monday.com Tutorial: Ξεκινώντας το 2020

Υπάρχουν πολλά υψηλής ποιότητας εργαλεία διαχείρισης έργων που ανταγωνίζονται για την επιχείρησή σας. Η επιλογή ενός μπορεί να είναι δύσκολη. Από τις επιλογές, μερικές είναι καλές και μερικές είναι κακές, αλλά ακόμη και οι καλές προσφέρουν διαφορετικά πράγματα.


Το monday.com δεν είναι μόνο μια εξαιρετική επιλογή, είναι το αγαπημένο μας, βγαίνοντας στην κορυφή της λίστας με το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης έργων. Έχει πληθώρα απόψεων και πολλές χρήσιμες λειτουργίες για την οργάνωση των έργων σας. Θα σας δείξουμε πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτόν τον οδηγό για αρχάριους.

Παρά το γεγονός ότι προσφέρει περισσότερες δυνατότητες από πολλά εργαλεία διαχείρισης έργων, το monday.com κάνει εξαιρετική δουλειά για να κάνει τον εαυτό του εύκολο στη χρήση. Η διεπαφή του είναι εξαιρετική και σας δείχνει με σαφήνεια τι θα κάνει οποιαδήποτε ενέργεια, επιτρέποντάς σας να την εξερευνήσετε με αυτοπεποίθηση. Αν θέλετε να δείτε τι το πιστεύουμε, ρίξτε μια ματιά στην αναθεώρηση monday.com.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη διαχείριση έργου monday.com

Τα έργα στο monday.com βασίζονται σε πίνακες. Οι πίνακες είναι εύκολο να δημιουργηθούν. Απλώς κάντε κλικ στο εικονίδιο του μεγάλου συν δίπλα στο “πίνακες” στο αριστερό πλαίσιο. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κενό πίνακα ή να δημιουργήσετε ένα υπάρχον αντίγραφο για να εξοικονομήσετε χρόνο εγκατάστασης. Αυτό είναι χρήσιμο αν έχετε παρόμοια έργα που κάνετε τακτικά.

Υπάρχει επίσης μια επιλογή προτύπων. Κατηγοριοποιούνται σε πολλούς τομείς, όπως διαχείριση έργων, λειτουργίες γραφείων, εκπαίδευση και πολλά άλλα. Το monday.com σας δίνει συμβουλές για το τι κάνει ο καθένας, ώστε να είναι εύκολο να περιηγηθείτε.

Δευτέρα-πρότυπο

Εάν δημιουργήσετε έναν κενό πίνακα, θα καταλήξετε σε κάτι που μοιάζει με το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.

Δευτέρα-κενή σανίδα

Τα δεδομένα στον πίνακα σας αποτελούνται από στοιχεία, τα οποία συνήθως αντιπροσωπεύουν εργασίες που πρέπει να γίνουν. Τα στοιχεία ταξινομούνται σε λίστες. Μπορείτε να ονομάσετε λίστες ό, τι θέλετε. Μπορεί να αντιστοιχούν σε διαφορετικές ομάδες του οργανισμού σας ή σε διαφορετικούς τύπους εργασιών. Η αναζήτηση μέσω των προτύπων μπορεί να σας δώσει ιδέες για τους πολλούς τρόπους με τους οποίους μπορείτε να οργανώσετε πράγματα.

Ορισμένες λίστες και πολλά στοιχεία έχουν δημιουργηθεί από προεπιλογή στον κενό πίνακα μας. Υπάρχουν στήλες και μερικές έχουν δείγματα δεδομένων σε αυτές. Μπορείτε να αλλάξετε το όνομα του πίνακα και την περιγραφή του, καθώς και τα ονόματα των αντικειμένων και των λιστών, πατώντας πάνω τους και κάνοντας κλικ.

Εάν τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού πάνω από άλλα πεδία, θα δείτε το πεδίο να αλλάζει, δίνοντάς σας μια ιδέα για το πώς μπορείτε να το αλλάξετε. Η διεπαφή είναι διαισθητική και σας προσκαλεί να πειραματιστείτε για να δείτε πώς λειτουργούν τα πράγματα.

Το monday.com σας δίνει μεγάλο έλεγχο του περιεχομένου των αντικειμένων. Ωστόσο, προτιμά να τα διατηρεί ξεχωριστά.

Ορισμένα εργαλεία χρησιμοποιούν μια εναλλακτική προσέγγιση, χωρίζοντας στοιχεία σε δευτερεύουσες εργασίες και επιτρέποντάς σας να ρυθμίσετε εξαρτήσεις μεταξύ τους. Εάν αυτό είναι αυτό που ψάχνετε, ρίξτε μια ματιά στην κριτική Wrike. Το άρθρο μας monday.com εναντίον Wrike δείχνει πώς συγκρίνονται αυτές οι πλατφόρμες μεταξύ τους.

monday.com Προσαρμογή

Όπως με τα περισσότερα εργαλεία διαχείρισης έργου, τα στοιχεία έχουν ένα όνομα και άλλες πληροφορίες που σχετίζονται με αυτά. Σε αντίθεση με τα περισσότερα εργαλεία, το monday.com σας δίνει τεράστιο περιθώριο για να προσαρμόσετε τις άλλες πληροφορίες. Σας επιτρέπει να προσθέσετε στήλες που περιέχουν επίσης διάφορους τύπους δεδομένων.

Από δομική άποψη, λειτουργεί σαν ένα φιλικό προς το χρήστη εργαλείο βάσης δεδομένων. Μας θυμίζει το δημοφιλές εργαλείο ανάπτυξης phpMyAdmin, αλλά σχεδιάστηκε από την Apple κατά τη διάρκεια του μωβ μπαλώματος. Παίρνετε τη δύναμη να ελέγχετε τις σανίδες σας με λεπτή λεπτομέρεια χωρίς να σπάνε τα πράγματα για λόγους που δεν καταλαβαίνετε.

Αυτά τα δεδομένα περιέχονται σε μια κύρια πλακέτα, η οποία σας επιτρέπει να αλλάξετε τη δομή του και να προσθέσετε εύκολα νέα αντικείμενα. Για να προσθέσετε μια στήλη, κάντε κλικ στο μαύρο σύμβολο συν στα δεξιά του πίνακα και επιλέξτε τον τύπο δεδομένων που θέλετε να συμπεριλάβετε.

Δευτέρα-προσθήκη-στήλη

Μπορείτε να επιλέξετε από επτά βασικούς τύπους δεδομένων, αλλά εάν κάνετε κλικ στην περιοχή “περισσότερες στήλες”, θα δείτε ότι υπάρχουν πολλές περισσότερες επιλογές. Περιλαμβάνουν τα πάντα, από συστήματα ψηφοφορίας έως επιλογείς χρωμάτων και μαθηματικούς τύπους.

Δευτέρα-στήλη-κέντρο

Έχουμε πραγματοποιήσει μερικές αλλαγές στα ονόματα των αντικειμένων και των λιστών μας και δημιουργήσαμε το διοικητικό συμβούλιο για να εκπροσωπεί ένα οικοδομικό έργο. Προσαρμόσαμε τις στήλες μας και προσθέσαμε μια προβολή χρονολογίου. Μοιάζει τώρα με αυτό.

Δευτέρα-έργο

Ας δούμε πώς να προσθέσουμε προβολές. Υπάρχουν πολλές προαιρετικές προβολές που σας επιτρέπουν να οργανώσετε τα δεδομένα σας με διαφορετικούς τρόπους. Μπορείτε να τα προσθέσετε κάνοντας κλικ στο κουμπί “+ προβολή” και επιλέγοντας από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Δευτέρα-προσθήκη-προβολή

monday.com Kanban Προβολή

Έχουμε ήδη προσθέσει ένα χρονοδιάγραμμα, οπότε στη συνέχεια θα προσθέσουμε μια προβολή καναβάν. Εάν αναζητάτε ένα εργαλείο που βασίζεται σε κανάν, ρίξτε μια ματιά στον οδηγό για αρχάριους Trello για ένα απλό παράδειγμα. Διαβάστε περισσότερα για αυτό στην κριτική μας στο Trello.

Δευτέρα-kanban-προτεραιότητα

Η προβολή kanban σάς επιτρέπει να σύρετε στοιχεία από στήλη σε στήλη για να αλλάξετε την κατάστασή τους. Η πλακέτα kanban δημιουργήθηκε αυτόματα για να χρησιμοποιεί το πεδίο “κατάσταση” του κύριου πίνακα ως στήλες του. Μπορείτε να το αλλάξετε χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο πλαίσιο “στήλη kanban”. Θα μπορούσατε να το αλλάξετε από “κατάσταση” σε “προτεραιότητα”, για παράδειγμα, κάτι που θα έκανε τον πίνακα να μοιάζει με το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.

Εάν αναζητάτε βοήθεια για τη ρύθμιση των στηλών σας, διαβάστε τον τρόπο χρήσης ενός οδηγού πίνακα καναμπάν για συμβουλές σχετικά με τη μέγιστη αξιοποίηση αυτής της προβολής.

Δευτέρα-kanban-προτεραιότητα

Αν δεν μπορείτε να αποφασίσετε ποια έκδοση του πίνακα καναμπάν προτιμάτε, μπορείτε να προσθέσετε άλλη. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να κάνετε ένα για “κατάσταση” και ένα για “προτεραιότητα”. Εάν το κάνετε αυτό, ίσως αξίζει να τα ονομάσετε διαφορετικά, ώστε να μπορείτε να δείτε ποιο είναι ποιο.

Αν θέλετε να συγκρίνετε το monday.com με άλλα εργαλεία που περιλαμβάνουν πίνακα καναμπάν, διαβάστε το monday.com εναντίον Asana ή το monday.com εναντίον Trello face-off.

Δευτέρα-χρονοδιάγραμμα

Χρονολόγιο

Η προβολή χρονολογίου δείχνει πώς τακτοποιούνται οι εργασίες σας με την πάροδο του χρόνου. Βλέπετε οπτικά πότε τα πράγματα ξεκινούν και σταματούν, καθώς και πόσο καιρό θα διαρκέσουν. Μπορείτε να αλλάξετε αυτές τις πληροφορίες σύροντας και αποθέτοντας την εργασία ή σύροντας τα άκρα της για να αλλάξετε όταν ξεκινά ή σταματά.

Για περισσότερα σχετικά με τον τρόπο χρήσης του χρονοδιαγράμματος του monday.com, διαβάστε τον τρόπο χρήσης ενός οδηγού γραφήματος Gantt.

Δευτέρα-ημερολόγιο

Όπως και η προβολή χρονολογίου, η προβολή ημερολογίου δείχνει πότε εκτελούνται οι εργασίες σας. Τούτου λεχθέντος, σας επιτρέπει να βλέπετε τα πράγματα σε βάση μήνα προς μήνα και έχει προβολές ημέρας και εβδομάδας που σας επιτρέπουν να αναλύετε τα πράγματα σε επίπεδο ωριαίας ώρας.

Αν θέλετε να παρακολουθείτε προσεκτικά τον χρόνο που αφιερώνετε σε έργα, διαβάστε την κριτική TeamGantt για να μάθετε σχετικά με μια πλατφόρμα που σας επιτρέπει να το κάνετε.

Δευτέρα-γράφημα

Οι προβολές γραφημάτων του monday.com διευκολύνουν την προσθήκη γραφημάτων πίτας, γραμμών και ράβδων στα έργα σας. Και πάλι, μπορείτε να έχετε όσα θέλετε. Απλώς κάντε κλικ στο “+ προβολή”, επιλέξτε το γράφημα και επιλέξτε τον τύπο γραφήματος και τη στήλη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τα δεδομένα. Με τα γραφήματα ράβδων επιλέγετε δύο στήλες για τους άξονες x και y.

Κοινή χρήση αρχείων monday.com

Το monday.com σάς επιτρέπει να μοιράζεστε αρχεία με την ομάδα σας και μπορείτε να το διαχειριστείτε χρησιμοποιώντας την προβολή αρχείων. Το φθηνότερο πακέτο έχει όριο αποθήκευσης 5 GB, αλλά είναι απεριόριστο στα προγράμματα Pro και Enterprise. Εάν αναζητάτε μια λύση αποθήκευσης, ρίξτε μια ματιά στον καλύτερο οδηγό αποθήκευσης cloud.

Τα αρχεία επισυνάπτονται σε συγκεκριμένες εργασίες, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προβολή αρχείου για να τα δείτε όλα σε ένα μέρος. Μπορείτε να τα κατεβάσετε από εκεί, αλλά πρέπει να επεξεργαστείτε την εργασία που τις περιέχει για να τις διαγράψετε. Χρήσιμα, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στις σχετικές ενημερώσεις εργασιών από την προβολή αρχείων.

Εκτός από τις προβολές που έχουμε δει, μπορείτε να προσθέσετε προβολές χάρτη, φόρμας και μετάδοσης. Η προσθήκη και η αφαίρεσή τους είναι εύκολη, οπότε μην φοβάστε να παίξετε.

monday.com Ενσωματώσεις

Εκτός από τις τυπικές δυνατότητές του, μπορείτε να αποκτήσετε επιπλέον λειτουργικότητα μέσω των ενσωματώσεων του monday.com. Υπάρχουν όλα αυτά. Τα περισσότερα υπάρχουν για να σας βοηθήσουν να μοιραστείτε πληροφορίες με άλλες πλατφόρμες.

Δευτέρα-νέα-ενοποιήσεις

Η ενσωμάτωση Zapier αξίζει μια ειδική αναφορά, επειδή σας επιτρέπει να μοιράζεστε δεδομένα με περισσότερες από 1.500 εφαρμογές. Το Integromat φαίνεται επίσης χρήσιμο επειδή μπορεί να αυτοματοποιεί τις εργασίες που κάνετε τακτικά, εξοικονομώντας δυνητικά πολύ χρόνο και χρήμα.

Δευτέρα-αυτοματισμοί

Το monday.com έχει επίσης τις δικές του δυνατότητες αυτοματισμού, οι οποίοι σας επιτρέπουν να δημιουργείτε κανόνες που ενεργοποιούν συγκεκριμένες ενέργειες. Και πάλι, αυτός μπορεί να είναι ένας καλός τρόπος για να μειώσετε την ποσότητα εργασίας που πρέπει να κάνει η ομάδα σας.

monday.com Ασφάλεια

Οι διαχειριστές των κορυφαίων σχεδίων μπορούν να διαχειριστούν την ασφάλεια στο διαδίκτυο αλλάζοντας τις ρυθμίσεις ασφάλειας και ελέγχου ταυτότητας για τα έργα τους. Σας επιτρέπουν να ενεργοποιήσετε λειτουργίες όπως εγγραφές με περιορισμό τομέα και σας επιτρέπουν να προσαρμόσετε την πολιτική κωδικού πρόσβασης. Εάν χρειάζεστε βοήθεια με όλους αυτούς τους κωδικούς πρόσβασης, ρίξτε μια ματιά στο καλύτερο άρθρο του διαχειριστή κωδικών πρόσβασης.

Δευτέρα-διαχειριστής

Το monday.com διαθέτει έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων, το οποίο περιγράφεται στον οδηγό ελέγχου ταυτότητας δύο παραγόντων. Συμμορφώνεται επίσης με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων.

Τελικές σκέψεις

Εργαλεία όπως το monday.com μπορούν να κάνουν τα έργα σας πιο ομαλά και να σας εξοικονομήσουν χρόνο. Με λιγότερες συναντήσεις, πιο αξιόπιστη επικοινωνία και σαφείς στόχους για όλους, υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα στη χρήση τους.

Προσφέρουν επίσης πολλές δυνατότητες ασφαλείας για να σας προστατεύουν από το έγκλημα στον κυβερνοχώρο όταν εργάζεστε στο cloud.

Εάν έχετε δοκιμάσει το monday.com και έχετε κάτι να μοιραστείτε μαζί μας σχετικά με αυτό, ενημερώστε μας στα σχόλια. Ευχαριστώ για την ανάγνωση.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map