Comptabilité en ligne: pourquoi vous devriez faire vos livres dans le cloud en 2020

La comptabilité en ligne a pris le dessus sur le marché des logiciels de comptabilité, avec des solutions adaptées à chaque type d’industrie et d’entreprise. Les entreprises ont simplifié l’inscription et l’importation des données de votre programme actuel. Les processus automatisés réduisent le temps passé à effectuer des tâches de comptabilité courantes et des rappels pour vous garder au top de votre entreprise.


Il existe de nombreuses raisons impérieuses de faire vos livres dans le cloud en utilisant l’un des fournisseurs de notre sélection du meilleur logiciel de comptabilité. Si vous avez besoin de convaincre, nous sommes là pour les décomposer.

Données en temps réel

comptabilité en ligne

Faire vos livres dans le cloud signifie que vous n’aurez jamais à attendre qu’un comptable saisisse vos transactions pour savoir combien d’argent vous avez à la banque. Les logiciels de comptabilité basés sur le cloud se synchronisent avec les comptes bancaires pour effectuer des transactions. Une fois que vous avez défini des règles pour faire correspondre les transactions à un type de dépense, les liquidités qui transitent par votre banque seront classées pour vous.

Les données en temps réel vous permettent de garder le contrôle sur les finances de votre entreprise, même si votre comptable appelle des malades.

Sauvegardes intégrées

En plus d’un cryptage solide et d’une protection des données, les fournisseurs de logiciels de comptabilité basés sur le cloud offrent une sauvegarde gratuite. Avec plusieurs serveurs de récupération de données, un cryptage SSL et des plans de reprise après sinistre, ils peuvent mieux protéger vos données que vous ne pourriez le faire vous-même..

Cela dit, si vous pensez qu’il est sage de vous inscrire à un service de sauvegarde en ligne, vous devriez consulter notre guide des meilleurs fournisseurs de sauvegarde en ligne pour les petites entreprises..

Des données toujours accessibles

Données accessibles

Beaucoup des plus grands acteurs du marché de la comptabilité dans le cloud, tels que QuickBooks en ligne et FreshBooks, ont investi dans des applications. Une fois que vous avez téléchargé une application sur votre téléphone et que vous vous êtes connecté, vos données peuvent être mises à jour en temps réel car vous pouvez y accéder à tout moment et en tout lieu.

Cette accessibilité présente de nombreux avantages. Si vous êtes sur un chantier et qu’un client vous demande s’il a des factures en souffrance, vous pouvez vérifier l’application au lieu d’appeler un comptable au bureau. Certaines applications incluent un traitement des paiements intégré, donc si elles ont une facture en souffrance, vous pouvez la récupérer sur place.

Les employés d’entreprises basées sur des projets qui utilisent des programmes avec des fonctions de projets intégrées, telles que FreshBooks ou Xero, peuvent marquer une tâche comme terminée alors qu’ils sont chez un client ou consulter un fichier important. Lisez notre article FreshBooks vs. Xero pour plus d’informations sur ces services.

Processus automatisés

De nombreux comptables effectuent les mêmes tâches sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Payer le loyer ou l’électricité, facturer les clients et rapprocher les livres sont des exemples de tâches qui peuvent devenir insensées et répétitives, ce qui signifie qu’elles peuvent également être oubliées.

Quelle que soit la qualité de votre comptable, il prendra des jours de maladie ou s’occupera d’un projet important et oubliera d’envoyer une facture. La plupart des programmes de comptabilité basés sur le cloud permettent aux utilisateurs d’automatiser ces paiements en quelques étapes. Pour plus d’informations sur un programme qui offre de nombreuses fonctions automatisées, lisez notre revue FreshBooks.

Le logiciel de comptabilité basé sur le cloud enverra également des factures récurrentes et des rappels automatiques de retard de paiement, ainsi que des transactions de compte bancaire selon les règles que vous définissez. L’automatisation des processus réduit les erreurs utilisateur et l’oubli.

Gagner du temps

comptabilité en ligne

Les fonctions de comptabilité et de tenue de livres sont des centres de coûts car elles ne génèrent aucun revenu pour l’entreprise. La réduction du temps et des ressources qui leur sont consacrées libère des ressources à utiliser ailleurs. Alors que les processus automatisés de la plupart des logiciels de comptabilité basés sur le cloud permettent de gagner du temps, les programmes vous offrent bien plus..

Les entreprises qui facturent à l’heure n’auront pas à collecter de feuilles de temps papier et à saisir manuellement des données si elles s’inscrivent aux fonctions de projet de FreshBooks. Le suivi du temps dans le logiciel, auquel les employés peuvent accéder via l’application, alimente les factures.

Deux concurrents, Sage et Xero, proposent également des fonctions projets. Si vous voulez en savoir plus à leur sujet, lisez nos avis Sage et Xero.

La définition d’un minimum de réapprovisionnement pour un élément d’inventaire important dans le logiciel Xero garantit que vous ne manquerez jamais et ne raterez aucune vente, et vous n’aurez pas à courir jusqu’à la réserve pour vérifier les quantités. Les rapports sur la rotation des stocks et les articles les plus vendus éliminent également les conjectures pour décider quoi stocker.

Avec des processus récurrents intégrés, la correspondance des transactions pour les relevés bancaires et les rapports générés automatiquement à partir de vos données, faire vos livres dans le cloud peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Facilité d’utilisation

Alors que votre organisation peut être suffisamment grande pour employer une équipe pour effectuer sa comptabilité, pour de nombreuses petites entreprises, le propriétaire est un véritable spécialiste de tous les métiers et ses compétences peuvent ne pas inclure la comptabilité. La bonne nouvelle est que la plupart des programmes de comptabilité basés sur le cloud sont conçus pour les non-comptables et connus pour être faciles à utiliser..

La bibliothèque d’aide de QuickBooks en ligne propose des instructions pas à pas avec des captures d’écran. FreshBooks intègre des conseils tout au long de la première utilisation et Zoho Books rend les conseils de page accessibles via une icône d’ampoule dans le logiciel. Zoho Books est un service plus petit, mais propose d’excellentes solutions de dépenses à lire dans notre revue Zoho Books.

Les fournisseurs basés sur le cloud proposent des conseils et des didacticiels pour vous permettre d’être opérationnel en un rien de temps. Les liens intégrés pour aider les articles et l’assistance par chat vous garantissent que vous n’avez même pas besoin de cliquer loin de votre entrée de données pour obtenir des réponses à vos questions. Si vous utilisez un programme traditionnel prêt à l’emploi sur votre ordinateur, obtenir de l’aide sera un processus beaucoup moins transparent.

Suivi des performances de l’entreprise

suivi des performances de l'entreprise

Pour qu’un propriétaire de petite entreprise réussisse, il doit rester au fait des créances et des dettes actuelles et vivre dans le futur, planifier sa croissance et ses revenus pour couvrir ses dépenses au cours d’un mois ou d’une année. Avec un logiciel de comptabilité basé sur le cloud, vous pouvez faire les deux.

Connectez-vous à l’un des meilleurs programmes et vous trouverez un tableau de bord avec un aperçu de l’état de votre entreprise. Les créances en souffrance, le revenu net ou les factures arrivant à échéance seront présentés sous forme de graphiques à barres ou de graphiques et brosseront un tableau clair de la santé de votre entreprise..

Les rapports financiers approfondissent, condensent les transactions et les mettent dans des rapports qui peuvent être analysés pour guider les décisions futures. Qu’il s’agisse d’un rapport client comparant les estimations aux ventes ou d’un rapport d’inventaire des articles les plus vendus, ils quantifient votre entreprise. Une fois que vous aurez appris à les lire, ils deviendront d’excellents outils d’aide à la décision.

Cependant, la profondeur des rapports proposés varie considérablement. Les rapports personnalisés de QuickBooks en ligne reflètent mieux votre entreprise que les rapports standard qui ne peuvent pas être modifiés. FreshBooks n’a que neuf rapports standard, tandis que Zoho Books en a une grande variété. Pour plus d’informations, lisez notre article FreshBooks vs. QuickBooks en ligne.

Les programmes de comptabilité basés sur le cloud font plus que suivre les entrées et sorties de trésorerie. Ils prennent vos données et génèrent des outils pour suivre les performances de votre entreprise et planifier votre avenir.

Évolutivité

De nombreuses sociétés de logiciels traditionnelles exigent que les entreprises achètent des licences supplémentaires pour les nouveaux utilisateurs, ce qui s’ajoute rapidement.

Les plans tarifaires des entreprises basées sur le cloud permettent généralement à un certain nombre d’utilisateurs d’accéder au logiciel et de facturer des frais fixes par utilisateur pour les employés supplémentaires. Par exemple, FreshBooks accepte jusqu’à 500 utilisateurs dans son niveau supérieur. À mesure que votre équipe de comptabilité s’agrandit, il sera beaucoup moins coûteux d’amener de nouveaux utilisateurs à bord.

Une entreprise en croissance a également plus de besoins en comptabilité. Si vous avez commencé à vendre à travers les États ou à l’étranger, vous devrez peut-être collecter et déposer la taxe de vente dans différentes juridictions ou convertir les transactions entre devises. Il existe des programmes de comptabilité qui offrent à la fois.

Si vous choisissez le bon programme de comptabilité, il évoluera avec vous.

Peu coûteux

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Commun dans l’industrie, le plan tarifaire mensuel à trois niveaux évoluera également avec vous. Les niveaux les plus bas ne débloquent généralement que l’accès à quelques fonctionnalités, telles que la facturation et les dépenses, avec des plans mensuels plus chers ajoutant plus d’utilisateurs, d’inventaire ou de gestion de projet.

Des options, telles que la paie ou le traitement marchand, peuvent être ajoutées pour des frais supplémentaires mensuels ou par transaction. Il y a suffisamment de concurrence sur le marché pour que la plupart des produits et services soient tarifés de la même manière..

Avec des prix commençant aussi bas que gratuits pour Wave et augmentant à 60 $ – 70 $, les programmes de comptabilité basés sur le cloud sont toujours moins chers que les frais de logiciel et de licence. Pour plus d’informations sur Wave, consultez notre revue Wave.

Dernières pensées

Si vous êtes une petite ou moyenne entreprise, il existe de nombreuses raisons impérieuses d’envisager de faire vos livres dans le cloud. Avec la variété et l’étendue des options sur le marché, vous pourrez trouver des logiciels adaptés à vos besoins.

Le prix est raisonnable et s’adapte à votre croissance, et la sécurité et l’accessibilité de vos données ne peuvent pas être égalées par un logiciel de comptabilité de bureau.

Si vous utilisez un logiciel intégré, pourquoi envisagez-vous de passer à la lecture de vos livres dans le cloud? Si vous avez fait le changement, quels sont selon vous les avantages et les inconvénients? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous. Merci d’avoir lu.

Kim Martin Administrator
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