Καλύτερα εργαλεία εικονικής ομάδας λογισμικού

Οι πιθανότητες είναι, μπορεί να είστε ένας από τους πολλούς ανθρώπους που εργάζονται σε μια ομάδα διάσπαρτη σε όλο τον κόσμο. Καθώς η τεχνολογία εξελίσσεται και τα σύνορα φαίνεται να εξαφανίζονται μια μέρα στην άλλη, όλο και περισσότεροι άνθρωποι εργάζονται με άτομα σε διαφορετικές χώρες ή ζώνες ώρας, χρησιμοποιώντας διαδικτυακό χώρο αποθήκευσης για να ολοκληρώσουν τη δουλειά.


Αυτήν τη στιγμή, περισσότερα από 30 εκατομμύρια άτομα στις Η.Π.Α. εργάζονται ήδη από απόσταση και περίπου το 90 τοις εκατό από αυτούς είναι πιο ευτυχισμένοι επειδή μπορούν να διατηρήσουν μια καλύτερη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και επαγγελματικής ζωής. Εδώ στο Cloudwards.net, έχουμε επίσης μια εικονική ομάδα με μέλη που εργάζονται από όλο τον κόσμο. Πριν από 20 χρόνια, αυτό δεν θα ήταν δυνατό, αλλά τώρα, με την έλευση μιας μεταβαλλόμενης κουλτούρας, αυξημένης ταχύτητας στο Διαδίκτυο και βελτιωμένων εργαλείων, είμαστε σε θέση να εργαστούμε σε απόλυτο συγχρονισμό.

Εάν εργάζεστε και εσείς σε μια εικονική ομάδα, πιθανότατα, χρησιμοποιείτε περισσότερα εργαλεία παραγωγικότητας που μπορείτε να παρακολουθείτε απλώς για να βεβαιωθείτε ότι όλοι στην ομάδα γνωρίζουν τι κάνουν και ότι είναι πάντα στο βρόχο. Ωστόσο, γιατί να χρησιμοποιήσετε πέντε διαφορετικά εργαλεία για να κάνετε κάτι που μπορείτε να κάνετε με μία μόνο εφαρμογή?

Με ένα εργαλείο λογισμικού ομαδικής ομάδας all-in-one, μπορείτε να χειριστείτε όλες τις απαιτήσεις ταυτόχρονα και ποτέ δεν θα χρειαστεί να μεταβείτε από τη μία καρτέλα στην άλλη. Αυτό σας εξοικονομεί πολλά προβλήματα και αυξάνει την αποδοτικότητα για εκκίνηση.

Γιατί κάθε εικονική ομάδα χρειάζεται εργαλεία λογισμικού

Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικούς από τους πιο σημαντικούς λόγους για τους οποίους η ομάδα σας μπορεί να επωφεληθεί από τη χρήση αυτών των εργαλείων.

Καλύτερη επικοινωνία

Όταν βρίσκεστε σε ένα γραφείο, συναντώντας συναδέλφους κάθε μέρα, δημιουργείτε αυτόματα μια έκθεση. Είναι εύκολο να προσεγγίσετε τα μέλη της ομάδας και να τους ζητήσετε βοήθεια ενώ συζητάτε τη νέα ταινία που κυκλοφόρησε το περασμένο Σαββατοκύριακο.

Η δημιουργία αυτού του είδους σχέσης με μια εικονική ομάδα μπορεί να είναι δύσκολη όταν μιλάτε ο ένας στον άλλο για την εργασία. Το Slack συμβάλλει στην κάλυψη αυτού του κενού, παρέχοντας ένα μέρος για ψυχρότερες συνομιλίες με διασκεδαστικά emoji και gif.

Αυξημένη παραγωγικότητα

Με μέλη που εργάζονται από όλο τον κόσμο, μπορεί να είναι δύσκολο να βεβαιωθείτε ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα και γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν. Μπορείτε να φανταστείτε το χάος εάν ξεχάσατε να στείλετε τα μισά από τα μέλη της ομάδας σημαντικές ενημερώσεις και αλλαγές σχετικά με το έργο?

Ένα αποτελεσματικό εργαλείο διαχείρισης έργου μπορεί να σας σώσει από αυτήν την τρομακτική δυστυχία και να αυξήσει την αποδοτικότητά σας. Για παράδειγμα, η Basecamp έχει μια πλακέτα μηνυμάτων που προσανατολίζεται προς ενημερώσεις. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να πληκτρολογήσετε τις ενημερώσεις εδώ και όλα τα μέλη της ομάδας σας θα ειδοποιηθούν αμέσως.

Ελεγχόμενη ορατότητα

Αν και είναι σημαντικό για τις ομάδες να διατηρούν τη διαφάνεια, είναι επίσης σημαντικό να ελέγχεται η ορατότητα. Ρυθμίζοντας ποιος μπορεί να δει ποιοι πόροι, μπορείτε να αυξήσετε την ασφάλεια του οργανισμού, να περιορίσετε την πρόσβαση των εργαζομένων και να δείτε επίσης ένα αρχείο καταγραφής συναλλαγών.

Η Asana, για παράδειγμα, επιτρέπει στους χρήστες να μοιράζονται ολόκληρο το χώρο εργασίας τους, ένα έργο ή μια μόνο εργασία. Εάν ένας χρήστης δεν ακολουθεί μια συγκεκριμένη εργασία, τότε δεν θα το δει στη λίστα εργασιών του ή θα ενημερωθεί για αυτό.

Λιγότερη υπερφόρτωση email

Πόσες φορές έχετε περάσει από ένα μεγάλο ίχνος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να βρείτε αυτό το κομμάτι σημαντικών πληροφοριών; Τα εργαλεία διαχείρισης έργων όπως το Trello έχουν ένα ξεχωριστό πλαίσιο περιγραφής για κάθε εργασία όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε όλες τις πληροφορίες και να τις αποκτήσετε εύκολα πρόσβαση όποτε τις χρειάζεστε..

Καλύτερα εργαλεία εικονικής ομάδας λογισμικού

Ακολουθούν πέντε από τα καλύτερα εργαλεία λογισμικού εικονικής ομάδας που δοκιμάσαμε:

Ασάνα

Αν ψάχνετε για ένα εργαλείο διαχείρισης έργου που παρέχει επεκτασιμότητα, ευελιξία και ελεγχόμενη ορατότητα, τότε η Asana είναι η καλύτερη φωτογραφία σας.

Η Asana σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε διαφορετικά έργα και εργασίες που μπορούν να ανατεθούν σε διαφορετικά μέλη της ομάδας. Μπορείτε να ορίσετε μια προθεσμία, ετικέτες, περιγραφή, να προσθέσετε σχόλια και να επισυνάψετε αρχεία. Χρησιμοποιείται από εταιρείες όπως η Uber, η Airbnb και η Pinterest, είναι δωρεάν για έως και 15 μέλη, γεγονός που το καθιστά επίσης ένα εξαιρετικό εργαλείο για μικρές ομάδες και ελεύθερους επαγγελματίες.

Αλλά το καλύτερο μέρος της Asana πρέπει να είναι ο έλεγχος ορατότητας που προσφέρει – μόνο τα μέλη της ομάδας που ακολουθούν μια συγκεκριμένη εργασία ή έχουν ανατεθεί ότι η εργασία μπορούν να τα δουν. Δεν μπορούν να δουν άλλα έργα ή εργασίες που δεν ακολουθούν.

Συνολικά, η Asana είναι ιδανική για ομάδες που θέλουν να συνεργαστούν, αλλά θέλουν να διατηρήσουν τον έλεγχο της ορατότητας κάθε εργασίας για κάθε μέλος.

Τρέλλο

Ενώ η Asana είναι αρκετά εξαντλητική και ιδανική για μεγάλα έργα, δεν επιτρέπει σωστή επισκόπηση ενός ολόκληρου έργου. Εδώ έρχεται το Trello: με βάση την ιδέα του πίνακα Kanban, το Trello διευκολύνει την απεικόνιση ενός ολόκληρου έργου ταυτόχρονα, ανεξάρτητα από το μέγεθος.

Είναι σαν έναν πίνακα με λίστες και κολλώδεις σημειώσεις (ο Trello του αρέσει να τους ονομάζει κάρτες). Καθώς το έργο σας εξελίσσεται, μπορείτε να αλλάξετε τις σημειώσεις σε άλλες λίστες. Κάθε κάρτα μπορεί να εκχωρηθεί σε πολλούς χρήστες. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ετικέτες, ημερομηνίες λήξης, συνημμένα, λίστες ελέγχου και σχόλια στην κάρτα.

Δυστυχώς, ο έλεγχος της ορατότητας δεν είναι ο ίδιος με την Asana, επειδή όλα τα μέλη που προστέθηκαν σε μια συγκεκριμένη εργασία, λίστα ή πίνακα, μπορούν να δουν ολόκληρη την πλακέτα Trello και τι κάνουν τα άλλα μέλη. Το Trello είναι σίγουρα εξαιρετικό για δημιουργικές ομάδες που αναζητούν διαφάνεια και καλύτερη συνεργασία.

Χαλαρότητα

Τα εργαλεία διαχείρισης έργων είναι απαραίτητα για την ανάθεση εργασιών και για να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι σωστά, αλλά όταν εργάζεστε σε μια εικονική ομάδα, η επικοινωνία είναι πιο σημαντική από ποτέ. Όλα τα άλλα εργαλεία σε αυτήν τη λίστα παρέχουν μια ενότητα σχολίων, αλλά πρέπει να υπάρχει μια ειδική πλατφόρμα όπου ολόκληρη η ομάδα μπορεί να επικοινωνήσει και να μείνει ενημερωμένη.

Με εταιρείες όπως το LinkedIn και η Samsung που χρησιμοποιούν το Slack, το εργαλείο έχει αποδειχθεί πραγματικά η κορυφαία πλατφόρμα επικοινωνίας για εικονικές ομάδες. Με το Slack, μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστά κανάλια για κάθε έργο, συμπεριλαμβανομένου ενός για συνομιλίες με υδρόψυκτα και να ενσωματώσετε εύκολα την πλατφόρμα με εργαλεία τρίτων.

Κατασκήνωση βάσης

Εάν έχετε έναν μεγάλο οργανισμό με διάφορα τμήματα και έργα, αλλά η Asana δεν είναι αρκετά εξαντλητική για εσάς, κατευθυνθείτε κατευθείαν στο Basecamp.

Με έναν απίστευτα εύκολο στη χρήση πίνακα εργαλείων, το Basecamp όχι μόνο θα ξεκαθαρίσει την ακαταστασία των email, αλλά θα κάνει επίσης την ομάδα σας εξαιρετικά παραγωγική. Για κάθε ομάδα / έργο, έχετε ένα κοινό ημερολόγιο που σηματοδοτεί όλες τις προθεσμίες, έναν πίνακα μηνυμάτων για ανακοινώσεις, μια λίστα εργασιών για κάθε μέλος, έναν ξεχωριστό φάκελο εγγράφων και μια ενότητα αυτόματου check-in για να κάνετε τα μέλη της ομάδας ερωτήσεις σε τακτική βάση.

Εάν έχετε μια ομάδα 20 μελών ή περισσότερων, θα πρέπει σίγουρα να δοκιμάσετε τη Basecamp. είναι δωρεάν για μαθητές, δασκάλους και μη κερδοσκοπικούς σκοπούς.

Wrike

Για ομάδες μάρκετινγκ και δημιουργικές, το Wrike είναι μια καταπληκτική λύση διαχείρισης έργου με χρονοδιαγράμματα, γραφήματα Gantt και online επεξεργασία εγγράφων.

Εάν έχετε μια εταιρεία περιεχομένου και έχετε κουραστεί να μεταβείτε από το ένα αρχείο εγγράφου στο άλλο, το Wrike μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και προσπάθεια. Μπορείτε να επεξεργαστείτε Word, Excel, εικόνες και .pdfs χωρίς να τα κατεβάσετε από την πλατφόρμα. Το Wrike διατηρεί επίσης το ιστορικό εκδόσεων για κάθε αρχείο, διευκολύνοντας την επαναφορά.

Μπορεί να μην είναι το καλύτερο λογισμικό εικονικής ομάδας για πωλήσεις ή τεχνικές ομάδες, αλλά το Wrike είναι σίγουρα εξαιρετικό για γραφεία περιεχομένου και γραφεία ψηφιακού μάρκετινγκ.

συμπέρασμα

Σε έναν κόσμο freelancers, εικονικών ομάδων και εφαρμογών πολλαπλών πλατφορμών, υπάρχει μεγάλη ανάγκη για εργαλεία που επιτρέπουν τη διαδικτυακή συνεργασία, τον συγχρονισμό με διαφορετικές συσκευές και βοηθούν στην αποφυγή υπερβολικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γραφείου.

Ενώ μόλις έχω αναφέρει μερικά από τα καλύτερα εργαλεία λογισμικού εικονικής ομάδας που είναι διαθέσιμα στην αγορά αυτή τη στιγμή, το τέλειο εργαλείο για την ομάδα σας θα εξαρτηθεί από τις ακριβείς απαιτήσεις σας. Έτσι, για να επιλέξετε ένα εργαλείο, δημιουργήστε μια λίστα με τις ανάγκες της ομάδας σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το εργαλείο που ικανοποιεί τα περισσότερα από τα στοιχεία της λίστας.

Έχετε χρησιμοποιήσει κάποιο από αυτά τα εργαλεία; Ενημερώστε μας στα παρακάτω σχόλια, σας ευχαριστούμε που διαβάσατε.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map