Οδηγός Trello Beginner: το Canban Can-Can

Η διαχείριση εργασιών είναι ουσιαστικό μέρος κάθε έργου. Το σωστό μπορεί να είναι η διαφορά μεταξύ επιτυχίας και αποτυχίας. Ευτυχώς, αν χρειαστεί να οργανωθείτε περισσότερο, υπάρχει αρκετή βοήθεια. Υπάρχουν πολλά καλά, δωρεάν εργαλεία διαθέσιμα για να διευκολύνετε τα πράγματα, μεταξύ των οποίων το Trello. Παρόλο που είναι αρκετά απλό, έχουμε συγκεντρώσει αυτόν τον οδηγό για αρχάριους Trello για να κάνουμε τη μετάβαση ακόμα πιο ομαλή.


Διαθέτουμε επίσης έναν οδηγό για αρχάριους της Asana, αν το πρόγραμμα είναι πιο κατάλληλο για εσάς. Αν θέλετε να δείτε πώς συσσωρεύονται οι δύο, διαβάστε την κριτική σύγκρισης Trello vs Asana.

Το Trello είναι ένα απλό και αποτελεσματικό εργαλείο για τη διαχείριση και την οργάνωση εργασιών. Απευθύνεται σε ομάδες ως τρόπο οργάνωσης αντικειμένων σε ένα έργο, αλλά δεν υπάρχει λόγος να μην μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε μόνοι σας. Είναι αρκετά ευέλικτο και έχει πολλές επιλογές προσαρμογής, όπως μπορείτε να διαβάσετε στην κριτική μας στο Trello.

Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε εύκολα να το ρυθμίσετε για διαφορετικές εργασίες.

Για πιο προηγμένες λειτουργίες, όπως διαχείριση πόρων και παρακολούθηση κόστους, ίσως θελήσετε να δείτε πιο σύνθετα εργαλεία. Η λίστα μας με το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης έργων είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να ξεκινήσετε.

Η χρήση του Trello είναι πολύ εύκολο. Το χρησιμοποιούμε μόνοι μας στο Cloudwards.net για να διαχειριστούμε τη ροή εργασίας μας και αν αυτό δεν είναι πρόταση, δεν ξέρουμε τι είναι.

Εγραφομαι

Για να εγγραφείτε, απλώς συμπληρώστε μια απλή φόρμα, απαντήστε στο email επιβεβαίωσης. Στη συνέχεια, μπορείτε να ξεκινήσετε τη ρύθμιση της πρώτης πλακέτας σας, η οποία έχει ήδη στη διάθεσή σας μερικά δείγματα στηλών.

εγγραφή στο trello

Ένας βασικός λογαριασμός Trello είναι δωρεάν και σας επιτρέπει να κάνετε τα περισσότερα από όσα χρειάζεστε. Δεν είναι μια εφαρμογή για την οποία εγγραφείτε μόνο για να βρείτε τον εαυτό σας να υπερβαίνει τα όριά του εντός ωρών. Το βασικό πακέτο είναι εξαιρετικό και δεν σας ενοχλεί ούτε για αναβάθμιση.

Αν θέλετε να εγγραφείτε για το χρυσό πακέτο του, υπάρχουν πολλά που σας αρέσουν. Το όριο συνημμένων σας αυξάνεται από 10MB σε 250MB. Μπορείτε να προσθέσετε προσαρμοσμένα φόντα στις σανίδες σας και υπάρχουν πολλές διασκεδαστικές λειτουργίες, όπως αυτοκόλλητα, προσαρμοσμένα emoji και power-ups.

Το χρυσό πακέτο είναι 45 $ ετησίως, οπότε ούτε θα σπάσει την τράπεζα. Εκτός από την εκτέλεση στο πρόγραμμα περιήγησής σας, το Trello είναι διαθέσιμο για Android και iOS, ώστε να μπορείτε επίσης να διαχειρίζεστε πράγματα εν κινήσει.

Τι μπορείτε να κάνετε με το Trello?

Ενδεχομένως να γνωριστείτε στο Trello μέσω πρόσκλησης από μια ομάδα ή εταιρεία, οπότε θα συνεργαστείτε με το διοικητικό συμβούλιο στην αρχή. Ωστόσο, αν το ξεκινάτε για πρώτη φορά, θα πρέπει να ρυθμίσετε τα πράγματα μόνοι σας.

Για να το κάνετε αυτό, ξεκινήστε με την προεπιλεγμένη πλακέτα που παρέχεται για εσάς ή κάντε κλικ στο κουμπί “πίνακες” στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης. Εάν έχετε ήδη πίνακες, θα μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ τους εκεί. Είτε έτσι είτε αλλιώς, για να δημιουργήσετε ένα νέο, απλώς κάντε κλικ στο “δημιουργία νέου πίνακα” για να εμφανιστεί ο νέος διάλογος του πίνακα που φαίνεται παρακάτω.

trello-create-board

Εκεί, μπορείτε να ονομάσετε τον νέο σας πίνακα, να επιλέξετε το χρώμα ή την εικόνα του φόντου και να αποφασίσετε αν θα το ορίσετε ως ιδιωτικό ή δημόσιο. Ένας δημόσιος πίνακας θα είναι ορατός σε ολόκληρο το Διαδίκτυο, κάτι που είναι υπέροχο εάν εκτελείτε έναν χώρο ή δημόσιο χώρο συγκέντρωσης, αλλά λιγότερο εάν οργανώνετε τον κατάλογο τσαγιού του γραφείου σας.

Μόλις ορίσετε τις επιλογές που θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή «δημιουργία πλακέτας» και voila. Ο νέος σας πίνακας εμφανίζεται με όλη της τη δόξα.

trello-board

Στην καρδιά του, το Trello είναι μια σανίδα καναμπάν, που σας επιτρέπει να μετακινείτε εργασίες από στήλη σε στήλη. Όταν δημιουργείτε έναν νέο πίνακα, θα δείτε ήδη τρεις στήλες ή λίστες, που έχουν ήδη προστεθεί: «να κάνει», «να κάνει» και «να γίνει». Αυτό σας δίνει μια ιδέα για το πώς να σχεδιάσετε τα έργα σας στο Trello.

Η ροή εργασίας σας θα πρέπει να προχωρά από αριστερά προς τα δεξιά, αλλά μπορείτε να προσθέσετε όσα ενδιάμεσα στάδια χρειάζεστε.

Εργασία με λίστες

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις λίστες που παρέχονται ως έτοιμη λίστα εργασιών ή, αν προτιμάτε, να τις μετονομάσετε ώστε να αντιπροσωπεύουν διαφορετικά στάδια του έργου σας.

Εάν χρειάζεστε περισσότερες από τρεις κατηγορίες, κάντε κλικ στην επιλογή “προσθήκη στη λίστα” για να δημιουργήσετε μια άλλη. Και πάλι, μπορείτε να τους καλέσετε ό, τι θέλετε, οπότε υπάρχει αρκετό περιθώριο δημιουργικότητας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ονομάσετε κάθε λίστα μετά από ένα μέλος ομάδας ή διαφορετική ομάδα στην εταιρεία σας για να υποδείξετε ποιος έχει ανατεθεί σε τι.

Μπορείτε να έχετε μια στήλη χωρίς ανάθεση στα αριστερά για να επιλέξουν τα μέλη της ομάδας, ακολουθούμενες από στήλες που αντιπροσωπεύουν σε ποιο στάδιο βρίσκεται η εργασία. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να το χρησιμοποιήσετε. Σκεφτείτε πώς να υποδιαιρέσετε τις εργασίες σας και, στη συνέχεια, ονομάστε τις στήλες ανάλογα.

Προσθήκη καρτών

Οι λίστες είναι άδειες στην αρχή, αλλά ενεργούν ως κάτοχοι καρτών. Μπορείτε να τα προσθέσετε κάνοντας κλικ στην επιλογή “προσθήκη κάρτας”. Στη συνέχεια, ονομάστε την κάρτα σας σύμφωνα με την εργασία που θέλετε να αντιπροσωπεύει, κάντε κλικ στην επιλογή “Προσθήκη κάρτας” και τελειώσατε.

Μπορείτε να μετακινήσετε κάρτες από τόπο σε μέρος μεταφέροντάς τα και ρίχνοντάς τα. Όταν μετακινείτε ένα, όλοι όσοι εργάζονται σε αυτό το συγκεκριμένο αντικείμενο θα λάβουν ένα μήνυμα που θα τους λέει ότι έχει μετακινηθεί, οπότε όποιος χρειάζεται να το δει στη συνέχεια μπορεί να συνεχίσει, ανεξάρτητα από το αν θυμάστε να τους πείτε.

Κάνοντας κλικ σε μια κάρτα εμφανίζεται ένας διάλογος που σας επιτρέπει να σχολιάσετε, να δείτε την προηγούμενη δραστηριότητα που σχετίζεται με αυτήν και να εκχωρήσετε μέλη της ομάδας σε αυτήν. Μπορείτε να παρακολουθήσετε συγκεκριμένες κάρτες για να βεβαιωθείτε ότι έχετε ειδοποιηθεί για αλλαγές.

trello-card-λεπτομέρεια

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε προθεσμίες και να ρυθμίσετε μηνύματα για να υπενθυμίζετε στα άτομα όταν πλησιάζουν. Αν και δεν συμβαίνει ποτέ σε εμάς, έχουμε ακούσει ότι οι χαμένες προθεσμίες είναι πολύ συχνές σε άλλα μέρη.

Κάνοντας το να φαίνεται καλύτερο

Εάν θέλετε να κάνετε τις κάρτες να φαίνονται πιο ελκυστικές, μπορείτε να προσθέσετε αυτοκόλλητα σε αυτές. Τα αυτοκόλλητα είναι εικόνες που μπορείτε να βρείτε κάνοντας κλικ στο “αυτοκόλλητα” στο μενού στα δεξιά της οθόνης. Μπορούν να σύρονται σε κάρτες και είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να τις κάνουν οπτικά διακριτικές.

trello-αυτοκόλλητα

Δώδεκα προσφέρονται στο δωρεάν πακέτο, με περισσότερα διαθέσιμα αν κάνετε αναβάθμιση σε πρόγραμμα επί πληρωμή. Η αναβάθμιση σάς επιτρέπει επίσης να χρησιμοποιείτε τις δικές σας εικόνες. Η χρήση των σχεδίων της εταιρείας σας, για παράδειγμα, είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να προσθέσετε ιδιοκτησία στα έργα σας.

trello-ετικέτες

Μπορείτε επίσης να εκχωρήσετε ετικέτες καρτών, οι οποίες ουσιαστικά είναι απλώς έγχρωμες κωδικοποιώντας τους με προαιρετικό κείμενο. Αυτός είναι ένας άλλος χρήσιμος τρόπος για να τις κατηγοριοποιήσετε και να κάνετε τους πίνακες σας ευανάγνωστες οπτικά.

Εάν θέλετε να υποδιαιρέσετε μια κάρτα ακόμη περισσότερο, μπορείτε να προσθέσετε μια λίστα ελέγχου για να δείξετε τι πρέπει να γίνει για να το ολοκληρώσετε. Οι λίστες ελέγχου περιλαμβάνουν συγκεκριμένες δευτερεύουσες εργασίες που μπορείτε να ξεχωρίσετε καθώς εργάζεστε σε αυτές. Μια χρήσιμη γραμμή δείχνει πόσο κοντά στο να τελειώσετε, κάτι που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν έχετε πολλά στοιχεία για να ολοκληρώσετε.

trello-λίστα ελέγχου

Συγκέντρωση των βασικών

Αυτά είναι τα βασικά στοιχεία της χρήσης του Trello. Μπορείτε να επιτύχετε πολλά μόνο με τις βασικές λειτουργίες και υπάρχουν πολλά που μπορείτε να κάνετε για να το προσαρμόσετε στις ανάγκες σας.

Είναι γρήγορο, διαισθητικό και ανταποκρίνεται. Η διεπαφή χρήστη είναι ευανάγνωστη και τα περισσότερα από αυτά μπορούν να καταλάβουν κοιτάζοντας το. Δεν χρειαζόταν ποτέ να κοιτάξουμε τις σελίδες βοήθειας όταν τη χρησιμοποιούσαμε και δεν το κάναμε πριν γράψουμε αυτόν τον οδηγό.

Εάν το χρειάζεστε, ωστόσο, το σύστημα βοήθειας είναι ολοκληρωμένο, με πάνω από 200 άρθρα που εξηγούν πώς λειτουργεί όλα. Υπάρχει επίσης ένα ενεργό φόρουμ κοινότητας. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε μια απάντηση στην ερώτησή σας εκεί, πιθανότατα να λάβετε μία μέσα σε λίγες ώρες. Μπορείτε επίσης να ζητήσετε βοήθεια από την ομάδα υποστήριξης του Trello μέσω μιας φόρμας επικοινωνίας.

trello-επαφή

Δημιουργία της ομάδας σας στο Trello

Στην κορυφή της κύριας οθόνης, υπάρχουν μικροί κύκλοι που αντιπροσωπεύουν τα άτομα που έχουν πρόσβαση σε κάθε πίνακα. Θα δείτε τις εικόνες προφίλ των ατόμων στους κύκλους, αν τις έχουν ορίσει ή τα αρχικά τους. Για να προσκαλέσετε περισσότερα άτομα, κάντε κλικ στο μικρό σχήμα με ένα συν δίπλα στα δεξιά των τρεχόντων χρηστών.

trello-πρόσκληση

Εάν η επιχείρησή σας χρησιμοποιεί πολλούς πίνακες, ίσως θελήσετε να προχωρήσετε περαιτέρω και να δημιουργήσετε μια ομάδα. Όπως και με τους πίνακες, μπορείτε να προσκαλέσετε άτομα στις ομάδες που δημιουργείτε.

trello-ομάδα

Μόλις έχετε τα μέλη της ομάδας σας έτοιμα να ξεκινήσετε, μπορείτε να δημιουργήσετε τους διάφορους πίνακες που χρειάζεστε. Μπορούν να διαχειριστούν όπως πριν. Ένα δροσερό χαρακτηριστικό είναι ότι μπορείτε να συσχετίσετε τους πίνακες Slack με την ομάδα σας. Αυτό σας επιτρέπει να κάνετε πράγματα όπως να ειδοποιήσετε όλους σχετικά με τις αλλαγές του Trello μέσω του Slack.

Εάν η ομάδα σας χρησιμοποιεί το Slack για τακτική επικοινωνία, είναι χρήσιμο να έχετε ορατές αλλαγές στο Trello στο ίδιο μέρος. Για άλλους τρόπους χρήσης του Slack για να ωφελήσετε την ομάδα σας, διαβάστε το καλύτερο άρθρο αποθήκευσης cloud για το Slack.

trello-team-management

Delving Deeper – Προηγμένες λειτουργίες του Trello

Μόλις εξοικειωθείτε με τα βασικά στοιχεία του Trello, υπάρχουν μερικά χρήσιμα κόλπα για να σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε περισσότερο. Μπορείτε να σύρετε συνημμένα σε κάρτες για να τα μοιραστείτε. Μπορείτε να δημιουργήσετε λίστες με διπλό κλικ και μπορείτε να εμφανίσετε τη λίστα συντομεύσεων πληκτρολογίου πατώντας “?” στο πληκτρολόγιο.

Το Trello έχει επίσης χρήσιμες λειτουργίες στις οθόνες επιλογών του. Υπάρχει μια λειτουργία τυφλού χρώματος, οπότε αν έχετε χρωματίσει τις κάρτες σας, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι όλοι μπορούν να δουν τι είναι. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε πράγματα όπως έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων, εάν θέλετε να προστατεύσετε τον λογαριασμό σας από το έγκλημα στον κυβερνοχώρο.

Είναι επίσης δυνατό να κατεβάσετε τα προσωπικά στοιχεία που διατηρεί το Trello. Αν και δεν έχουμε ιδιαίτερες ανησυχίες σχετικά με το απόρρητο σχετικά με το Trello, αυτό είναι ένα ωραίο χαρακτηριστικό που έχουμε. Το άρθρο μας σχετικά με τον τρόπο προστασίας του απορρήτου σας δίνει υποδείξεις σχετικά με το τι μπορείτε να κάνετε για να διατηρήσετε τις πληροφορίες σας ιδιωτικές στον Ιστό. Μπορείτε να δείτε περισσότερες χρήσιμες συμβουλές στην τεκμηρίωση του Trello.

Αποπλαστικές ενοποιήσεις

Ένα άλλο εξαιρετικό χαρακτηριστικό που έχει το Trello είναι τα power-ups. Σας επιτρέπουν να το ενσωματώσετε σε πολλές άλλες εφαρμογές και υπηρεσίες. Περίπου 30 παρέχονται από την Trello, αλλά είναι διαθέσιμες άλλες power-ups τρίτων. Υπάρχουν πάρα πολλές υποστηριζόμενες υπηρεσίες για λεπτομέρειες, αλλά η επιλογή περιλαμβάνει Twitter, Gmail, GitHub, Salesforce, SurveyMonkey και Jira.

Υπάρχει επίσης ένα ημερολόγιο, ώστε να μπορείτε να ρίξετε μια ματιά σε μια ματιά του τι πρέπει να γίνει πότε. Ωστόσο, θα χρειαστεί να αναβαθμίσετε τον λογαριασμό σας για να χρησιμοποιήσετε πολλά power-ups.

Τελικές σκέψεις

Με ένα εκατομμύριο χρήστες την ημέρα, είναι εύκολο να καταλάβουμε γιατί το Trello εκτιμήθηκε πρόσφατα στα 400 εκατομμύρια δολάρια. Είναι εύκολο στη χρήση και δωρεάν για να ξεκινήσετε, οπότε αξίζει να ελέγξετε αν βρίσκεστε στην αγορά για νέο λογισμικό διαχείρισης εργασιών. Ακόμα κι αν δεν είστε, η δυνατότητα λίστας υποχρεώσεων μπορεί να σας φανεί χρήσιμη για να σας βοηθήσει να γίνετε πιο οργανωμένοι.

Εάν εργάζεστε σε μια διαδικτυακή ομάδα και θέλετε να βελτιώσετε την παραγωγικότητά της, το Trello είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για να το κάνετε. Για άλλο χρήσιμο λογισμικό, ρίξτε μια ματιά στη λίστα με τα καλύτερα εργαλεία λογισμικού εικονικής ομάδας.

Ελπίζουμε ότι αυτός ο οδηγός θα σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε το Trello και να σας δείξουμε λίγο τι μπορείτε να κάνετε με αυτό. Εάν το έχετε δοκιμάσει και έχετε οτιδήποτε για να μας πείτε για τις εμπειρίες σας, πείτε μας στα παρακάτω σχόλια. Ευχαριστώ για την ανάγνωση.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map