Box Business Review – Ενημερώθηκε το 2020

Επιθεώρηση Box Business

Μια εξαιρετική υπηρεσία που διαθέτει πολλές ενσωματώσεις τρίτων και υπέροχη εξυπηρέτηση πελατών, το Box Business διατηρείται από την πρώτη θέση λόγω των χαμηλών ταχυτήτων του. Ωστόσο, αυτό μπορεί να αντισταθμιστεί από τα πλεονεκτήματά του, όπως μπορείτε να διαβάσετε σε αυτήν την πλήρη αναθεώρηση Box.


Καλύτερο EFSS

Το Box κατατάσσεται ως μία από τις καλύτερες πλατφόρμες EFSS που διατίθενται σήμερα. Δεν είναι λοιπόν περίεργο το γεγονός ότι ισχυρίζεται περισσότερο από το 70 τοις εκατό των εταιρειών Fortune 500 ως πελάτες, εκτός από περισσότερες από 95.000 επιχειρήσεις συνολικά. Σε αυτήν την κριτική, αποφασίσαμε να ρίξουμε μια λεπτομερή ματιά στο Box για να δούμε πώς συγκρίνεται με τη φήμη του. 

Εν ολίγοις, το Box είναι μια εξαιρετική υπηρεσία. Διαθέτει πολλά εργαλεία παραγωγικότητας, όπως ενσωματώσεις για το Microsoft Office και το Google Office suite. Έχει επίσης ικανή διαχείριση χρηστών, απεριόριστο χώρο αποθήκευσης και ισχυρή ασφάλεια με την επιλογή ιδιωτικής κρυπτογράφησης, καθώς και υποστήριξη μέσω email, τηλεφώνου και συνομιλίας.

Ωστόσο, δεν είναι όλα ρόδινα, επειδή τα σχέδια τιμολόγησης θα μπορούσαν να είναι φθηνότερα και δεν υπάρχει υποστήριξη συγχρονισμού σε επίπεδο μπλοκ. Εάν ενδιαφέρεστε για τις λεπτομέρειες, μείνετε μαζί μας, καθώς θα δούμε την απόδοση του Box στις ξεχωριστές κατηγορίες μας, παρακάτω.

Δυνατά σημεία & Αδυναμίες

Εναλλακτικές λύσεις για το Box Business

Τιμολόγηση

Η Box έχει επί του παρόντος τέσσερα σχέδια σχεδιασμένα για επιχειρήσεις: “starter”, “business”, “business plus” και “enterprise”. Όλα τα σχέδια απαιτούν τουλάχιστον τρεις χρήστες και δεν έχουν ανώτερο όριο, εκτός από το “starter”, το οποίο σας περιορίζει σε 10 χρήστες.

Επιπλέον, το “starter” σας προσφέρει μόλις 100 GB αποθηκευτικού χώρου και περιορίζει το μέγεθος του αρχείου σας στα 2 GB. Ωστόσο, είναι κατάλληλο για μικρές ομάδες και είναι μόλις 5,80 $ ανά μήνα ανά χρήστη. Δεν είναι το καλύτερο σχέδιο, όταν το συγκρίνετε με, ας πούμε, το Egnyte Connect, το οποίο παρέχει 5 TB αποθηκευτικού χώρου για 8 $ ανά μήνα ανά χρήστη. Αν σας ενοχλεί, διαβάστε την κριτική μας για το Egnyte Connect.

Ωστόσο, το Box παρέχει απεριόριστο χώρο αποθήκευσης με τα άλλα τρία σχέδια. Το πρόγραμμα “business” είναι 17,30 $ ανά μήνα ανά χρήστη και αυξάνει το όριο μεγέθους αρχείου σε 5 GB, το οποίο παραμένει το ίδιο για τα υπόλοιπα προγράμματα. Το “Business plus” προσφέρει περισσότερες δυνατότητες για 28,70 $ ανά μήνα ανά χρήστη.

Επειδή τα σχέδια εκτός από το “starter” προσφέρουν τον ίδιο χώρο αποθήκευσης και τον ίδιο αριθμό χρηστών, η κύρια διαφορά τους έγκειται στις δυνατότητες που παρέχουν. 

Κόστος κουτιού

Όλα τα σχέδια έχουν τυπικά χαρακτηριστικά, όπως ιστορικό εκδόσεων, υποστήριξη επιχειρήσεων και διαχείριση χρηστών. Το “Starter” περιορίζεται σε αυτά τα χαρακτηριστικά, αλλά άλλα σχέδια βασίζονται σε αυτό το σύνολο. Το “Business” προσθέτει, μεταξύ άλλων, προσαρμοσμένη επωνυμία, ελέγχους ασφαλείας για κινητά, πρόληψη απώλειας δεδομένων, προηγμένη ασφάλεια χρηστών και αναφορές.

Το “Business plus” βελτιώνει το προηγούμενο σχέδιο με δυνατότητες όπως απεριόριστους εξωτερικούς συνεργάτες, ανάθεση ρόλου διαχειριστή και διαχείριση περιεχομένου. Το σχέδιο «εταιρικό» προσθέτει συμμόρφωση HIPAA, ομάδες χρηστών, αυτοματισμό ροής εργασίας, επιβολή κωδικού πρόσβασης και άλλα. Δείτε εδώ για μια πλήρη σύγκριση μεταξύ των σχεδίων.

Μια άλλη σημαντική διαφορά μεταξύ των σχεδίων είναι ο μέγιστος αριθμός εκδόσεων που μπορείτε να αποθηκεύσετε. Το Versioning σάς βοηθά να επαναφέρετε ανεπιθύμητες αλλαγές ή να ανακτήσετε αρχεία που χάθηκαν λόγω τυχαίας διαγραφής. Σας προστατεύει επίσης από ransomware. Υπό το πρίσμα αυτό, όσο υψηλότερος είναι ο αριθμός, τόσο το καλύτερο.

Το “Starter” μπορεί να αποθηκεύσει 25 εκδόσεις, ενώ τα σχέδια “business” και “business plus” μπορούν να εξοικονομήσουν έως και 50 εκδόσεις. Εάν χρειάζεστε περισσότερα, το πρόγραμμα “επιχείρηση” μπορεί να φιλοξενήσει έως και 100 εκδόσεις. Εάν οι ανάγκες σας είναι υψηλότερες, μπορείτε να αγοράσετε το πρόσθετο Box Governance για $ 10, το οποίο σας επιτρέπει να αποθηκεύετε απεριόριστες εκδόσεις. Ωστόσο, πρέπει να επικοινωνήσετε με το Box για την τιμή.

Το Box παρέχει εκπτώσεις για ετήσιες εγγραφές, αλλά προτού αποφασίσετε να εγγραφείτε στο Box, μπορείτε να δοκιμάσετε τα σχέδια με μια δωρεάν δοκιμαστική περίοδο 15 ημερών. Εκτός από αυτό, μπορείτε να αποκτήσετε ένα «προσωπικό» πρόγραμμα με 10 GB δωρεάν. Εάν χρειάζεστε περισσότερο αποθηκευτικό χώρο, αλλά δεν είστε επιχείρηση, μπορείτε να λάβετε πακέτο “προσωπικού επαγγελματικού” με 100 GB αποθηκευτικού χώρου για 11,50 $ το μήνα ή 138 $ το χρόνο.

Εμπειρία χρήστη

Ο υπολογιστής-πελάτης του Box λειτουργεί σε Windows και macOS, αλλά όχι σε Linux. Εάν θέλετε μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud που την υποστηρίζει, διαβάστε την καλύτερη υπηρεσία αποθήκευσης cloud για ενημέρωση Linux για μερικές ιδέες.

Μόλις πραγματοποιήσετε λήψη και εγκατάσταση του προγράμματος-πελάτη επιφάνειας εργασίας, θα δείτε ένα φάκελο συγχρονισμού στο σύστημα αρχείων σας. Τυχόν αρχεία και φακέλους που τοποθετείτε σε αυτόν θα αποθηκευτούν τόσο στον σκληρό σας δίσκο όσο και στο σύννεφο, κάτι που επιτρέπει τον συγχρονισμό της συσκευής ή το «συγχρονισμό». Θα μιλήσουμε περισσότερα για το πόσο καλά χειρίζεται το Box ο συγχρονισμός στην αντίστοιχη ενότητα.

box-desktop-client

Το άλλο στοιχείο του υπολογιστή-πελάτη επιφάνειας εργασίας είναι το εικονίδιο του δίσκου συστήματος, το οποίο σας επιτρέπει να ανοίξετε το φάκελο συγχρονισμού και να ξεκινήσετε το παράθυρο προτιμήσεων και το πρόγραμμα-πελάτη ιστού. Από το παράθυρο προτιμήσεων, μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τον συγχρονισμό, να επικοινωνήσετε με την υποστήριξη και να εισέλθετε στο κέντρο βοήθειας. Ο υπολογιστής-πελάτης επιφάνειας εργασίας ακολουθεί το κοινό μοντέλο συγχρονισμού που αναπτύχθηκε από το Dropbox και είναι ευχάριστο και απλό.

Αν και ο υπολογιστής-πελάτης επιφάνειας εργασίας με το φάκελο συγχρονισμού είναι ένας βασικός μηχανισμός, πολλές από τις εμπειρίες του Box πραγματοποιούνται διαδικτυακά στον πελάτη ιστού.

box-web-πελάτης

Ο πελάτης ιστού έχει ένα ελκυστικό συνδυασμό χρωμάτων και είναι ξεκάθαρος, επομένως δεν θα χρειαστεί να σκάψετε για ενέργειες και περιεχόμενο που αναζητάτε. Το μενού στα αριστερά περιηγείται στα αρχεία σας, στο πρόσφατο περιεχόμενο, στα συγχρονισμένα δεδομένα, στον κάδο απορριμμάτων, στις σημειώσεις, στη ροή εργασίας, στην κονσόλα διαχειριστή και στα αγαπημένα.

Αν δεν μπορείτε να βρείτε αυτό που ψάχνετε έγκαιρα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή αναζήτησης στην κορυφή για να το αναζητήσετε. Η γραμμή αναζήτησης αναζητά το περιεχόμενό σας καθώς πληκτρολογείτε και μπορείτε να προσθέσετε φίλτρα στην αναζήτησή σας.

Το πρόγραμμα-πελάτης ιστού εμφανίζει τα αρχεία και τους φακέλους σας στο κεντρικό παράθυρο σε προβολές πλέγματος ή λίστας. Εάν κάνετε κλικ σε ένα αντικείμενο, θα δείτε τις λεπτομέρειες του στη δεξιά πλευρική γραμμή. 

Εάν κάνετε δεξί κλικ σε ένα αντικείμενο, μπορείτε να εκτελέσετε ενέργειες όπως “μετακίνηση”, “αντιγραφή”, “κοινή χρήση” και “κλείδωμα”, ώστε κανείς να μην έχει πρόσβαση σε αυτό. Για ευκολία, μπορείτε να εκτελέσετε τις πιο συνηθισμένες ενέργειες χρησιμοποιώντας τα κουμπιά στο πάνω μέρος της σελίδας.

Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση στις ειδοποιήσεις, τις ρυθμίσεις και τη βοήθειά σας από την επάνω δεξιά γωνία. Υπάρχει επίσης μια λειτουργία εργασιών, η οποία εμφανίζει εργασίες που έχουν ανατεθεί σε εσάς και αυτές που έχετε στείλει σε άλλους.

box-mobile-client

Η εφαρμογή για κινητά της Box είναι παρόμοια με άλλες υπηρεσίες ». Αυτό σημαίνει ότι είναι εύκολο να αποκτήσετε πρόσβαση στο περιεχόμενό σας, να ανεβάσετε νέα αρχεία στο cloud, να αποθηκεύσετε αρχεία για χρήση εκτός σύνδεσης και να προσθέσετε ετικέτα σε περιεχόμενο ως “αγαπημένο”. Μας αρέσει επίσης το γεγονός ότι το μεγάλο κουμπί “+” για την προσθήκη περιεχομένου σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια νέα σημείωση ή φάκελο, εκτός από τη λήψη μέσων.

Διαχείριση χρηστών

box-user-management

Οι επιλογές διαχείρισης χρηστών σάς επιτρέπουν να διαμορφώσετε την ομάδα σας, ώστε τα σωστά άτομα να έχουν πρόσβαση σε συγκεκριμένο περιεχόμενο και οι συνεργασίες να μην ξεφεύγουν από τον έλεγχο. 

Όταν προσθέτετε έναν χρήστη στον λογαριασμό σας στο Box, μπορείτε να επεξεργαστείτε πόσος από τον συνολικό σας χώρο αποθήκευσης στον οποίο μπορεί να έχει πρόσβαση ο χρήστης και να του παρέχετε τα ακόλουθα δικαιώματα πρόσβασης:

  • Κοινόχρηστες επαφές: επιτρέπει στον χρήστη να βλέπει άλλους χρήστες του Box
  • Ενεργοποίηση συγχρονισμού: επιτρέπει στο χρήστη να συγχρονίζει αρχεία cloud στην επιφάνεια εργασίας του
  • Καρφίτσωμα συσκευής: εξαιρεί τον χρήστη από τις μέγιστες επιτρεπόμενες συσκευές
  • Περιορισμός εξωτερικής συνεργασίας: εμποδίζει τον χρήστη να συνεργαστεί με εξωτερικούς χρήστες

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε φακέλους στους οποίους μπορεί να έχει πρόσβαση ένας νέος χρήστης. Κατά την επιλογή ενός φακέλου για πρόσβαση, μπορείτε να εκχωρήσετε ένα από τα επτά διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων:

  • Συνιδιοκτήτης: μπορεί να κάνει τα πάντα, συμπεριλαμβανομένων των εργασιών διαχειριστή
  • Συντάκτης: μπορεί να κάνει τα πάντα, εκτός από τον περιορισμό προσκλήσεων
  • Πρόγραμμα μεταφόρτωσης θεατή: βασικός χρήστης με δυνατότητες μεταφόρτωσης
  • Μεταφορτωτής προεπισκόπησης: περιορισμένος χρήστης με δυνατότητες μεταφόρτωσης
  • Θεατής: βασικός χρήστης με δυνατότητες λήψης, προεπισκόπησης και σύνδεσης
  • Προεπισκόπηση: περιορισμένος χρήστης με δυνατότητες προεπισκόπησης
  • Μεταφορτωτής: μπορεί να ανεβάσει μόνο περιεχόμενο και να δημιουργήσει υποφακέλους

Ακολουθεί μια χρήσιμη εικόνα που συγκρίνει τις διαφορές μεταξύ αυτών των ρόλων:

box-folder-access-δικαιώματα

Είναι εύκολο να προσκαλέσετε μεμονωμένους χρήστες, αλλά η προσέλκυση δεκάδων χρηστών μία κάθε φορά θα γινόταν πολύ κουραστική, πολύ γρήγορα. Ευτυχώς, σας επιτρέπει να εκτελείτε μαζικές προσκλήσεις.

box-add-bulk-χρήστες

Ομάδες χρηστών κουτιού

Κατά την προσθήκη χρηστών, μπορείτε επίσης να τους εκχωρήσετε σε ομάδες, οι οποίες διευκολύνουν τη διαχείριση δικαιωμάτων για πολλούς χρήστες. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές ομάδες που αντιστοιχούν στα τμήματα της επιχείρησής σας και να τους δώσετε διαφορετικά δικαιώματα.

box-create-group

Όταν δημιουργείτε ομάδες, μπορείτε να ορίσετε ποιος μπορεί να τις διαχειριστεί. Εάν το ορίσετε σε “διαχειριστής”, μόνο οι διαχειριστές θα μπορούν να παραχωρήσουν σε αυτήν την ομάδα πρόσβαση σε φακέλους και να δουν μέλη αυτής της ομάδας. Μπορείτε να επεκτείνετε αυτήν την επιλογή διαχείρισης σε μέλη της ομάδας ή ακόμη και σε ολόκληρη την εταιρεία.

Μόλις δημιουργηθεί, μπορείτε να προσθέσετε χρήστες που έχουν δικαιώματα “διαχειριστή” ή “μέλος”. Εάν ορίσετε έναν χρήστη ως διαχειριστή ομάδας, μπορεί να διαχειριστεί την πρόσβαση σε φακέλους που συνδέονται με την ομάδα και να παρακολουθεί τη δραστηριότητα των μελών της ομάδας.

Εάν πρέπει να συνεργαστείτε με κάποιον που δεν ανήκει στον οργανισμό σας, μπορείτε να τον προσκαλέσετε ως εξωτερικό χρήστη. Ενώ βρίσκεστε στο δίκτυό σας, οι εξωτερικοί χρήστες μπορούν να επωφεληθούν από τις δυνατότητες του Box που διαθέτετε. Μπορείτε να διαχειριστείτε το επίπεδο πρόσβασής τους ανά πάσα στιγμή ή να τους απομακρύνετε από το δίκτυο.

Συνολικά, το Box κάνει εξαιρετική δουλειά, αλλά αν χρειάζεστε πιο προσαρμόσιμη διαχείριση χρηστών, σας προτείνουμε να δοκιμάσετε το Citrix ShareFile. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτό στην αναθεώρηση Citrix ShareFile.

Ντοσιέ & Κοινή χρήση αρχείων

Οι χρήστες μπορούν να μοιράζονται αρχεία και φακέλους κάνοντας κλικ στο κουμπί “κοινή χρήση” που σχετίζεται με οποιοδήποτε αντικείμενο.

Αυτό τους επιτρέπει να προσκαλούν άτομα και να τους εκχωρούν δικαιώματα ή να δημιουργούν έναν σύνδεσμο για το αρχείο ή το φάκελο. 

Και στις δύο περιπτώσεις, εάν προσκαλέσετε άτομα, μπορείτε να τους δώσετε δικαιώματα «επεξεργαστή» ή «θεατή». Οι συντάκτες μπορούν να ανεβάζουν, να κατεβάζουν, να κάνουν προεπισκόπηση, να μοιράζονται και να επεξεργάζονται αρχεία και φακέλους. Οι θεατές μπορούν να κάνουν λήψη και κοινή χρήση μόνο. Ειδικά για φακέλους, μπορείτε να προσθέσετε άλλα δικαιώματα που αντιστοιχούν σε δικαιώματα πρόσβασης φακέλου από την προηγούμενη ενότητα.

box-share-link

Όταν δημιουργείτε έναν σύνδεσμο, μπορείτε να περιορίσετε ποια άτομα μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτό και τι μπορούν να κάνουν με αυτόν. Μπορείτε να ορίσετε ότι ο σύνδεσμος θα είναι προσβάσιμος στο κοινό, να τον κάνετε ορατό μόνο στα άτομα της εταιρείας σας ή να έχετε πρόσβαση μόνο σε προσκεκλημένους.

Ό, τι κι αν επιλέξετε, μπορείτε να επιτρέψετε στους χρήστες να βλέπουν και να κατεβάζουν ή να βλέπουν μόνο. Επιπλέον, μπορείτε να το προστατέψετε με έναν κωδικό πρόσβασης, να απενεργοποιήσετε τη λήψη, να ορίσετε μια προσαρμοσμένη διεύθυνση URL και να ορίσετε τη λήξη του συνδέσμου σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία.

box-share-link-ρυθμίσεις

Παρόλο που το Box διαθέτει όλες τις δυνατότητες κοινής χρήσης και ελέγχου περιεχομένου που χρειάζεστε για να μοιραστείτε με ασφάλεια το περιεχόμενό σας, στερείται σελίδας που εμφανίζει μια επισκόπηση των κοινόχρηστων αρχείων και φακέλων σας. 

Συγχρονισμός

Όπως αναφέραμε νωρίτερα, μετά την εγκατάσταση του υπολογιστή-πελάτη επιφάνειας εργασίας, θα δείτε έναν ειδικό φάκελο συγχρονισμού στην επιφάνεια εργασίας σας.

πλαίσιο-συγχρονισμός-φάκελος

Τυχόν αρχεία που τοποθετείτε σε αυτόν τον φάκελο θα παραμείνουν στον σκληρό σας δίσκο, αλλά θα συγχρονιστούν επίσης με το σύννεφο. Μόλις βρεθείτε στο cloud, το Box θα στείλει αυτά τα αρχεία στις άλλες συγχρονισμένες συσκευές σας και σε αυτές των συνεργατών σας σε σχεδόν πραγματικό χρόνο.

Αυτό μπορεί να είναι ενοχλητικό για χρήστες που διαθέτουν φορητούς υπολογιστές με λεπτές μονάδες στερεάς κατάστασης. Επειδή αυτοί δεν προσφέρουν τόσο χώρο όσο οι συμβατικοί σκληροί δίσκοι, λόγω κόστους, τέτοιοι χρήστες ενδέχεται να εξαντληθούν σε σύντομο χρονικό διάστημα. 

Για να αποφευχθεί αυτό, το Box παρέχει μια λειτουργία που ονομάζεται “επιλεκτικός συγχρονισμός”, η οποία σας επιτρέπει να απενεργοποιήσετε τον συγχρονισμό για συγκεκριμένους φακέλους. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το πρόγραμμα-πελάτης web Box, κάντε δεξί κλικ σε ένα φάκελο για να ανοίξετε το μενού. Στην ενότητα “περισσότερες ενέργειες”, επιλέξτε “κατάργηση συγχρονισμού”. Επιπλέον, μπορείτε να κάνετε το ίδιο κάνοντας δεξί κλικ σε ένα αντικείμενο στον τοπικό φάκελο συγχρονισμού και επιλέγοντας “unsync” στην περιοχή “box sync”.

Από εκείνο το σημείο και μετά, αυτός ο φάκελος δεν θα αποθηκευτεί στον σκληρό σας δίσκο. Το μειονέκτημα είναι ότι επίσης δεν θα είναι διαθέσιμο εκτός σύνδεσης. Επομένως, εάν έχετε περιεχόμενο στο οποίο εργάζεστε ενεργά, μπορείτε να το διατηρήσετε συγχρονισμένο.

Οι ταχύτητες συγχρονισμού του Box συγκρίνονται καλά με άλλες υπηρεσίες EFSS στις αρχικές μεταφορτώσεις αρχείων. Ωστόσο, οι επόμενοι συγχρονισμοί δεν είναι τόσο καλοί, επειδή το Box δεν ενσωματώνει τον αλγόριθμο αντιγραφής αρχείων σε επίπεδο μπλοκ, ο οποίος βοηθά στην επιτάχυνση του συγχρονισμού αρχείων μεταφέροντας μόνο τα μέρη των αρχείων που άλλαξαν, αντί να αντικαταστήσει ολόκληρο το αρχείο.

Το Dropbox είναι ένα εξαιρετικό παράδειγμα συγχρονισμού σε επίπεδο μπλοκ, οπότε αν θέλετε, διαβάστε την κριτική μας για το Dropbox Business για να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτό.

Αν θέλετε να βελτιώσετε τις ταχύτητες μεταφοράς σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις “ζώνες κουτιού”, μια δυνατότητα που σας επιτρέπει να αποθηκεύετε το περιεχόμενό σας σε μία από τις οκτώ τοποθεσίες σε όλο τον κόσμο. Όσο πιο κοντά βρίσκεστε σε έναν διακομιστή που συγχρονίζει τα δεδομένα σας, τόσο πιο γρήγορες θα είναι οι μεταφορές σας.

Εργαλεία παραγωγικότητας

Πολλά εργαλεία EFSS ενσωματώνουν τους πελάτες ιστού τους με εφαρμογές παραγωγικότητας και εφαρμογές συνεργασίας για να βελτιώσουν την ικανότητά τους να αναπαράγουν το χώρο εργασίας στο διαδίκτυο. Σε αυτήν την κατηγορία, θα ρίξουμε μια ματιά στις προσπάθειες του Box να κινηθούν προς αυτή την κατεύθυνση.

Σε αντίθεση με το Google Drive και το OneDrive για επιχειρήσεις, το Box δεν διαθέτει μια πλήρη σειρά εφαρμογών εγγενούς γραφείου. Το μόνο εγγενές εργαλείο παραγωγικότητας που προσφέρει το Box είναι μια εφαρμογή λήψης σημειώσεων που ονομάζεται Box Notes.

Ωστόσο, το Box Notes είναι μια φοβερή εφαρμογή λήψης σημειώσεων. Δεν είναι τόσο προηγμένο όσο οι καλύτερες εφαρμογές λήψης σημειώσεων, όπως το Evernote, αλλά μπορεί να ανταγωνιστεί καταχωρήσεις όπως το OneNote και το Google Keep. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να σημειώσετε κατά τη διάρκεια συσκέψεων και να συζητήσετε αρχεία με τους συμπαίκτες σας. Επιπλέον, μπορείτε να συμπεριλάβετε εικόνες και πίνακες.

box-new-office-αρχείο

Το Box αντισταθμίζει την έλλειψη εγγενών λειτουργιών προσφέροντας μια ωραία επιλογή εφαρμογών τρίτων. Τα κύρια μεταξύ αυτών είναι το Office 365 και τα Έγγραφα Google. Θα πρέπει να εγγραφείτε στο Office 365, αλλά τα Έγγραφα Google είναι εντελώς δωρεάν. Ωστόσο, μπορείτε πάντα να κάνετε προεπισκόπηση αρχείων γραφείου δωρεάν χρησιμοποιώντας το Office Online.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο Office ή Google Docs από τον πελάτη ιστού του Box κάνοντας κλικ στο κουμπί “νέο” στην επάνω δεξιά γωνία και, στη συνέχεια, επιλέγοντας τον τύπο του εγγράφου που θέλετε να δημιουργήσετε.

box-app-βιβλιοθήκη

Εκτός από το Office και τα Έγγραφα Google, μπορείτε να ενσωματώσετε επιπλέον εφαρμογές τρίτων στο Box κάνοντας κλικ στο όνομά σας στην επάνω δεξιά γωνία του πελάτη και επιλέγοντας “εφαρμογές”. Αυτό θα σας ανακατευθύνει σε μια βιβλιοθήκη εφαρμογών, στην οποία μπορείτε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση κατά όνομα ή κατηγορία. 

Οι κατηγορίες εφαρμογών περιλαμβάνουν “συνεργασία”, “διαχείριση έργου”, “διαχείριση περιεχομένου” και “ασφάλεια”. Το Box έχει πάρα πολλές ενσωματώσεις για να τα απαριθμήσει όλα εδώ, αλλά εξέχοντα είναι τα Slack, Trello, Asana, Salesforce, DocuSign και ShareVault.

Ασφάλεια

Το Box παρέχει πολλές δυνατότητες για την προστασία της πνευματικής ιδιοκτησίας σας ενώ είναι αποθηκευμένο στο cloud, κάτι που θα περιμένατε από μια υπηρεσία που απευθύνεται σε επιχειρηματικούς πελάτες.

Το Box διατηρεί τα δεδομένα σας σε κέντρα δεδομένων, τα οποία ελέγχονται από ανεξάρτητα τρίτα μέρη. Χάρη σε αυτούς τους ελέγχους, τα κέντρα δεδομένων της Box είναι πιστοποιημένα κατά ISO 27001, πράγμα που σημαίνει ότι διαθέτουν ισχυρή ασφάλεια πληροφοριών. Είναι επίσης συμβατές με το SOC 2.

Το Box χρησιμοποιεί το πρωτόκολλο TLS για την προστασία δεδομένων κατά τη μεταφορά μεταξύ της συσκευής σας και του κέντρου δεδομένων. Αυτό ονομάζεται κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά και βοηθά στην καταπολέμηση των επιθέσεων man-in-the-middle, οι οποίες βασικά αποτελούν μέσο διαδικτυακής υποκλοπής. 

Μόλις οι πληροφορίες σας φτάσουν στο κέντρο δεδομένων, το Box τα διατηρεί κρυπτογραφημένα ενώ βρίσκεται σε κατάσταση ηρεμίας, πράγμα που σημαίνει ότι ανακατεύεται κατά την αποθήκευση από την πλευρά του διακομιστή. Η κρυπτογράφηση που χρησιμοποιείται είναι 256 bit AES.

Αυτό σημαίνει ότι κανείς δεν μπορεί να διαβάσει τα αρχεία σας εκτός και αν έχει το κλειδί κρυπτογράφησής σας. Ωστόσο, το Box διαχειρίζεται το κλειδί σας από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να το διαχειριστείτε μόνοι σας. 

Ωστόσο, για να το κάνετε αυτό, πρέπει να εγγραφείτε σε ένα πρόγραμμα “business” ή “enterprise” και να πληρώσετε για το προαιρετικό πρόσθετο Box KeySafe. Αυτό καθιστά την κρυπτογράφηση σας ιδιωτική και οι περισσότεροι πάροχοι EFSS δεν το προσφέρουν.

Το Box χρησιμοποιεί επίσης αναδίπλωση κλειδιών, πράγμα που σημαίνει ότι όχι μόνο κρυπτογραφεί το περιεχόμενό σας, αλλά και το κλειδί κρυπτογράφησης. Για αυτό, το Box χρησιμοποιεί επίσης AES 256-bit.

Εάν θέλετε να αποφύγετε την πληρωμή για τα πιο ακριβά σχέδια και το Box KeySafe, μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε ιδιωτική κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο με το Box χρησιμοποιώντας το Boxcryptor. Είναι επίσης διαθέσιμη η ενοποίηση ενιαίας σύνδεσης (SSO), η οποία επιτρέπει στους υπαλλήλους να συνδέονται σε πολλαπλά επιχειρηματικά συστήματα χρησιμοποιώντας τα ίδια διαπιστευτήρια. Οι υποστηριζόμενες επιλογές SSO περιλαμβάνουν το OneLogin, το Okta και το Bitium.

Το Box επιτρέπει στους χρήστες να ρυθμίζουν έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων για προστασία από αδύναμους κωδικούς πρόσβασης. Με ενεργοποιημένο τον έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων, οι χρήστες θα πρέπει να εισάγουν έναν κωδικό ασφαλείας που αποστέλλεται στο τηλέφωνό τους όταν συνδέονται στο Box από μια άγνωστη συσκευή. Αυτό ελαχιστοποιεί τον κίνδυνο που δημιουργούν οι αδύναμοι κωδικοί πρόσβασης, επειδή αποτρέπει το brute-force cracking.

Μας αρέσει επίσης το γεγονός ότι το Box σάς επιτρέπει να ορίσετε προσαρμοσμένες απαιτήσεις κωδικού πρόσβασης. Αυτός είναι ένας άλλος τρόπος με τον οποίο μπορείτε να αποτρέψετε τους χρήστες σας από τη δημιουργία αδύναμων κωδικών πρόσβασης.

Επιπλέον, το Box διαθέτει καρφίτσωμα συσκευής, το οποίο σας επιτρέπει να περιορίσετε τον αριθμό των συσκευών που κάθε χρήστης μπορεί να συγχρονίσει. Η δυνατότητα σάς επιτρέπει επίσης να ελέγχετε ποιες συσκευές χρησιμοποιούνται από τους χρήστες σας. Με αυτόν τον τρόπο, γνωρίζετε ακριβώς ποιες συσκευές έχουν πρόσβαση στον αποθηκευτικό σας χώρο στο cloud.

Ωστόσο, όταν ξεκαρφιτσώσετε μια συσκευή, διακόπτετε τη ζωντανή πρόσβαση μόνο στον αποθηκευτικό χώρο στο cloud, ο οποίος απενεργοποιεί τους μελλοντικούς συγχρονισμούς. Αυτό σημαίνει ότι οποιοδήποτε προηγουμένως συγχρονισμένο περιεχόμενο δεν θα διαγραφεί, επομένως δεν είναι μια καλή μέθοδος προστασίας, σε περίπτωση απώλειας ή κλοπής συσκευής. Εάν θέλετε αυτήν τη δυνατότητα, δοκιμάστε το Egnyte Connect ή το Dropbox Business. 

Ένα άλλο ενδιαφέρον χαρακτηριστικό είναι το “box shield, το οποίο σας επιτρέπει να επισημάνετε το περιεχόμενό σας με ταξινομήσεις ασφαλείας, όπως” εμπιστευτικό “. Μπορείτε, για παράδειγμα, να βεβαιωθείτε ότι το εμπιστευτικό περιεχόμενο δεν θα κοινοποιείται εκτός του οργανισμού σας. Μπορείτε επίσης να εντοπίσετε ανώμαλη συμπεριφορά λήψης και πρόσβαση στο περιεχόμενο από ύποπτες περιόδους σύνδεσης ή τοποθεσίες.

Υποστήριξη

υποστήριξη κουτιού

Εάν αντιμετωπίσετε κάποιο πρόβλημα με μια πτυχή του Πλαισίου, μπορείτε να επιχειρήσετε να το επιλύσετε χρησιμοποιώντας τα άρθρα στη γνωσιακή βάση της κοινότητας. Η γνωστική βάση περιέχει άρθρα αντιμετώπισης προβλημάτων, οδηγούς, άρθρα υποστήριξης και μελέτες περιπτώσεων χρήσης. Πολλά από αυτά γράφονται από άλλους χρήστες του Box. 

Εάν η βάση γνώσεων δεν σας βοηθά, η Κοινότητα κοινότητας παρέχει επίσης φόρουμ χρηστών, όπως φόρουμ αντιμετώπισης προβλημάτων και φόρουμ προγραμματιστών. Η διαβούλευση με την κοινότητα είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να χρησιμοποιήσετε την υποστήριξη του πλήθους για δημιουργικές ιδέες. Επιπλέον, τα φόρουμ είναι ενεργά και οι συντονιστές απαντούν συχνά σε ερωτήσεις.

Υπάρχει επίσης το Box University, το οποίο διαθέτει πολλά εκπαιδευτικά βίντεο και προγραμματισμένες ζωντανές συνεδρίες που σας βοηθούν να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε βασικές και προηγμένες λειτουργίες του Box.

Εκτός από την υποστήριξη της κοινότητας, το Box προσφέρει επιλογές συνομιλίας και τηλεφώνου για όσους έχουν επείγοντα ζητήματα που πρέπει να επιλυθούν. Η επιλογή συνομιλίας είναι ιδανική για χρήστες που δεν είναι ξένοι στην τεχνολογία και μπορούν να επικοινωνήσουν το ζήτημα σε λίγες γραμμές. Δυστυχώς, η ζωντανή συνομιλία είναι διαθέσιμη μόνο κατά τις εργάσιμες ώρες, από τις 9 π.μ. έως τις 6 μ.μ..

Κάναμε πολλές ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της συνομιλίας και λάβαμε γρήγορες απαντήσεις. Ωστόσο, λάβαμε αντικρουόμενες πληροφορίες όταν ρωτήσαμε για τη διαθεσιμότητα των καναλιών υποστήριξης κατά τη διάρκεια της εβδομάδας εργασίας. Τούτου λεχθέντος, όλες οι άλλες ερωτήσεις απαντήθηκαν με ικανοποιητικό τρόπο.  

Εάν προτιμάτε να μιλήσετε μέσω τηλεφώνου, μπορείτε να ζητήσετε μια τηλεφωνική κλήση. Όπως η συνομιλία, είναι διαθέσιμη μόνο κατά τις εργάσιμες ώρες. Ωστόσο, αυτό ισχύει μόνο για την «τυπική υποστήριξη», η οποία περιλαμβάνεται δωρεάν στην άδεια Box.

box-email-request

Ωστόσο, με την υποστήριξη “premier” ή “platinum”, έχετε αποκλειστική υποστήριξη 24/7, 99,9 τοις εκατό εγγυημένο χρόνο λειτουργίας, επιτόπια check-in και άλλα. 

Ακόμη και με την «τυπική» υποστήριξη, ωστόσο, οι χρήστες έχουν πρόσβαση σε υποστήριξη μέσω email 24/7. Στείλαμε ένα αίτημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιγράφει ένα πρόβλημα και λάβαμε μια απάντηση σε τρεις ώρες, που είναι ένας καλός χρόνος απόκρισης.

Η ετυμηγορία

Το Box είναι, χωρίς αμφιβολία, μια ικανή υπηρεσία EFSS. Δεν θα σας λείπει τίποτα κατά τη μεταφορά της επιχείρησής σας στο διαδίκτυο, επειδή το Box ενσωματώνεται σε πολλές εφαρμογές τρίτων, όπως η Microsoft και η Google. Επιπλέον, τα αρχεία σας θα είναι ασφαλή χάρη στις ισχυρές δυνατότητες ασφαλείας. Τα σχέδια τιμολόγησης θα μπορούσαν να είναι καλύτερη αξία, αν και προσφέρουν απεριόριστο χώρο αποθήκευσης και πληθώρα δυνατοτήτων.

Εάν βρίσκεστε περιορισμένος στον χώρο του σκληρού δίσκου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον επιλεκτικό συγχρονισμό για να αποθηκεύσετε μόνο συγκεκριμένα αρχεία στον σκληρό σας δίσκο. Εκτός από αυτές τις δυνατότητες, το Box προσφέρει εκτεταμένες επιλογές υποστήριξης και δυνατότητες διαχείρισης χρηστών.

Ωστόσο, ενδέχεται να μην βρείτε το Box που σας αρέσει ή να θέλετε μια υπηρεσία που έχει συγχρονισμό σε επίπεδο μπλοκ και φθηνότερα σχέδια. Για αυτό, συμβουλευτείτε τις κριτικές μας EFSS για εναλλακτικές ιδέες. Τούτου λεχθέντος, τι πιστεύετε για το Box; Πληροί τις προσδοκίες σας ή χρειάζεστε άλλη υπηρεσία; Ενημερώστε μας στα σχόλια παρακάτω. Ευχαριστούμε που το διαβάσατε.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map