Guide du débutant Asana: Gardez les tâches droites

Il existe de nombreux outils pour la gestion de projet et Asana est l’un de nos favoris; il a même fait partie des cinq premiers dans la liste des meilleurs logiciels de gestion de projet. Il est plus facile de commencer avec un nouveau logiciel si vous avez quelques pointeurs, nous avons donc rassemblé ce guide du débutant Asana pour vous aider sur votre chemin.


Si vous préférez Trello à Asana, consultez plutôt notre guide du débutant Trello. Si vous voulez voir comment les deux s’empilent, lisez notre revue de comparaison Trello vs Asana.

Asana vous offre un moyen simple d’organiser vos projets et de conserver vos informations de gestion en un seul endroit. Ces informations peuvent être partagées avec tous les membres de votre équipe, afin qu’ils puissent voir la situation dans son ensemble tout en obtenant les détails de ce qu’ils font eux-mêmes.

Il vous permet de gérer les tâches liées à votre projet, vous donnant un moyen de les affecter à différents membres de l’équipe, ainsi que de garder un œil sur ce qui a été fait et ce qui reste à faire. Vous pouvez également suivre la discussion autour d’une tâche particulière.

Vous pouvez gérer les délais du projet et les afficher dans les vues de chronologie et de calendrier d’Asana, ce qui vous donne un bon aperçu du déroulement de votre projet. Il peut également vous aider à déterminer où des améliorations peuvent être apportées et à identifier les problèmes potentiels.

Nous allons passer en revue les bases et expliquer comment effectuer des tâches courantes. Nous explorerons également brièvement les autres options disponibles et examinerons les fonctionnalités les plus avancées d’Asana..

Débuter avec Asana

S’inscrire à Asana est un jeu d’enfant. Cliquez sur “démarrer l’essai gratuit” en haut à droite de son site Web et entrez votre adresse e-mail. Après une brève attente, vous recevrez un e-mail et vous pourrez ensuite vous inscrire avec votre nom et votre mot de passe. Vous pouvez ajouter un profil à ce stade si vous le souhaitez ou attendre plus tard.

inscription asana

Une fois que vous avez fait cela, vous serez invité à entrer le nom et les détails de votre équipe. Ensuite, vous avez la possibilité d’inviter des membres de l’équipe. Ensuite, vous serez envoyé à l’écran de saisie de la carte de crédit pour configurer le paiement à la fin de votre essai..

Cependant, vous n’avez pas à saisir de carte de crédit à ce stade. Vous pouvez cliquer sur «continuer» pour accéder à la version gratuite du logiciel. Il vaut la peine d’être prudent lorsque vous utilisez votre carte de crédit en ligne. Notre fonctionnalité sur la cybercriminalité peut vous donner quelques conseils pour rester en sécurité sur le Web.

En plus d’être disponible dans le navigateur, vous pouvez utiliser Asana sur votre appareil Android ou iOS.

Une fois à Asana, la première chose à faire est de créer un projet.

asana-new-project

Pour ce faire, cliquez sur le grand carré en pointillé avec «nouveau projet» en dessous, puis remplissez le formulaire qui apparaît. Vous avez le choix d’utiliser un formulaire vierge et de tout faire à partir de zéro ou de choisir l’un des nombreux modèles. Vous pouvez également importer un projet à partir d’un fichier .csv ou Excel, ainsi que connecter Asana à un autre outil et importer de cette façon.

Mise en place d’un projet Asana

Pour repartir de zéro, vous devez donner un nom au projet. Choisissez sa disposition, qui peut être une liste ou un tableau. Ensuite, définissez sa confidentialité pour qu’elle soit visible uniquement pour vous, les membres du projet ou toute l’équipe.

La première fois que vous créez un projet vierge, vous verrez un texte d’orientation au bas de l’écran qui vous guidera à travers les bases de l’utilisation d’Asana. Il vous donne des conseils sur l’utilisation de ses fonctionnalités, ainsi que des conseils plus généraux sur la réussite de vos projets.

modèles de projet asana

Si vous souhaitez commencer avec un modèle, il existe des options gratuites pour les utilisateurs réguliers. Les membres Premium bénéficient d’une sélection plus large, ainsi que la possibilité de configurer des modèles personnalisés.

asana-agenda-template

Si vous importez, vous pouvez utiliser un fichier de feuille de calcul comme source ou connecter Asana à une gamme d’outils pour partager des données avec celui-ci.

Ajout et organisation de tâches et de sections

Les listes d’Asana sont divisées en sections qui contiennent des tâches. Pour ajouter une tâche, cliquez sur le bouton bleu «ajouter une tâche» et donnez-lui un nom. Une boîte apparaîtra alors pour vous permettre d’ajouter plus de détails.

asana-task

Vous pouvez affecter chaque tâche à un utilisateur particulier. Les utilisateurs sont codés par couleur, vous pouvez donc voir qui doit faire quoi. Vous pouvez également ajouter une date d’échéance et une description de la tâche. Chaque tâche a un fil de commentaires et vous pouvez marquer les utilisateurs dans ceux-ci si vous voulez qu’ils reçoivent une notification lorsque vous faites un commentaire.

Les tâches sont divisées en sections. Ils peuvent être ajoutés en cliquant sur le bouton «ajouter une section». Comme pour les tâches, vous pouvez affecter quelqu’un à chaque section et ajouter une date d’échéance ou des commentaires.

Si vous souhaitez réorganiser les choses, les tâches peuvent être glissées d’une section à l’autre. Ils ont une poignée à gauche de l’icône de coche qui apparaît si vous passez la souris dessus.

Marquez une tâche comme terminée en cliquant sur la coche ou sur «marquer comme terminée» dans la vue détaillée qui apparaît à droite lorsque la tâche est mise en surbrillance. Vous pouvez faire de même avec les sections.

asana-task-view

Vous pouvez garder un œil sur ce qui a été fait en cliquant sur l’icône d’affichage des tâches en haut à droite de la fenêtre de liste. Cela vous permet de voir toutes les tâches, qu’elles soient complètes ou incomplètes. Ils peuvent être triés par date ou par cessionnaire. Il y a quelques options dans le dialogue pour jouer avec, vous pouvez donc contrôler la façon dont les informations sont présentées.

asana-célébration

Lorsque vous travaillez avec Asana, vous pourriez rencontrer une surprise occasionnelle. Cochez suffisamment de tâches et vous verrez une créature colorée se précipiter sur votre écran. C’est l’une des célébrations d’Asana, qui sont une façon amusante de vous récompenser pour avoir fait avancer les choses et donner à l’outil une touche bienvenue de personnalité.

Nous avons vu des licornes, un narval et quelque chose qui ressemblait à un mouton exotique jusqu’à présent, mais il y a sûrement plus de choses à trouver. C’est un peu idiot, mais ça fera grimper la corde sensible pour certains.

Construire votre équipe

Une fois votre projet configuré, vous pouvez inviter des utilisateurs supplémentaires en cliquant sur le bouton «partager» en haut de l’écran. Entrez les e-mails ou les noms des utilisateurs que vous souhaitez ajouter, puis décidez s’ils doivent avoir un accès en modification ou simplement la possibilité d’afficher et de commenter le projet.

Si vous débutez dans l’utilisation d’outils en ligne pour soutenir votre équipe, notre article sur les meilleurs outils logiciels d’équipe virtuelle pourrait également vous être utile..

Affichage des tâches Asana

asana-timeline

En plus de la vue liste, il existe une vue chronologique, bien qu’elle ne soit disponible que pour les utilisateurs premium. Vous pouvez y déplacer des tâches et vérifier les conflits de dépendance.

calendrier asana

La vue du calendrier vous donne une autre façon de voir quand les choses doivent être faites. Encore une fois, les tâches peuvent être déplacées selon les besoins.

La vue des conversations vous permet de garder une trace des discussions en cours sur chaque projet. Vous pouvez y démarrer de nouveaux fils de discussion. Asana vous permet de participer à ses conversations directement par e-mail, vous n’avez donc pas à visiter l’application.

asana-status

La vue d’état vous permet de voir combien de tâches sont terminées, ainsi que les tâches incomplètes qui restent. Les informations sont tracées sur un graphique afin que vous puissiez voir si le nombre de tâches en suspens diminue au fil du temps. C’est un bon moyen de savoir si vous êtes sur la bonne voie pour atteindre les objectifs de votre projet.

Vous pouvez définir l’état de votre projet sur la bonne voie, à risque ou hors piste. Cela signifie que tout le monde dans l’équipe peut voir si vous ne souhaitez pas tout faire à temps.

Rédaction de rapports, vous n’avez donc pas à

Asana peut également générer des rapports pour vous. Il s’agit essentiellement de listes de tâches et d’informations associées. Vous pouvez générer différents types, tels que les tâches que vous avez créées, les tâches que vous avez attribuées et les tâches qui ont été terminées récemment.

rapports d'asana

Si vous avez beaucoup de documents ou de rapports à gérer et que vous vous retrouvez dans un sale pétrin, jetez un œil à nos cinq outils qui rendent la gestion de la documentation moins terrible article pour des conseils utiles.

Obtenir le soutien dont vous avez besoin

Lorsque vous utilisez Asana pour la première fois, vous verrez quelques fenêtres contextuelles et des conseils à l’écran pour vous aider à démarrer. Cela devrait être suffisant pour être opérationnel avec les bases. Si vous souhaitez plus d’aide, vous pouvez cliquer sur le point d’interrogation en haut à droite de l’écran.

asana-help

La qualité des tutoriels est impressionnante. Les quatre premières options du menu d’aide vous donnent des informations détaillées sur la façon de démarrer avec Asana et expliquent ce qu’il peut faire. Il existe de nombreuses images et animations pour rendre les choses aussi claires que possible.

Il y a aussi de bonnes vidéos, ainsi qu’une fenêtre contextuelle pratique qui montre les raccourcis clavier. Ils sont un excellent moyen d’améliorer la vitesse de votre flux de travail.

Si vous avez besoin de plus d’assistance pratique, il existe un forum communautaire actif où vous pouvez discuter des problèmes avec d’autres utilisateurs, ainsi qu’avec l’équipe d’assistance d’Asana..

Si vous souhaitez approfondir Asana, il existe également un guide du développeur qui explique comment intégrer votre propre code à la plate-forme. Si le codage n’est pas votre truc mais que vous souhaitez utiliser des applications tierces, Asana s’intègre bien avec IFTTT et Zapier.

Vous trouverez également la politique de confidentialité d’Asana dans le menu d’aide. Si vous avez des problèmes de confidentialité, notre façon de protéger votre fonctionnalité de confidentialité peut également être lue..

Bien conçu et agréable à utiliser

Asana a un joli design qui parvient à paraître professionnel sans être ennuyeux. Ses concepteurs ont utilisé la couleur et l’animation efficacement pour mettre en évidence les boutons les plus couramment utilisés, ainsi que pour rendre l’interface utilisateur facile à lire. Les célébrations sont aussi une belle touche.

Nous pensons que rendre un outil comme celui-ci agréable à utiliser n’est pas seulement un rembourrage inutile. Faire participer les utilisateurs pourrait bien les aider à faire plus de travail. Si vous voulez que les enfants mangent leurs légumes, faites-leur bon goût.

Asana est gratuit, mais propose un package premium pour ceux qui veulent en tirer le meilleur parti. Pour 9,99 $ par mois, vous obtenez de nombreuses autres fonctionnalités, telles que la chronologie, les dépendances des tâches et les webinaires. Vous bénéficiez également d’un support prioritaire et d’une taille d’équipe illimitée.

Dernières pensées

La gestion de projet n’est pas toujours amusante ou cool, mais un bon logiciel peut le rendre plus rapide et plus facile, vous laissant plus de temps pour vous concentrer sur les parties agréables de votre travail – ou tout simplement pour rentrer plus tôt après que tout soit fait.

Asana est facile à démarrer, mais comprend de nombreuses fonctionnalités puissantes pour vous aider à assurer le bon déroulement de vos projets. Il est magnifiquement conçu et possède de nombreux extras intelligents qui vous aident à vous orienter dans la bonne direction.

Il fait un excellent travail d’être un outil commercial utile avec de nombreuses fonctionnalités qui se sentent toujours amicales et agréables. Nous espérons que ce guide vous a montré comment en tirer le meilleur parti.

Si vous avez quelque chose à ajouter à ce que nous avons expliqué ici, ou si vous pensez que nous avons manqué quelque chose d’important, dites-le nous dans les commentaires ci-dessous. Merci d’avoir lu.

Kim Martin Administrator
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