Dropbox Business Review – Ενημερώθηκε το 2020

Επιχειρηματική κριτική Dropbox

Αν ψάχνετε για ένα EFSS για να προωθήσετε την επιχείρησή σας, η μετάβαση στο Dropbox για επιχειρήσεις μπορεί να είναι ένα καλό στοίχημα. Έχει όλα τα δυνατά σημεία του μικρού αδελφού του με προσανατολισμό προς τον καταναλωτή, καθώς και μερικά εκπληκτικά χαρακτηριστικά όλα τα δικά του. Διαβάστε την πλήρη κριτική μας για τις λεπτομέρειες.

Καλύτερο EFSS

Το Dropbox είναι ένα οικιακό όνομα, επομένως δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι η επιχειρηματική του έκδοση είναι συχνά η πρώτη εταιρεία πλατφόρμας EFSS που κοιτάζουν όταν αποφασίζουν να μεταφέρουν τα δεδομένα τους στο cloud. Βοηθά το Dropbox Business να έχει έναν καλό συνδυασμό απλότητας, ταχύτητας και πλούσιων επιλογών συνεργασίας. Λόγω αυτών των ιδιοτήτων, έκανε την καλύτερη συλλογή EFSS.

Το Dropbox έχει επίσης ορίσει πολλές τάσεις τόσο στον συγχρονισμό συσκευών όσο και στην κοινή χρήση αρχείων και διαθέτει μια νέα δυνατότητα συγχρονισμού για την οποία θα μιλήσουμε παρακάτω. Το Dropbox Business παρέχει ισχυρές δυνατότητες ασφαλείας που θα πρέπει να διατηρούν τα δεδομένα σας ασφαλή, αρκεί να τα εκμεταλλευτείτε. Εάν αντιμετωπίσετε κάποιο πρόβλημα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κανάλια υποστήριξης του Dropbox 24/7 για να λάβετε βοήθεια γρήγορα.

Ωστόσο, το Dropbox Business έχει περιορισμένες δυνατότητες προσαρμογής ρόλων και αναφορών. Επιπλέον, δεν είναι φθηνό. Θα μιλήσουμε για αυτά τα μειονεκτήματα, μαζί με το τι κάνει σωστά το Dropbox Business, στις παρακάτω κατηγορίες. Αν σας ενδιαφέρει, παραμείνετε σε μας σε αυτήν την κριτική Dropbox Business. Εάν αναζητάτε μια προσωπική λύση, διαβάστε την τακτική αναθεώρηση του Dropbox.

Δυνατά σημεία & Αδυναμίες

Εναλλακτικές λύσεις για το Dropbox Business

Τιμολόγηση

Το Dropbox Business έχει τρία σχέδια, τα οποία χρεώνουν ανά άτομο και απαιτούν τουλάχιστον τρεις χρήστες. Τα δύο πρώτα σχέδια, «τυπικά» και «προηγμένα», είναι καλές επιλογές για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις, ενώ το τρίτο, «επιχείρηση», είναι καλό για μεγάλες εταιρείες. 

Πρέπει να επικοινωνήσετε με το Dropbox για να λάβετε μια εκτίμηση τιμής για το πρόγραμμα “επιχείρηση”, αλλά οι άλλοι δύο διαθέτουν μηνιαίες και ετήσιες συνδρομές.

Λάβετε υπόψη ότι ο αποθηκευτικός χώρος 5TB που έχετε με το Dropbox Business είναι κοινόχρηστος χώρος. Έτσι λειτουργούν οι περισσότερες πλατφόρμες EFSS, με εξαίρεση το OneDrive. Μπορείτε να διαβάσετε την αναθεώρηση του OneDrive για επιχειρήσεις για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με αυτό. Ωστόσο, οι χρήστες σας μπορούν να εγγραφούν και σε προσωπικούς λογαριασμούς Dropbox και να λάβουν 2 GB δωρεάν προσωπικού χώρου αποθήκευσης.

Dropbox για επιχειρηματικές τιμές

Τα επιχειρηματικά σχέδια Dropbox δεν είναι φθηνά. Για παράδειγμα, με το Egnyte, λαμβάνετε 5 TB κοινόχρηστου χώρου για 8 $ ανά μήνα ανά χρήστη, το οποίο είναι σχεδόν το μισό κόστος του Dropbox. Πριν εγγραφείτε, φροντίστε να χρησιμοποιήσετε τη δωρεάν δοκιμαστική περίοδο 30 ημερών του Dropbox Business, η οποία μπορεί να σας δώσει μια υπέροχη επισκόπηση του τρόπου λειτουργίας της υπηρεσίας.

Τούτου λεχθέντος, το προηγμένο πρόγραμμα της Dropbox σας προσφέρει απεριόριστο χώρο αποθήκευσης, αλλά είναι πολύ πιο ακριβό από το απεριόριστο πρόγραμμα του άλλου ανταγωνιστή της, Crashplan. Εάν είστε μια μικρή επιχείρηση και δεν χρειάζεστε προηγμένες ενσωματώσεις, ίσως καλύτερα να χρησιμοποιήσετε το Crashplan. Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα γι ‘αυτό στην κριτική μας στο CrashPlan.

Εμπειρία χρήστη

Το Dropbox βρίσκεται στην πρώτη γραμμή της εμπειρίας χρήστη από τότε που κυκλοφόρησε το 2007. Αυτό ισχύει και για την επιχειρηματική του έκδοση. Ο υπολογιστής-πελάτης Dropbox είναι διαθέσιμος για Windows και Mac. Μας αρέσει που υποστηρίζεται το Linux – διανομές Ubuntu και Fedora – επειδή πολλές υπηρεσίες αποθήκευσης cloud για επιχειρήσεις δεν διαθέτουν υποστήριξη Linux.

dropbox-business-desktop-client

Μετά την εγκατάσταση του υπολογιστή-πελάτη επιφάνειας εργασίας, το Dropbox δημιουργεί έναν ειδικό φάκελο συνδεδεμένο με σύννεφο στο σύστημα αρχείων σας. Ονομάζεται “φάκελος συγχρονισμού” και όλη η εμπειρία του EFSS λειτουργεί γύρω από αυτόν. Στην πραγματικότητα, αυτή η δυνατότητα δημιουργήθηκε από τον ιδρυτή του Dropbox, Drew Houston. Θα μιλήσουμε περισσότερα για το πώς χειρίζεται το Dropbox το συγχρονισμό στην αντίστοιχη κατηγορία παρακάτω.

Ο υπολογιστής-πελάτης επιφάνειας εργασίας είναι απλός και σας επιτρέπει να ελέγξετε τις πρόσφατες δραστηριότητές σας, μαζί με αυτές των μελών της ομάδας σας. Μπορείτε επίσης να δείτε φακέλους, δραστηριότητες και ειδοποιήσεις. Εάν έχετε πολλά αρχεία, ο υπολογιστής-πελάτης επιφάνειας εργασίας σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε τη γραμμή αναζήτησης για γρήγορη ταξινόμησή τους.

Επιπλέον, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στην εφαρμογή Dropbox Paper, να ανοίξετε το φάκελο συγχρονισμού, να ξεκινήσετε το πρόγραμμα-πελάτη ιστού και να δημιουργήσετε νέα αρχεία και φακέλους. Συνολικά, ο υπολογιστής-πελάτης επιφάνειας εργασίας είναι ευχάριστος και απλοποιημένος.

dropbox-business-web-client

Εάν δεν βρίσκεστε μακριά από τον υπολογιστή σας και δεν θέλετε να κατεβάσετε τον υπολογιστή-πελάτη για να λάβετε μόνο ένα αρχείο, μπορείτε να συνδεθείτε στον υπολογιστή-πελάτη ιστού. Ο πελάτης σάς δίνει επίσης τη δυνατότητα να διαχειριστείτε τον λογαριασμό Dropbox Business και τους χρήστες σας, για τους οποίους θα μιλήσουμε αργότερα. 

Ο πελάτης Ιστού έχει πολύ αρνητικό χώρο, κάτι που το καθιστά σαφές και απλό. Και τα δύο είναι χαρακτηριστικά σχεδιασμού για τα οποία το Dropbox είναι διάσημο. 

Η πλοήγηση περιεχομένου είναι διαισθητική χάρη στο μενού στα αριστερά, αλλά εάν δεν μπορείτε να βρείτε έναν συγκεκριμένο φάκελο ή αρχείο, μπορείτε απλώς να τα αναζητήσετε χρησιμοποιώντας τη γραμμή αναζήτησης στην κορυφή. Είναι ωραίο που ξεκινά την αναζήτηση μόλις αρχίσετε να πληκτρολογείτε. 

Επιπλέον, μπορείτε να έχετε πρόσβαση στις πιο συνηθισμένες ενέργειες αρχείων και φακέλων, τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω τους. Εάν χρειάζεστε περισσότερα, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στις “τρεις τελείες”. Επιπλέον, μπορείτε να δείτε τις λεπτομέρειες του αρχείου στα δεξιά και, κάτω από αυτήν, τη λίστα των πρόσθετων ενεργειών που μπορείτε να πραγματοποιήσετε.

dropbox-business-mobile-client

Εάν είστε εν κινήσει, μπορείτε ακόμα να αποκτήσετε πρόσβαση στα αρχεία και τους φακέλους σας χρησιμοποιώντας το smartphone σας. Οι πελάτες για κινητά του Dropbox λειτουργούν σε Android και iOS. Όπως οι υπολογιστές-πελάτες και οι υπολογιστές ιστού, ο φορητός πελάτης είναι απλός στη χρήση. 

Η προεπιλεγμένη προβολή εμφανίζει τα πρόσφατα και αστέρι αρχεία σας, μαζί με ένα μεγάλο κουμπί “+”, το οποίο σας επιτρέπει να σαρώσετε ένα έγγραφο, να τραβήξετε μια φωτογραφία, να ανεβάσετε φωτογραφίες και βίντεο και να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο ή αρχείο κειμένου. Το μενού burger στην επάνω αριστερή γωνία σάς επιτρέπει να εισέλθετε στην εφαρμογή Dropbox Paper, να αποκτήσετε πρόσβαση στα αρχεία σας εκτός σύνδεσης, να διαχειριστείτε τις ρυθμίσεις και να παρακολουθήσετε τη δραστηριότητα της ομάδας σας.

Διαχείριση χρηστών

dropbox-business-user-management

Μπορείτε να διαχειριστείτε την ομάδα σας από την κονσόλα διαχειριστή του προγράμματος-πελάτη ιστού. Εάν είστε ο διαχειριστής της ομάδας, μπορείτε να προσκαλέσετε νέα μέλη μέσω email, αλλά μπορείτε επίσης να ανεβάσετε ένα αρχείο προτύπου CSV για να προσκαλέσετε χρήστες μαζικά. Εάν πρέπει να αγοράσετε περισσότερες άδειες, μπορείτε να το κάνετε και από την κονσόλα διαχειριστή.

Μπορείτε να εκχωρήσετε κλιμακωτούς ρόλους διαχειριστή σε χρήστες, αλλά πρέπει να εγγραφείτε είτε στο Dropbox Business Advanced είτε στο Enterprise για να ξεκλειδώσετε αυτήν τη δυνατότητα. Διαφορετικά, μπορείτε να εκχωρήσετε δικαιώματα χρήστη σε φακέλους, οι οποίοι μπορούν να ρυθμιστούν είτε στο επίπεδο πρόσβασης «προβολή» είτε «επεξεργασία».

Γενικά, οι επιλογές προσαρμογής ρόλων του Dropbox είναι σχετικά αραιές σε σύγκριση με ορισμένα άλλα εργαλεία. μπορείτε να επιλέξετε να αντιστοιχίσετε χρήστες σε έναν από τους τρεις ρόλους διαχειριστή. 

Ο πρώτος ρόλος είναι “διαχειριστής ομάδας” και επιτρέπει στον χρήστη να διαχειρίζεται τα πάντα για όλους τους διαχειριστές και τα μέλη. Το δεύτερο είναι “διαχειριστής διαχείρισης χρηστών”, ο οποίος μπορεί να προσθέσει, να αφαιρέσει και να διαχειριστεί λογαριασμούς μελών. Τέλος, ένας “διαχειριστής υποστήριξης” μπορεί να βοηθήσει με περιορισμένες εργασίες, συμπεριλαμβανομένων των επαναφορών κωδικού πρόσβασης. Μπορείτε να βρείτε μια λεπτομερή σύγκριση των ρόλων εδώ.

Ωστόσο, δεν υπάρχει τρόπος προσαρμογής ρόλων. Εάν θέλετε προηγμένη προσαρμογή, μια εξαιρετική εναλλακτική επιλογή EFSS θα ήταν το Citrix ShareFile και μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με την αναθεώρηση του Citrix ShareFile.

Η κονσόλα διαχειριστή περιλαμβάνει επίσης έναν πίνακα ελέγχου, ο οποίος σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τη χρήση του λογαριασμού. Επιπλέον, υπάρχει μια καρτέλα “δραστηριότητα” που σας επιτρέπει να δημιουργείτε προσαρμοσμένες αναφορές με βάση ένα τεράστιο σύνολο παραγόντων, όπως συνδέσεις, κοινοποιήσεις αρχείων, κωδικούς πρόσβασης, επεξεργασίες αρχείων και συγχρονισμούς συσκευών.  

dropbox-business-group-management

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Dropbox για να δημιουργήσετε ομάδες χρηστών. Αυτό σας επιτρέπει να διαχειριστείτε την πρόσβαση φακέλων για πολλά άτομα ταυτόχρονα, ώστε να μειώσετε το ποσό της εργασίας διαχειριστή που πρέπει να κάνετε. 

Ωστόσο, ο αριθμός των διαθέσιμων επιλογών προσαρμογής για ομάδες είναι αρκετά περιορισμένος σε σύγκριση με ορισμένες άλλες υπηρεσίες. Για ένα εργαλείο που διαθέτει ισχυρές επιλογές διαχείρισης ομάδων, ανατρέξτε στον έλεγχο IBM Connections.

Ντοσιέ & Κοινή χρήση αρχείων

Όταν ρυθμίζετε το Dropbox Business, λαμβάνετε αυτόματα έναν κεντρικό “φάκελο ομάδας” στον οποίο θα έχουν πρόσβαση όλοι οι υπάλληλοί σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε υποφακέλους εντός αυτού και να περιορίσετε την πρόσβαση σε αυτούς σε συγκεκριμένους χρήστες ή ομάδες.

dropbox-business-file-sharing

Η κοινή χρήση φακέλων είναι η κύρια μέθοδος κοινής χρήσης περιεχομένου μεταξύ συμπαίκτων, αλλά οι χρήστες μπορούν επίσης να μοιράζονται φακέλους και αρχεία δημιουργώντας έναν ασφαλή σύνδεσμο. Για να το κάνετε αυτό, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί “κοινή χρήση” που εμφανίζεται όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω από οποιοδήποτε αντικείμενο.

Όταν δημιουργείτε έναν σύνδεσμο, μπορείτε να επισυνάψετε δύο επίπεδα άδειας σε αυτόν: “να δείτε” και “να επεξεργαστείτε”. Με την άδεια “δυνατότητα προβολής”, οι χρήστες μπορούν να προβάλουν, να κατεβάσουν και να σχολιάσουν. Η επιλογή “μπορεί να επεξεργαστεί” έχει όλα τα προηγούμενα δικαιώματα, αλλά προσθέτει τη δυνατότητα επεξεργασίας, διαγραφής και προσθήκης αρχείων.

Μόλις δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο, μπορείτε να τον περιορίσετε σε μέλη της ομάδας ή σε άτομα που έχουν τον απαιτούμενο κωδικό πρόσβασης. Μπορείτε επίσης να το κάνετε προσβάσιμο σε οποιονδήποτε, ανεξάρτητα από το αν έχει λογαριασμό Dropbox ή όχι. 

Ωστόσο, ως διαχειριστής, μπορείτε να αποτρέψετε τους χρήστες από την κοινή χρήση περιεχομένου εκτός της επιχείρησής σας, κάτι που βοηθά αν εργάζεστε με ευαίσθητη πνευματική ιδιοκτησία. Άλλες επιλογές ελέγχου περιεχομένου περιλαμβάνουν ημερομηνίες λήξης συνδέσμου, κωδικούς πρόσβασης και την επιλογή απενεργοποίησης λήψεων.

Το Dropbox ενσωματώνεται εγγενώς με το Slack, ώστε να μπορείτε να μοιράζεστε αρχεία απευθείας σε αυτό κάνοντας κλικ στο βέλος στο μενού “κοινή χρήση” που σχετίζεται με ένα αρχείο και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο “κοινή χρήση στο Slack”. Στην πραγματικότητα, το Dropbox εμφανίζεται στην καλύτερη αποθήκευση cloud για Slack Roundup.

Εκτός από την κοινή χρήση του περιεχομένου σας, μπορείτε επίσης να προσκαλέσετε συνεργάτες να μοιραστούν αρχεία μαζί σας χρησιμοποιώντας αιτήματα αρχείων. Μπορείτε να ορίσετε τι ζητάτε και πού πρέπει να μεταφερθούν τα αρχεία στο φάκελο Dropbox. Εάν το αίτημα είναι επείγον, μπορείτε επίσης να ορίσετε μια προθεσμία.

dropbox-business-sharing-σελίδα

Το Dropbox παρέχει επίσης μια σελίδα ελέγχου για μετοχές. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση μέσω του συνδέσμου “κοινή χρήση” από το μενού στην αριστερή πλευρά του προγράμματος-πελάτη ιστού. Η σελίδα κοινής χρήσης σας επιτρέπει να παρακολουθείτε εύκολα κοινόχρηστους φακέλους, αρχεία και συνδέσμους που δημιουργούνται. Χωρίς αυτήν τη δυνατότητα, την οποία δεν διαθέτουν πολλές υπηρεσίες αποθήκευσης στο cloud, θα ήταν εύκολο να χάσετε το ποιος έχει πρόσβαση στο περιεχόμενό σας.

Συγχρονισμός

Ο συγχρονισμός της συσκευής ή ο σύντομος συγχρονισμός, σημαίνει ότι μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο ίδιο περιεχόμενο από μια ποικιλία συσκευών. Επιπλέον, οι αλλαγές στο περιεχόμενο που πραγματοποιείται σε μία συσκευή θα εμφανίζονται σχεδόν σε πραγματικό χρόνο από τις άλλες. Ο βασικός μηχανισμός που το επιτρέπει, όπως είπαμε, είναι ο φάκελος συγχρονισμού.

Ένας φάκελος συγχρονισμού μοιάζει με οποιονδήποτε άλλο φάκελο, αλλά τυχόν δεδομένα που τοποθετείτε σε αυτόν θα αποθηκευτούν τόσο στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας όσο και στο σύννεφο. Μόλις κάνετε μια αλλαγή σε αυτό το αρχείο, το Dropbox θα αντικατοπτρίζει αυτήν την αλλαγή στο cloud και σε οποιαδήποτε άλλη συνδεδεμένη συσκευή. Εξαιτίας αυτού, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλές συσκευές για να εργαστείτε στα αρχεία σας και να μην παραλείψετε ποτέ. 

Οι αρχικές μεταφορτώσεις αρχείων σε διακομιστή cloud ενδέχεται να είναι αργές. Το δοκιμάσαμε χρησιμοποιώντας τον φάκελο με φερμουάρ 1 GB. Ο αρχικός συγχρονισμός χρειάστηκε αρκετά λεπτά περισσότερο από αυτό που περιμέναμε, λαμβάνοντας υπόψη την ταχύτητα μεταφόρτωσης, αλλά η μεταφορά ήταν ακόμα γρήγορη.

Ωστόσο, οι αλλαγές στο περιεχόμενό σας μετά την αρχική μεταφόρτωση θα γίνουν πιο γρήγορες, χάρη στη χρήση της αντιγραφής αρχείων σε επίπεδο μπλοκ, η οποία μεταφέρει μόνο τα αλλαγμένα τμήματα των αρχείων, και όχι ολόκληρο το αρχείο. Αυτό σας βοηθά να εξοικονομήσετε χρόνο και εύρος ζώνης.

Παρόλο που η αντιγραφή αρχείων σε επίπεδο μπλοκ προσφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα, το μεγαλύτερο μέρος του διαγωνισμού δεν το έχει εφαρμόσει ακόμη. Στην πραγματικότητα, το Dropbox και το OneDrive είναι οι μόνοι δύο σημαντικοί παίκτες που το κάνουν και το τελευταίο το χρησιμοποιεί μόνο για να συγχρονίσει αρχεία του Microsoft Office.

Εκτός από τον τυπικό συγχρονισμό, το Dropbox Business προσφέρει «έξυπνο συγχρονισμό», το οποίο σας επιτρέπει να διαμορφώσετε τον συγχρονισμό σας ώστε να αποθηκεύει περιεχόμενο μόνο στο διαδίκτυο, όχι στον σκληρό σας δίσκο, αλλά να το κάνετε ορατό στην εξερεύνηση του συστήματος αρχείων σας. Αυτό σας βοηθά να εξοικονομήσετε χώρο στο σκληρό δίσκο, κάτι που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν έχετε κολλήσει χρησιμοποιώντας μία από τις μικρές μονάδες στερεάς κατάστασης που είναι κοινές με νεότερους φορητούς υπολογιστές

Άλλες υπηρεσίες EFSS έχουν παρόμοιο χαρακτηριστικό που ονομάζεται «επιλεκτικός συγχρονισμός». Η διαφορά είναι ότι ο επιλεκτικός συγχρονισμός δεν σας επιτρέπει να βλέπετε τα αρχεία σας μόνο στο διαδίκτυο στο φάκελο συγχρονισμού.

Εργαλεία παραγωγικότητας

Όπως και άλλα εργαλεία EFSS, το Dropbox διαθέτει βιβλιοθήκη ενσωματώσεων τρίτων. Ωστόσο, το Dropbox διαθέτει επίσης μερικές εγγενείς εφαρμογές, που ονομάζονται Dropbox Paper και Dropbox Showcase.

Το Dropbox Paper είναι μια εφαρμογή που σας επιτρέπει να προσθέσετε κείμενο, εικόνες, βίντεο και άλλο περιεχόμενο σε ό, τι μοιάζει με ένα κενό φύλλο χαρτιού. Στην πραγματικότητα, έχουμε τοποθετήσει το Dropbox Paper εναντίον των Εγγράφων Google, αλλά τα Έγγραφα Google αποδείχθηκαν καλύτερα για την εργασία με έγγραφα κειμένου. Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με το Paper, διαβάστε την κριτική μας για το Dropbox Paper.

Ωστόσο, εάν θέλετε απλώς να σημειώσετε και να θέλετε τις δυνατότητες να τις εμπλουτίσετε, διαβάστε τις καλύτερες εφαρμογές λήψης σημειώσεων.

Το Dropbox Showcase σας επιτρέπει να μοιράζεστε το περιεχόμενό σας σε μια επαγγελματική σελίδα, η οποία είναι ένας μοναδικός τρόπος προώθησης της εργασίας σας. Ωστόσο, δεν υπάρχει τρόπος άμεσης κοινοποίησης στα κοινωνικά δίκτυα.

dropbox-business-app-ενσωματώσεις

Το Dropbox Business δεν μπορεί να αντιστοιχίσει τον αριθμό των εγγενών εφαρμογών παραγωγικότητας που διαθέτουν το Google Drive και το One Drive, αλλά το αντισταθμίζει με τη βιβλιοθήκη ενοποιήσεων. Στην πραγματικότητα, το Dropbox Business ενοποιείται τόσο με το Google όσο και με τη Microsoft.

Ωστόσο, θα πρέπει να εγγραφείτε στο Google Suite ή στο Office 365 της Microsoft για να επεξεργαστείτε αρχεία. Ωστόσο, η προεπισκόπηση εγγράφων του Office στο Office Online είναι δωρεάν.

Εκτός από τις ενσωματώσεις Office και Google, το Dropbox προσφέρει πολλά εργαλεία τρίτων από τα οποία μπορείτε να διαλέξετε. Μπορείτε να αναζητήσετε όλες τις διαθέσιμες επιλογές μεταβαίνοντας στη σελίδα ενσωμάτωσης της εφαρμογής Dropbox. Μερικές από τις πιο σημαντικές είναι οι Slack, Asana και Adobe.

Ασφάλεια

Μία από τις μεγαλύτερες ανησυχίες όταν αποφασίζετε να αποθηκεύσετε δεδομένα στο cloud είναι η δύναμη και η αξιοπιστία της ασφάλειας του cloud. Το Dropbox, στην πραγματικότητα, συμμετείχε σε μια από τις πιο υψηλού προφίλ κλοπές δεδομένων που καταγράφηκαν το 2012. Ωστόσο, από τότε, το Dropbox έχει βελτιώσει την ασφάλειά του. Επιπλέον, η ασφάλεια του Dropbox Business είναι ισχυρότερη από αυτήν του κανονικού Dropbox.

Το Dropbox ασφαλίζει αρχεία κατά τη μεταφορά από τον υπολογιστή σας στους διακομιστές του χρησιμοποιώντας το πρωτόκολλο TLS, το οποίο δημιουργεί μια σήραγγα μεταφοράς που προστατεύεται από κρυπτογράφηση AES 128-bit ή υψηλότερη. Όταν τα αρχεία σας βρίσκονται σε ηρεμία στο σύννεφο Dropbox, η κρυπτογράφηση AES 256-bit τα ανακατεύει, ώστε κανείς να μην μπορεί να τα διαβάσει.

Δυστυχώς, το Dropbox διαχειρίζεται το κλειδί κρυπτογράφησής σας, επομένως δεν έχετε το πλεονέκτημα της ιδιωτικής κρυπτογράφησης. Ωστόσο, το Dropbox ενσωματώνεται στο Boxcryptor, το οποίο είναι ένα πρόσθετο που παρέχει ιδιωτική κρυπτογράφηση. Λάβετε υπόψη ότι ο συγχρονισμός σε επίπεδο μπλοκ του Dropbox δεν θα λειτουργήσει, αν επιλέξετε να ενεργοποιήσετε το Boxcryptor. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για αυτό στην κριτική μας στο Boxcryptor.

Ένα άλλο μειονέκτημα ασφαλείας είναι ότι το Dropbox διατηρεί τα μεταδεδομένα του αρχείου σας σε απλό κείμενο. Ωστόσο, αυτό είναι κοινό με τα περισσότερα εργαλεία EFSS επειδή τα μεταδεδομένα χρησιμοποιούνται για ευρετηρίαση και επιτάχυνση της εμπειρίας χρήστη. 

Ενώ τα δεδομένα σας βρίσκονται σε ηρεμία σε διακομιστές, είναι ευάλωτα σε πιο παραδοσιακούς κινδύνους, όπως φυσικές καταστροφές και εισβολές. Για να αποτρέψει αυτά και τον κίνδυνο αποτυχίας του διακομιστή, το Dropbox έχει σκληρύνει τα κέντρα δεδομένων. Έχουν πιστοποίηση ISO 27001, πράγμα που σημαίνει ότι έχουν πιστοποιηθεί ότι διαθέτουν καλή ασφάλεια πληροφοριών. Υποβάλλονται επίσης σε έλεγχο ταυτότητας SOC 2.

Εκτός από τις εισβολές στο κέντρο δεδομένων και τις παραβιάσεις δεδομένων, υπάρχουν δύο άλλοι τύποι εγκλήματος στον κυβερνοχώρο που πρέπει να γνωρίζουν οι επιχειρήσεις: επιθέσεις ransomware και επιθέσεις man-in-the-middle. Το Ransomware κρυπτογραφεί τα δεδομένα σας και απαιτεί να πληρώνετε τους χάκερ πριν να το αποκρυπτογραφήσουν, ενώ οι επιθέσεις man-in-the-middle είναι ένας τύπος υποκλοπής εν κινήσει. 

Το Dropbox σάς προστατεύει από το ransomware χρησιμοποιώντας τις δυνατότητες εκδοχής του. Η κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά και το πρωτόκολλο TLS σάς προστατεύουν από την υποκλοπή. 

Επιπλέον, το Dropbox έχει δύο άλλες λειτουργίες ασφαλείας που θα προσελκύσουν τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που χρειάζονται επιπλέον διαβεβαίωση ότι το περιεχόμενό τους δεν θα πέσει σε λάθος χέρια.

Ο πρώτος είναι ο έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων, ο οποίος διασφαλίζει ότι ακόμη και αν κάποιος καταφέρει να κλέψει τα διαπιστευτήριά σας, δεν θα μπορεί να έχει πρόσβαση στον λογαριασμό σας. Το κάνει αυτό απαιτώντας από τους υπαλλήλους σας να εισάγουν έναν ειδικό κωδικό εκτός από τα κανονικά διαπιστευτήρια χρήστη τους όταν συνδέονται από έναν μη αναγνωρισμένο υπολογιστή. 

Αυτός ο κωδικός αποστέλλεται μέσω κειμένου και είναι μια εξαιρετική μέθοδος για να διασφαλιστεί ότι κανείς δεν θα μπορεί να εκμεταλλευτεί τυχόν αδύναμους κωδικούς πρόσβασης που ενδέχεται να έχουν δημιουργήσει ορισμένοι από τους υπαλλήλους σας. Ωστόσο, θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν ισχυρό κωδικό πρόσβασης, ακόμη και με ενεργοποιημένο τον έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων.

Επιπλέον, εάν κάποιος κλέψει τη συγχρονισμένη συσκευή σας ή την χάσετε, μπορείτε να εκτελέσετε μια απομακρυσμένη διαγραφή αυτής της συσκευής. Αυτό που κάνει είναι να διακόψετε τη σύνδεση του φακέλου συγχρονισμού και να διαγράψετε οποιοδήποτε περιεχόμενο μέσα σε αυτόν. Ωστόσο, κάθε επιχειρηματικό περιεχόμενο που ενδέχεται να έχει μετακινήσει ο κάτοχος της συσκευής έξω από το φάκελο συγχρονισμού θα εξακολουθεί να είναι ευάλωτο.

Υποστήριξη

dropbox-business-υποστήριξη

Η επίλυση τεχνικών ζητημάτων δεν είναι ιδέα διασκέδασης για κανέναν, αλλά για τους χρήστες SMB, κάτι τέτοιο μπορεί να σημαίνει απώλεια εισοδήματος. Εξαιτίας αυτού, είναι σημαντικό για μια υπηρεσία να έχει καλή τεχνική υποστήριξη, η οποία βοηθά στην γρήγορη επίλυση προβλημάτων. Μπορείτε να βρείτε υποστήριξη εισάγοντας την κονσόλα διαχειριστή και κάνοντας κλικ στο “βοήθεια”. 

Από τη σελίδα βοήθειας, μπορείτε να συμβουλευτείτε τον οδηγό Dropbox, να περιηγηθείτε σε άρθρα βοήθειας και να επικοινωνήσετε με την τεχνική υποστήριξη μέσω συνομιλίας ή τηλεφώνου.

Η σελίδα οδηγού περιέχει πραγματικά υποστήριξη για τρεις διαφορετικές ομάδες χρηστών: διαχειριστές ομάδας, μέλη της ομάδας και μεμονωμένους χρήστες που χρησιμοποιούν κανονικό Dropbox. Οι οδηγοί απευθύνονται κυρίως σε νέους χρήστες και είναι αρκετά στοιχειώδεις.

Τα άρθρα στον ιστότοπο αυτο-υποστήριξης είναι πιο χρήσιμα. Μεταξύ αυτών είναι άρθρα σχετικά με θέματα όπως η ανάκτηση διαγραμμένων αρχείων, που απαιτούν έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων και συγχρονισμό αντιμετώπισης προβλημάτων. Είναι ακριβείς και σαφείς, οπότε δεν χρειάζεται να είστε πολύ τεχνικοί για να τους κατανοήσετε.

Μπορείτε να περιηγηθείτε σε άρθρα ανά κατηγορία ή να εκτελέσετε μια αναζήτηση εάν δεν μπορείτε να βρείτε αυτό που ψάχνετε. Υπάρχει επίσης πρόσβαση σε ένα φόρουμ χρηστών, το οποίο είναι πάντα μια καλή προσθήκη επειδή σας επιτρέπουν να λάβετε βοήθεια από την κοινότητα αντί για έναν μόνο τεχνικό υποστήριξης. Η κοινότητα είναι ενεργή και δεν πρέπει να περιμένετε πολύ για μια απάντηση.

Εάν δεν θέλετε να ψάξετε για μια λύση, μπορείτε να επικοινωνήσετε με το προσωπικό τεχνικής υποστήριξης του Dropbox και να λάβετε απάντηση από αυτούς. 

Οι χρήστες λαμβάνουν τηλεφωνική υποστήριξη ανεξάρτητα από το σχέδιό τους και μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτήν από την κονσόλα διαχειριστή ομάδας. Είναι διαθέσιμο 24 ώρες για χρήστες “επιχειρήσεων” και κατά τις εργάσιμες ώρες για χρήστες με “τυπικά” και “σύνθετα” προγράμματα. Υπάρχει επίσης υποστήριξη συνομιλίας, η οποία είναι διαθέσιμη 24/7. Το δοκιμάσαμε και επικοινωνήσαμε σύντομα με έναν εκπρόσωπο.

Μπορείτε να στείλετε ένα email για υποστήριξη 24/7, αλλά θα μπορούσατε να περιμένετε έως και 24 ώρες για μια απάντηση, ακόμη και ως επαγγελματίας χρήστης. Στείλαμε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ζητώντας μερικές ερωτήσεις και λάβαμε απάντηση σε περίπου 15 ώρες.

Η ετυμηγορία

Το Dropbox Business είναι μια εξαιρετική υπηρεσία. Είχε παραβίαση πριν από χρόνια, αλλά η υπηρεσία αναβάθμισε την ασφάλειά της για να αντισταθμίσει και τώρα έχει όλα τα χαρακτηριστικά ασφαλείας που θέλουμε να δούμε σε μια λύση EFSS.

Η εμπειρία χρήστη είναι απλή αλλά προσφέρει επαρκή αριθμό λειτουργιών για τη βελτίωση της ροής εργασίας και της ομαδικής συνεργασίας. Αν και το Dropbox είναι γνωστό για την εμπειρία του χρήστη, το μεγαλύτερο πλεονέκτημα που έχει είναι η δυνατότητα συγχρονισμού του. 

Οι ανταγωνιστές έχουν αντιγράψει το μοντέλο, αλλά δεν ταιριάζουν απόλυτα με την πραγματική συνεργασία σε πραγματικό χρόνο όπως το Dropbox. Επιπλέον, ο έξυπνος συγχρονισμός κάνει όλη την εμπειρία πιο απολαυστική.

Ωστόσο, οι εγγενείς δυνατότητες παραγωγικότητας του Dropbox περιορίζονται στην εφαρμογή Dropbox Paper. Είναι μια ενδιαφέρουσα λειτουργία, αλλά δεν μπορεί να ταιριάζει με αυτές που παρέχονται από το Google Drive και το OneDrive για επιχειρήσεις. Ωστόσο, το Dropbox ενοποιείται με το Microsoft Office και το G Suite, ώστε να μπορείτε να απολαύσετε τις δυνατότητές τους αρκεί να έχετε συνδρομή.

Το άλλο μεγάλο μειονέκτημα είναι η τιμή. Υπάρχουν άλλες φθηνότερες λύσεις εκεί έξω που είναι ακόμα ικανές, τις οποίες μπορείτε να δοκιμάσετε. Ωστόσο, εάν πιστεύετε ότι παίρνετε τα χρήματά σας με το Dropbox Business, τότε αναζητήστε το. Εάν όχι, συμβουλευτείτε τις κριτικές EFSS για εναλλακτικές ιδέες.

Θα θέλαμε να ακούσουμε τις σκέψεις και τις εμπειρίες σας με το Dropbox Business. Πώς το συγκρίνετε με άλλες λύσεις EFSS; Πείτε μας στα παρακάτω σχόλια. Ευχαριστούμε που το διαβάσατε.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me