Πώς να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας για επαγγελματικά email το 2020

Εάν συνδεθείτε ενεργά με επιχειρηματικούς συνεργάτες και πελάτες στο διαδίκτυο, είναι πιθανό να καταλάβετε τη σημασία του εικονικού χαρτιού. Τα email σας περιέχουν δεδομένα πελατών, ιδέες, οδηγίες και άλλες πληροφορίες που είναι κρίσιμες για την επιτυχία της επιχείρησής σας.


Η απώλεια τέτοιων δεδομένων θα μπορούσε να διαταράξει τις σχέσεις σας, να σας κοστίσει χρήματα και ακόμη και να σας οδηγήσει σε νομικό πρόβλημα. Μια καλή στρατηγική δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ο καλύτερος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι δεν θα μπείτε ποτέ σε τέτοιου είδους καταστάσεις.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας για επιχειρηματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – Περιήγηση μέσω βίντεο για λύσεις δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας Cloud

Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας καθοδηγήσουμε στα βασικά βήματα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων δεδομένων email σας στο cloud. Θα χρησιμοποιήσουμε τρεις από τις καλύτερες λύσεις δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στο διαδίκτυο για email για να εξηγήσουμε τη διαδικασία: Carbonite, Backblaze και CrashPlan.

Για περισσότερες πληροφορίες για κάθε ένα, φροντίστε και δείτε τις κριτικές μας για κάθε υπηρεσία:

  • Ανασκόπηση Carbonite
  • Ανασκόπηση Backblaze
  • Αναθεώρηση CrashPlan

Βήμα πρώτο: Εντοπίστε το αρχείο δεδομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του email σας στο cloud απαιτεί να χρησιμοποιείτε έναν υπολογιστή-πελάτη για πρόσβαση στα email σας. Καθώς οι περισσότεροι άνθρωποι το γνωρίζουν, θα χρησιμοποιήσουμε το Microsoft Outlook ως παράδειγμα. Ωστόσο, αυτά τα βήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο λειτουργούν παρόμοια με άλλες δημοφιλείς υπηρεσίες όπως το Windows Live Mail, το Mozilla Thunderbird, το Incredimail και το Mac Mail. 

Οι πελάτες email όπως το Outlook 2016 αποθηκεύουν όλα τα email σας σε ένα αρχείο δεδομένων. Για χρήστες Windows Outlook, αυτό θα είναι ένα αρχείο προσωπικού πίνακα αποθήκευσης (PST). Για χρήστες Mac Outlook, θα είναι αρχείο Outlook για Mac (OLM). Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook στο cloud είναι να βρείτε ακριβώς πού βρίσκεται αυτό το αρχείο.

Εάν χρησιμοποιείτε Windows, η τοποθεσία θα εξαρτηθεί από την έκδοση των Windows και του Outlook. Οι κοινές τοποθεσίες περιλαμβάνουν:

  • C: \ Users \\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Users \\ Roaming \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Users \\ Documents \ Outlook Files
  • C: \ Users \\ Τα έγγραφά μου \ Outlook αρχεία
  • C: \ Documents and Settings \\ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook

Για χρήστες Mac του Outlook, συνήθως βρίσκεται στο φάκελο εγγράφων σας:

  • / Χρήστες // Έγγραφα / Δεδομένα χρήστη Microsoft / Ταυτότητες του Office 2011 / Κύρια ταυτότητα

Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με τον εντοπισμό του αρχείου δεδομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε εύκολα να ανακαλύψετε τη θέση του μέσα από την εφαρμογή Outlook.

Στο Outlook 2016, κάντε πρώτα κλικ στο “αρχείο” στη γραμμή εργαλείων σας.

Στη συνέχεια, επιλέξτε ρυθμίσεις λογαριασμού.

Θα ανοίξει το παράθυρο ρυθμίσεων λογαριασμού. Κάντε κλικ στην καρτέλα “αρχεία δεδομένων”. Αυτό θα εμφανίσει την τοποθεσία του αρχείου δεδομένων email σας.

Βήμα δεύτερο: Προσθέστε ετικέτα στο αρχείο δεδομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας στο διαδίκτυο

Τώρα που γνωρίζετε την τοποθεσία, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το αρχείο δεδομένων σας έχει επισημανθεί για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας από την ηλεκτρονική υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Ορισμένες υπηρεσίες το καθιστούν ευκολότερο από άλλες.

Με το Crashplan, θα πρέπει πρώτα να ανοίξετε τον υπολογιστή-πελάτη επιφάνειας εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε στην καρτέλα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και κάντε κλικ στο κουμπί “αλλαγή” στην ενότητα “αρχεία”.

Μεταβείτε στη θέση του αρχείου δεδομένων email και βεβαιωθείτε ότι το κουμπί επιλογής δίπλα είναι επιλεγμένο. Προς τα εμπρός, αυτό το αρχείο θα υποστηρίζεται από το CrashPlan.

Το Carbonite διευκολύνει τη διαδικασία, επειδή δεν απαιτεί από τους χρήστες να επισημαίνουν αρχεία για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας από τον πελάτη του (δεν είναι καν δυνατό). Αντ ‘αυτού, απλώς μεταβείτε στη θέση του αρχείου δεδομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τον εξερευνητή αρχείων.

Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο “Carbonite” και επιλέξτε “back up up”.

Αυτό είναι το μόνο που υπάρχει. Στην πραγματικότητα, το Carbonite απλοποιεί τη διαδικασία ακόμη περισσότερο αν επιλέξετε αυτόματη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας κατά την εγκατάσταση της εφαρμογής του στον υπολογιστή σας. Το Carbonite θα εντοπίσει και θα επισημάνει κοινούς τύπους αρχείων για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας από μόνο του, συμπεριλαμβανομένων των αρχείων δεδομένων email. Με αυτόν τον τρόπο δεν χρειάζεται να πηγαίνετε για να τους κυνηγάτε.

Ωστόσο, με το Carbonite, η αυτόματη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας λειτουργεί μόνο εάν τα αρχεία είναι κάτω από 4 GB. Εάν έχετε ένα μεγάλο αρχείο δεδομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να το προσθέσετε με μη αυτόματο τρόπο.

Το Backblaze επιλέγει αυτόματα αρχεία για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας βάσει του τύπου αρχείου. Από τη διεπαφή επιφάνειας εργασίας του Backblaze, απλώς πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ο τύπος αρχείου δεδομένων email δεν περιλαμβάνεται στη λίστα εξαιρέσεων τύπου αρχείου.

Για να ελέγξετε τη λίστα εξαιρέσεων, κάντε κλικ στις ρυθμίσεις.

Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα εξαιρέσεων του παραθύρου ρυθμίσεων όταν ανοίξει. Ελέγξτε παρακάτω τις λέξεις, “αυτοί οι τύποι αρχείων δεν θα δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας” για να βεβαιωθείτε ότι το .pst / .olm δεν αναφέρεται εκεί.

Από προεπιλογή, δεν πρέπει να είναι. Ωστόσο, το Backblaze δεν σας επιτρέπει να επιλέξετε ή να αποεπιλέξετε μεμονωμένα αρχεία για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας από τον εξερευνητή αρχείων σας.

Βήμα τρίτο: Ενεργοποιήστε τη συνεχή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας

Με τις περισσότερες διαδικτυακές υπηρεσίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, μπορείτε είτε να επιλέξετε να προγραμματίσετε αντίγραφα ασφαλείας είτε να τα αφήσετε να εκτελούνται συνεχώς. Η διαδικασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας μπορεί να εμποδίσει πόρους του συστήματος και τα προγραμματισμένα αντίγραφα ασφαλείας είναι ένας τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι το σύστημά σας δεν θα κλειδώσει ενώ εργάζεστε.

Το πρόβλημα με τα προγραμματισμένα αντίγραφα ασφαλείας είναι ότι σημαίνει ότι τα email της επιχείρησής σας δεν θα δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας τόσο συχνά. Επομένως, εάν ο υπολογιστής σας διακοπεί, θα χάσετε τυχόν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται ή λαμβάνονται μεταξύ των αντιγράφων ασφαλείας. Αυτό σημαίνει ότι για επιχειρηματικούς χρήστες που δίνουν υψηλή προτεραιότητα στα αρχεία των επικοινωνιών τους, η συνεχής δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας είναι η καλύτερη επιλογή.

Οι περισσότεροι διαδικτυακοί πάροχοι αντιγράφων ασφαλείας σάς επιτρέπουν να ενεργοποιήσετε τη συνεχή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας μέσα από τον υπολογιστή-πελάτη. Για παράδειγμα, με το Carbonite, χρειάζεται μόνο να ανοίξετε το επιτραπέζιο εργαλείο της υπηρεσίας.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο “ρυθμίσεις και στοιχεία ελέγχου” για να μεταβείτε στο παράθυρο ρυθμίσεων.

Βεβαιωθείτε ότι το “backup συνεχώς” είναι επιλεγμένο και θα είστε έτοιμοι. Το Carbonite ενεργοποιεί αυτήν τη δυνατότητα από προεπιλογή, οπότε θα πρέπει να είναι ήδη ενεργοποιημένη.

Το Backblaze και το CrashPlan είναι εξίσου εύκολο να διαμορφωθούν. Με το Backblaze απλώς κάντε κλικ στις ρυθμίσεις και μεταβείτε στην καρτέλα χρονοδιαγράμματος. Επιλέξτε “συνεχώς” από το παράθυρο προγράμματος δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Εάν χρησιμοποιείτε το CrashPlan, μεταβείτε στην καρτέλα ρυθμίσεων στη διεπαφή της επιφάνειας εργασίας. Από το αναπτυσσόμενο μενού στα δεξιά των λέξεων, “θα εκτελεστεί αντίγραφο ασφαλείας”, επιλέξτε “πάντα”.

Μόλις λάβετε συνεχές σετ αντιγράφων ασφαλείας, μην κάνετε το λάθος να πιστεύετε ότι τα e-mail σας δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας σε πραγματικό χρόνο καθώς τα πληκτρολογείτε. Αν και ως επί το πλείστον μια εξαιρετική υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, το Backblaze δεν είναι σε θέση να δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας αρχείων PST ενώ το Outlook είναι ανοιχτό επειδή οι αλγόριθμοι μεταφοράς αρχείων δεν μπορούν να λειτουργούν γύρω από κλειδωμένα αρχεία.

Το Carbonite και το Crashplan δεν μοιράζονται αυτόν τον περιορισμό. Αυτό συμβαίνει επειδή και οι δύο χρησιμοποιούν την υπηρεσία σκιώδους αντιγραφής όγκου (VSS), μια τεχνολογία της Microsoft που επιτρέπει τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αρχείων ακόμα και όταν χρησιμοποιούνται.

Ένας άλλος περιορισμός Backblaze που επηρεάζει τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ότι όλα τα αρχεία δεδομένων μεγαλύτερα από 30MB δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας μόνο μία φορά κάθε 48 ώρες, ανεξάρτητα από το εάν έχετε συνεχή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ή όχι. Δεδομένου ότι τα αρχεία PST του Outlook έχουν ρυθμιστεί να μεγαλώνουν έως και 50 GB σε μέγεθος από προεπιλογή, αυτό είναι πιθανώς ένα πρόβλημα που θα αντιμετωπίσετε εάν στείλετε πολλά email.

Το CrashPlan αντιμετωπίζει επίσης μεγάλα αρχεία με διαφορετικό τρόπο κατά τη συνεχή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, αλλά μόνο ως μέσο ιεράρχησης των αρχείων στην ουρά του:

  1. Νεότερα, μικρότερα αρχεία
  2. Νεότερα, μεγαλύτερα αρχεία
  3. Παλαιότερα, μικρότερα αρχεία
  4. Παλαιότερα, μεγαλύτερα αρχεία

Το Carbonite, εν τω μεταξύ, δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας αρχείων εντός δέκα λεπτών από την εμφάνιση μιας αλλαγής και δεν δίνει προσοχή στο μέγεθος του αρχείου. (Σημείωση: οι επακόλουθες αλλαγές στα αρχεία δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας εντός 24 ωρών).

Όσον αφορά την ταχύτητα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, και οι τρεις υπηρεσίες χειρίζονται μεγάλα αρχεία χάρη στην αυξητική επεξεργασία σε επίπεδο μπλοκ. Αυξημένες μεταφορές επιπέδου μπλοκ σημαίνει ότι όταν αλλάζουν τα αρχεία δεδομένων email σας, ολόκληρο το αρχείο δεν μεταφορτώνεται ξανά στον χώρο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στο cloud. Αντιθέτως, αντιγράφονται μόνο τα τμήματα – ή μπλοκ – του αρχείου που άλλαξαν. Αυτό εξοικονομεί χρόνο και μειώνει τα διόδια στους πόρους του συστήματός σας.

συμπέρασμα

Εάν οι επικοινωνίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι κρίσιμες για την επιχείρησή σας, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι ένα σφάλμα σκληρού δίσκου, καταστροφή αρχείων ή κλεμμένο φορητό υπολογιστή δεν θα σας αφήσει αποσυνδεδεμένους από τους συναδέλφους και τους πελάτες σας. Ευτυχώς, η σωστή λύση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στο διαδίκτυο καθιστά απλή τη διασφάλιση των δεδομένων σας.

Και οι τρεις διαδικτυακές υπηρεσίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας που χρησιμοποιούνται ως παραδείγματα σε αυτό το κομμάτι διευκολύνουν τον εντοπισμό και τη σήμανση των αρχείων δεδομένων email για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και χρησιμοποιούν ισχυρή αρχιτεκτονική μεταφοράς αρχείων για να διασφαλίσουν μια ομαλή διαδικασία. Και οι τρεις προσφέρουν απεριόριστο χώρο αποθήκευσης και πακέτα σπιτιού ή γραφείου.

Εμείς στο Cloudwards.net αισθανόμαστε σίγουροι ότι προτείνουμε οποιοδήποτε από αυτά, αλλά πιστεύουμε ότι η Carbonite προσφέρει την καλύτερη ολοκληρωμένη υπηρεσία για άτομα που επιθυμούν να δημιουργήσουν αντίγραφα ασφαλείας για επαγγελματικά email. Έχετε ερωτήσεις ή σχόλια σχετικά με τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του email της επιχείρησής σας; Πατήστε μας στα παρακάτω σχόλια. 

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map