Guide du débutant Trello: le Kanban Can-Can

La gestion des tâches est une partie essentielle de tout projet. Bien faire les choses peut faire la différence entre le succès et l’échec. Heureusement, si vous avez besoin de vous organiser, il y a beaucoup d’aide à portée de main. Il existe de nombreux bons outils gratuits pour vous faciliter la tâche, dont Trello. Bien que ce soit assez simple, nous avons rassemblé ce guide du débutant Trello pour rendre la transition encore plus fluide.


Nous avons également un guide pour débutants Asana si ce programme vous convient mieux. Si vous voulez voir comment les deux s’empilent, lisez notre revue de comparaison Trello vs Asana.

Trello est un outil simple et efficace pour gérer et organiser les tâches. Il est destiné aux équipes comme un moyen d’organiser les éléments d’un projet, mais il n’y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas l’utiliser vous-même. Il est assez polyvalent et dispose de nombreuses options de personnalisation, comme vous pouvez le lire dans notre revue Trello.

Cela signifie que vous pouvez facilement le configurer pour différentes tâches.

Pour des fonctionnalités plus avancées, telles que la gestion des ressources et le suivi des coûts, vous pouvez envisager des outils plus complexes. Notre liste des meilleurs logiciels de gestion de projet est un excellent point de départ.

Utiliser Trello est un jeu d’enfant. Nous l’utilisons nous-mêmes sur Cloudwards.net pour gérer notre flux de travail et si ce n’est pas une recommandation, nous ne savons pas ce qui est.

S’enregistrer

Pour vous inscrire, il vous suffit de remplir un simple formulaire, de répondre à l’email de confirmation. Ensuite, vous pouvez passer directement à la configuration de votre premier tableau, qui a déjà quelques exemples de colonnes en place pour vous.

inscription trello

Un compte Trello de base est gratuit et vous permet de faire la plupart de ce dont vous avez besoin. Ce n’est pas une application à laquelle vous vous inscrivez uniquement pour vous retrouver à atteindre ses limites en quelques heures. Le package de base est excellent et il ne vous gêne pas pour la mise à niveau, que ce soit.

Si vous souhaitez vous inscrire à son package or, cependant, il y a beaucoup à aimer. Votre limite de connexion augmente de 10 Mo à 250 Mo. Vous pouvez ajouter des arrière-plans personnalisés à vos tableaux et il existe de nombreuses fonctionnalités amusantes, telles que des autocollants, des emojis personnalisés et des power-ups.

Le paquet d’or coûte 45 $ par an, donc il ne fera pas sauter la banque non plus. En plus de fonctionner dans votre navigateur, Trello est disponible pour Android et iOS, vous pouvez donc également gérer les choses où que vous soyez.

Que pouvez-vous faire avec Trello?

Vous pourriez bien être présenté à Trello via une invitation d’une équipe ou d’une entreprise, auquel cas vous travaillerez d’abord avec leur conseil d’administration. Si vous le démarrez pour la première fois, cependant, vous devrez configurer les choses vous-même.

Pour ce faire, commencez par le tableau par défaut qui vous est fourni ou cliquez sur le bouton «tableaux» en haut à gauche de l’écran. Si vous avez déjà des tableaux, vous pourrez y basculer entre eux. Quoi qu’il en soit, pour en créer un nouveau, cliquez simplement sur «créer un nouveau forum» pour faire apparaître la nouvelle boîte de dialogue ci-dessous..

trello-create-board

Là, vous pouvez nommer votre nouveau tableau, choisir sa couleur de fond ou son image et décider de le rendre privé ou public. Un tableau public sera visible sur l’ensemble de l’internet, ce qui est idéal si vous gérez un lieu ou un lieu de rassemblement public, mais moins si vous organisez la liste de thé de votre bureau.

Une fois que vous avez choisi les options souhaitées, cliquez sur «créer un forum» et le tour est joué. Votre nouveau tableau apparaît dans toute sa splendeur.

trello-board

En son cœur, Trello est un tableau kanban, vous permettant de déplacer le travail d’une colonne à l’autre. Lorsque vous créez un nouveau tableau, vous verrez trois colonnes, ou listes, déjà ajoutées: «à faire», «faire» et «terminé». Cela vous donne une idée de la façon de disposer vos projets Trello.

Votre flux de travail doit se dérouler de gauche à droite, mais vous pouvez ajouter autant d’étapes intermédiaires que nécessaire.

Travailler avec des listes

Vous pouvez utiliser les listes fournies comme une liste de tâches prédéfinies ou, si vous préférez, les renommer pour représenter différentes étapes de votre projet.

Si vous avez besoin de plus de trois catégories, cliquez sur «ajouter à la liste» pour en créer une autre. Encore une fois, vous pouvez les appeler comme vous voulez, donc il y a beaucoup de place pour la créativité. Par exemple, vous pouvez nommer chaque liste d’après un membre de l’équipe ou un groupe différent de votre entreprise pour indiquer qui est affecté à quoi.

Vous pouvez avoir une colonne non affectée sur la gauche pour que les membres de l’équipe choisissent le travail, suivie de colonnes qui représentent à quel stade se trouve le travail. Il existe de nombreuses façons de l’utiliser. Réfléchissez à la façon de subdiviser vos tâches, puis nommez les colonnes en conséquence.

Ajout de cartes

Les listes sont vides au début, mais servent de détenteurs de cartes. Vous pouvez les ajouter en cliquant sur «ajouter une carte». Ensuite, nommez votre carte en fonction de la tâche que vous souhaitez qu’elle représente, cliquez sur «ajouter une carte» et vous avez terminé.

Vous pouvez déplacer des cartes d’un endroit à un autre en les faisant glisser et en les déposant. Lorsque vous en déplacez un, tous ceux qui travaillent sur cet élément particulier recevront un message leur disant qu’il a été déplacé, de sorte que quiconque a besoin de le regarder ensuite puisse y aller, que vous vous souveniez ou non de le leur dire.

Cliquer sur une carte fait apparaître un dialogue vous permettant de la commenter, de voir l’activité précédente qui lui est associée et de lui affecter des membres de l’équipe. Vous pouvez regarder des cartes spécifiques pour vous assurer d’être informé des modifications.

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Vous pouvez également ajouter des délais et configurer des messages pour rappeler aux gens quand ils approchent. Bien que cela ne nous arrive jamais, nous avons entendu dire que les délais manqués sont assez courants ailleurs.

Faire mieux

Si vous souhaitez rendre les cartes plus attrayantes, vous pouvez leur ajouter des autocollants. Les autocollants sont des images que vous pouvez trouver en cliquant sur «autocollants» dans le menu à droite de l’écran. Ils peuvent être glissés sur des cartes et sont un excellent moyen de les rendre visuellement distinctifs.

autocollants trello

Douze sont offerts dans le forfait gratuit, et d’autres sont disponibles si vous passez à un plan payant. La mise à niveau vous permet également d’utiliser vos propres images. L’utilisation des conceptions de votre entreprise, par exemple, est un excellent moyen d’ajouter la propriété à vos projets.

trello-labels

Vous pouvez également attribuer des étiquettes aux cartes, qui consistent essentiellement à les coder par couleur avec du texte facultatif. C’est un autre moyen utile de les classer et de rendre vos tableaux faciles à lire visuellement.

Si vous souhaitez subdiviser une carte encore plus, vous pouvez ajouter une liste de contrôle pour montrer ce qui doit être fait pour la terminer. Les listes de contrôle incluent des sous-tâches spécifiques que vous pouvez cocher lorsque vous les exécutez. Une barre utile montre à quel point vous êtes près d’être terminé, ce qui est particulièrement utile si vous avez beaucoup d’articles à terminer.

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Arrondir les bases

Ce sont les bases de l’utilisation de Trello. Vous pouvez réaliser beaucoup avec seulement les fonctions de base et vous pouvez faire beaucoup pour l’adapter à vos besoins.

Il est rapide, intuitif et réactif. L’interface utilisateur est facile à lire et la plupart de ce qui s’y trouve peut être trouvé en la regardant. Nous n’avons jamais eu à consulter les pages d’aide lors de son utilisation et nous ne l’avons jamais fait avant d’écrire ce guide.

Si vous en avez besoin, cependant, le système d’aide est complet, avec plus de 200 articles expliquant comment tout cela fonctionne. Il existe également un forum communautaire actif. Si vous ne pouvez pas y trouver de réponse à votre question, vous pouvez probablement en obtenir une en quelques heures. Vous pouvez également demander de l’aide à l’équipe d’assistance de Trello via un formulaire de contact.

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Construire votre équipe Trello

En haut de l’écran principal, il y a de petits cercles représentant les personnes qui ont accès à chaque tableau. Vous verrez les photos de profil des personnes dans les cercles si elles les ont définies ou leurs initiales. Pour inviter plus de personnes, cliquez sur le petit chiffre avec un plus à côté à droite des utilisateurs actuels.

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Si votre entreprise utilise plusieurs tableaux, vous souhaiterez peut-être aller plus loin et constituer une équipe. Comme pour les tableaux, vous pouvez inviter des personnes dans les équipes que vous créez.

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Une fois que les membres de votre équipe sont prêts à partir, vous pouvez créer les différents tableaux dont vous avez besoin. Ils peuvent être gérés comme auparavant. Une fonctionnalité intéressante est que vous pouvez associer des planches Slack à votre équipe. Cela vous permet de faire des choses comme informer tout le monde des changements de Trello via Slack.

Si votre équipe utilise Slack pour une communication régulière, il est utile que les modifications Trello soient visibles au même endroit. Pour d’autres façons d’utiliser Slack au profit de votre équipe, lisez notre meilleur article sur le stockage cloud pour Slack.

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Approfondir – Fonctions avancées de Trello

Une fois que vous êtes familiarisé avec les bases de Trello, il existe quelques astuces utiles pour vous aider à en tirer le meilleur parti. Vous pouvez faire glisser des pièces jointes sur des cartes pour les partager. Vous pouvez créer des listes en double-cliquant et vous pouvez afficher la liste des raccourcis clavier en appuyant sur “?” sur le clavier.

Trello a également des fonctionnalités utiles dans ses écrans d’options. Il y a un mode daltonien, donc si vous avez un code couleur pour vos cartes, vous pouvez être sûr que tout le monde peut voir ce qui est quoi. Vous pouvez également configurer des éléments tels que l’authentification à deux facteurs si vous souhaitez protéger votre compte contre la cybercriminalité.

Il est également possible de télécharger les informations personnelles que Trello conserve sur vous. Bien que nous n’ayons pas de problèmes de confidentialité particuliers à propos de Trello, c’est une fonctionnalité intéressante à avoir. Notre article sur la façon de protéger votre vie privée donne des conseils sur ce que vous pouvez faire pour garder vos informations privées sur le Web. Vous pouvez consulter des conseils plus utiles dans la documentation Trello.

Intégrations Apptastic

Une autre grande fonctionnalité de Trello est les power-ups. Ils vous permettent de l’intégrer à de nombreuses autres applications et services. Environ 30 sont fournis par Trello, mais d’autres power-ups tiers sont disponibles. Il y a trop de services pris en charge pour les détailler, mais la sélection comprend Twitter, Gmail, GitHub, Salesforce, SurveyMonkey et Jira.

Il y a aussi un calendrier, vous pouvez donc avoir un aperçu en un coup d’œil de ce qui doit être fait quand. Vous devrez mettre à niveau votre compte pour utiliser plusieurs power-ups, cependant.

Dernières pensées

Avec un million d’utilisateurs par jour, il est facile de comprendre pourquoi Trello a récemment été évalué à 400 millions de dollars. Il est facile à utiliser et gratuit pour commencer, il vaut donc la peine de vérifier si vous êtes à la recherche d’un nouveau logiciel de gestion des tâches. Même si vous ne l’êtes pas, sa capacité de liste de tâches peut valoir le coup d’œil pour vous aider à vous organiser davantage..

Si vous travaillez dans une équipe en ligne et que vous souhaitez améliorer sa productivité, Trello est un excellent outil pour le faire. Pour d’autres logiciels utiles, jetez un œil à notre liste des meilleurs outils logiciels d’équipe virtuelle.

Nous espérons que ce guide vous a aidé à vous familiariser avec Trello et vous a montré un peu de ce que vous pouvez en faire. Si vous l’avez essayé et que vous avez quelque chose à nous dire sur vos expériences, dites-le nous dans les commentaires ci-dessous. Merci d’avoir lu.

Kim Martin Administrator
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