Gestion des tâches vs gestion de projet: rester organisé en 2020

Il existe toutes sortes de logiciels destinés à vous aider à mieux vous organiser. Vous pouvez l’utiliser pour planifier n’importe quoi, de vos achats aux grands projets. Nous allons examiner deux types de logiciels en comparant la gestion des tâches et la gestion de projet.

Les catégories ont des traits en commun, mais le logiciel de gestion de projet va plus loin que les outils de gestion des tâches pour faire les choses pour vous. Parlons de ce que chaque type de logiciel peut faire, puis regardons des exemples. J’espère que cela peut vous aider à déterminer ce qui convient le mieux à vos besoins.

Que fait le logiciel de gestion des tâches?

Étonnamment, le logiciel de gestion des tâches vous permet de créer des tâches. Vous pouvez souvent regrouper ces tâches dans des listes. Lorsque les tâches sont terminées, vous pouvez les marquer comme telles, en obtenant peut-être un son «ding» satisfaisant, comme vous le faites avec Wunderlist (lire notre revue Wunderlist).

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Au-delà de cela, vous pouvez souvent partager des tâches avec des amis ou des collègues. Vous pouvez définir des délais et recevoir des notifications lorsqu’ils sont proches.

En règle générale, vous pouvez partager des données avec d’autres applications, bien que le logiciel de gestion de projet va souvent plus loin avec cela, vous permettant de partager des données avec de nombreuses autres plates-formes.

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Les avantages du logiciel de gestion des tâches sont qu’il vous permet de voir ce que vous devez faire et de planifier les choses en conséquence. Le logiciel de gestion des tâches est souvent si simple qu’il est facile de le considérer comme trivial, mais dans la pratique, le simple fait de définir ce que vous avez à faire peut rendre les choses beaucoup plus faciles.. 

Pour certains, cela suffira, et comme la gestion des tâches est plus simple, c’est probablement la meilleure façon de commencer. Si vous voulez approfondir les choses, vous aurez besoin d’un logiciel de gestion de projet.

Que fait le logiciel de gestion de projet?

Un logiciel de gestion de projet fait généralement tout ce qu’un logiciel de gestion de tâches peut faire et plus encore. Mais cela ne l’améliore pas nécessairement. Si vous n’avez besoin que de la gestion des tâches, des applications dédiées avec des interfaces rapides et claires feront ce que vous voulez sans tracas.

En plus de vous permettre de créer des listes de tâches, le logiciel de gestion de projet vous permet de créer des relations entre elles. Cela pourrait simplement signifier les déplacer d’une colonne à l’autre dans un tableau Kanban, mais cela pourrait signifier créer des dépendances entre eux dans un diagramme de Gantt. 

Si vous faites cela, vous pourrez voir comment un retard sur une tâche peut affecter l’ensemble du projet. Si cela vous semble utile, lisez notre guide d’utilisation d’un diagramme de Gantt.

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Vous disposez également de plusieurs façons d’afficher les tâches dans un logiciel de gestion de projet. Il existe généralement une vue de liste, qui ressemble le plus à ce que montrent les outils de gestion des tâches. Souvent, il y a aussi un tableau kanban, ainsi qu’un calendrier et une chronologie.

Les intégrations sont courantes, avec presque tous les outils de gestion de projet vous permettant de partager des données avec d’autres plateformes. Ils peuvent inclure des plates-formes de communication, telles que Slack, ou des plates-formes de stockage afin que vous puissiez télécharger des fichiers.

Bien que la plupart des outils vous permettent de télécharger des fichiers sous forme de pièces jointes, une solution de stockage dédiée peut vous aider. Lisez notre meilleur article sur le stockage cloud pour un guide sur ce qui est disponible.

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Vous pouvez souvent partager des outils avec d’autres plates-formes de gestion de projet, afin de profiter de leurs différentes fonctionnalités. L’intégration avec le service Zapier, qui vous permet de partager des données avec potentiellement des milliers de plateformes, est populaire.

Le logiciel de gestion de projet semble souvent plus difficile à utiliser et a plus de visuels. Les outils les plus avancés ont une courbe d’apprentissage, mais les plus simples sont généralement faciles à prendre.

Il y a aussi un crossover. Certains outils cochent quelques cases de gestion des tâches et quelques cases de gestion de projet. Il y a beaucoup d’options.

Le meilleur logiciel de gestion des tâches

Wunderlist

Wunderlist est un outil de gestion des tâches qui vous permet de créer des tâches et de les cocher lorsque vous les parcourez. Vous les triez dans des listes et vous pouvez les partager avec d’autres si vous travaillez sur un projet de groupe.

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Il est disponible presque partout. Vous pouvez l’exécuter dans le navigateur ou télécharger des applications pour Windows, macOS, Android, iOS et Chrome OS. Il a aussi des extensions de navigateur.

Ses fonctionnalités principales sont excellentes, vous permettant de créer des tâches et de les ajouter à des listes nommées. Lorsque vous les cochez, il y a un son «ding» pour vous récompenser pour un travail bien fait. Comme la plupart des applications de gestion des tâches, elle se concentre sur ces fonctionnalités de base et rend la planification facile et agréable.

Vous pouvez également créer des sous-tâches, fixer des délais et recevoir des notifications lorsque des choses doivent être faites. Vous pouvez choisir parmi une sélection gaie de photos d’arrière-plan et télécharger des fichiers, ainsi que prendre des enregistrements vocaux lorsque vous en avez assez de taper.

Si vous avez besoin de stocker des fichiers audio en dehors de Wunderlist, consultez notre meilleur article sur le stockage cloud pour les fichiers volumineux.

Il existe également plusieurs autres fonctionnalités. Vous pouvez partager des tâches avec d’autres plateformes, telles que Trello et Slack. Zapier est également disponible pour se connecter à de nombreuses autres plates-formes. Si vous avez les côtelettes techniques, vous pouvez les connecter à votre propre site Web ou application avec son API. 

Wunderlist est rapide et réactif, ce qui vous aide à vous impliquer car vous ne l’attendez pas après avoir apporté des modifications. Il comprend de belles fonctionnalités d’utilisation, telles que des raccourcis clavier, vous permettant de l’utiliser encore plus rapidement. 

Bien que simple, il dispose d’une base de connaissances et d’une équipe d’assistance qui peut répondre aux questions si vous êtes bloqué, ce qui pourrait se produire si vous vous aventurez à utiliser ses fonctionnalités plus avancées.

Sa sécurité est également de qualité supérieure, avec un cryptage SSL 256 bits protégeant vos données. Lisez notre article sur la cybercriminalité pour en savoir plus sur les dangers en ligne.

Son utilisation est gratuite, mais vous devez vous y connecter avec un compte Microsoft. Microsoft devrait le supprimer progressivement en faveur de son autre application, Todoist, mais pour l’instant, Wunderlist est une application de liste de tâches exceptionnelle que vous pouvez utiliser gratuitement.

Nous avons apprécié l’utilisation de Wunderlist et le recommanderions à tous ceux qui souhaitent démarrer avec un logiciel de gestion des tâches. Lisez notre revue Wunderlist pour plus de détails.

Des choses

Things est un autre outil simple qui a quelques fonctionnalités de base qu’il fait bien. Il n’est disponible que pour macOS et iOS. Les fans d’Apple voudront peut-être également consulter notre meilleur guide de gestion de projet pour Mac. Lisez notre avis sur les choses pour en savoir plus sur le logiciel.

Things vous permet de créer des tâches, de les trier en listes et de diviser vos listes en projets, que vous pouvez regrouper. Il vous permet également de créer des tâches récurrentes. C’est un bon choix si vous voulez être systématique car les tâches que vous effectuez régulièrement peuvent être créées automatiquement. 

Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps si vous avez une longue liste d’emplois qui se répètent chaque semaine ou chaque mois. Cela signifie que vous pouvez configurer un horaire complet sans avoir à faire de travail supplémentaire. Il peut également vous envoyer des rappels pour conserver les résolutions ou atteindre des objectifs personnels.

Vous voulez peut-être courir chaque semaine, par exemple, ou cuisiner un nouveau type de repas. Les choses peuvent vous aider à vous rappeler ce que vous devez faire.

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Things est une application à l’ancienne que vous achetez tout de suite, puis obtenez tout, y compris les fonctionnalités du cloud, gratuitement. La version de bureau n’est pas bon marché à 49,99 $, mais la version iPhone à 9,99 $ est une bien meilleure valeur. Ces prix se comparent bien aux logiciels avec des frais mensuels aussi.

Si vous avez besoin d’aide avec ses fonctionnalités plus avancées, il dispose d’une base de connaissances approfondie et son équipe de support a donné une réponse détaillée et utile à notre requête.

Il a quelques bugs et nous avons vu des erreurs mineures dans son interface, ce qui enlève un peu l’éclat. C’est un bon choix si vous voulez une application simple dont vous n’avez pas besoin de payer de frais d’abonnement pour l’utiliser.

Todoist

Todoist va plus loin que ses rivaux de gestion des tâches et comprend de nombreux modèles pour vous donner une longueur d’avance lors de sa première utilisation.

En plus de vous permettre de partager des tâches avec Google Agenda, il vous permet d’utiliser Zapier pour accéder à de nombreuses autres applications et dispose de plus de 50 intégrations directes.

Son système de karma vous permet d’accumuler des points pour cocher des tâches. Vous obtenez des bonus pour faire diverses choses et vous pouvez perdre du karma si les tâches se font attendre. Si vous voulez gamifier votre travail ou votre vie, Todoist est un excellent choix et motivera ceux qui aiment rivaliser avec eux-mêmes ou avec les autres..

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Il vous permet de choisir votre propre thème parmi plusieurs couleurs bien nommées, y compris la mandarine et le trèfle. Il y a aussi des téléchargements de fichiers, des commentaires et des fonctionnalités d’analyse.

Ses plans incluent une offre gratuite qui vous permet d’utiliser ses fonctionnalités de base et deux plans payants qui vous offrent des fonctionnalités plus avancées pour quelques dollars par mois. Vous pouvez également essayer ses fonctionnalités premium avec un essai de deux mois, si vous fournissez les détails de votre carte de crédit. Les éducateurs et les organisations à but non lucratif bénéficient de remises. Vous bénéficiez d’un support prioritaire sur ses plans premium, ainsi que la facturation d’équipe.

Todoist est l’un des systèmes de gestion des tâches les plus complets. Profitez de tout ce qu’il offre et vous vous retrouverez à naviguer des eaux calmes de la gestion des tâches dans l’océan plus agité des logiciels de gestion de projet. 

Pouvoir évoluer comme ça n’est pas nécessairement une mauvaise chose, et Todoist peut convenir à ceux qui veulent commencer simplement et avoir de la place pour se développer plus tard..

Il est disponible sur de nombreux appareils, avec des applications pour Windows, macOS, Android et iOS. Des extensions de navigateur et des plugins de messagerie sont également disponibles. Il existe également des applications portables et des applications Linux tierces. Cela lui donne une portée aussi large que vous le souhaitez.

Quelque part entre les deux

Vous devez tracer une ligne quelque part, et bien que vous puissiez discuter de l’endroit où elle devrait aller, nous pensons que Trello est l’outil qui se trouve le plus près d’elle. Il a une approche ciblée basée sur le kanban, ainsi que plusieurs fonctionnalités qui vous permettent d’aller au-delà si vous le souhaitez..

Trello

Trello est un bon exemple de plateforme qui se situe à la frontière de la gestion de projet et de la gestion des tâches. Ses fonctionnalités principales ressemblent davantage à un logiciel de gestion des tâches, mais il possède plusieurs extensions qui peuvent le transformer en une plate-forme de gestion de projet plus avancée.

Trello est un outil basé sur le kanban. Si vous n’en avez pas utilisé auparavant, consultez notre guide d’utilisation d’un tableau de kanban. Les tâches que vous créez sont ajoutées aux colonnes nommées et vous les déplacez de colonne en colonne pour refléter leur état. Si cela est fait correctement, ils doivent circuler de gauche à droite. Les colonnes peuvent être nommées pour représenter des personnes ou différentes étapes de votre processus de production.

Trello, comme la plupart des logiciels de gestion des tâches, est basé sur une seule vue. Cependant, son tableau kanban vous donne plus de latitude pour contrôler les choses qu’une simple liste. Vous pouvez également ajouter différentes vues avec les extensions de Trello.

Il en a beaucoup, et si vous en utilisez plusieurs, vous pouvez le convertir en un outil équivalent à un logiciel de gestion de projet plus sophistiqué. Il possède également des fonctionnalités uniques, telles que «majordome», qui vous permettent d’automatiser les flux de travail. 

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Vous pouvez créer des boutons qui manipulent automatiquement les tâches, donc si vous avez des tâches à faire régulièrement, vous pouvez configurer Trello pour les faire instantanément.

Avec ses arrière-plans, autocollants et emoji réglables, vous avez beaucoup de possibilités de personnalisation, et de nombreuses entreprises utilisent Trello pour des listes visibles publiquement, telles que des menus ou des horaires. Vous pouvez également l’utiliser pour organiser des sièges lors d’événements. C’est un système flexible.

La plupart de ses fonctionnalités sont gratuites, avec des personnalisations supplémentaires, des fichiers plus volumineux et une sécurité renforcée sur ses plans payants.

En savoir plus à ce sujet dans notre revue Trello. Après cela, notre guide du débutant Trello vous aidera à apprendre ce que vous pouvez en faire.

Le meilleur logiciel de gestion de projet

Il existe toutes sortes d’applications de gestion de projet, allant d’applications plus sérieuses et axées sur les entreprises, telles que Wrike et Mavenlink, à des outils plus détendus, tels que Asana et Podio. 

monday.com

monday.com est notre outil de gestion de projet préféré et est arrivé en tête de notre liste des meilleurs logiciels de gestion de projet. Il combine un ensemble de fonctionnalités professionnelles avec une interface exceptionnelle qui facilite la prise en main de ses fonctionnalités plus avancées.

monday.com n’a pas de sous-tâches ou de dépendances, mais c’est un choix de conception. Il les considère comme mauvais. Au lieu de cela, cela vous donne une grande latitude pour personnaliser les données de vos tâches. 

Le logiciel de gestion des tâches vous permet de créer des tâches qui consistent souvent en un peu plus qu’une ligne de texte. Le logiciel de gestion de projet vous donne plusieurs champs, mais avec monday.com, vous pouvez choisir les données que vous souhaitez inclure avec chaque élément. Cela signifie que vous pouvez l’utiliser pour toutes sortes de choses si vous le configurez correctement.

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monday.com fournit des modèles pour vous aider à démarrer et vous guide vers le bon à utiliser.

Il a de nombreuses vues, y compris un tableau kanban et un journal d’activité. Il y a une chronologie de type Gantt, ainsi qu’un calendrier. Une vue de la carte, un suivi du temps et une vue graphique sont également inclus.

monday.com s’intègre à de nombreuses plateformes, telles que Slack et Trello, et vous pouvez utiliser le service Zapier pour partager des données avec d’autres applications.

Son interface est exceptionnelle, avec toutes sortes de petites animations pour vous aider à travailler avec elle et comprendre ce qui changera lorsque vous cliquerez sur des choses.

Ses fonctions de sécurité sont excellentes, avec un cryptage AES 256 bits utilisé et une authentification à deux facteurs disponible. Vous pouvez également renforcer votre sécurité avec des inscriptions limitées au domaine, l’authentification Google et des paramètres de mot de passe personnalisés.

Vous obtenez un soutien fantastique. Nous avons envoyé des questions via son formulaire de contact et obtenu une réponse en seulement quatre minutes. Il a une grande base de connaissances et une fonction d’aide instantanée efficace, qui vous aide à trouver rapidement des articles.

Le plus gros inconvénient est l’absence d’un plan gratuit, mais son point d’entrée de 25 $ par mois pour les équipes de cinq est une excellente valeur.

Dans l’ensemble, monday.com est notre premier choix d’outil de gestion de projet, avec sa combinaison de convivialité et de puissance, ce qui en fait un succès.

En savoir plus à ce sujet dans notre revue monday.com et obtenir des conseils pour commencer avec elle dans notre guide du débutant monday.com.

Asana

Asana est un excellent choix si vous souhaitez vous familiariser avec le monde de la gestion de projet. Son interface est lumineuse et gaie, et il sait vous motiver. Cochez une tâche et il y a une chance que vous déclenchiez l’une de ses célébrations, qui enverra un animal mignon et coloré voler à travers l’écran.

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En plus d’être amusant à utiliser, Asana obtient les bonnes choses sérieuses. Il vous permet de créer autant de projets que vous le souhaitez sur son plan gratuit. Vous pouvez également utiliser gratuitement son affichage Kanban, sa liste et son calendrier. Vous pouvez également suivre la progression du projet, avoir des conversations avec vos coéquipiers et télécharger des fichiers.

Bien que son plan gratuit soit bon, ses plans payants, qui commencent à 9,99 $ par mois, offrent également de belles fonctionnalités. Sur ceux-ci, vous pouvez utiliser sa vue chronologique de type Gantt et créer des formulaires pour capturer des informations. Si vous préférez un outil basé sur Gantt dédié, jetez un coup d’œil à notre examen TeamGantt à la place.

La chronologie vous permet de créer des relations de dépendance entre les tâches, c’est là que la gestion de projet commence à devancer la gestion des tâches en termes d’utilité, mais elle ajoute une couche de complexité qui pourrait vous gêner si vous ne le souhaitez pas..

Les intégrations d’Asana vous permettent de l’utiliser avec d’autres services, notamment Trello et Jira, que vous pouvez lire dans notre revue Jira. Vous pouvez télécharger des fichiers d’une taille maximale de 100 Mo. Notre meilleur stockage en ligne pour les équipes vous aidera si cela ne suffit pas.

Notre revue Asana couvre l’outil en détail, et notre guide du débutant Asana aidera les nouveaux arrivants au logiciel. C’est un excellent choix pour les débutants, mais il offre également de la puissance avec sa gestion des dépendances.

Découvrez comment il se compare à certains de nos autres outils préférés dans nos comparaisons monday.com vs Asana et Wrike vs Asana.

Wrike

Wrike est un autre gros frappeur qui réussit bien dans nos listes et nos comparaisons. Il est sorti en tête de notre liste des meilleurs logiciels de gestion de projet pour les petites entreprises, par exemple. Vous pouvez également voir comment il se compare directement à ses rivaux dans nos matchs Wrike vs Trello et Wrike vs. Basecamp.

Il dispose d’une gestion des dépendances et de sous-tâches, vous permettant de définir des relations entre vos tâches. Cela signifie que vous pouvez vous assurer que votre calendrier est réalisable, ainsi que suivre l’impact des retards.

Dépendances de Wrike

Vous pouvez personnaliser votre espace de travail avec sa sélection de thèmes, ainsi que superposer des calendriers de différents projets pour voir comment les horaires s’emboîtent.

Il dispose d’une fonction de vérification linguistique, qui vous permet de commenter les fichiers, y compris pendant les vidéos. Si vous stockez de nombreux fichiers, son intégration avec Dropbox et Google Drive s’avérera utile. Il s’intègre également à d’autres services, tels que Salesforce, Slack et Adobe Creative Cloud.

Si vous voulez déplacer votre horaire, les dépendances vous permettent de le faire sans rendre les choses irréalisables par accident. Si les tâches dépendent les unes des autres, Wrike vous fera savoir si quelque chose doit démarrer avant que ses tâches précédentes soient terminées.

La génération de rapports de Wrike vous permet de produire des informations sur des parties de votre entreprise. Vous pouvez vérifier les tâches en retard et non affectées pour vous assurer que tout le monde dans l’équipe a quelque chose à faire.

Wrike a un niveau gratuit utilisable, mais ses meilleures fonctionnalités sont sur ses plans payants, qui commencent à partir de 9,80 $ par utilisateur et par mois. En plus du navigateur, il est disponible pour Windows, macOS, Android et iOS.

Wrike est l’un des outils les plus puissants en matière de sécurité en ligne. Il dispose d’une authentification à deux facteurs, dont vous pouvez en savoir plus dans notre article sur l’authentification à deux facteurs..

Si vous cherchez à obtenir une application de gestion de projet complète qui peut vous aider avec des projets majeurs, Wrike est un excellent choix. En savoir plus à ce sujet dans notre revue Wrike.

Dernières pensées

Les outils de gestion des tâches et des projets sont des affaires sérieuses, et choisir le bon peut améliorer votre productivité. Il existe de nombreuses options et cela peut être déroutant. Les différentes catégories de logiciels font des choses différentes, bien qu’il y ait beaucoup de croisements entre eux.

En plus de lire nos critiques, la meilleure façon d’en savoir plus sur le logiciel est de l’utiliser. Presque tous les outils que nous avons couverts ont un essai gratuit, et beaucoup ont également un plan gratuit. Lisez notre liste des meilleurs logiciels de gestion de projet gratuits pour des exemples.

Si vous avez essayé l’un des logiciels répertoriés ici ou si vous avez autre chose à recommander, faites-le nous savoir dans les commentaires. Merci d’avoir lu.

Kim Martin
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