Οικονομικά αποδοτικές λύσεις αποθήκευσης και δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας για δικηγόρους

Είστε δικηγόρος που αναζητάτε τον πιο αποτελεσματικό και οικονομικό τρόπο αποθήκευσης και δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων σας στο cloud; Στη συνέχεια, το κύριο μέλημά σας θα πρέπει να είναι οι κίνδυνοι ασφαλείας καθώς ασχολείστε με συμβόλαια, εμπιστευτικά προσωπικά ή εταιρικά δεδομένα και οικονομικές πληροφορίες.


Μπορείτε να διακινδυνεύσετε να ανεβάσετε όλα αυτά τα αρχεία στο cloud μέσω ενός εξωτερικού παρόχου αποθήκευσης; Εάν όχι, ποιες είναι οι εναλλακτικές λύσεις; Ένα πράγμα μπροστά: χρειάζεστε ένα αντίγραφο ασφαλείας. Δεν έχει σημασία πού ή πώς. Αυτό είναι το πρώτο βήμα. Όλα τα άλλα είναι απλά δευτερεύοντα.

Ναι, η ασφάλεια και η τιμή είναι και οι δύο σημαντικές, αλλά μην αφήνετε ποτέ αυτούς τους παράγοντες να σας εμποδίσουν να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας. Με αυτά τα λόγια, ας δούμε μερικές από τις εναλλακτικές λύσεις για οικονομικά αποδοτική αποθήκευση αρχείων και δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, ειδικά για τις επαγγελματικές σας απαιτήσεις. Έχουμε δύο σημαντικές επιλογές για τα αρχεία σας. Μπορείτε είτε να αποθηκεύσετε και να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας τοπικά (εσωτερικά) είτε να επιλέξετε μια λύση εκτός ιστότοπου. 

Τοπικό αντίγραφο ασφαλείας & Αποθήκευση αρχείων

Πιθανότατα πιστεύετε ότι ο καλύτερος τρόπος αποθήκευσης και πρόσβασης στα αρχεία σας είναι μέσω ενός εξωτερικού σκληρού δίσκου. Αν και αυτό είναι μια αρχή, μπορεί να μην είναι αρκετό για την περίπτωσή σας. Ένας εξωτερικός σκληρός δίσκος θα βγάλει γρήγορα τα πιο σημαντικά αρχεία σας από τον υπολογιστή σας. θεωρήστε αυτό μια γρήγορη επιδιόρθωση εάν δεν έχετε ακόμη αντίγραφο ασφαλείας.

Πιστεύουμε ότι είναι καλύτερο να προχωρήσουμε γρήγορα επειδή οι εξωτερικοί σκληροί δίσκοι έχουν πάρα πολλούς περιορισμούς και εάν εργάζεστε με πολλούς συνεργάτες, οι δυνατότητες με έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο σταματούν γρήγορα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο θα πρέπει να σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε ένα NAS για τα αρχεία σας. Έχουμε ήδη αναφέρει γιατί χρησιμοποιούμε (και αγαπάμε) ένα NAS για τα αρχεία μας.

Αλλά ας τα περάσουμε ξανά για εσάς εδώ. 

Πλεονεκτήματα της χρήσης ενός NAS

Οι συσκευές NAS παρέχουν πολύ φθηνό χώρο αποθήκευσης. Ένα από τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα είναι ότι οι συσκευές NAS σάς επιτρέπουν να συνδέετε γρήγορα σκληρούς δίσκους, οπότε ακόμα κι αν ο αποθηκευτικός σας χώρος πρέπει να επεκταθεί δραματικά (για παράδειγμα, εάν αποκτήσετε έναν νέο εταιρικό πελάτη που απαιτεί από εσάς να χειριστείτε έναν τεράστιο αριθμό εγγράφων), μπορείτε να προσαρμόσετε αγοράζοντας νέους σκληρούς δίσκους.

Επίσης, η αποθήκευση σκληρού δίσκου έχει γίνει πολύ προσιτή. μπορείτε να αποκτήσετε 2 TB αποθηκευτικού χώρου για περίπου 100 $. 

Οι συσκευές NAS σάς επιτρέπουν να έχετε πρόσβαση σε αρχεία οπουδήποτε στο δίκτυό σας. Η ομορφιά ενός NAS είναι ότι δεν χρειάζεται να συνδεθεί για να έχετε πρόσβαση στα αρχεία σας. Δεν έχει σημασία πού βρίσκεστε στο γραφείο σας. μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στα αρχεία σας εάν είστε συνδεδεμένοι στο δίκτυό σας. Φυσικά, μπορείτε να διαμορφώσετε ένα NAS έτσι ώστε να έχετε πρόσβαση στα αρχεία σας ακόμη και εκτός του ιστότοπου, αλλά αυτό σας εκθέτει σε περισσότερα ζητήματα ασφαλείας. 

Οι συσκευές NAS σάς επιτρέπουν να διαχειρίζεστε την πρόσβαση των χρηστών στα αρχεία σας. Οι συσκευές NAS σάς επιτρέπουν να προσθέσετε χρήστες που μπορούν να έχουν πρόσβαση στα αρχεία και τους φακέλους σας. Ας πούμε, θέλετε ο ασκούμενος να εργάζεται σε ένα υποσύνολο αρχείων για έναν πελάτη, αλλά δεν σας επιτρέπεται να μοιράζεστε την πλήρη ιστορία μαζί της. Μπορείτε απλώς να δημιουργήσετε έναν ειδικό φάκελο που μπορεί να χρησιμοποιήσει.

Επίσης, μπορείτε να παραχωρήσετε πρόσβαση ανάγνωσης ή εγγραφής στους φακέλους σας και να είστε πολύ λεπτομερείς με τα προνόμια. Χρησιμοποιούμε το Synology DiskStation στο γραφείο μας και είμαστε πολύ ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα. Λειτουργεί γρήγορα και αξιόπιστα. Μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικά μεγέθη χώρου (τα μεγέθη των σκληρών δίσκων που ταιριάζουν στο DiskStation) που ταιριάζουν στις ανάγκες σας. Για αρχάριους, δύο έως τέσσερις κόλποι είναι συνήθως οι καλύτεροι.

Το RAID διαχειρίζεται τον πλεονασμό αρχείων. Πολλές συσκευές NAS χρησιμοποιούν τεχνολογία RAID. Η Synology χρησιμοποιεί ένα αυτόματο RAID που αντικατοπτρίζει τα αρχεία σας στους σκληρούς δίσκους που συνδέετε. Επομένως, εάν ένας σκληρός δίσκος αποτύχει, έχετε πάντα αντίγραφα ασφαλείας όλων των αρχείων σας σε έναν δεύτερο δίσκο. Απλώς ανταλλάξτε το σπασμένο HD και είστε έτοιμοι. 

Φυσικά, μπορείτε να βρείτε περισσότερα πλεονεκτήματα από τη χρήση NAS. Για παράδειγμα, είναι υπό τον έλεγχό σας ανά πάσα στιγμή. Ενώ αυτό συνοδεύεται από ευθύνη, σας δίνει πλήρη έλεγχο των ρυθμίσεων ασφαλείας σας. Απλώς βεβαιωθείτε ότι είστε εξοικειωμένοι με τις τεχνικές κρυπτογράφησης αρχείων ή προσλάβετε έναν εξωτερικό σύμβουλο που θα σας βοηθήσει να ξεκινήσετε. 

Μειονεκτήματα της χρήσης NAS

Η διαχείριση αρχείων και η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας είναι δική σας ευθύνη. Εάν επιλέξετε να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας εσωτερικά, όλα εμπίπτουν στην ευθύνη σας. Πρέπει να ελέγξετε την υγεία του σκληρού σας δίσκου, να φροντίσετε τα αντίγραφα ασφαλείας σας και να διαχειριστείτε τις ρυθμίσεις κρυπτογράφησης.

Είτε μπορείτε να αντέξετε οικονομικά έναν τεχνικό που τα κάνει για εσάς, είτε πρέπει να τυλίξετε το κεφάλι σας γύρω τους, ο οποίος μπορεί να είναι πολύ χρονοβόρος και μπερδεμένος.

Η χρήση ενός NAS δεν αποτελεί αντίγραφο ασφαλείας! Πολλοί δικηγόροι με τους οποίους έχουμε μιλήσει, χρησιμοποιούν ένα NAS για «προστασία και δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας» των αρχείων τους. Ωστόσο, η κατοχή NAS δεν μπορεί να θεωρηθεί πραγματικό αντίγραφο ασφαλείας, καθώς δεν προστατεύει τα αρχεία σας από ατυχήματα ή καταστροφές που ενδέχεται να συμβούν εντός ή κοντά στο χώρο του γραφείου σας. Η χρήση ενός NAS είναι μόνο το πρώτο βήμα για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων σας. 

Μπορείτε να επιλέξετε το λάθος NAS. Η επιλογή ενός καλού NAS για την επιχείρησή σας δεν είναι η ευκολότερη εργασία. Παρόλο που προτείνουμε το Synology DiskStation, αυτό μπορεί να μην είναι η καλύτερη επιλογή για τις ανάγκες σας. Πιστεύουμε ότι δεν μπορείτε να πάρετε τρομερά λάθος με αυτό, αλλά σίγουρα, υπάρχουν συσκευές NAS που χειρίζονται καλύτερα τον συγχρονισμό αρχείων, αν αυτό είναι σημαντικό για εσάς.

Αντίγραφα ασφαλείας εκτός ιστότοπου & Αποθήκευση αρχείων για δικηγόρους

Πιστεύουμε ότι όσο πιο απλή είναι η λύση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, τόσο το καλύτερο. Αλλά χρειάζεστε τουλάχιστον δύο τύπους αντιγράφων ασφαλείας: ένα τοπικό αντίγραφο ασφαλείας και ένα άλλο αντίγραφο ασφαλείας εκτός ιστότοπου. για παράδειγμα, με έναν διαδικτυακό πάροχο εφεδρικών υπηρεσιών.

Με αυτό το αντίγραφο ασφαλείας δύο επιπέδων, προστατεύεστε σχεδόν από ατυχήματα που ενδέχεται να συμβούν στο γραφείο σας. Αυτά τα ατυχήματα μπορεί να είναι συγκεκριμένες στιγμές «d’oh» είτε από τον εαυτό σας είτε από τον βοηθό σας. Γενικά, τα αρχεία διαγράφονται πιο εύκολα από ό, τι δημιουργούνται.

Ασφάλεια & Online Backup Services

Όταν ασχολείστε με τα δεδομένα των πελατών, η μεταφόρτωση αυτών των αρχείων σε έναν εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών απαιτεί πολλή σκέψη σχετικά με τον τρόπο χειρισμού των αρχείων σας. Πού και πώς κρυπτογραφούνται τα αρχεία σας; Ποιος μπορεί πραγματικά να δει τα αρχεία σας; Πόσο κοστίζει αυτό? 

Ίσως θελήσετε να διαβάσετε το άρθρο μας σχετικά με την ασφάλεια δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στο διαδίκτυο, όπου αναλύουμε τα τρία επίπεδα ασφαλείας που πρέπει να έχει μια υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στο διαδίκτυο: 

  • Τοπική κρυπτογράφηση – για παράδειγμα, μια κρυπτογράφηση Blowfish 448-bit
  • Κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά (η κρυπτογράφηση SSL είναι τυπική)
  • Κρυπτογράφηση από διακομιστή – για παράδειγμα, AES 256-bit 

Ίσως θελήσετε να εξετάσετε τις επιχειρηματικές λύσεις δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στο διαδίκτυο, οι οποίες τείνουν να είναι πιο ακριβές αλλά μπορούν να προσαρμοστούν στις ανάγκες σας. Το παρακάτω είναι μια συλλογή από συνιστώμενες διαδικτυακές λύσεις δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας για δικηγόρους.

SpiderOak

Το κύριο πλεονέκτημα του SpiderOak είναι ότι παίρνει την ασφάλεια πολύ σοβαρά. Εάν ψάχνετε για την πιο ασφαλή διαθέσιμη υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και συγχρονισμού αρχείων, είναι σίγουρα αυτή.

SpiderOak Online Backup and Sync

Το SpiderOak είναι σχετικά ακριβό (GB για 0 ​​$ / έτος) και η διεπαφή του, μερικές φορές, φαίνεται λίγο αδέξια, αλλά τα συνολικά χαρακτηριστικά ασφαλείας αξίζουν τον κόπο. Μπορείτε να εγγραφείτε εδώ και να το δοκιμάσετε δωρεάν.

Επιχείρηση άνθρακα

Αυτό που στερείται Carbonite Home (απεριόριστο εύρος ζώνης, αυτόματη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αρχείων βίντεο κ.λπ.), μπορείτε να αποκτήσετε με το Carbonite Business με ακόμα πολύ προσιτά 229 $ ετησίως.

CrashPlan Pro εναντίον Carbonite Business
Επιχειρηματικό λογισμικό Carbonite

Αν και δεν είναι απεριόριστο, μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας 250 GB (ή 500 GB με το Business Premier). Το πλεονέκτημα είναι ότι μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας απεριόριστου αριθμού υπολογιστών, κάτι που είναι χρήσιμο εάν εργάζεστε με διάφορους συνεργάτες ή πελάτες. Μπορείτε να λάβετε μια δωρεάν δοκιμή εδώ. 

CrashPlan Pro

Το CrashPlan Pro για καταναλωτές είναι φανταστικό αν χρειάζεστε περισσότερες δυνατότητες, ειδικά όταν πρόκειται για την παρακολούθηση των αντιγράφων ασφαλείας σας και τη διαχείριση πολλών λογαριασμών χρηστών.

Το CrashPlan φημίζεται για την απεριόριστη προσφορά εφεδρικών αντιγράφων, οπότε δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την εξάντληση του χώρου. Μπορείτε να λάβετε μια δωρεάν δοκιμή εδώ.

Πλεονεκτήματα & Μειονεκτήματα της χρήσης διαδικτυακών αντιγράφων ασφαλείας για μια εταιρεία

Εάν εγγραφείτε για μια διαδικτυακή υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι τα πάντα φροντίζονται από τον παροχέα υπηρεσιών σας – τουλάχιστον έτσι πρέπει να είναι. Πραγματοποιείτε λήψη ενός προγράμματος λογισμικού στον υπολογιστή ή το Mac σας, ορίζετε ένα πρόγραμμα και τους φακέλους για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και αυτό είναι. Πολλές υπηρεσίες σας καθοδηγούν σε αυτήν τη διαδικασία με έναν εύκολο στη χρήση οδηγό.

Με την αποθήκευση στο cloud και τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, γίνεται πολύ εύκολη η πρόσβαση στα αρχεία σας από οπουδήποτε – στο smartphone σας, στο αεροδρόμιο, σε επαγγελματικό γεύμα. Ακόμα κι αν ξεχάσετε μια σημαντική παρουσίαση για τις πωλήσεις σας, μπορείτε απλώς να την κατεβάσετε από τα αρχεία σας για τα οποία δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας στο cloud. 

Ορισμένες διαδικτυακές υπηρεσίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας σάς επιτρέπουν να μοιράζεστε αρχεία με συναδέλφους ή συμπαίκτες, ώστε να μπορείτε να συνεργάζεστε εύκολα σε ένα έργο ή σε ένα συγκεκριμένο έγγραφο για έναν πελάτη. Δεν χρειάζεται να στείλετε μεγάλα συνημμένα email που κολλούν στα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. 

Τώρα, ας ρίξουμε μια ματιά στα μειονεκτήματα της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στο διαδίκτυο για δικηγορικά γραφεία. Καθώς στέλνετε τα αρχεία σας στους διακομιστές μιας άλλης εταιρείας, πρέπει να εμπιστευτείτε αυτήν την εταιρεία να μην θέσει σε κίνδυνο τα δεδομένα σας. Βεβαιωθείτε ότι εφαρμόζονται οι κατάλληλες λειτουργίες ασφαλείας ΠΡΙΝ αποστείλετε τα αρχεία σας.

Μπορεί να διαπιστώσετε ότι δεν υπάρχει έλεγχος ενός καταγγέλλοντος συναλλαγών όσον αφορά τις διαδικτυακές υπηρεσίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, αλλά υπάρχουν σίγουρα τρόποι για να κάνετε τα αντίγραφα ασφαλείας σας όσο το δυνατόν πιο ασφαλή. 

Ανάλογα με τη σύνδεσή σας στο Διαδίκτυο και τον όγκο των δεδομένων που θέλετε να αποθηκεύσετε και να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας, ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο ασφαλείας μπορεί να διαρκέσει πολύ χρόνο. Εάν έχετε ισχυρή σύνδεση στο Διαδίκτυο και το υλικό του υπολογιστή σας είναι ενημερωμένο, θα πρέπει να εκτελείται στο παρασκήνιο χωρίς να παρατηρήσετε ότι δημιουργείται αντίγραφο ασφαλείας για κάτι. 

Εάν ξεκινάτε απλώς ως δικηγόρος, ίσως χρειαστεί να εξοικονομήσετε όσο το δυνατόν περισσότερα χρήματα πριν δημιουργήσετε μια σταθερή βάση πελατών. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας για επιχειρήσεις εκτός ιστότοπου τείνει να είναι πολύ πιο ακριβή από τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας για καταναλωτές στο διαδίκτυο. Εξετάστε αν στο μεταξύ θα αρκεί μια λύση για εφεδρική δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας για τους καταναλωτές. Μπορείτε να πραγματοποιήσετε αναβάθμιση αργότερα όταν διαθέτετε επαρκή χρήματα. 

συμπέρασμα

Η ουσία είναι η εξής: οικονομικά αποδοτική αποθήκευση αρχείων και δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας για δικηγόρους. Διατηρείτε πάντα δύο περιττά αντίγραφα των αρχείων σας. Ένα αντίγραφο πρέπει να βρίσκεται επί τόπου στο γραφείο σας και ένα άλλο πρέπει να φυλάσσεται στο σύννεφο ή σε άλλη τοποθεσία εκτός του κύριου χώρου εργασίας σας.

Στην ιδανική περίπτωση, θα θέλατε να χρησιμοποιήσετε μια διαδικτυακή υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας για το σκοπό αυτό. Προχωρήστε και δείτε το γράφημα σύγκρισης για περισσότερες πληροφορίες.

Η πιο σημαντική πτυχή της αποθήκευσης αρχείων και της στρατηγικής δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας θα πρέπει να είναι η ασφάλεια. Η κρυπτογράφηση είναι η βάση που χρειάζεστε για να προστατεύσετε τα αρχεία σας από κατασκοπεία και κλοπή. Βεβαιωθείτε ότι οι εφεδρικές λύσεις σας κρυπτογραφούν σωστά τα αρχεία σας. 

Επίσης, λάβετε υπόψη ότι η καλύτερη στρατηγική δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας είναι άχρηστη αν δεν δοκιμάσετε τις επαναφορές σας. Πάντα να εκτελείτε δοκιμαστικές επαναφορές των αντιγράφων ασφαλείας σας, πιθανώς ακόμη και μία φορά το μήνα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ελέγξετε εάν όλα τα αρχεία σας είναι διαθέσιμα σε περίπτωση βλάβης του σκληρού δίσκου ή άλλων τύπων απώλειας δεδομένων. 

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map