Cara Membuat Cadangan Email Bisnis pada tahun 2020

Jika Anda terhubung secara aktif dengan mitra bisnis dan pelanggan online, kemungkinan Anda memahami pentingnya jejak kertas virtual Anda. Email Anda berisi data klien, ide, instruksi, dan informasi penting lainnya untuk kesuksesan bisnis Anda.


Kehilangan data tersebut dapat mengganggu hubungan Anda, biaya uang Anda dan bahkan membuat Anda dalam masalah hukum. Strategi cadangan email yang baik adalah cara terbaik untuk memastikan Anda tidak pernah masuk ke dalam situasi semacam itu.

Backup Email Bisnis – Video Walk-Through dari Solusi Cloud Backup

Dalam panduan ini, kami akan memandu Anda melalui langkah-langkah dasar untuk mencadangkan file data email Anda di cloud. Kami akan menggunakan tiga solusi cadangan online terbaik untuk email untuk membantu menjelaskan prosesnya: Carbonite, Backblaze, dan CrashPlan.

Untuk informasi lebih lanjut tentang masing-masing, pastikan dan periksa ulasan kami untuk setiap layanan:

  • Ulasan Carbonite
  • Ulasan backblaze
  • Ulasan CrashPlan

Langkah Satu: Temukan File Data Email Anda

Mencadangkan email Anda ke cloud mengharuskan Anda menggunakan klien desktop untuk mengakses email Anda. Karena kebanyakan orang mengenalnya, kami akan menggunakan Microsoft Outlook sebagai contoh. Namun, langkah yang diuraikan dalam artikel ini bekerja sama dengan layanan populer lainnya seperti Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Incredimail dan Mac Mail. 

Klien email seperti Outlook 2016 menyimpan semua email Anda dalam satu file data. Untuk pengguna Windows Outlook, ini akan menjadi file tabel penyimpanan pribadi (PST). Untuk pengguna Mac Outlook, itu akan menjadi file Outlook untuk Mac (OLM). Hal pertama yang perlu Anda lakukan untuk mem-backup email Outlook Anda di cloud adalah mencari tahu di mana file itu berada.

Jika Anda menggunakan Windows, lokasi akan tergantung pada versi Windows dan Outlook Anda. Lokasi umum meliputi:

  • C: \ Users \\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Users \\ Roaming \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Users \\ Documents \ Outlook Files
  • C: \ Users \\ My Documents \ Outlook Files
  • C: \ Documents and Settings \\ Local Settings \ Data Aplikasi \ Microsoft \ Outlook

Untuk pengguna Mac dari Outlook, biasanya di folder dokumen Anda:

  • / Pengguna // Dokumen / Data Pengguna Microsoft / Kantor 2011 Identitas / Identitas Utama

Jika Anda kesulitan menemukan file data email Anda, Anda dapat dengan mudah menemukan lokasinya dari dalam aplikasi Outlook.

Di Outlook 2016, klik pertama “file” di toolbar Anda.

Selanjutnya, pilih pengaturan akun.

Jendela pengaturan akun akan terbuka. Klik pada tab “file data”. Ini akan mencantumkan lokasi file data email Anda.

Langkah Dua: Tandai File Data Email Anda untuk Cadangan Online

Sekarang setelah Anda mengetahui lokasi, Anda harus memastikan file data Anda ditandai untuk cadangan oleh layanan cadangan online Anda. Beberapa layanan membuat ini lebih mudah daripada yang lain.

Dengan Crashplan, Anda harus membuka klien desktop terlebih dahulu. Pastikan Anda berada di tab cadangan dan klik tombol “ubah” di bawah bagian “file”.

Arahkan ke lokasi file data email Anda dan pastikan tombol radio di sebelahnya dicentang. Ke depan, file ini akan didukung oleh CrashPlan.

Carbonite membuat proses lebih mudah, karena tidak mengharuskan pengguna menandai file untuk cadangan dari dalam kliennya (bahkan tidak mungkin). Sebagai gantinya, cukup arahkan ke lokasi file data email Anda menggunakan file explorer.

Klik kanan pada file tersebut, arahkan mouse Anda pada “Carbonite” dan pilih “cadangkan ini.”

Hanya itu yang ada untuk itu. Faktanya, Carbonite semakin menyederhanakan prosesnya jika Anda memilih untuk pencadangan otomatis ketika Anda menginstal aplikasinya ke komputer Anda. Carbonite akan mencari dan menandai jenis file umum untuk cadangan sendiri, termasuk file data email. Dengan begitu Anda tidak perlu pergi berburu untuk mereka.

Namun, dengan Carbonite, pencadangan otomatis hanya berfungsi jika file di bawah 4GB. Jika Anda memiliki file data email yang besar, Anda masih perlu memberi tag secara manual.

Backblaze secara otomatis memilih file untuk cadangan berdasarkan jenis file juga. Dari antarmuka desktop Backblaze, Anda hanya perlu memastikan jenis file data email Anda tidak ada dalam daftar pengecualian jenis file.

Untuk meninjau daftar pengecualian, klik pengaturan.

Lalu navigasikan ke tab pengecualian di panel pengaturan saat terbuka. Periksa di bawah kata-kata, “jenis file ini tidak akan didukung” untuk memastikan .pst / .olm tidak terdaftar di sana.

Secara default, seharusnya tidak. Namun, Backblaze tidak memungkinkan Anda memilih atau membatalkan file individual untuk cadangan dari penjelajah file Anda.

Langkah Tiga: Aktifkan Pencadangan Berkelanjutan

Dengan sebagian besar layanan pencadangan online, Anda dapat memilih untuk menjadwalkan pencadangan atau membiarkannya berjalan terus-menerus. Proses pencadangan dapat menyimpan sumber daya sistem dan cadangan terjadwal adalah salah satu cara untuk memastikan sistem Anda tidak akan terkunci saat Anda sedang bekerja.

Masalah dengan cadangan terjadwal adalah itu artinya email bisnis Anda tidak akan sering dicadangkan. Jadi, jika komputer Anda mogok, Anda akan kehilangan semua email yang dikirim atau diterima di antara cadangan. Itu berarti bagi pengguna bisnis yang menempatkan prioritas tinggi pada catatan komunikasi mereka, cadangan berkelanjutan adalah pilihan yang lebih baik.

Sebagian besar penyedia pencadangan online memungkinkan Anda untuk mengaktifkan pencadangan terus menerus dari dalam klien desktop. Dengan Carbonite, misalnya, Anda hanya perlu membuka alat desktop layanan.

Kemudian, klik “pengaturan dan kontrol” untuk mengunjungi panel pengaturan.

Pastikan “cadangan terus-menerus” dicentang dan Anda siap. Carbonite mengaktifkan fitur ini secara default, jadi seharusnya sudah aktif.

Backblaze dan CrashPlan juga mudah dikonfigurasi. Dengan Backblaze cukup klik pengaturan dan pergi ke tab jadwal. Pilih “terus menerus” dari jendela jadwal cadangan.

Jika Anda menggunakan CrashPlan, buka tab pengaturan di antarmuka desktop. Dari menu tarik-turun di sebelah kanan kata, “cadangan akan berjalan,” pilih “selalu.”

Namun, setelah Anda memiliki set cadangan berkelanjutan, jangan salah mengira email Anda dicadangkan secara real-time saat Anda mengetiknya. Meskipun sebagian besar layanan cadangan yang hebat, Backblaze tidak dapat membuat cadangan file PST sementara Outlook terbuka karena algoritma transfer file tidak dapat bekerja di sekitar file yang terkunci.

Carbonite dan Crashplan jangan berbagi batasan itu. Itu karena keduanya menggunakan volume shadow copy service (VSS), teknologi Microsoft yang memungkinkan untuk membuat cadangan file bahkan ketika mereka sedang digunakan.

Batasan Backblaze lain yang memengaruhi cadangan email adalah bahwa file data apa pun yang lebih besar dari 30MB hanya dicadangkan setiap 48 jam, terlepas dari apakah Anda memiliki pencadangan terus menerus atau tidak. Karena file Outlook PST diatur untuk tumbuh hingga ukuran 50GB secara default, ini kemungkinan merupakan masalah yang akan Anda hadapi jika Anda mengirim banyak email.

CrashPlan juga memperlakukan file besar secara berbeda saat membuat cadangan secara terus-menerus, tetapi hanya sebagai cara memprioritaskan file dalam antriannya:

  1. File yang lebih baru dan lebih kecil
  2. File yang lebih baru dan lebih besar
  3. File yang lebih lama, lebih kecil
  4. File yang lebih lama dan lebih besar

Carbonite, sementara itu, mencadangkan file dalam waktu sepuluh menit dari perubahan yang terjadi dan tidak memperhatikan ukuran file. (Catatan: perubahan selanjutnya pada file dicadangkan dalam waktu 24 jam).

Ketika datang ke kecepatan cadangan, ketiga layanan menangani file besar dengan baik berkat pemrosesan tambahan tingkat blok. Transfer inkremental tingkat-blok berarti ketika file data email Anda berubah, seluruh file tidak diunggah lagi ke ruang cadangan cloud Anda. Sebaliknya, hanya bagian – atau blok – dari file yang diubah disalin. Ini menghemat waktu dan mengurangi tol pada sumber daya sistem Anda.

Kesimpulan

Jika komunikasi email sangat penting untuk bisnis Anda, sebaiknya pastikan kerusakan hard drive, file korupsi atau laptop curian tidak membuat Anda terputus dari rekan kerja dan klien Anda. Untungnya, solusi cadangan online yang tepat membuatnya mudah untuk melindungi data Anda.

Ketiga layanan cadangan online yang digunakan sebagai contoh dalam bagian ini memudahkan untuk menemukan dan menandai file data email Anda untuk cadangan, dan mereka menggunakan arsitektur transfer file yang kuat untuk memastikan proses yang lancar. Ketiganya juga menawarkan penyimpanan tanpa batas dan rencana rumah atau kantor.

Kami di Cloudwards.net merasa percaya diri merekomendasikan salah satu dari mereka, tetapi merasa bahwa Carbonite menawarkan layanan serba terbaik untuk orang yang ingin membuat cadangan email bisnis. Pertanyaan atau komentar tentang mencadangkan email bisnis Anda? Hubungi kami di komentar di bawah. 

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map