Πώς να μοιράζεστε αρχεία στο Dropbox – Ο απόλυτος οδηγός για αρχάριους

Εάν είστε νέοι στο Dropbox ή γενικά σε ολόκληρο το cloud storage, μπορεί μερικές φορές να προκαλέσετε σύγχυση για να μάθετε πώς να μοιράζεστε αρχεία.


Δεδομένου ότι ένας από τους κύριους λόγους για την αποθήκευση στο cloud είναι η δυνατότητα εύκολης κοινοποίησης αρχείων σε συστήματα και δίκτυα, εδώ στο Cloudwards θεωρήσαμε ότι θα ήταν καλή ιδέα να συνδυάσετε έναν γρήγορο οδηγό – για το πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο το δικό σας Λογαριασμός Dropbox.

Εάν σας ενδιαφέρει μια διεξοδική σε βάθος κριτική, μεταβείτε εδώ: Dropbox Review. Τα βασικά είναι πολύ απλά και εύκολα, αλλά μπορεί να μην γνωρίζετε για μερικές από τις πιο προηγμένες δυνατότητες που προσφέρει το Dropbox όταν πρόκειται για κοινή χρήση αρχείων.

Αφού διαβάσετε αυτό το άρθρο, θα είστε πραγματικά πραγματικοί όταν μοιράζεστε αρχεία και αν δεν είστε προσεκτικοί – ίσως ακόμη και να έχετε γίνει το γραφείο του γραφείου.

Πίνακας περιεχομένων

  • Κοινή χρήση αρχείων – Πώς να
  • Δικαιώματα – Ορίστε τα σωστά
  • Σχολιασμός και επεξεργασία κειμένου
  • Αιτήματα αρχείων – Μεταφόρτωση αρχείων μέσω συνδέσμου
  • Dropbox Teams – Χρειάζεστε την επιχειρηματική έκδοση?
  • Προεπισκόπηση φωτογραφίας Dropbox
  • Το νέο χαρτί Dropbox

Τι θα χρειαστείτε

  • Ένας λογαριασμός Dropbox, εάν συνεχίζετε να αποφασίζετε ποια υπηρεσία λειτουργεί καλύτερα, ξεκινήστε έναν δοκιμαστικό λογαριασμό εδώ
  • Ορισμένα αρχεία και φάκελοι για να τα χάσετε, και δεδομένου ότι θα μοιραζόμαστε, ίσως θελήσετε να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν ευαίσθητες πληροφορίες σε αυτά
  • Ένα βιβλίο διευθύνσεων, πρέπει να μοιραστείτε αρχεία με κάποιον άλλον
  • Επικοινωνήστε πρώτα με το άτομο που χρησιμοποιείτε ως ινδικό χοιρίδιο, καθώς πιθανότατα θα λαμβάνουν χιονοστιβάδα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Κοινή χρήση αρχείων

Αφού συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Dropbox, θα υπάρχει μια λίστα αρχείων και φακέλων στο κέντρο της οθόνης σας και μια γραμμή πλοήγησης στα αριστερά. αυτός είναι ο πίνακας ελέγχου και θα μπορείτε να κάνετε σχεδόν τα πάντα στο Dropbox από εδώ.

Από τον πίνακα ελέγχου, επιλέξτε ένα αρχείο ή φάκελο που θέλετε να κοινοποιήσετε.

Είναι σημαντικό να θυμάστε εδώ ότι όλα τα αρχεία (και οι φάκελοι) σε έναν φάκελο κοινοποιούνται αυτόματα, οπότε ίσως θελήσετε να ελέγξετε ξανά ότι δεν υπάρχει τίποτα ευαίσθητο απόκρυψη μεταξύ εγγράφων εργασίας και εικόνων πάρτι.

Κάντε δεξί κλικ σε αυτό και θα εμφανιστεί ένα μικρό μενού με βάση τα συμφραζόμενα, ορίστε την κορυφαία επιλογή με την ένδειξη “κοινή χρήση”.

Βλέπετε, έχετε ήδη κάνει υπέροχα.

Το επόμενο βήμα είναι να επιλέξετε με ποιον μοιράζεστε το αρχείο / φάκελο. μπορείτε είτε να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο τη διεύθυνση email τους (το Dropbox θα το θυμάται για την επόμενη φορά) ή να εισάγετε λίστες επαφών από το Gmail, το Yahoo Mail και το Facebook.

Και αυτό είναι το μόνο που υπάρχει: το κοινόχρηστο άτομο λαμβάνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που του ειδοποιεί ότι μοιραστήκατε ένα αρχείο ή φάκελο και εάν έχει Dropbox, μπορεί απλά να συνδεθεί και το νέο αρχείο θα εμφανιστεί στον πίνακα ελέγχου του.

Εάν το άτομο με το οποίο έχετε μοιραστεί δεν διαθέτει Dropbox, μπορεί να συνεχίσει να κάνει λήψη και πρόσβαση στα αρχεία, αλλά δεν θα μπορεί να τα στείλει εύκολα.

Εάν χρειάζεστε μια “επιστροφή ταχυδρομείου”, για να το πούμε, είναι καλύτερο αν ανοίξουν έναν λογαριασμό για τον εαυτό τους, είναι δωρεάν και μπορεί να ακυρωθεί ανά πάσα στιγμή, εάν αποφασίσει ότι δεν είναι πλέον απαραίτητο μετά το κοινόχρηστο έργο σας.

Άδειες

Πριν προχωρήσουμε, θα ήθελα να επιστήσω την προσοχή σας στη μικρή αναπτυσσόμενη γραμμή δίπλα στο πεδίο, όπου έχει εισαχθεί η διεύθυνση email του παραλήπτη. Εδώ είναι που ορίζονται τα δικαιώματα, επιτρέποντάς σας να αποφασίσετε εάν οι παραλήπτες μπορούν να προβάλλουν και να σχολιάζουν μόνο αρχεία ή να τα κατεβάζουν και να τα επεξεργάζονται.

Αυτά τα δικαιώματα μπορούν να οριστούν για κάθε άτομο ή μια ολόκληρη ομάδα.

Η προεπιλογή είναι “επεξεργασία” και κατά την εμπειρία μου, είναι πιθανό να παραμείνει έτσι όπως επιτρέπει καλύτερη ροή εργασίας.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ωστόσο, ίσως θέλετε να βλέπουν οι χρήστες μόνο ένα αρχείο / φάκελο χωρίς να τους δίνουν τη δυνατότητα να το κατεβάσουν ή να το επεξεργαστούν και στη συνέχεια η λειτουργία “προβολή” υπάρχει για τέτοιο σκοπό.

Και πάλι, δεν μπορείτε να το χρησιμοποιείτε συχνά, αλλά είναι βολικό να το έχετε.

Μια φίλη μου με γραφίστες χρησιμοποιεί αυτή τη λειτουργία για να δίνει προεπισκοπήσεις της εργασίας της σε πελάτες, ενώ ταυτόχρονα φροντίζει να μην μπορεί να την κλέψει ή να κάνει αλλαγές, ένα πραγματικό πρόβλημα στη δουλειά της.

Τα δικαιώματα μπορούν να αλλάξουν ανά πάσα στιγμή κάνοντας δεξί κλικ σε ένα αρχείο ή φάκελο, επιλέγοντας “κοινή χρήση” και στη συνέχεια είτε διαγράφοντας ένα άτομο από τη λίστα εντελώς είτε απλά αλλάζοντας “προβολή” σε “επεξεργασία” ή αντίστροφα – από το αναπτυσσόμενο μενού.

Σχολιασμός και επεξεργασία

Όταν συνεργάζεστε με άλλους, είναι πολύ βολικό αν όλοι οι χρήστες μπορούν να δουν τι άλλαξαν ή επεξεργάστηκαν οι άλλοι και γιατί.

Σε αυτήν την περίπτωση, ανέβασα ένα αρχείο κειμένου σύροντάς το από το σύστημα αρχείων μου στο Dropbox. Μόλις έφτασε εκεί (περίπου μια μεταφόρτωση τριών δευτερολέπτων), το άνοιξα κάνοντας αριστερό κλικ.

Θα δείτε ότι εκτός από το πλαίσιο σχολίων στα δεξιά, υπάρχουν πολύ λίγες άλλες λειτουργίες. Το ίδιο το Dropbox δεν επιτρέπει τροποποιήσεις ή αλλαγές, οι χρήστες θα πρέπει να κατεβάσουν το αρχείο για να κάνουν οποιαδήποτε.

Εάν δεν απαιτούνται αλλαγές, απλώς προσθέστε μερικά σχόλια και στείλτε το αρχείο πίσω.

Ο σχολιασμός είναι θέμα επισήμανσης κειμένου και ένα μικρό κουμπί θα εμφανιστεί δίπλα ή κάτω.

Στη συνέχεια, μπορείτε να πληκτρολογήσετε τι πρέπει να ειπωθεί ή να αλλάξει.

Και το νέο σχόλιο θα εμφανιστεί στην πλευρική γραμμή για να το δουν όλοι.

Ως επιπλέον δυνατότητα, εάν πιστεύετε ότι ένα σχόλιο είναι ζωτικής σημασίας, απλώς τοποθετήστε το @ [email protected] μπροστά από το σχόλιο και αυτό το άτομο θα λάβει μια ειδοποίηση ότι κάποιος έχει κάτι να πει για τη δουλειά του.

Εάν ο χρόνος είναι ουσιαστικός, προτείνω να τον χρησιμοποιείτε με φειδώ, καθώς αποστέλλεται ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά που γίνεται αυτή η διαδικασία.

Πριν προχωρήσουμε, πρέπει να αναφέρω ότι δεν υπάρχει τρόπος από τώρα, να κάνουμε τα σχόλια ορατά μόνο σε συγκεκριμένα άτομα. Όλοι όσοι έχουν πρόσβαση μπορούν να δουν τι έχουν πει όλοι οι άλλοι.

Ένα καλό σημείο που πρέπει να θυμάστε πριν κάνετε κριτική στο έργο ενός συναδέλφου.

ΣΦΑΙΡΙΚΗ ΕΙΚΟΝΑ

Όλες οι παραπάνω λειτουργίες είναι εξαιρετικά εύχρηστες όταν συνεργάζεστε σε μια ομάδα, αλλά εάν υπάρχουν πολλοί άνθρωποι σε αυτήν την ομάδα ή εάν εργάζεστε με περισσότερα από ένα σετ ατόμων, μερικές φορές μπορεί να δημιουργηθεί σύγχυση.

Το Dropbox προσφέρει δύο λειτουργίες στην αριστερή πλευρική γραμμή, «κοινή χρήση» και «συνδέσμους», όπου μπορείτε να δείτε μια λίστα με τα αρχεία για τα οποία έχετε ορίσει άδεια επεξεργασίας και προβολής, αντίστοιχα.

Και οι δύο δίνουν μια μεγάλη επισκόπηση του αρχείου που πηγαίνει πού και είναι πολύ βολικό για άτομα που κάνουν ταχυδακτυλουργίες σε περισσότερες από μία εργασίες.

Αιτήσεων

Μιλώντας για βολικό, το Dropbox έχει ένα χαρακτηριστικό που (από όσο γνωρίζω), είναι μοναδικό. Μπορείτε να στείλετε σε κάποιον ένα email που ζητά αρχεία, μετά ακολουθεί έναν σύνδεσμο και μπορεί να μεταφέρει δεδομένα απευθείας στο φάκελο που καθορίσατε.

Δεν χρειάζονται καν λογαριασμό για να το κάνουν. Μου αρέσει αυτή η δυνατότητα, επειδή αφαιρεί πολλή περιττή επισκεψιμότητα μέσω email και επιταχύνει ολόκληρη τη διαδικασία συνεργασίας.

Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτήν τη λειτουργία, απλώς κοιτάξτε στην πλευρική γραμμή και κάντε κλικ στην επιλογή μέχρι το κάτω μέρος.

Θα εμφανιστεί ένα άλλο μικρό παράθυρο διαλόγου, όπου μπορείτε να εισαγάγετε μια διεύθυνση email και να επισυνάψετε επίσης ένα σύντομο μήνυμα. Όπως με όλα τα άλλα Dropbox – το σύστημα είναι διαισθητικό και εύκολο στην πλοήγηση.

Της ομάδας

Η ταχύτητα έρχεται επίσης στο παιχνίδι με τη λειτουργία “team” που προσφέρει το Dropbox.

Είναι βασικά ένας κανονικός φάκελος στον οποίο ο κάτοχος μπορεί να εκχωρήσει συγκεκριμένα άτομα. Στη συνέχεια, όταν πρέπει να μοιραστείτε τα πράγματα, απλώς επιλέξτε το φάκελο της ομάδας, αντί να περνάτε τη διαδικασία προσθήκης ατόμων με μη αυτόματο τρόπο κάθε φορά.

Είναι μια εύχρηστη μικρή λειτουργία που βελτιστοποιεί τη διαδικασία κοινής χρήσης, για να αποκτήσει πρόσβαση σε αυτήν, μεταβείτε στην επιλογή “ομάδα” στην πλευρική γραμμή στα αριστερά, κάντε κλικ σε αυτό και θα εμφανιστεί ένας ξεχωριστός πίνακας ελέγχου για την ομάδα που πρόκειται να δημιουργήσετε.

Εκτός από αυτό, λειτουργεί ακριβώς όπως το κανονικό ταμπλό και βοηθά στη διατήρηση της εργασίας και του υπόλοιπου της ζωής σας μεταξύ τους.

Φωτογραφίες

Το Dropbox διαθέτει επίσης έναν ειδικό φάκελο για φωτογραφίες όταν πρέπει να απομακρυνθείτε από τη δουλειά για λίγο. Η επιλογή “Φωτογραφίες” της πλαϊνής γραμμής λειτουργεί σχεδόν όπως όλα τα άλλα στο Dropbox, εκτός από το ότι έχει ρυθμιστεί αυτόματα για εμφάνιση ως συλλογή.

Μου αρέσει πολύ, αφού όπως και με το φάκελο της ομάδας, καθιστά την εύρεση υλικού πολύ εύκολη, καθώς όλα κατηγοριοποιούνται τακτοποιημένα από το ξεκίνημα. Ως πρόσθετο μπόνους, οι φωτογραφίες είναι συνήθως περισσότερο διασκεδαστικές παρά δουλειές, οπότε πηγαίνετε.

Χαρτί

Τελευταίο αλλά όχι λιγότερο σημαντικό είναι το Dropbox Paper.

Προς το παρόν είναι ακόμα σε έκδοση beta, αλλά το Paper προσφέρει μερικές πολύ ωραίες επιλογές για ταυτόχρονη συνεργασία με περιορισμένη επεξεργασία κειμένου και διαφάνειες Η χρήση του είναι απλή, απλώς κάντε κλικ στο σχετικό κουμπί στην αριστερή γραμμή και μπορείτε να ορίσετε δικαιώματα και να μοιράζεστε τον ίδιο ακριβώς τρόπο με τα κανονικά αρχεία.

Σε σύγκριση με την υπόλοιπη σουίτα Dropbox, το Paper είναι μοναδικό, καθώς θα μπορείτε να επεξεργάζεστε κείμενο και εικόνες απευθείας σε ένα αρχείο χωρίς να χρειάζεται να το κατεβάσετε. αν και δεν έχει την ανάσα της λειτουργικότητας που θα έχει ένα πρόγραμμα αφιερωμένο σε αυτές τις εργασίες.

Ακόμα, είναι πολύ βολικό να έχετε αν κάτι που πρέπει απλά να χτυπηθεί γρήγορα.

Συμπερασματικά…

Αυτό είναι για την ξενάγηση, όπως μπορείτε να δείτε ότι το Dropbox δεν είναι απλώς εύκολο στη χρήση, αλλά έχει επίσης μια σειρά από ενδιαφέρουσες επιλογές που κάνουν την εργασία από απόσταση πολύ πιο εύκολη από ό, τι ήταν. Ενημερώστε μας εάν έχετε απορίες στα παρακάτω σχόλια.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map