Cloudwards Presents: 17 Pro Συμβουλές για Αυτοματισμό Ροής Εργασίας

Το μέλλον είναι το cloud computing και θα είναι υπέροχο! Όμως, το μέλλον έχει σχεδόν φτάσει, καθώς πάνω από το 77% των επιχειρήσεων είχαν ήδη υιοθετήσει cloud computing μέχρι τα μέσα του 2015.


Γι ‘αυτό ο αυτοματισμός ροής εργασίας είναι πιο σημαντικός από ποτέ. Και, μια σαφώς παρατηρήσιμη τάση είναι ότι οι περισσότερες επιχειρήσεις αναπτύσσουν μια ιδιαίτερη προτίμηση για εφαρμογές Software-as-a-Service (SaaS) όπως:

  • Εφαρμογές Google
  • Salesforce
  • Ζέντεσκ

Οι επιχειρήσεις πρέπει να ξοδεύουν λιγότερο χρόνο σε επαναλαμβανόμενες εργασίες διαχειριστή και θα πρέπει αντ ‘αυτού να επικεντρώνονται σε στρατηγικές για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας. Με τον αυτοματισμό της ροής εργασίας μέσω της ενσωμάτωσης εφαρμογών SaaS, αυτός ο στόχος μπορεί εύκολα να επιτευχθεί.

Επίσης, με τον αυτοματισμό, δεν υπάρχει ανθρώπινο σφάλμα καθώς οι εφαρμογές μιλούν μεταξύ τους μέσω API και υπάρχει απρόσκοπτη ροή δεδομένων μεταξύ τους.

Έτσι, οι επιχειρήσεις μπορούν να εξοικονομήσουν κόστος επίσης, λόγω των λιγότερων δαπανών που διορθώνουν τα ανθρώπινα λάθη. Καθώς η ζωή έχει να κάνει με την εξοικονόμηση χρόνου, ας ρίξουμε αμέσως μια ματιά στις κορυφαίες 17 καινοτόμες συμβουλές για αυτοματοποίηση ροής εργασίας.

Προτιμώ να επικεντρωθώ σε συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε εργαλεία αυτοματισμού, όπως το IFTTT και το Zapier, που διευκολύνουν την ενεργοποίηση ενεργειών σε μία εφαρμογή – χάρη σε κάποιο συμβάν που ενεργοποιήθηκε σε άλλες εφαρμογές.

Contents

1. Χρησιμοποιήστε το Zapier για να ενσωματώσετε το Salesforce Leads στο Mailchimp

Το Zapier μπορεί να ρυθμίσει αλληλεπιδράσεις μεταξύ ενός σκανδάλη και μιας ενέργειας, για μια ποικιλία χρήσεων, από τον αυτοματισμό email έως τη διαχείριση λογαριασμών κοινωνικών μέσων. 

Ένα ιδανικό παράδειγμα αυτού του σεναρίου θα ήταν η δημιουργία ενός “zap” (ένας κανόνας για τη σκανδάλη και τη δράση) που θα εντοπίζει ένα email που περιέχει βίντεο και θα αποθηκεύει αυτά τα αρχεία πολυμέσων απευθείας σε μια υπηρεσία cloud όπως το Dropbox.

Κάποτε έκανα πολλή έρευνα σε ένα από τα συστήματα Salesforce του πελάτη μου και βρήκα έναν τρόπο ενοποίησης του Salesforce και του Mailchimp, για να εισαγάγω αυτόματα νέους δυνητικούς πελάτες του Salesforce – ως συνδρομητές στη λίστα MailChimp του πελάτη.

Γιατί πρέπει να εφαρμόσετε αυτήν τη συμβουλή?

Είναι δυνατή η εισαγωγή επαφών ή δυνητικών πελατών από το Salesforce στη λίστα MailChimp ως συνδρομητές, χρησιμοποιώντας την ενσωματωμένη δυνατότητα ενοποίησης του Salesforce του MailChimp – για χρήστες σε επίπεδο διαχειριστή και άνω.

Ωστόσο, αυτή η διαδικασία πρέπει να επαναλαμβάνεται κάθε φορά που ενημερώνεται το Salesforce, με νέες εγγραφές ή δυνητικούς πελάτες. Είναι καλύτερο να εισαγάγετε δυνητικούς πελάτες στο Mailchimp μία φορά και, στη συνέχεια, να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία εισαγωγής νέων δυνητικών πελατών στο Mailchimp, χρησιμοποιώντας το Zapier.

Μια επιχείρηση μπορεί να δημιουργήσει zaps για να εισαγάγει νέους δυνητικούς πελάτες στο Mailchimp, αγνοώντας τους παλιούς.

Η διαδικασία μπορεί να γίνει αυτόματα για όλους τους νέους δυνητικούς πελάτες. Μόλις προστεθεί ένας νέος δυνητικός πελάτης στο Salesforce, ο Zapier το ενσωματώνει στη λίστα του MailChimp ως συνδρομητής.

2. Αυτοματοποιήστε τη διαχείριση αρχείων

Ο χειρισμός δεδομένων μπορεί να γίνει κουραστικός εάν πρέπει να ληφθούν ή να μεταφορτωθούν πολλά αρχεία σε μια συγκεκριμένη υπηρεσία αποθήκευσης αρχείων. Μια επιχείρηση μπορεί να λαμβάνει δεδομένα από πελάτες κάθε μέρα. που υποτίθεται ότι πρέπει να φορτωθεί σε ένα μέρος, το οποίο μπορεί να είναι ενοχλητικό.

Και, εάν πρέπει επίσης να αλλάξετε τους παρόχους αποθήκευσης, ο πονοκέφαλος της λήψης και, στη συνέχεια, της μεταφοράς δεδομένων σε έναν νέο πάροχο επιδεινώνεται.

Είναι επομένως υψίστης σημασίας οι επιχειρήσεις να αυτοματοποιήσουν τις εργασίες διαχείρισης αρχείων, δημιουργώντας ένα zap ή χρησιμοποιώντας εύκολα διαθέσιμα zaps στο Zapier.

Για παράδειγμα, ενώ μετακινείται από το Google Drive στο Dropbox, μια επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει οποιοδήποτε από τα ακόλουθα έτοιμα zaps κάνοντας κλικ στην επιλογή “Use This Zap”, όπως φαίνεται παρακάτω:


© Cloudwards.net

Με παρόμοιες γραμμές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλα zaps για να μετακινήσετε αρχεία σε διαφορετικούς παρόχους αποθήκευσης αρχείων, όπως:

  • Κουτί -> Dropbox
  • Κουτί -> OneDrive
  • Wufoo -> Dropbox

Μπορείτε ακόμη να χρησιμοποιήσετε ένα zap για να ανεβάσετε νέα αρχεία δεδομένων Google Drive – με βάση τις εγγραφές που γίνονται σε φόρμες Wufoo.

3. Αξιοποιήστε Zaps πολλαπλών βημάτων

Οι παραπάνω δύο συμβουλές υποδεικνύουν πώς να χρησιμοποιήσετε zaps υψηλής χρησιμότητας, να ρυθμίσετε μια σκανδάλη και αντίστοιχη ενέργεια. Πρόσφατα άρχισα να χρησιμοποιώ μια νέα λειτουργικότητα που προσφέρει η Zapier: multi-step zaps. Όπως υποδηλώνει το όνομα, μπορείτε να ρυθμίσετε πολλές ενέργειες σε διαφορετικές εφαρμογές – για την ίδια ενεργοποίηση.

Ήμουν εντυπωσιασμένος από τα zaps πολλαπλών βημάτων, καθώς δεν μπορούσα να σταματήσω να σκέφτομαι πόσο χρόνο εξοικονομεί επιχειρήσεις αυτοματοποιώντας πολλά βήματα ταυτόχρονα, αντί να σπαταλάω χρόνο για τη δημιουργία μεμονωμένων zaps.

Επιπλέον, η διαδικασία δημιουργίας multi-zaps είναι παρόμοια με τη δημιουργία ενός zap, εκτός από το ότι το τελευταίο βήμα κάθε στοιχείου ενέργειας μπορεί να συνεχιστεί όσες φορές θέλετε.

Εναλλακτικά, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο zap, να ορίσετε τις ενεργοποιήσεις και τις ενέργειες και, στη συνέχεια, να το ενώσετε με ένα άλλο zap.

Σε τέτοια zaps, τα δεδομένα ρέουν από πάνω προς τα κάτω, παρόμοια με έναν καταρράκτη. Και, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα από ένα συγκεκριμένο βήμα, ενώ ενεργοποιείτε μια ενέργεια σε οποιοδήποτε από τα παρακάτω βήματα.

Ένα ιδανικό παράδειγμα ενός τέτοιου zap θα ήταν για μια επιχείρηση να ενοποιήσει δεδομένα από διαφορετικές πηγές εφαρμογών, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών πελατών από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και φόρμες, σε ένα μόνο υπολογιστικό φύλλο Google ή εργαλείο CRM, όπως το Salesforce.

Μπορείτε να ρυθμίσετε πιο περίπλοκες ροές εργασίας με zaps πολλαπλών βημάτων. Για παράδειγμα, ας εξετάσουμε μια ροή εργασίας που δημιουργήθηκε χρησιμοποιώντας zaps πολλαπλών βημάτων – με Typeforms.

Ορίστε τη σκανδάλη ώστε να λαμβάνεται οποιαδήποτε απόκριση από το εργαλείο φόρμας. Μόλις ενεργοποιηθεί η απόκριση, ενεργοποιεί την πρώτη ενέργεια και καταγράφει την απόκριση σε ένα υπολογιστικό φύλλο Google.

4. Ενσωματώστε το If, That, Then, This στο Google Drive

Το IFTTT (If, That, Then, This), είναι ένα ακόμη εύκολο στη χρήση εργαλείο αυτοματοποίησης ροής εργασίας, που το καθιστά σχετικά απλό για τις επιχειρήσεις να αυτοματοποιήσουν διαφορετικές διαδικασίες.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για σύνδεση με διάφορες εφαρμογές για τη βελτίωση της παραγωγικότητας κατά την εκτέλεση εργασιών, όπως παρακολούθηση του προϋπολογισμού της εταιρείας σε κίνηση και γρήγορος έλεγχος όλων των εργασιών των εργαζομένων.

Ένας αποτελεσματικός τρόπος χρήσης του IFTTT είναι να το ενσωματώσετε στο Google Drive. Πολλές συνταγές IFTTT μπορούν να σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Google Drive, καθώς οι δύο ενσωματώνονται αρκετά ομαλά.

Μπορείτε να συνδέσετε το IFTTT σε μια σελίδα λογαριασμού εταιρικού λογαριασμού Twitter και να δημιουργήσετε ένα αρχείο όλων των δημοσιεύσεων tweets. Μπορείτε να αποθηκεύσετε αυτό το αρχείο αρχειοθέτησης στο Google Drive, χρησιμοποιώντας ένα υπολογιστικό φύλλο Google, για να δείτε γρήγορα όλο το περιεχόμενο κοινωνικών μέσων που δημοσιεύτηκε από την επιχείρηση στο Twitter.

Είναι επίσης δυνατό να προσθέσετε απαντήσεις και retweets στο ίδιο αρχείο. Για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε μια συνταγή IFTTT, απλώς ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

  • Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας IFTTT
  • Συνδέστε το λογαριασμό IFTTT με λογαριασμό Twitter και Google Drive


© Cloudwards.net

  • Κάντε κλικ στο «Προσθήκη» στον σύνδεσμο συμβουλή IFTTT, αφού συνδεθείτε στον λογαριασμό σας IFTTT


© Cloudwards.net

Μόλις η επιχείρησή σας επιτρέπει στο IFTTT να έχει πρόσβαση σε μια αντίστοιχη εφαρμογή (Google Drive, σε αυτήν την περίπτωση), η άμεσα διαθέσιμη συνταγή έχει ρυθμιστεί για γρήγορη χρήση. Μπορείτε, επίσης, να ενσωματώσετε το Dropbox και το Google Drive για να στείλετε νέα αρχεία από οποιοδήποτε από αυτά, εάν η επιχείρηση απαιτεί την αλλαγή των υπηρεσιών αποθήκευσης δεδομένων.

Ακόμη και οι φωτογραφίες που μεταφορτώνονται σε σελίδες κοινωνικών μέσων μπορούν να δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας στο Google Drive, χρησιμοποιώντας μια ήδη δημοσιευμένη συνταγή με παρόμοιο τρόπο.

5. Ρύθμιση αυτόματων υπενθυμίσεων έγκαιρα σε Slack

Το Slack βοηθά στη διατήρηση της απρόσκοπτης επικοινωνίας σε περιβάλλον ομάδας ή ομάδας – μέσω καναλιών Slack.

Εξετάστε το ακόλουθο σενάριο: Μια επιχείρηση στέλνει υπενθυμίσεις μέσω email στους υπαλλήλους της για συγκεκριμένα συμβάντα, όπως:

  • Μηνιαίες συναντήσεις έργου
  • Περιοδικές εργασίες πλήρωσης χρόνου
  • Εκδηλώσεις ομαδικής συνεργασίας

Και άλλες δραστηριότητες που απαιτούν συμμετοχή ή συνεισφορά από μια ομάδα ανθρώπων. Αντί να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μη αυτόματο τρόπο, είναι σχετικά πιο εύκολο να στείλετε υπενθυμίσεις σε όλους όσους αποδέχτηκαν το συγκεκριμένο συμβάν στο ημερολόγιό τους στο Google.

Έτσι, αυτή η συμβουλή αφορά την ενσωμάτωση του ημερολογίου Google με το Slack για έγκαιρες υπενθυμίσεις.


© Cloudwards.net

Υπάρχει μια έτοιμη συνταγή IFTTT που αναφέρει, “Πριν ξεκινήσει ένα συμβάν ημερολογίου, δημοσιεύστε μια υπενθύμιση σε ένα κανάλι Slack.” Μπορείτε να επιτρέψετε την πρόσβαση τόσο στο Ημερολόγιο Google όσο και στο Slack, για να ρυθμίσετε αυτήν την ενοποίηση.

Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι όλοι όσοι συμμετέχουν στο κανάλι Slack θα λάβουν μια υπενθύμιση, λίγο πριν ξεκινήσει το συμβάν ημερολογίου Google.

Τέτοιες αυτόματες υπενθυμίσεις στα κανάλια Slack βοηθούν τις επιχειρήσεις να διασφαλίσουν αυξημένη συμμετοχή σε διάφορες εκδηλώσεις, χωρίς να χάνουν χρόνο να στέλνουν υπενθυμίσεις.

6. Αυτοματοποιήστε τη δημιουργία εκδηλώσεων μέσω της λίστας υποχρεώσεων του Trello

Το διαδικτυακό εργαλείο διαχείρισης και συνεργασίας έργων, Trello, περιλαμβάνει τη χρήση των «καρτών Trello». Αυτές οι κάρτες είναι εργασίες που πρέπει να γίνουν από διαφορετικά μέλη της ομάδας, εντός καθορισμένης περιόδου, όπως υποδεικνύεται από την ημερομηνία λήξης της κάρτας. 

Με το Ημερολόγιο Trello, μπορείτε να ορίσετε υπενθυμίσεις για τις προθεσμίες, αλλά τέτοιες υπενθυμίσεις λειτουργούν μόνο σε κάρτες που έχουν εκχωρηθεί σε συγκεκριμένους υπαλλήλους.

Τώρα, υπάρχει ο κίνδυνος οι εργαζόμενοι να χάσουν προθεσμίες. Ως εκ τούτου, καθίσταται απαραίτητο να συγχρονίσετε χρονικά δεσμευμένες εργασίες με το Ημερολόγιο Google, καθώς είναι εύκολο να χάσετε μια εργασία ή μια υπενθύμιση.

Επομένως, πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια άλλη χρήσιμη εφαρμογή ημερολογίου για ομάδες, για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λίστα συγχρονισμού του Trello με το Ημερολόγιο Google για εργασίες με προθεσμίες.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα προκαταρκτικό ζάπ με το Zapier, για να δημιουργήσετε εκδηλώσεις στο Ημερολόγιο Google από κάρτες Trello.

Ωστόσο, ακόμη και αν μια επιχείρηση δεν χρησιμοποιεί το Zapier, μπορεί να επιτύχει αυτήν τη λειτουργία, με κάποιες απλές αλλαγές ρύθμισης στο Trello και στο Ημερολόγιο Google – για να τους βοηθήσει να συνδεθούν.

Ακολουθούν τα βήματα που θα επιτρέψουν την εμφάνιση των προθεσμιών της κάρτας Trello στο Ημερολόγιο Google:

  • Ανοίξτε πρώτα μια κάρτα Trello, κάνοντας κλικ στην κάρτα και στη συνέχεια “Ημερομηνία λήξης” στα δεξιά.
  • Βεβαιωθείτε ότι το ενσωματωμένο ημερολόγιο του Trello είναι ενεργό κάνοντας κλικ στο “Ενεργοποίηση της ενεργοποίησης του ημερολογίου”, το οποίο εμφανίζεται στο κάτω μέρος του μίνι ημερολογίου.


© Cloudwards.net

  • Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο “Power-Ups” που εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά του μενού Trello του πίνακα ελέγχου λογαριασμού.


© Cloudwards.net

  • Είναι σημαντικό να κάνετε κλικ στο “Ενεργοποίηση” και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο ρυθμίσεων για να ενεργοποιήσετε το iCalendar – και να αντιγράψετε τον σύνδεσμο ιστού που δημιουργήθηκε.
  • Ακολουθεί ένα παράδειγμα του συνδέσμου ιστού που θα σας βοηθήσει να συνδέσετε το ημερολόγιο του Trello με το Google.


© Cloudwards.net

  • Αφού συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Ημερολόγιο Google, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος, δίπλα στο στοιχείο “Άλλα ημερολόγια” στην αριστερή πλευρά και επιλέξτε “Προσθήκη κατά διεύθυνση URL”.


© Cloudwards.net

  • Ο σύνδεσμος ιστού iCalendar, τον οποίο έχετε αντιγράψει από το Trello, πρέπει να επικολληθεί εδώ
  • Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο “Προσθήκη ημερολογίου” και αυτό είναι!

Μετά από λίγα λεπτά, το Ημερολόγιο του Trello θα εισαχθεί στο Ημερολόγιο της Google και θα αρχίσει να εμφανίζεται κάτω από την κεφαλίδα “Άλλα ημερολόγια” στη δεξιά πλευρική γραμμή.

Τελικά, οι κάρτες Trello με ημερομηνίες λήξης θα εμφανίζονται ως συμβάντα ημερολογίου.

7. Ενσωματώστε τα αρχεία Google Drive στις σημειώσεις Evernote με τις προεπισκοπήσεις μικρογραφιών

Μια νέα δυνατότητα άνοιξε νωρίτερα αυτό το έτος σχετικά με την προσφορά περισσότερου πλαισίου σε ιδέες που συλλαμβάνονται στο Evernote.


© Cloudwards.net

Τώρα μπορείτε να προσθέσετε αρχεία Google Drive στο Evernote ως βελτιωμένους συνδέσμους με δυνατότητα κλικ ή αντικείμενα που εμφανίζουν πληροφορίες που σχετίζονται με ένα αρχείο, όπως:

  • Ονομα αρχείου
  • Τύπος αρχείου
  • Ημερομηνία τελευταίας τροποποίησης

Ωστόσο, η υποστήριξη για αρχεία Google Drive είναι προς το παρόν διαθέσιμη μόνο με το Evernote για Android και το Evernote Web στο Chrome (εκδόσεις beta). Μια τυπική χρήση αυτής της δυνατότητας αυτοματισμού είναι η σύνδεση σημειώσεων προϋπολογισμού (στο Evernote), με συγκεκριμένα αρχεία οικονομικών καταστάσεων ή τιμολόγια από Google Drive.

Για να ρυθμίσετε την ενοποίηση μεταξύ του Google Drive και του Evernote, απλώς ακολουθήστε αυτά τα βήματα μία φορά:

  • Συνδεθείτε στους λογαριασμούς σας Evernote και Google Drive από μια προτιμώμενη συσκευή
  • Επιλέξτε το εικονίδιο του Google Drive από τη γραμμή εργαλείων επεξεργασίας του Evernote για να επισυνάψετε ένα επιλεγμένο αρχείο
  • Θα εμφανιστεί μια ειδοποίηση “Σύνδεση στο Google Drive”
  • Αφού κάνει κλικ στο εικονίδιο, ζητά άδεια για το Evernote για πρόσβαση σε αρχεία Drive και απαιτεί έναν εφάπαξ έλεγχο ταυτότητας
  • Μια παρόμοια προτροπή θα εμφανιστεί κατά την αντιγραφή / επικόλληση ενός αρχείου συνδέσμου Google Drive στο Evernote
  • Και στις δύο περιπτώσεις, όταν είναι ενεργοποιημένη η επιλογή “Σύνδεση”, παρέχεται πρόσβαση στο Google Drive για όλες τις μελλοντικές προσπάθειες πρόσβασης

Για πλατφόρμες που δεν υποστηρίζουν ακόμη την ενσωμάτωση Evernote-Google Drive, τα αρχεία θα εμφανίζονται ως σύνδεσμοι απλού κειμένου στο Evernote. Στην πραγματικότητα, οι σύνδεσμοι αρχείων του Google Drive που προστίθενται μέσα σε έναν πίνακα ή μια λίστα κουκκίδων θα εμφανίζονται ως σύνδεσμοι απλού κειμένου.

8. Εργασίες κλώνου σε ομάδες με την εκχώρηση αντιγράφων με την Asana

Το Asana είναι ένα επιτυχημένο εργαλείο διαχείρισης έργων και λίστας υποχρεώσεων, το οποίο βοηθά τους ανθρώπους να αναθέτουν εργασίες σε μια ομάδα και να τους παρακολουθούν, διατηρώντας κάποια ανώτερη αρχή (όπως ένας διευθυντής) στο βρόχο.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια διπλή εντολή για εργασίες κλωνοποίησης που εκχωρείτε σε μέλη της ομάδας σε διαφορετικά έργα.


© Asana

Ωστόσο, με πολλά μέλη να τροποποιούν τη ροή εργασίας, υπάρχει πιθανότητα να διαγραφεί ή να αντικατασταθεί κάτι κρίσιμο. Για να ξεπεραστεί αυτό το πρόβλημα, η Asana μπορεί να κλωνοποιήσει εργασίες σε διάφορες ομάδες απλώς εκχωρώντας αντίγραφα, χωρίς τη χρήση της διπλής εντολής, σε ένα μυστικό έργο.

Ως διαχειριστής ή διαχειριστής ενός έργου, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο που είναι πανομοιότυπο με μια άλλη υπάρχουσα εργασία, για μια διαφορετική ομάδα έργου.

Μπορείτε να εκχωρήσετε ένα αντίγραφο εργασίας στα μέλη της ομάδας κάνοντας κλικ στο εικονίδιο του ατόμου. Το ίδιο μπορεί να γίνει απλά πληκτρολογώντας πολλαπλά ονόματα για αντιγραφή και εκχωρήστε τη μεμονωμένη εργασία σε πολλά άτομα σε μια ομάδα.

Μόλις επισυναφθεί ένα αντίγραφο, ένας χρήστης της Asana που κάνει τη δραστηριότητα προστίθεται ως ακόλουθος για αυτήν την εργασία. Σε έργα, τέτοιες εκδηλώσεις είναι πιθανό να εκτελούνται από διευθυντικά στελέχη ή ανώτερα στελέχη που μπορούν στη συνέχεια να ενημερώνονται για την πρόοδο αυτών των εργασιών.

9. Δημιουργήστε τιμολόγια QuickBooks από την ευκαιρία κλειστού κέρδους του Salesforce

Το εργαλείο αυτοματισμού που βασίζεται στην κοινότητα, το Workato, έχει εξαιρετικές συνταγές ολοκλήρωσης εφαρμογών για την υλοποίηση συγκεκριμένων αυτοματοποιημένων εργασιών.

Για παράδειγμα, έχω εγκαταστήσει με επιτυχία την εύκολα διαθέσιμη συνταγή Workato, για να μεταφέρω τις ευκαιρίες κλειστού κέρδους στο σύστημα Salesforce, στο λογιστικό λογισμικό Quickbooks ως τιμολόγια για έναν πελάτη.

Μπορείτε απλώς να κάνετε κλικ στο “Εγκατάσταση” για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο της συνταγής όπως φαίνεται παρακάτω.


© Salesforce

Με βάση τις απαιτήσεις ενός έργου, μια επιχείρηση μπορεί να διαμορφώσει αυτήν τη συνταγή και να ξεκινήσει τη διαδικασία αυτοματοποίησης. Η ενοποίηση μεταξύ Salesforce και QuickBooks διασφαλίζει τα ακόλουθα:

  • Εάν ένας πελάτης δεν είναι παρών στα QuickBooks, τότε αυτή η συνταγή αναζητά τις επαφές του Salesforce και δημιουργεί τον πελάτη
  • Εάν η ευκαιρία δεν έχει στοιχεία γραμμής, τότε δημιουργεί ένα τιμολόγιο QuickBooks με μία γραμμή και ενημερώνει το Salesforce ανάλογα
  • Εάν μια ευκαιρία Salesforce περιέχει στοιχεία, τότε δημιουργεί το τιμολόγιο με αντίστοιχα στοιχεία γραμμής στα QuickBooks (εάν δεν υπάρχουν ήδη)

10. Ενσωματώστε το Trello με το Slack για Αυτοματοποιημένα Μηνύματα

Η ενσωμάτωση του Trello και του Slack μπορεί να κάνει τα πράγματα σχετικά εύκολα για την επιχείρησή σας. εάν χρησιμοποιείτε το πρώτο ως εργαλείο διαχείρισης έργου και το δεύτερο ως εργαλείο επικοινωνίας.

Η ενσωμάτωση Trello-Slack διασφαλίζει ότι κάθε δραστηριότητα στις κάρτες Trello αποστέλλεται ως ενημέρωση ειδοποίησης στο σχετικό κανάλι Slack. Μπορείτε να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα για να αυτοματοποιήσετε τη ροή μηνυμάτων στο Slack για δραστηριότητες που σχετίζονται με το Trello:

  • Κάντε κλικ στην επιλογή μενού, αφού συνδεθείτε στο Slack


© Cloudwards.net

  • Επιλέξτε “Εφαρμογές & Επιλογή “Ενσωμάτωση”, η οποία θα ανοίξει μια νέα σελίδα, που περιέχει όλες τις εφαρμογές με τις οποίες μπορεί να ενσωματωθεί το Slack


© Cloudwards.net

  • Θα εμφανιστεί μια προτροπή για αναζήτηση ταυτότητας με το Trello και επιλέξτε το κανάλι Slack όπου θα εμφανίζονται οι ενημερώσεις
  • Είναι δυνατό να χρησιμοποιήσετε ένα υπάρχον κανάλι Slack ή να δημιουργήσετε ένα νέο
  • Μια επιχείρηση μπορεί, στη συνέχεια, να προσθέσει το Trello και να αποφασίσει ποια συμβάντα και ειδοποιήσεις επιβίβασης λαμβάνει ο Slack

Το καλύτερο μέρος είναι ότι μπορείτε να ενσωματώσετε πολλούς πίνακες Trello με το Slack, προσθέτοντας απλά μια άλλη ενσωμάτωση του Trello. Και είναι ακόμη δυνατό να αφαιρεθεί η ενσωμάτωση του Trello από το Slack.

11. Αυτόματη μετατροπή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάρτες Trello

Με το Trello, ο στόχος είναι η σωστή διαχείριση εργασιών και λιστών εκκρεμών εργασιών. Ωστόσο, πολλά email μπορούν να περιέχουν λεπτομέρειες σχετικά με διαφορετικές εργασίες.

Έτσι, αντί να δημιουργείτε κάρτες για κάθε email που λαμβάνετε, είναι πιο λογικό να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία μετατροπής email σε κάρτες, οι οποίες είναι προσβάσιμες στον πίνακα του Trello. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  • Συνδεθείτε στο Trello και κάντε κλικ στην επιλογή “Ρυθμίσεις email-to-board”, η οποία εμφανίζεται σε μια πλευρική γραμμή στη δεξιά πλευρά του πίνακα.


© Cloudwards.net

  •  Θα εμφανιστεί μια εντελώς μοναδική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Trello board, η οποία πρέπει να αντιγραφεί και να προστεθεί σε έναν λογαριασμό email
  • Τα email θα μετατραπούν σε κάρτες από αυτήν τη μοναδική διεύθυνση
  • Μόλις ληφθεί ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμεύει ως εργασία, πρέπει να σταλεί μη αυτόματα στη μοναδική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του διοικητικού συμβουλίου
  • Ενώ το μεγαλύτερο μέρος της διαδικασίας ρύθμισης είναι μια εφάπαξ δραστηριότητα, αυτό το τελευταίο βήμα πρέπει να επαναλαμβάνεται κάθε φορά που ένα email μετατρέπεται σε κάρτες

Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Zapier και τα εύκολα διαθέσιμα zaps για την ίδια διαδικασία αυτοματισμού.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε από αυτά τα τρία zaps:

  • Δημιουργήστε κάρτες Trello από νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Gmail προσθέτοντας συγκεκριμένες ετικέτες
  • Δημιουργήστε κάρτες Trello από νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Office 365 στα εισερχόμενα ή στο φάκελο
  • Δημιουργήστε μια νέα κάρτα Trello, συμπεριλαμβανομένης μιας διεύθυνσης email Zapier στο Cc, ενώ στέλνετε ένα νέο email με το Bcc Zapier

12. Χρησιμοποιήστε το Evernote για ψηφιοποίηση επαγγελματικών καρτών με πληροφορίες LinkedIn

Η συνάντηση με νέους και πιθανούς επιχειρηματικούς πελάτες είναι μια τακτική δραστηριότητα για όλο το προσωπικό πωλήσεων και μάρκετινγκ σε οποιαδήποτε εταιρεία. Εκτός από τη γρήγορη λήψη σημειώσεων σχετικά με το τι συζητήθηκε στη συνάντηση, είναι επίσης λογικό να τραβήξετε μια φωτογραφία της επαγγελματικής κάρτας του πελάτη.

Κάρτα Evernote
© othree

Και, αν τραβήξετε μια φωτογραφία με την κάμερα Evernote, θα αποθηκευτεί αυτόματα στο Evernote. Έτσι, είναι δυνατό να αποφύγετε τη χρήση άλλης κάμερας και την αποθήκευση της φωτογραφίας στο Evernote αργότερα, κάτι που μπορεί να είναι πολύ κουραστικό έργο.

Επιπλέον, η Evernote θα τραβήξει κείμενο από μια κάρτα και θα αναζητήσει την επαγγελματική επαφή στο LinkedIn και θα βρει σχετικές πληροφορίες από το προφίλ της.

Τα στοιχεία της επιχειρηματικής επαφής από το LinkedIn εμφανίζονται επίσης μαζί με τα κανονικά στοιχεία επικοινωνίας που είναι αποθηκευμένα στο Evernote, ειδικά αν χρησιμοποιείτε λογαριασμό Pro. Χωρίς αμφιβολία, είναι πάντα χρήσιμο να προσθέτετε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με έναν πιθανό πελάτη στο Evernote.

13. Σχεδιάστε μια διαδικασία γρήγορης ανατροφοδότησης για επιχειρηματικές ομάδες με την Asana

Με την Asana, οι περισσότερες επιχειρήσεις ανησυχούν περισσότερο για την ανάθεση καθηκόντων σε μέλη της ομάδας και την παρακολούθηση τους μέχρι την ολοκλήρωσή τους.

Ωστόσο, μια άλλη σημαντική πτυχή που βοηθά στην προώθηση των έργων, βελτιώνοντας τον τρόπο εργασίας τους, είναι μέσω γρήγορης ανατροφοδότησης από τα μέλη της ομάδας.

Μπορεί να υπάρχουν περιοδικές συνεδρίες ανατροφοδότησης ή συναντήσεις που πραγματοποιούνται από διαφορετικά έργα, αλλά είναι λογικό να παρακολουθείτε όλες τις προτάσεις βελτίωσης και τις ιδέες συνεκτικά, που μοιράζονται διαφορετικά μέλη της ομάδας για μια περίοδο.

Οι μεγάλες ομάδες μπορεί να έχουν πολλές ιδέες και είναι αδύνατο να τις θυμόμαστε όλες. Ως εκ τούτου, ο καλύτερος τρόπος είναι να αφήσετε τα μέλη της ομάδας να επιλέξουν τις καλύτερες ιδέες και, στη συνέχεια, η επιχείρηση πρέπει να περάσει από μια επιλεκτική λίστα προτάσεων μόνο.

Ένας διαχειριστής έργου μπορεί επίσης να δημιουργήσει ένα έργο με την ένδειξη “Σχόλια” ή “Ιδέες” στο Asana. Και, κάθε φορά που ένα μέλος της ομάδας έχει μια πρόταση, μπορεί να το προσθέσει ως έργο σε αυτό το έργο. Όλα τα άλλα μέλη της ομάδας μπορούν στη συνέχεια να τους αρέσουν οι ιδέες που πιστεύουν ότι είναι καταπληκτικές – επιλέγοντας την καρδιά.

Με αυτόν τον τρόπο, ένας διαχειριστής έργου ή μια ενδιαφερόμενη αρχή μπορεί να μάθει για άμεσες εργασίες που χρειάζονται προσοχή και να τις επεξεργαστεί

14. Μειώστε το χρόνο που αφιερώσατε στον προσδιορισμό των προκριματικών οδηγών

Για μια επιχείρηση, μπορεί να είναι αρκετά ακριβό να αναζητήσετε ένα εργαλείο CRM υψηλού προϋπολογισμού, όπως το Salesforce. Όμως, είναι δύσκολο να μην χάσετε τη λειτουργικότητα και τις παραβιάσεις που προσφέρονται από τέτοια ποιοτικά εργαλεία, ειδικά όταν αναζητάτε προκριματικούς δυνητικούς πελάτες από τις πολλές πωλήσεις που μπορεί να λάβει μια επιχείρηση.

Ως εκ τούτου, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ένα προσιτό σύστημα CRM, όπως το Nimble. Το Zapier μπορεί να συμβάλει στην επέκταση των λειτουργιών του μέσω της ενοποίησης με πολλές διαφορετικές εφαρμογές δημιουργίας μολύβδου, όπως:

  • MailChimp
  • Gmail
  • LinkedIn

Επίσης, πολλά zaps μπορούν να εφαρμοστούν για τη λήψη δυνητικών πελατών από τέτοιες εφαρμογές, στο Nimble, το οποίο είναι ένα κοινωνικά συνδεδεμένο CRM, και έτσι μπορεί εύκολα να βρει αντίστοιχα κοινωνικά προφίλ των δυνητικών πελατών. που θα μπορούσαν ενδεχομένως να αποκαλύψουν σημαντικές πληροφορίες για μια ομάδα πωλήσεων.

Έτσι, χρησιμοποιώντας το Zapier για να ενσωματώσετε το Nimble με διαφορετικές εφαρμογές που δημιουργούν δυνητικούς πελάτες, μπορεί δυνητικά να συμβάλει στη μείωση του χρόνου που αφιερώνεται στη συλλογή πληροφοριών σχετικά με αυτούς.

Για παράδειγμα, είναι δυνατό να χρησιμοποιήσετε τα παρακάτω ζεύγη προετοιμασίας για το Nimble:

  • Δημιουργήστε ευκίνητες επαφές από συνδρομητές MailChimp.
  • Δημιουργήστε Nimble Επαφές από νέες μεταφορτώσεις επαγγελματικών καρτών στο FullContact.
  • Δημιουργήστε Nimble Επαφές από την Wufoo.

15. Δημοσιεύστε εικόνες πλήρους μεγέθους στο Twitter μέσω του Instagram

Το μάρκετινγκ κοινωνικών μέσων έχει αλλάξει σίγουρα τον τρόπο προσέγγισης των επιχειρήσεων προς τους πελάτες αυτές τις μέρες.

Έχω χειριστεί αρκετούς λογαριασμούς πελατών, οι οποίοι μου ζήτησαν να δημοσιεύω τακτικές ενημερώσεις, ειδικά φωτογραφίες, στα προφίλ κοινωνικών μέσων. Ήταν εύκολο να δημοσιεύσετε τις εικόνες στο Facebook και το Instagram, καθώς εμφανίζονταν σε πλήρες μέγεθος.

Ωστόσο, κάθε φορά που δοκίμασα την ενσωμάτωση των κοινωνικών μέσων για οποιαδήποτε ανάρτηση ενημερώθηκε στο Instagram, η αντίστοιχη εικόνα εμφανίζεται ως σύνδεσμος στο Twitter.

Όταν χρησιμοποίησα το IFTTT για να ενσωματώσω λογαριασμούς Twitter και Instagram μιας επιχείρησης, ξαφνικά κατέστη δυνατή η λήψη πλήρους προβολής εικόνων στη ροή Twitter του πελάτη. Ναι, απλώς δημοσιεύοντας μια φωτογραφία σε λογαριασμό Instagram, η παρακάτω συνταγή IFTTT διασφαλίζει μια πλήρη εμφάνιση εικόνας και στο Twitter:

Μοιραστείτε τις φωτογραφίες σας στο Instagram ως εγγενείς εικόνες Twitter.

16. Ενσωμάτωση του Zendesk με χρήση του Azuqua Workflow Automator

Το Azuqua είναι ένα άλλο εργαλείο ολοκλήρωσης εφαρμογών SaaS που μπορεί να είναι ζωτικής σημασίας για μια επιχείρηση που θέλει να αυτοματοποιήσει τις διαδικασίες ροής εργασίας της σε διαφορετικά σημεία.

Προσφέρει το πακέτο Zendesk FLO, το οποίο αποτελείται από πολλά FLO (αυτά είναι παρόμοια με τις συνταγές IFTTT και Zapier zaps), ότι το Zendesk επιτρέπει την ενσωμάτωση με πληθώρα άλλων εφαρμογών.

Έτσι, το πακέτο FLO μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποστολή άμεσων ειδοποιήσεων σε εκπροσώπους υποστήριξης μιας επιχείρησης, μόλις δημοσιευτούν τυχόν αρνητικά σχόλια ή tweet στη σελίδα Twitter της εταιρείας. Υπάρχει ένα προ-ενσωματωμένο FLO για αυτήν τη λειτουργικότητα.


© Cloudwards.net

Χρησιμοποιώντας αυτό το προκατασκευασμένο FLO (όπως φαίνεται παραπάνω), ο λογαριασμός σας στο Twitter παρακολουθείται για συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά. Ωστόσο, πρέπει πρώτα να διαμορφώσετε τον λογαριασμό Twitter:


© Cloudwards.net

Τυχόν αρνητικά tweet που εντοπίζονται από συγκεκριμένα ονόματα χρήστη ή σχετίζονται με τη λέξη-κλειδί, θα έχουν ως αποτέλεσμα την αποστολή ειδοποίησης μέσω email σε έναν εκπρόσωπο υποστήριξης.

17. Αποθήκευση σημαντικών συνημμένων Gmail για πρόσβαση στο Evernote

Υπάρχουν πολλές περιπτώσεις όταν οι εργαζόμενοι σε μια επιχείρηση συναντούν σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα τα οποία χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να διαβάσουν, καθώς μπορεί να περιέχει πολύτιμες πληροφορίες που απαιτούν έλεγχο..

Και, αντί να κάνουμε τους υπαλλήλους να περνούν τον λογαριασμό τους στο Gmail αρκετές φορές, είναι πιο λογικό να τους παρέχεται μια αυτοματοποίηση hack ροής εργασίας, η οποία αποθηκεύει ένα email και το συνημμένο του για μελλοντική πρόσβαση.

Το email και το συνημμένο αρχείο του μπορούν, επομένως, να αποθηκευτούν στο Evernote ως νέα σημείωση. Απλά πρέπει να επισημάνετε το αντίστοιχο μήνυμα email. που πρέπει να έχετε πρόσβαση αργότερα, με ένα «αστέρι».

Η παρακάτω συνταγή IFTTT θα βοηθήσει στην ενσωμάτωση του Gmail και του Evernote, ζητώντας δικαιώματα για τη σύνδεση των δύο:


© Cloudwards.net

Κατά τη χρήση του δωρεάν λογαριασμού της Evernote, θα σας ζητήσει πόσο χρόνο θέλετε να έχει πρόσβαση το IFTTT. Μόλις εγκριθεί, η συνταγή IFTTT ζητά πού πρέπει να αποθηκευτούν τα μηνύματα με αστέρι.


© Cloudwards.net

Μόλις κάνετε κλικ στο “Προσθήκη”, η συνταγή θα δημιουργηθεί και θα είναι διαθέσιμη για περαιτέρω χρήση.

Συνοψίζοντας…

Αυτές οι 17 συμβουλές προέρχονται από:

  • Προσωπική εμπειρία
  • Συνεργασία με διαφορετικούς πελάτες
  • Βοηθώντας στον αυτοματισμό της ροής εργασίας.

Ελπίζω να αποδειχθούν χρήσιμα με διάφορους τρόπους, ανεξάρτητα από τη βιομηχανία που τα χρησιμοποιεί. Με τόσα πολλά εργαλεία αυτοματοποίησης ροής εργασίας, είναι λογικό να τα χρησιμοποιείτε βέλτιστα, είτε μέσω εύκολα προσπελάσιμων σκανδάλων και ενεργειών είτε προσαρμόζοντας τα ίδια.

Στο τέλος της ημέρας, όλοι οι οργανισμοί θέλουν να εξοικονομήσουν χρόνο, αυτοματοποιώντας κουραστικές εργασίες. Και, ο εξοικονόμηση χρόνου μπορεί να δαπανηθεί για πιο παραγωγικές εργασίες, που απαιτούν χειροκίνητες εισόδους, όπως στρατηγική και λήψη αποφάσεων.

Εάν έχετε χρησιμοποιήσει οποιαδήποτε λύση αυτοματισμού ροής εργασίας στην εταιρεία σας, μοιραστείτε αυτές τις πολύτιμες εμπειρίες στην ενότητα σχολίων παρακάτω. Ακόμα κι αν δεν το έχετε κάνει, μη διστάσετε να σχολιάσετε τις συμβουλές που αναφέρονται εδώ και σας ευχαριστούμε για την ανάγνωση!

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map