30 ιδέες εφαρμογών για τη μικρή σας επιχείρηση για το 2020

Η λειτουργία μιας επιχείρησης είναι δύσκολη. Υπάρχουν πολλές ευθύνες και μπορεί να γίνει συντριπτική ακόμη και στις καλύτερες στιγμές. Ευτυχώς, ζούμε σε μια εποχή όπου έχουμε μια εφαρμογή για οτιδήποτε και έχουμε δημιουργήσει μια λίστα με 30 που θα διευκολύνει τον χειρισμό των πραγμάτων.


Σε αυτό το άρθρο, έχουμε επιμεληθεί προσεκτικά και συγκεντρώσουμε τις καλύτερες ιδέες εφαρμογών για μικρές επιχειρήσεις. Η λίστα περιέχει τα πάντα, από λογιστικές εφαρμογές έως εφαρμογές που διευκολύνουν τη συνεργασία και την επικοινωνία. Διαχωρίσαμε επίσης τη λίστα σε διαφορετικές κατηγορίες, οπότε θα είναι εύκολο για εσάς να επιλέξετε τη σωστή εφαρμογή για την επιχείρησή σας.

Γιατί οι εφαρμογές για μικρές επιχειρήσεις είναι χρήσιμες

Οι μικρές επιχειρήσεις έχουν συνήθως περιορισμένους προϋπολογισμούς, καθώς και μόνο λίγο προσωπικό. Η χρήση των παρακάτω εφαρμογών θα σας επιτρέψει να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητα και να εξοικονομήσετε χρόνο και χρήματα. Για παράδειγμα, η διατήρηση των βιβλίων μπορεί συχνά να καταναλώνει πολύ χρόνο όταν πρέπει να εισάγετε χειροκίνητα κάθε χρέωση ή να επεξεργάζεστε τη μισθοδοσία των εργαζομένων με το χέρι.

Τώρα φανταστείτε μια εφαρμογή λογιστικής που θα μπορούσε να εντοπίσει αυτόματα όλες τις χρεώσεις σας και να πληρώσει όλους τους υπαλλήλους σας εγκαίρως χωρίς να σηκώσετε ούτε το δάχτυλό σας. Ακούγεται καταπληκτικό, έτσι δεν είναι?

Στη συνέχεια, υπάρχουν οι εφαρμογές προγραμματισμού που λειτουργούν ως βοηθός σας για να σας βοηθήσουν να ρυθμίσετε συναντήσεις σύμφωνα με το πρόγραμμά σας, χωρίς μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Χρησιμοποιώντας επιχειρηματικές εφαρμογές όπως αυτές, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και να εστιάσετε στα πιο κρίσιμα μέρη της επιχείρησής σας. Ενώ υπάρχουν πολλές διαθέσιμες εφαρμογές αυτήν τη στιγμή, η επιλογή των σωστών εφαρμογών εξαρτάται από τις απαιτήσεις και τον προϋπολογισμό σας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι καλύτερο να σκεφτείτε πρώτα όλες τις απαιτήσεις σας και, στη συνέχεια, να διαβάσετε μια εκτενή λίστα επιχειρηματικών εφαρμογών.

Λογιστικές εφαρμογές

Η επιλογή της σωστής λογιστικής εφαρμογής σημαίνει ότι δεν θα χρειαστεί ποτέ να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο λεπτομέρειες, να πληρώσετε επιπλέον για μισθοδοσία υπαλλήλου ή να δημιουργήσετε τιμολόγια. Υπάρχουν πολλές διαθέσιμες εφαρμογές λογιστικής αυτήν τη στιγμή, μερικές καλύτερες από άλλες και έχουμε προτείνει τις πέντε κορυφαίες επιλογές μας.

QuickBooks στο Διαδίκτυο

Αν και δεν έχει το ίδιο σύνολο δυνατοτήτων με το αντίστοιχο της επιφάνειας εργασίας, το QuickBooks Online είναι ένα εξαιρετικό λογιστικό εργαλείο που βασίζεται στο cloud. Στοχεύοντας σε μικρούς επιχειρηματίες, το QuickBooks Online σας δίνει τη δυνατότητα να χειριστείτε ολόκληρο το οικονομικό τέλος της επιχείρησής σας. Διαθέτει ενσωματωμένες εμπορικές υπηρεσίες που επιτρέπουν στους πελάτες να σας πληρώνουν άμεσα.

Το εργαλείο σάς επιτρέπει επίσης να ενσωματώσετε τον τραπεζικό λογαριασμό σας, να επεξεργαστείτε τη μισθοδοσία των υπαλλήλων, καθώς και να δημιουργήσετε αναφορές και τιμολόγια. Το μόνο μειονέκτημα του QuickBooks Online είναι ότι μπορεί να χρειαστείτε λίγο χρόνο για να το συνηθίσετε λόγω του τεράστιου όγκου των λειτουργιών που διαθέτει.

Xero

Σε σύγκριση με άλλες εφαρμογές, το Xero λαμβάνει πολλές τυπικές λειτουργίες και τις συνδυάζει σε μια κατανοητή διεπαφή με σχεδόν καθόλου σύγχυση. Το εργαλείο υποστηρίζει μεγάλο αριθμό εφαρμογών τρίτου μέρους που καθιστά δυνατή την παροχή ορισμένων δυνατοτήτων από την παρακολούθηση χρόνου έως τις πληρωμές με πιστωτική κάρτα.

Δεδομένου ότι το Xero είναι ένα μάλλον νέο εργαλείο, είναι μια συνεχής εργασία σε εξέλιξη. Σε σύγκριση με το QuickBooks Online, το τελευταίο προφανώς υποστηρίζει περισσότερες επιλογές μισθοδοσίας και τραπεζικής τροφοδοσίας, αλλά ταυτόχρονα το Xero προσθέτει επίσης νέες δυνατότητες κάθε μέρα.

Αν και δεν μπορεί να είναι το καλύτερο εργαλείο για μεγάλες εταιρείες, είναι σίγουρα ένα καλό λογιστικό εργαλείο για ελεύθερους επαγγελματίες και μικρές επιχειρήσεις με περιορισμένους προϋπολογισμούς.

Κύμα

Το προσωπικό μου αγαπημένο, το Wave είναι μία από τις λίγες δωρεάν λογιστικές εφαρμογές που έχουμε ελέγξει και είναι εξίσου καλή με τις εφαρμογές επί πληρωμή στη λίστα μας (αν και σας χρεώνει για υπηρεσίες μισθοδοσίας και εμπόρων).

Η εφαρμογή είναι φιλική προς το χρήστη και επιτρέπει την προσαρμογή τιμολογίων, τραπεζικές ροές, χρέωση και αναφορά. Δεδομένου ότι είναι ένα δωρεάν εργαλείο, λαμβάνετε μόνο βασικές δυνατότητες που σημαίνει ότι δεν είναι διαθέσιμες προηγμένες λειτουργίες όπως απογραφή και παρακολούθηση χρόνου.

Το Wave είναι μια εξαιρετική λογιστική εφαρμογή αν απλά βυθίζετε το δάχτυλό σας σε λογιστικά εργαλεία που βασίζονται σε σύννεφο ή εάν είστε ελεύθερος επαγγελματίας σαν εμένα που δεν είναι έτοιμος να δαπανήσει 10-20 $ για ένα λογιστικό πρόγραμμα ακόμα.

Φρέσκα βιβλία

Τα φρέσκα βιβλία μπορεί να έχουν ξεκινήσει ως ένα απλό πρόγραμμα τιμολόγησης, αλλά έχει μετατραπεί σε μια σχεδόν ολοκληρωμένη λογιστική σουίτα. Το λογιστικό εργαλείο έχει μια πολύ απλή και καθαρή διεπαφή, αλλά μπορεί να οφείλεται στο ότι έχει μόνο βασικά χαρακτηριστικά, όπως τιμολόγηση, παρακολούθηση χρόνου και μετατροπή νομίσματος.

Δεν διαθέτει την ικανότητα παρακολούθησης λογαριασμών, επεξεργασίας μισθοδοσίας και επιτρέπει μόνο την ενσωμάτωση τραπεζικών λογαριασμών στη Βόρεια Αμερική. Συνολικά, τα Freshbooks μοιάζουν με ένα εργαλείο τιμολόγησης με μερικές επιπλέον δυνατότητες, αλλά αυτό το καθιστά ελκυστικό για τους χαλαρούς ιδιοκτήτες επιχειρήσεων.

Ελεύθερος πράκτορας

Τελευταία σε αυτήν την ενότητα είναι το FreeAgent, το οποίο διαθέτει μερικά καλά πρότυπα τιμολογίου μαζί με μερικές όμορφες επιλογές προσαρμογής, επιτρέποντας στους χρήστες να δημιουργούν τιμολόγια με τον τρόπο που θέλουν. Η διαχείριση αποθέματος είναι επίσης δυνατή με το FreeAgent, αλλά είναι κατάλληλο μόνο για επιχειρήσεις με μικρά αποθέματα.

Παρόλο που υπάρχουν πολλές επιλογές για συγκεκριμένες χώρες στο εργαλείο, ορισμένες προηγμένες δυνατότητες – όπως η μισθοδοσία – είναι διαθέσιμες μόνο στο Ηνωμένο Βασίλειο.

Το FreeAgent είναι μια εξαιρετική επιλογή για εσάς εάν διευθύνετε μια μικρή επιχείρηση και δεν χρειάζεστε την εφαρμογή λογιστικής για την επεξεργασία μισθοδοσίας, εκτός εάν είστε στο Ηνωμένο Βασίλειο, δηλαδή.

Εφαρμογές Cloud Storage

Η επιλογή της καλύτερης υπηρεσίας αποθήκευσης cloud για εσάς δεν σας βοηθά μόνο να εξοικονομήσετε εξωτερικό χώρο αποθήκευσης, κάτι που είναι πολύ πιο ακριβό, αλλά παρέχει επίσης προσβασιμότητα και επεκτασιμότητα.

Sync.com

Κυκλοφορεί κυρίως ως ασφαλής εναλλακτική λύση για το Dropbox, το Sync.com παρέχει λειτουργικότητα αποθήκευσης αρχείων και δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, ενσωματώνει καλά τα Windows και παρέχει δωρεάν χώρο αποθήκευσης 5 GB για όλους τους χρήστες.

Το Sync.com παίρνει πραγματικά ασφάλεια στο επόμενο επίπεδο παρέχοντας κρυπτογράφηση μηδενικής γνώσης σε συνδέσμους κοινής χρήσης αρχείων, μαζί με την επιλογή να ορίσετε ημερομηνία λήξης και κωδικό πρόσβασης για τα κοινόχρηστα αρχεία. Υπάρχει επίσης μια κρυπτογράφηση 256-bit τόσο στην τοπική όσο και στην πλευρά του διακομιστή

Το μόνο μειονέκτημα του Sync.com είναι ότι, λόγω της κρυπτογράφησης, δεν υπάρχει τρόπος προβολής αρχείων στο διαδίκτυο – πρέπει πάντα να τα κατεβάσετε πρώτα.

SugarSync

Ακριβώς όπως το Sync.com, το SugarSync είναι επίσης ένα εργαλείο συγχρονισμού αρχείων που παρέχει χώρο αποθήκευσης 5 GB και ξεχωριστό φάκελο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Το καλύτερο μέρος για το SugarSync πρέπει να είναι το γεγονός ότι οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν το δικό τους φάκελο συγχρονισμού: συνήθως, όπως με το Dropbox, το Google Drive και το OneDrive, δημιουργείται ένας νέος φάκελος στην τοπική μονάδα δίσκου όταν κάνετε λήψη της εφαρμογής επιτραπέζιου υπολογιστή στο σύστημα. Όλα τα αρχεία σε αυτόν τον νέο φάκελο συγχρονίζονται αυτόματα.

Αλλά η συνεχής μετακίνηση αρχείων από τον ένα φάκελο στον άλλο μπορεί να είναι πολύς πόνος και το πιο σημαντικό, χάνει τον σκοπό της χρήσης ενός εργαλείου αποθήκευσης cloud.

Με το SugarSync, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον υπάρχοντα φάκελο εργασίας σας και να τον συγχρονίσετε απευθείας χωρίς να διακόψετε τη ροή εργασίας σας. Τα μειονεκτήματα του SugarSync είναι ότι δεν έχετε ιδιωτική κρυπτογράφηση και δεν μπορείτε να προβάλετε ή να επεξεργαστείτε αρχεία στο διαδίκτυο.

Dropbox

Ένας από τους σημαντικότερους παίκτες στο cloud storage από το 2005, το Dropbox μπόρεσε να διατηρήσει τη θέση του στην αγορά παρά τους πολλούς ανταγωνιστές του.

Το Dropbox παρέχει έως 16 GB δωρεάν χώρο αποθήκευσης και μια απρόσκοπτη διεπαφή που καθιστά τον συγχρονισμό και την αποθήκευση αρχείων εξαιρετικά εύκολη. Τα αρχεία και οι φάκελοι στο Dropbox μπορούν να κοινοποιηθούν απευθείας εισάγοντας τη διεύθυνση email του παραλήπτη ή μέσω συνδέσμων. Μπορείτε να προβάλετε αρχεία, να δημοσιεύσετε σχόλια, να δείτε ιστορικό εκδόσεων και χάρη στη συνεργασία του Dropbox με το Microsoft Word Online, μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε έγγραφα.

Ωστόσο, το Dropbox κυκλοφόρησε επίσης μια νέα υπηρεσία που ονομάζεται Dropbox Paper, η οποία είναι άμεσος ανταγωνιστής στα Έγγραφα Google, αν και δεν διαθέτει ορισμένα από τα χαρακτηριστικά και τα εργαλεία αυτής της υπηρεσίας.

Google Drive

Το ιερό grail της αποθήκευσης στο cloud, το Google Drive χρησιμοποιείται από μεγάλο αριθμό απομακρυσμένων ομάδων που εργάζονται στο διαδίκτυο, συμπεριλαμβανομένων μας εδώ στο Cloudwards.net.

Η υπηρεσία παρέχει 15 GB δωρεάν χώρο αποθήκευσης σε όλους τους χρήστες, οι οποίοι μπορούν εύκολα να αναβαθμιστούν επιλέγοντας ένα πρόγραμμα επί πληρωμή. Μπορείτε να μοιραστείτε αρχεία μέσω συνδέσμων ή της διεύθυνσης email του παραλήπτη και να δώσετε στους χρήστες πρόσβαση, σχόλιο ή πρόσβαση μόνο για προβολή.

Εάν οι υπάλληλοί σας έχουν ήδη ένα προσαρμοσμένο email τομέα, μπορείτε να το ενσωματώσετε στο Google Suite και να αποκτήσετε πρόσβαση σε όλα τα κύρια εργαλεία της Google, όπως το Gmail, τα Έγγραφα Google και ο αποθηκευτικός χώρος 30 GB στο Google Drive.

OneDrive

Το OneDrive είναι η υπηρεσία αποθήκευσης cloud της Microsoft και είναι προεγκατεστημένη σε όλες τις τελευταίες εκδόσεις των Windows. Προσφέρει εύκολη ενσωμάτωση με το Microsoft Office και το SharePoint το καθιστά ένα εξαιρετικό εργαλείο αποθήκευσης cloud εάν είστε χρήστης των Windows, αλλά διαφορετικά δεν αξίζει πραγματικά την προσπάθεια.

Προηγουμένως η Microsoft παρείχε απεριόριστο χώρο αποθήκευσης OneDrive για χρήστες του Office 365, αλλά από την 1η Μαρτίου 2017, το όριο αυτό περιορίστηκε σε 1 TB χώρου. Επίσης, το όριο αποθήκευσης για τους δωρεάν χρήστες άλλαξε από 15 GB σε 5 GB.

Ίσως σε συνδυασμό με το Microsoft Office Online OneDrive θα ήταν μεγάλη, αλλά με το Dropbox που ήδη υποστηρίζει το Office, φαίνεται ότι ακόμη και η Microsoft δεν ενδιαφέρεται να κάνει το OneDrive επιτυχημένη.

Εφαρμογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στο διαδίκτυο

Είτε μόλις ξεκινάτε είτε έχετε καθιερωμένη επιχείρηση, η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων είναι σημαντική. Ενώ επιλέγετε την καλύτερη διαδικτυακή υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη την ασφάλεια, την εύκολη χρήση και την ταχύτητα αποκατάστασης.

CrashPlan

Με μόλις 5 $ το μήνα, έχετε απεριόριστο χώρο αποθήκευσης, μεγάλη ασφάλεια και κομψή διεπαφή με το CrashPlan. Η υπηρεσία παρέχει επίσης ένα ετήσιο πρόγραμμα που κοστίζει 149 $ και παρέχει πρόσβαση σε έως και 10 χρήστες.

Η εφαρμογή επιτραπέζιου υπολογιστή του CrashPlan είναι εξαιρετικά ισχυρή με μια σειρά επιλογών δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας που σας επιτρέπουν να προσαρμόζετε κάθε λεπτομέρεια, συμπεριλαμβανομένου του τι πρέπει να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας, πότε να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας και πώς να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας.

Η ιδιωτική κρυπτογράφηση εγγυάται ότι τα κρίσιμα αρχεία της εταιρείας σας δεν είναι ορατά από οποιονδήποτε άλλο, ακόμη και αν έχουν πρόσβαση στα αρχεία, ούτε καν οι υπάλληλοι του CrashPlan. Υπάρχει κρυπτογράφηση 448-bit στην τοπική πλευρά και κρυπτογράφηση 256-bit στην πλευρά του διακομιστή.

Πίσω φλόγα

Το Backblaze είναι μια υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας cloud που προορίζεται για χρήστες που θέλουν απλώς να ορίσουν το αντίγραφο ασφαλείας τους και να το ξεχάσουν. Είναι καθαρό, απλό και το πιο σημαντικό, γρήγορο. Παρέχει απεριόριστο αντίγραφο ασφαλείας, χωρίς δωρεάν επιλογές αποθήκευσης και η τιμή είναι παρόμοια με το Carbonite και το CrashPlan.

Αναπτύχθηκε για άτομα που δεν θέλουν να ξοδέψουν πολύ χρόνο για να αποφασίσουν τι θα έπρεπε ή δεν θα έπρεπε να δημιουργήσουν αντίγραφα ασφαλείας, το Backblaze σαρώνει αυτόματα τα τοπικά αρχεία σας, θέτει μια προτεραιότητα και αρχίζει να τα ανεβάζει.

Είναι τόσο απλό που η εφαρμογή της για επιτραπέζιους υπολογιστές έχει κυριολεκτικά μόνο τρία κουμπιά. Οι ίδιοι οι χρήστες μπορούν να αποφασίσουν εάν θα ορίσουν ένα όριο εύρους ζώνης, να χρησιμοποιήσουν ιδιωτική κρυπτογράφηση ή πώς θέλουν να προγραμματίσουν αντίγραφα ασφαλείας. Αν και δεν υπάρχει τρόπος να πείτε στο Backblaze τι πρέπει να δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας, μπορείτε να εξαιρέσετε συγκεκριμένα αρχεία ή φακέλους από τη συνολική επιλογή.

Συνολικά, το Backblaze είναι ιδανικό για χρήστες που δεν θέλουν τη διαδικασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας να αφιερώνουν μεγάλο μέρος του χρόνου τους, αλλά ταυτόχρονα, μπορεί να είναι απογοητευτικό για άτομα που θέλουν να προσαρμόσουν ολόκληρη τη διαδικασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Καρβονίτης

Ενώ το Crashplan δίνει στους χρήστες όλη την ελευθερία να προσαρμόσουν τον τρόπο με τον οποίο θέλουν να δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων, το Backblaze παίρνει τα πάντα κάτω από την πτέρυγα του και δεν απαιτεί σχεδόν καμία εισαγωγή από τον χρήστη.

Το Carbonite, από την άλλη πλευρά, βρίσκει μια ισορροπία μεταξύ του CrashPlan και του Backblaze δίνοντας στους χρήστες κάποιες επιλογές για να προσαρμόσουν τις ρυθμίσεις δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας τους, αλλά ταυτόχρονα, δεν παρέχει τόσες πολλές επιλογές που θα ήταν δύσκολο να κατανοήσει ένας αρχάριος. Η εφαρμογή για επιτραπέζιους υπολογιστές θα μπορούσε σίγουρα να χρησιμοποιήσει ένα λίφτινγκ, αν και η διεπαφή είναι ακόμα πολύ εύκολη στη χρήση και προσβάσιμη.

Συνολικά, το Carbonite είναι ιδανικό για χρήστες που θέλουν κάποιον έλεγχο των αντιγράφων ασφαλείας και του χώρου αποθήκευσής τους, όπως πότε και τι πρέπει να δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας, αλλά δεν θέλουν να ξοδέψουν πολύ χρόνο σε άλλες, πιο λεπτομερείς ρυθμίσεις.

Οδηγώ

Με δωρεάν χώρο αποθήκευσης 15 GB, το IDrive είναι μια εξαιρετική υπηρεσία αποθήκευσης αρχείων και δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας για ελεύθερους επαγγελματίες. Διαθέτει αναβαθμίσεις αποθήκευσης, αλλά το υψηλότερο διαθέσιμο πακέτο αποθήκευσης είναι μόνο 1 TB, καθιστώντας το IDrive ακατάλληλο για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις.

Μπορεί να μην διαθέτει τόσες προηγμένες δυνατότητες όπως το CrashPlan, αλλά το IDrive είναι πολύ βολικό, ειδικά για χρήστες που δοκιμάζουν το cloud backup για πρώτη φορά. Εκτός από τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας τοπικών φακέλων, το IDrive μπορεί επίσης να δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας της εικόνας δίσκου, SQL, VMWare, Oracle και Exchange.

Ενώ οι εφαρμογές για κινητά έχουν πολύ καλύτερη διεπαφή, η εφαρμογή για επιτραπέζιους υπολογιστές θα μπορούσε πραγματικά να χρησιμοποιήσει κάποια αγάπη, καθώς αυτή τη στιγμή μου θυμίζει δυσμενώς τα Windows XP.

Zoolz

Μέχρι τον Μάρτιο του 2015, η Zoolz παρείχε απεριόριστο χώρο αποθήκευσης, αλλά αυτό έχει πλέον περιοριστεί στα 4 TB, με τους χρήστες να έχουν την επιλογή να αγοράσουν επιπλέον πλάκες 20 GB στα 14,95 $ το καθένα.

Η Zoolz χρησιμοποιεί τον ψυχρό χώρο αποθήκευσης Amazon Glacier για να αποθηκεύσει όλα τα δεδομένα χρήστη, κάτι που πιθανότατα ήταν ένας από τους κύριους λόγους για τους οποίους ήταν τόσο προσιτό. Αλλά τώρα με περιορισμένες επιλογές αποθήκευσης και άλλες υπηρεσίες που παρέχουν απεριόριστο εφεδρικό χώρο αποθήκευσης σε πολύ χαμηλότερη τιμή, το Zoolz μπορεί να μην είναι τόσο μεγάλη.

Με το Zoolz έχετε πολλές δυνατότητες, όπως περιορισμός εύρους ζώνης, προγραμματισμός αντιγράφων ασφαλείας, αυξητική δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και υποστήριξη NAS. Το μόνο μειονέκτημα είναι ότι, δεδομένου ότι τα αρχεία βρίσκονται σε ψυκτική αποθήκευση, μπορεί εύκολα να χρειαστούν αρκετές ώρες για να τα επαναφέρετε, είτε χρειάζεστε ένα μόνο αρχείο είτε μια δέσμη αρχείων.

Εφαρμογές παραγωγικότητας

Το cloud storage και η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ενδέχεται να είναι αναγκαία, αλλά χρειάζεστε επίσης εργαλεία παραγωγικότητας που μπορούν να διευκολύνουν τη συνεργασία για εσάς και την ομάδα σας.

Έγγραφα Google

Ως συγγραφέας, χρησιμοποιώ εκτενώς τα Έγγραφα Google για δύο βασικούς λόγους:

  • Εύκολη συνεργασία με άλλα μέλη της ομάδας
  • Λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης

Εάν έχετε χάσει τη σημαντική εργασία σας στο Microsoft Office μόνο και μόνο επειδή δεν μπορούσατε να αποθηκεύσετε την εργασία σας επειδή ο υπολογιστής έσπασε, γνωρίζετε ήδη τη σημασία της αυτόματης αποθήκευσης κάθε αρχείου.

Το Google Drive ενδέχεται να έχει όριο αποθηκευτικού χώρου 15 GB, αλλά τα Έγγραφα Google δεν υπολογίζονται στο όριο αποθήκευσης. Με μια ενσωματωμένη ενσωμάτωση από το Gmail, τα Έγγραφα Google σάς επιτρέπουν επίσης να ανοίξετε γρήγορα συνημμένα, να τα επεξεργαστείτε και να τα στείλετε ξανά για έλεγχο.

Η μόνη καταγγελία που έχω στα Έγγραφα Google είναι ότι δεν σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε απευθείας μια εικόνα που επισυνάπτεται σε ένα έγγραφο. Υπάρχουν μερικοί έμμεσοι τρόποι, αλλά μια απλή επιλογή “αποθήκευση” θα εκτιμούσε πολύ.

Ασάνα

Το Asana είναι ουσιαστικά μια εφαρμογή διαχείρισης έργων που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε διαφορετικές ομάδες, έργα, εργασίες και δευτερεύουσες εργασίες. Όλα αυτά μπορούν να ανατεθούν σε μέλη της ομάδας και να παρακολουθούνται συνεχώς από εσάς.

Για κάθε εργασία, μπορείτε να προσθέσετε μια περιγραφή, ανάδοχο, ημερομηνία λήξης, συνημμένα, ετικέτες, σχόλια και επίπεδο πρόσβασης για άλλα μέλη. Μόλις ολοκληρωθεί η εργασία, μπορεί να επισημανθεί ως ολοκληρωμένη.

Χρησιμοποιείται από εταιρείες όπως η Uber και η Foursquare, το εργαλείο είναι δωρεάν για ομάδες με 15 ή λιγότερα μέλη, αποδεικνύοντας ότι είναι χρήσιμο τόσο για μικρές όσο και για μεγάλες εταιρείες.

Τρέλλο

Το Trello είναι επίσης μια εφαρμογή διαχείρισης έργων όπως η Asana, αλλά ακολουθεί μια μάλλον οπτική προσέγγιση για ολόκληρη τη διαδικασία. Με βάση την ιδέα του πίνακα Kanban, υπάρχουν διαφορετικές λίστες στο Trello και μπορείτε να δημιουργήσετε κάρτες / εργασίες σε κάθε λίστα. Αντί να επισημάνετε μια εργασία ως ολοκληρωμένη, μπορείτε να μετακινήσετε την κάρτα αυτής της εργασίας στη λίστα “ολοκληρωμένων”.

Για κάθε εργασία, μπορείτε να προσθέσετε ημερομηνία λήξης, συνημμένα, σχόλια, ετικέτες, λίστες ελέγχου και, το πιο σημαντικό, μπορείτε να την εκχωρήσετε σε πολλά μέλη. Η μεγαλύτερη διαφορά μεταξύ Trello και Asana είναι ότι το πρώτο δεν σας επιτρέπει να δημιουργήσετε δευτερεύουσες εργασίες ούτε μπορείτε να ορίσετε διαφορετικό επίπεδο πρόσβασης για κάθε μέλος. Ακόμα κι αν εκχωρήσετε ένα φύλλο σε ένα μέλος της ομάδας, θα μπορεί να δει ολόκληρο το ταμπλό.

Συνολικά, θα προτείνω το Trello μόνο σε μικρές ομάδες που δεν έχουν άμεσα σχέδια για αναβάθμιση.

Χαλαρότητα

Το Slack έχει τη δυνατότητα να γίνει το κέντρο επικοινωνίας για την εταιρεία σας, όπου όλα τα μέλη της ομάδας μπορούν να συναντηθούν και να συζητήσουν για τη δουλειά.

Εκτός από τις συνομιλίες one-to-one, το εργαλείο σάς επιτρέπει επίσης να ρυθμίσετε διαφορετικά κανάλια για διαφορετικούς σκοπούς, πράγμα που σημαίνει ότι τα μέλη της ομάδας θα ειδοποιούνται για μια συνομιλία μόνο όταν είναι σχετική με αυτά.

Για παράδειγμα, οι ομάδες ανθρώπινου δυναμικού και μάρκετινγκ θα μπορούσαν να έχουν διαφορετικά κανάλια για να συζητήσουν τη συγκεκριμένη δουλειά τους, και θα μπορούσε να υπάρχει ένα διαφορετικό κανάλι για συνομιλίες με νερό.

Στο Slack, μπορείτε να μοιραστείτε αρχεία, να παραπέμψετε και να παραθέσετε προηγούμενα μηνύματα και να αναζητήσετε αρχεία για τυχόν προηγούμενες συνομιλίες.

Wunderlist

Το Wunderlist είναι τεχνικά μια εφαρμογή παραγωγικότητας βάσει λίστας, αλλά είναι τόσο γεμάτη με χαρακτηριστικά που μπορείτε επίσης να τη χρησιμοποιήσετε για διαχείριση έργου.

Το εργαλείο σάς επιτρέπει να δημιουργείτε διαφορετικά έργα και να προσθέτετε εργασίες σε αυτά. Για κάθε εργασία, μπορείτε να προσθέσετε ημερομηνία λήξης, λίστα ελέγχου, υπενθύμιση, δευτερεύουσες εργασίες, σημειώσεις, σχόλια και να τις αναθέσετε σε μέλος της ομάδας.

Η δωρεάν έκδοση περιορίζει το μέγεθος του αρχείου (5MB) και τον αριθμό των χρηστών με τους οποίους μπορείτε να μοιραστείτε τις εργασίες (25). Παρόλο που όλα αυτά τα όρια καταργούνται με την πληρωμένη έκδοση, δεν υπάρχει ακόμα τρόπος να ανατεθούν δευτερεύουσες εργασίες σε ένα μέλος της ομάδας.

Προγραμματισμός εφαρμογών

Ο προγραμματισμός εφαρμογών έχει ξεπεράσει απλώς την παρακολούθηση των καθημερινών σας δραστηριοτήτων. Τώρα μπορούν να λειτουργήσουν ως εικονικός βοηθός σας προγραμματίζοντας και διαχειριστώντας τις συναντήσεις σας.

Ημερολόγιο Google

Ο νονός όλων των εφαρμογών ημερολογίου, το Ημερολόγιο Google, είναι αναμφίβολα μία από τις καλύτερες του είδους του.

Ένας από τους σημαντικότερους λόγους για τους οποίους το Ημερολόγιο Google είναι το αγαπημένο πλήθος είναι επειδή παρέχει ενοποίηση τρίτων με μεγάλο αριθμό εφαρμογών. Μπορείτε είτε να ανεβάσετε το δικό σας αρχείο ημερολογίου (.ics) είτε να προσθέσετε ένα URL. Η τελευταία επιλογή σάς επιτρέπει να προσθέτετε ημερολόγια από άλλους χρήστες, είτε πρόκειται για το ημερολόγιο της ομάδας σας είτε για το ημερολόγιο διακοπών της εταιρείας σας.

Έχω συγχρονίσει το Ημερολόγιο Google με το ημερολόγιο επιφάνειας εργασίας και iOS των Windows και δεν είχα ποτέ πρόβλημα με αυτό.

Ωστόσο, ειλικρινά, η εφαρμογή ιστού του Ημερολογίου Google θα μπορούσε να ανανεωθεί λαμβάνοντας υπόψη πόσο υπέροχη φαίνεται η εφαρμογή για κινητά.

Ημέρα

Το Calendly δεν είναι ακριβώς μια αυτόνομη εφαρμογή ημερολογίου, αλλά μπορείτε να το θεωρήσετε ως επέκταση Ημερολογίου Google που βοηθά στην ενίσχυση των συναντήσεων σας.

Χρησιμοποιεί το Ημερολόγιο Google για να σαρώσει το πρόγραμμά σας και να βρει έναν ελεύθερο χρόνο όπου μπορούν να οργανωθούν συναντήσεις. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη και να την στείλετε στα άλλα μέλη, η οποία προσθέτει αυτόματα τη σύσκεψη στο ημερολόγιό σας και του άλλου ατόμου.

Μπορείτε επίσης να λάβετε απλώς έναν σύνδεσμο πρόσκλησης ημερολογίου, ο οποίος επιτρέπει στους χρήστες να βλέπουν τι ώρα είστε ελεύθεροι σε μια συγκεκριμένη ημέρα και μπορούν να οργανώσουν μια συνάντηση μαζί σας, χωρίς να προέρχονται μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το τέλος σας.

Το Calendly επιτρέπει στους χρήστες να αποθηκεύουν πολλούς τύπους συσκέψεων και να κλωνοποιούν προηγούμενες συσκέψεις. Λειτουργεί επίσης με το ημερολόγιο iCloud και Outlook.

Βοηθός

Το Assistant.to είναι μια επέκταση του Google Chrome, η οποία όταν εγκατασταθεί προσθέτει ένα μικρό widget κοντά στην επιλογή συνημμένου του «Σύνθεση νέου μηνύματος».

Όπως το Calendly, το Assistant.to χρησιμοποιεί επίσης το Ημερολόγιο Google για να προγραμματίζει συναντήσεις και να εντοπίζει τυχόν διενέξεις. Είναι σίγουρα πιο γρήγορο από το Calendly, καθώς μπορείτε να εργαστείτε απευθείας από το Gmail, αλλά σε αντίθεση με το Calendly δεν παρέχει προσαρμοσμένους συνδέσμους για την πρόσκληση χρηστών.

Επίσης, το Assistant.to μπορεί να προγραμματίσει συναντήσεις μεμονωμένα. Θα μπορούσατε να κάνετε CC άλλους χρήστες στο ημερολόγιο πρόσκλησης email, αλλά μόνο ένα άτομο από αυτά θα επιτρέπεται από το εργαλείο να συμμετάσχει στη σύσκεψη.

Συνολικά, ένα εξαιρετικό εργαλείο για ελεύθερους επαγγελματίες και μικρές απομακρυσμένες ομάδες, αλλά σίγουρα δεν είναι μια καλή επιλογή για μεγάλες ομάδες.

TimeBridge

Μια άλλη εφαρμογή προγραμματισμού συσκέψεων, το TimeBridge επιτρέπει στους χρήστες να ενσωματώνουν το Outlook, το Google και άλλα ημερολόγια. Εάν εργάζεστε μόνος σας, μπορεί να φαίνεται σαν μια έκδοση “lite” του Calendly, αλλά το εργαλείο αποδεικνύεται πραγματικά χρήσιμο όταν έχετε μια μεγάλη ομάδα.

Όταν όλα τα μέλη της ομάδας ενσωματώνουν τα προσωπικά τους ημερολόγια με το TimeBridge, το εργαλείο τους επιτρέπει να βρίσκουν έναν κοινό χρόνο συνάντησης σε λιγότερο από ένα δευτερόλεπτο. Έτσι, εξοικονομείτε από συνεχή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επαφές με τα μέλη της ομάδας σας για να διαπραγματευτείτε μια ώρα συνάντησης.

Ενώ οι δυνατότητες προγραμματισμού συσκέψεων του TimeBridge παρέχονται δωρεάν, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες διασκέψεων σε μικρή τιμή. Το εργαλείο χρησιμοποιεί λογισμικό ανοιχτού κώδικα Dimdim για διαδικτυακές διασκέψεις. Μπορεί να μην είναι GoToMeeting ή WebEx. εξακολουθεί να είναι μια εξαιρετική επιλογή για μικρές επιχειρήσεις που αναζητούν ένα προσιτό εργαλείο διαδικτυακών διασκέψεων.

Γράφω άσκοπα

Ανεξάρτητα από το πόσο μπορεί να το μισείτε, δεν χρησιμοποιούν όλα τα μέλη της ομάδας σας εφαρμογές ημερολογίου ή ίσως χρησιμοποιούν εφαρμογές ημερολογίου, αλλά ποτέ δεν εισάγουν σωστά το πρόγραμμά τους. Αυτά τα μικρά προβλήματα μπορούν να κάνουν ακόμη και τις πιο γρήγορες εφαρμογές προγραμματισμού όπως το TimeBridge άχρηστες.

Με το Doodle έχετε μια άλλη λύση – δημιουργήστε μια δημοσκόπηση με όλες τις εύλογες ημερομηνίες και στείλτε τον σύνδεσμο σε όλα τα μέλη της ομάδας. Από εκεί, όλοι μπορούν να ψηφίσουν σε ένα χρονικό διάστημα και αυτό είναι! Όποια ημερομηνία λαμβάνει τις περισσότερες ψήφους στο τέλος ορίζεται ως ημερομηνία συνεδρίασης.

Όσο διασκεδαστικό θα ήταν, η ψηφοφορία μπορεί να μην λειτουργεί για όλες τις ομάδες, επειδή δεν βοηθά πάντα στην εύρεση της κατάλληλης ώρας. Ορισμένα μέλη ενδέχεται να μην είναι σε θέση να παρευρεθούν στην ώρα της σύσκεψης που επιλέγεται από την πλειοψηφία λόγω προηγούμενων ρυθμίσεων.

Διάφορες εφαρμογές

Αυτή η εφαρμογή μπόνους μπορεί να μην ανήκει σε μια συγκεκριμένη κατηγορία, αλλά σίγουρα μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε καλύτερα την επιχείρησή σας παρέχοντας εύκολη ενσωμάτωση εφαρμογών, παρακολούθηση χρόνου και τήρηση σημειώσεων.

IFTTT

Το IFTTT είναι μια δωρεάν εφαρμογή αυτοματισμού επιχείρησης που επιτρέπει στους χρήστες να συνδέουν δύο εφαρμογές μαζί με μια συνταγή IFTTT. Βασικά, όταν εκτελείτε μια συγκεκριμένη λειτουργία σε μία εφαρμογή, το IFTTT θα προκαλέσει μια αντίδραση σε μια άλλη εφαρμογή.

Για παράδειγμα, αυτή η συνταγή IFTTT μετατρέπει αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάρτες Trello όταν έχουν εκχωρηθεί μια συγκεκριμένη ετικέτα.

Ακολουθεί μια άλλη συνταγή IFTTT που προσθέτει αυτόματα τη λίστα αγορών του Amazon Echo στον λογαριασμό σας στο Wunderlist.

Το IFTTT είναι μια δωρεάν υπηρεσία που υποστηρίζει μεγάλο αριθμό δωρεάν εφαρμογών, αλλά δεν υποστηρίζει καμία επιχειρηματική εφαρμογή ούτε παρέχει βαθύτερη ενσωμάτωση.

Ζάπιερ

Το Zapier λειτουργεί αρκετά παρόμοιο με το IFTTT, αλλά η διαφορά μεταξύ των δύο είναι ότι το Zapier υποστηρίζει περισσότερες επιχειρηματικές εφαρμογές όπως το SalesForce, Zendesk, Slack και JIRA.

Καλεί κάθε ενσωμάτωση «zap». Για παράδειγμα, μπορείτε να ενεργοποιήσετε ένα zap για να παραδώσετε απευθείας τα email σας στο Slack ή να δημοσιεύσετε ένα νέο μήνυμα στο Slack κάθε φορά που ενημερώνεται μια σειρά Φύλλων Google. Υπάρχουν χιλιάδες προεγκατεστημένα zaps και μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα δικό σας.

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το Zapier είναι πολύ πιο ισχυρό από το IFTTT. Αλλά ταυτόχρονα, η δωρεάν έκδοση του Zapier σάς περιορίζει να χρησιμοποιείτε μόνο πέντε εργαλεία που είναι ένα μεγάλο μειονέκτημα.

Τόγκλ

Ένα εργαλείο παρακολούθησης χρόνου και φύλλου εργασίας υπαλλήλου, το Toggl σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε το χρόνο όλων των υπαλλήλων σας και να βλέπετε επίσης στιγμιαίες αναφορές.

Η δωρεάν έκδοση του Toggl σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε χρόνο για διαφορετικά έργα και πελάτες. Η πληρωμένη έκδοση επιτρέπει στους χρήστες να προσθέτουν χρεώσιμες και μη χρεώσιμες ώρες, τις οποίες μπορείτε να δείξετε απευθείας στους πελάτες σας για διαφάνεια.

Τα έργα και οι πελάτες μπορούν να έχουν χρωματική κωδικοποίηση, η οποία είναι χρήσιμη όταν αναλύετε εβδομαδιαίες και μηνιαίες αναφορές. Ως έμπειρος χρήστης του Toggl, παρατήρησα ότι αυξάνει την αποδοτικότητά μου και οι αναφορές διευκολύνουν για μένα να δω πού βάζω τον περισσότερο χρόνο μου.

Συνολικά, το Toggl είναι ένα απλό, ισχυρό και ανόητο εργαλείο παρακολούθησης χρόνου.

Evernote

Υπάρχουν τακτικές εφαρμογές λήψης σημειώσεων και, στη συνέχεια, υπάρχει το Evernote που μεταφέρει τα πάντα σε ένα εντελώς νέο επίπεδο. Είναι ένα εργαλείο που βασίζεται σε σύννεφο που σας επιτρέπει να αποθηκεύετε σημειώσεις από οποιαδήποτε πλατφόρμα και συγχρονίζει γρήγορα τις σημειώσεις, επιτρέποντάς σας να έχετε πρόσβαση σε αυτές από οπουδήποτε.

Η εφαρμογή για επιτραπέζιους υπολογιστές μπορεί να αποθηκεύει σημειώσεις εκτός σύνδεσης και να κρυπτογραφεί κείμενο με κωδικό πρόσβασης. Το Evernote διαθέτει επίσης αναγνώριση οπτικών χαρακτήρων (OCR), το οποίο ουσιαστικά σημαίνει ότι μπορεί να αναγνωρίσει κείμενο στις εικόνες που ανεβάζετε, καθιστώντας το το ιδανικό μέρος για την εξοικονόμηση λογαριασμών.

Η επέκταση του Google Chrome Clipper του Evernote είναι πιθανώς ένα από τα αγαπημένα μου εργαλεία, διότι με επιτρέπει να κλιπ περιεχομένου από οποιαδήποτε ιστοσελίδα και να το αποθηκεύω αυτόματα στο λογαριασμό μου στο Evernote. Χρησιμοποιώ καθημερινά για να κάνω έρευνα, την οποία μπορώ αργότερα να αναφέρω στην εφαρμογή επιτραπέζιου υπολογιστή του Evernote, ακόμα και όταν δεν είμαι συνδεδεμένος στο Διαδίκτυο.

Η εφαρμογή για κινητά και η εφαρμογή ιστού έχουν μια εξαιρετική διεπαφή, αλλά η εφαρμογή για επιτραπέζιους υπολογιστές χρειάζεται σίγουρα κάποια αγάπη.

Εισερχόμενα από το Gmail

Το Inbox by Gmail είναι ένα νέο εργαλείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ξεκίνησε από την Google και αρχικά ήταν απλώς μια εφαρμογή για κινητά, αλλά τώρα και η εφαρμογή ιστού κυκλοφόρησε επίσης.

Η νέα εφαρμογή απορρίπτει την παραδοσιακή μορφή email και ακολουθεί μια μάλλον εξελικτική προσέγγιση αντιμετωπίζοντας κάθε email ως έργο. Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίζονται στις προηγούμενες κατηγορίες σας στο Gmail και επίσης κατά την ημερομηνία τους.

Μπορείτε να επιλέξετε να αναβάλλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να το καρφιτσώσετε στην κορυφή ή να ορίσετε μια υπενθύμιση σε αυτό. Τα συνημμένα αρχεία διατίθενται σε μεγάλες μικρογραφίες και δεν χρειάζεστε μια εφαρμογή Εγγράφων Google για να ανοίξετε συνημμένα αρχεία.

Το μόνο μειονέκτημα που βλέπω εδώ είναι ότι μπορεί να σας πάρει τον ίδιο χρόνο για να συνηθίσετε τη μορφή του. Το χρησιμοποιώ στο τηλέφωνό μου τις τελευταίες δύο εβδομάδες και εξακολουθώ να μην είμαι απόλυτα άνετος.

Τελικές σκέψεις

Και εκεί το έχετε: οι 30 καλύτερες εφαρμογές για επιχειρήσεις σύμφωνα με το Cloudwards.net. Η χρήση των σωστών εφαρμογών για την επιχείρησή σας μπορεί να σας βοηθήσει να αυτοματοποιήσετε τις διαδικασίες, να εξοικονομήσετε χρόνο και, το πιο σημαντικό, οι εφαρμογές μπορούν να σας βοηθήσουν να εκτελέσετε την επιχείρησή σας πιο ομαλά.

Παρόλο που έχουμε παράσχει πέντε εφαρμογές σε κάθε κατηγορία, δεν είναι σημαντικό να διαλέξετε μόνο μία από κάθε μία. Εάν πιστεύετε ότι περισσότερες από μία εφαρμογές πληρούν πλήρως τις απαιτήσεις σας, θα πρέπει σίγουρα να προχωρήσετε με αυτό.

Εάν υπάρχουν άλλες εφαρμογές που πιστεύετε ότι χάσαμε, ενημερώστε μας στα παρακάτω σχόλια. Ευχαριστούμε που το διαβάσατε.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map