Cara Menggunakan Cloud Storage Like a Pro

Ada waktu ketika penyimpanan cloud hanya tentang mengunggah dan mengunduh file dari cloud. Saat ini, Anda dapat melakukan lebih banyak dengan itu – seperti menyinkronkan file dengan sistem lokal, berkolaborasi dalam dokumen, membuat catatan dan mengintegrasikan data cloud dengan aplikasi pihak ketiga.


Tetapi pertanyaan besarnya adalah – apakah Anda menggunakan penyimpanan cloud secara maksimal? Dalam artikel ini, kami akan membahas bagaimana Anda dapat menggunakan penyimpanan cloud seperti pro, dengan memaksimalkan ruang kosong, mengintegrasikan penyedia penyimpanan cloud dengan alat kerja pilihan Anda, mengamankan data di cloud dan banyak lagi.

Ini semua yang perlu Anda ketahui, untuk menggunakan penyimpanan cloud seperti profesional.

1. Dapatkan Penyimpanan Gratis Maksimal

Sebagian besar penyedia penyimpanan cloud memiliki batas penyimpanan yang ditetapkan untuk pengguna gratis, tetapi ini adalah rahasia kecil, namun penting: Anda dapat melampaui batas itu dan memperluas jumlah penyimpanan gratis yang disediakan.

Yang harus Anda lakukan adalah mencari penawaran yang tepat. Misalnya, Dropbox menyediakan penyimpanan 2GB, yang dapat diperluas hingga lebih dari 16GB, dengan merujuk layanan ke teman, dan mengunduh aplikasi desktop dan selulernya. Anda juga bisa mendapatkan penyimpanan gratis jika Anda baru saja membeli perangkat Lenovo, HP atau Samsung baru.

Demikian pula, Google Drive menyediakan penyimpanan gratis untuk pengguna Chromebook atau Asus, dan OneDrive juga menjalankan penawaran untuk pelanggan Seagate baru.

Kesepakatan ini hanya berlaku untuk periode terbatas dan pada perangkat tertentu. Tetapi jika Anda berencana untuk membeli gadget baru, lebih baik mencari tawaran penyimpanan cloud sebelum melakukan pembelian akhir.

2. Carilah Paket Berbayar Yang Melampaui Ruang Penyimpanan

Jika Anda memutuskan untuk membayar penyimpanan cloud, maka pilih penyedia yang menawarkan fitur tambahan, selain hanya menyediakan ruang penyimpanan cloud.

Misalnya, dengan paket berbayar Google Drive (G Suite), Anda mendapatkan akses ke seluruh rangkaian produk Google dan domain email bisnis gratis. Jadi, jika Anda mencari untuk mendapatkan domain email profesional, maka dengan menghabiskan $ 5 sebulan, Anda mendapatkan alamat email yang dipersonalisasi, akses ke email melalui Gmail dan 30GB ruang penyimpanan Google Drive juga..

Demikian pula, Microsoft menyediakan 1TB ruang penyimpanan OneDrive untuk semua pengguna Office 365. Jadi, dengan $ 70 per tahun, Anda mendapatkan 1TB ruang cloud dan Microsoft 365, yang dapat diunduh pada 1 PC / Mac dan satu smartphone. Ngomong-ngomong, membeli ruang 1TB di OneDrive berharga $ 60 per tahun, jadi secara teknis Anda hanya membayar $ 10 ekstra untuk seluruh paket Office 365.

3. Kirim Lampiran E-mail Dari Cloud

Salah satu alasan utama pengguna memilih penyimpanan cloud adalah agar mereka dapat berbagi file secara online, tanpa harus terus mengunggah file yang sama, setiap kali mereka perlu mengirimkannya ke orang baru. Banyak penyedia penyimpanan cloud terkemuka memungkinkan pengguna untuk secara langsung melampirkan file sebagai lampiran email, yang kemudian dapat diunduh oleh penerima tanpa mendaftar ke layanan penyimpanan cloud apa pun..

Google Drive, tentu saja, memiliki integrasi Gmail bawaan, yang memungkinkan pengguna untuk mengirim file Drive secara langsung sebagai tautan atau lampiran.

Dropbox juga menyediakan integrasi Gmail, dengan ekstensi Dropbox untuk Gmail Chrome. Tetapi tidak seperti Google Drive, Dropbox hanya memungkinkan pengguna untuk menambahkan tautan file dan bukan lampiran file yang sebenarnya. Demikian pula, pengguna Microsoft Outlook dapat langsung melampirkan file OneDrive ke email apa pun atau menyimpan lampiran yang diemail ke OneDrive.

4. Berkolaborasi dalam Dokumen Daring

Berbagi dan berkolaborasi secara online sangat mudah berkat penyimpanan cloud, tetapi sebelum Anda mulai berbagi file penting, penting untuk memahami bagaimana kontrol akses dan izin file bekerja.

Ada tiga tingkat izin:

  • Hanya melihat
  • Hanya melihat dan berkomentar
  • Edit saja

Tingkat izin pertama sempurna untuk berbagi file yang sama dengan sejumlah besar pengguna, dan Anda tidak ingin mereka mengedit atau memodifikasi file, bahkan secara tidak sengaja.

Tingkat izin kedua berguna ketika Anda membutuhkan umpan balik pengguna, tetapi tetap saja, tidak ingin pengguna mengubah file dengan cara apa pun. Juga, jika Anda sudah memiliki komentar dalam file yang Anda ingin dilihat oleh pengguna, maka pilihlah izin “hanya komentar”. Hanya berikan hak mengedit jika Anda ingin pengguna memodifikasi file atau berkolaborasi dengan Anda.

5. Sinkronisasi Selektif untuk Mengakses Data Di Berbagai Perangkat

Sinkronisasi selektif memungkinkan akses ke data cloud seolah-olah itu berada di drive lokal. Kami biasanya memiliki banyak file di akun penyimpanan cloud kami dan menyinkronkan semuanya dengan drive lokal dapat menyebabkan masalah ruang pada PC Anda. Dengan sinkronisasi selektif, kekurangan ruang tidak akan pernah menjadi masalah, dan Anda masih dapat mengakses file penting dari banyak perangkat.

Untuk mengaktifkan sinkronisasi selektif, Anda harus mengunduh klien desktop penyedia layanan cloud khusus Anda. Setelah selesai, cukup tandai semua folder yang ingin Anda sinkronkan dengan drive lokal. Setiap perubahan yang dilakukan pada file secara lokal disinkronkan ke cloud setiap kali sistem terhubung ke Internet, dan perubahan kemudian terlihat di semua perangkat yang disinkronkan.

6. Memasukkan Alat Produktivitas

Alat produktivitas berbasis cloud telah menjadi kebutuhan, terutama untuk freelancer dan tim jarak jauh yang memiliki anggota dari seluruh dunia. Beberapa penyedia penyimpanan cloud memiliki alat produktivitas internal, dan yang lain mendukung sejumlah besar pengaya pihak ketiga.

Misalnya, Google Drive baru-baru ini memperkenalkan aplikasi penyimpanan catatan Google, Keep – sebagai fitur bawaan untuk Google Documents. Jadi, setiap kali Anda mengerjakan dokumen, Anda dapat membuka Keep, membuat catatan, dan mengunjungi kembali setiap kali Anda membuka dokumen itu lagi.

Dropbox telah mengonversi alat pengeditan teks baru, Dropbox Paper, menjadi alat manajemen tugas. Pengguna sekarang dapat menambahkan kotak centang, menetapkannya kepada pengguna, meninggalkan komentar dan bahkan memberikan tenggat waktu.

Evernote, aplikasi produktivitas pembuatan catatan, juga mendukung integrasi Google Drive. Jadi setiap kali Anda menempelkan tautan Google Drive ke Evernote, secara otomatis mulai menampilkan informasi tautan.

Alat manajemen proyek seperti Asana dan Trello juga mendukung penyedia penyimpanan cloud, memungkinkan pengguna untuk mengunggah file dari akun cloud secara langsung.

7. Berbagi Gambar Via The Cloud

Dalam hal berbagi gambar melalui cloud, cari penyedia penyimpanan cloud dengan banyak ruang, karena gambar dapat memakan banyak ruang, terutama jika Anda menggunakan kamera digital berkinerja tinggi. Google Drive menyediakan penyimpanan cloud tanpa batas untuk gambar, asalkan kualitas gambar lebih rendah dari 16 megapiksel.

Dan tentu saja, ada Flickr, yang menyediakan ruang penyimpanan 1TB untuk gambar tanpa batasan ukuran file atau tipe. Jika Anda hanya ingin menyimpan gambar di cloud untuk tujuan berbagi, maka hampir semua penyedia penyimpanan cloud akan melakukannya. Tetapi fotografer profesional mungkin ingin menggunakan vendor seperti OneDrive atau Flickr.

Karena mereka menampilkan meta-data dari setiap gambar dan dapat menambahkan tag (meskipun Flickr tidak benar-benar memenuhi syarat sebagai penyedia penyimpanan cloud, karena ini lebih merupakan platform bagi fotografer untuk memamerkan karya mereka).

8. Enkripsi Data Dalam Awan

Keamanan adalah masalah penting ketika harus menyimpan data di cloud. Untuk memastikan data Anda selalu aman dari cloud, pilih penyedia penyimpanan cloud dengan enkripsi pribadi ujung ke ujung dan kebijakan tanpa pengetahuan.

Dengan enkripsi pribadi, kunci untuk data terenkripsi tetap dengan Anda dan bukan dengan vendor. Jadi, secara teknis, bahkan penyedia penyimpanan cloud tidak dapat mengetahui data apa yang Anda simpan di server mereka. Namun, pada saat yang sama, jika Anda kehilangan atau lupa kunci enkripsi maka tidak ada cara untuk mengakses data.

Juga, dengan enkripsi pribadi, tidak ada cara untuk melihat pratinjau file. Anda harus mengunduh file terlebih dahulu, memasukkan kunci enkripsi dan hanya dengan itu Anda dapat melihatnya. Ya, itu merepotkan, tapi sayangnya itu harga privasi.

Kesimpulannya

Aman untuk mengatakan bahwa kemudahan akses dan mobilitas yang dibawa penyimpanan cloud ke meja tidak tertandingi. Selain itu, seperti yang mungkin Anda temukan sekarang, penyedia penyimpanan cloud menawarkan banyak fitur, selain hanya mengunggah dan mengunduh file.

Dengan memahami setiap aspek fitur ini, Anda dapat menggunakan penyimpanan cloud seperti pro dan menjelajahi potensi sebenarnya. Jadi, mana saja dari tips ini yang sudah Anda ketahui?

Beri tahu kami di komentar.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map