches, etc..

Vous pouvez créer un site unique ou une collection de sites pour un service ou un projet, selon l’objectif pour lequel vous utilisez SharePoint. En général cependant, vous ne créeriez un seul site que si:

  • Vous avez une petite organisation et souhaitez regrouper toutes vos tâches sous une même collection de sites
  • Vous souhaitez créer un site qui utilise les mêmes métadonnées ou navigation que celles existantes
  • Vous avez créé un modèle et souhaitez que tous vos sites s’y tiennent
  • Vous prévoyez de n’avoir qu’un petit nombre de sites pour votre organisation

En revanche, vous allez créer une collection de sites si:

  • Votre organisation est grande avec de nombreuses unités commerciales
  • Si chaque département a besoin de nombreux sites différents pour gérer différentes responsabilités
  • Votre organisation génère beaucoup de contenu

Selon les facteurs ci-dessus, vous pouvez choisir de créer un site ou une collection.

Cela dit, parlons de la façon de créer une collection de sites, car c’est plus courant que de créer un seul site.

Création d’une collection de sites dans SharePoint

Pour créer une nouvelle collection de sites, rendez-vous sur www.portal.office.com. Cela redirigera vers votre page d’accueil Office 365.

Dans cette liste d’éléments, cliquez sur l’icône Admin et vous serez dirigé vers le tableau de bord d’administration. Sur cette page, choisissez Ressources >Des sites.

Sur cette page, cliquez sur un bouton appelé «ajouter un site».

Cette action vous amènera à une autre page, comme celle-ci.

Saisissez les informations requises. Vous devrez donner un nom à votre site et choisir son type. Ensuite, vous devrez définir les administrateurs de ce site. Cliquez sur la petite icône à côté du champ de texte administrateur, cela devrait ouvrir une autre page.

Entrez toutes les personnes que vous souhaitez devenir administrateurs et cliquez sur OK.

C’est ça. Votre collection de sites est prête à être utilisée. Vous pouvez gérer tous vos sites à partir du centre d’administration SharePoint.

Ajout de contenu à un site dans SharePoint

La prochaine tâche de base que vous êtes susceptible de faire consiste à ajouter du contenu à un site. Accédez à une collection de sites que vous avez créée.

Sur cette page, vous pouvez ajouter de nouveaux documents, les télécharger et même les synchroniser avec votre cloud. Dans le volet gauche, vous aurez une liste de choix et dans cette liste, choisissez “contenu du site”. Sur cette page, accédez à un lien appelé «paramètres du site» dans le coin supérieur droit et cela devrait vous amener à la page des paramètres.

Avec ces choix, vous pouvez personnaliser l’apparence de votre site, ajouter des autorisations aux utilisateurs, définir des paramètres de recherche et bien plus encore.

Il existe de nombreux types de contenu que vous pouvez ajouter à votre site. Le contenu est largement divisé en:

  • L’intelligence d’entreprise
  • Types de contenu communautaire
  • Actifs numériques
  • Modèle d’affichage
  • Contenu du document
  • Ensemble de documents
  • Contenu du dossier
  • Contenu du travail de groupe
  • Contenu de la liste
  • Contenu spécial

Pour accéder à ces types de contenu, accédez aux paramètres du site > Galeries de concepteurs Web > Types de contenu du site.

Dans cette liste, choisissez le type de contenu que vous souhaitez ajouter.

Par exemple, si vous voulez une vidéo, cliquez sur un lien appelé «vidéo» et cela devrait vous amener à la page correspondante.

Ajoutez la vidéo, ajustez les paramètres en fonction de vos préférences et vous avez terminé. De cette façon, vous pouvez ajouter autant de contenu que vous le souhaitez à chaque site, en fonction des besoins de votre entreprise et de l’objectif du site..

Ajouter ou supprimer des utilisateurs SharePoint

En tant qu’administrateur, vous devrez souvent ajouter ou supprimer des utilisateurs. La meilleure façon d’ajouter des utilisateurs est de créer d’abord un groupe avec les autorisations appropriées; alors vous pouvez ajouter des utilisateurs à ce groupe.

Pour créer un groupe, accédez à votre site et cliquez sur «paramètres du site». Allez dans «utilisateurs» et «autorisations» et cliquez sur «autorisations du site». Vous verrez cette page.

Maintenant, cliquez sur l’icône appelée «créer un groupe». Entrez le nom et la description de ce groupe et modifiez les paramètres à votre guise.

Une fois le groupe créé, vous pouvez y ajouter des utilisateurs.

De même, pour supprimer des utilisateurs, cliquez simplement sur un utilisateur et choisissez «supprimer des utilisateurs du groupe».

Conclusion

C’est ainsi que vous commencez à utiliser Microsoft SharePoint; il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire avec ce logiciel polyvalent, comme en témoigne le fait qu’il est utilisé par de nombreuses entreprises différentes dans de nombreux secteurs différents.

Nous espérons que ce didacticiel SharePoint vous a correctement configuré pour utiliser l’application, veuillez nous faire savoir si vous avez des questions ou des remarques dans les commentaires ci-dessous. Merci pour la lecture.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me