Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα συμβούλιο Kanban το 2020: Λήψη υλικού

Οι περισσότεροι από εμάς μπορούσαν να κάνουν με την καλύτερη οργάνωση. Ευτυχώς, υπάρχουν όλα τα είδη εργαλείων για να το βοηθήσετε. Μερικά είναι χρήσιμα για ομάδες, μερικά για άτομα και πολλά για και τα δύο. Θα εξετάσουμε ένα απλό εργαλείο που δεν γνωρίζουν όλοι σε αυτό το άρθρο εξηγώντας πώς να χρησιμοποιήσετε μια σανίδα καναμπάν.


Τα εργαλεία διαχείρισης του έργου που καλύπτουμε συχνά περιλαμβάνουν έναν πίνακα καναάν μεταξύ των απόψεών τους. Το καλύτερο παράδειγμα είναι το Trello, το οποίο βασίζεται σχεδόν αποκλειστικά στην προβολή του καναβάν. Ένα άλλο είναι το monday.com, ο νικητής του καλύτερου άρθρου λογισμικού διαχείρισης έργων. Μπορείτε να το διαβάσετε στην αναθεώρησή μας στο monday.com.

Το Trello είναι διαθέσιμο σε φόρμα ιστού, αλλά διαθέτει και εφαρμογές για κινητές συσκευές, ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιείτε εν κινήσει. Οι πίνακες Kanban λειτουργούν καλά στο κινητό. Μπορεί να βρείτε τον εαυτό σας να κάνει ένα εκπληκτικό ποσό οργάνωσης στο τρένο για να εργαστεί.

Έχουμε καλύψει προηγουμένως τον Trello στον οδηγό για αρχάριους του Trello, ο οποίος, μαζί με την κριτική μας για το Trello, είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να πηδήσετε στο κανάν του Kanban. Είναι επίσης ο καλύτερος δωρεάν πίνακας καναμπάν, σε περίπτωση που χρειάζεστε έναν άλλο λόγο για να το δείτε.

Τι είναι ένα συμβούλιο Kanban?

Το Kanban είναι μια εξέλιξη μιας ιαπωνικής τεχνικής που αποσκοπεί στη βελτίωση της παραγωγικότητας. Σημαίνει “πινακίδα” στα ιαπωνικά, ονομάζεται από κάρτες που χρησιμοποιούνται σε εργοστάσια. Το σύστημα ξεκίνησε στην Toyota, αλλά χρόνια αργότερα προσαρμόστηκε για χρήση στη Microsoft. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για ομάδες Agile που χρησιμοποιούν πλαίσια Scrum.

Ο πίνακας kanban είναι το κλειδί για τη διαδικασία και επιτρέπει στις ομάδες να απεικονίσουν τον τρόπο ροής της εργασίας από την αρχή έως το τέλος. Μπορεί επίσης να σας δείξει πόσο πρέπει να κάνει ο καθένας. Αυτό σημαίνει ότι η εργασία μπορεί να τραβηχτεί στο σύστημα όταν οι άνθρωποι είναι ελεύθεροι, αντί να ωθούνται όπως απαιτείται.

Πώς λειτουργεί ένας πίνακας Kanban: Στήλες και κάρτες

Οι σανίδες Kanban αποτελούνται από κολώνες. Οι στήλες περιέχουν κάρτες, τις οποίες μπορείτε να μετακινήσετε γύρω από τις σανίδες.

Για να ρυθμίσετε την πλακέτα kanban, πρέπει να δημιουργήσετε και να ονομάσετε πολλές στήλες. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε από το μηδέν. Πολλά από τα αγαπημένα μας εργαλεία διαχείρισης έργων διαθέτουν μια επιλογή προτύπων kanban για να σας βοηθήσουν. Ρίξτε μια ματιά στην κριτική μας Airtable για να μάθετε σχετικά με μια πλατφόρμα που διαθέτει κάποια.

Εάν το κάνετε με τον σκληρό τρόπο, η βασική ρύθμιση καναμπάν είναι η προσέγγιση τριών στηλών. Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιεί στήλες «να κάνω», «να κάνω» και «να τελειώσει». Όταν δημιουργείτε εργασίες, τις προσθέτετε στη στήλη “εκκρεμότητες”.

Όταν ξεκινάτε κάτι, το μετακινείτε στη στήλη “κάνει”. Αυτή είναι μια εύκολη λειτουργία μεταφοράς και απόθεσης. Μάλλον μαντέψατε ότι όταν τελειώσουν τα πράγματα, μεταβαίνουν στη στήλη “ολοκληρωμένα”. Ακούγεται απλό, και είναι. Δοκίμασέ το όμως και μπορεί να σας εκπλήξει πόσο πολύ μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε τα σχέδια σας συγκεκριμένα.

Ένα άλλο εργαλείο που μας αρέσει είναι η Asana. Το Kanban είναι μόνο μία από τις απόψεις του. Όταν σημειώνετε κάτι ως ολοκληρωμένο, σας ανταμείβει στέλνοντας ένα πολύχρωμο ζώο που πετά στην οθόνη σας. Διαβάστε για αυτό στην αναθεώρηση Asana και μάθετε πώς να το χρησιμοποιείτε στον οδηγό για αρχάριους της Asana.

Kanban Board Παράδειγμα: Trello

Ας περάσουμε από τη διαδικασία δημιουργίας ενός διοικητικού συμβουλίου στο Trello. Είναι εύκολο να εγγραφείτε και να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε δωρεάν, αλλά διαθέτει χρήσιμα πρόσθετα για τα προγράμματα επί πληρωμή. Περιλαμβάνουν πρόσθετες προσαρμογές και βελτιώσεις στα διοικητικά συμβούλια.

Μόλις εγγραφείτε, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να δημιουργήσετε έναν πίνακα. Μπορείτε να το κάνετε με διάφορους τρόπους. Ένας τρόπος είναι να κάνετε κλικ στο κουμπί “πίνακες”, ακολουθούμενο από το “δημιουργία νέου πίνακα”. Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο.

πώς-στη-χρήση-a-kanban-board-trello-new-board

Εκεί, μπορείτε να δώσετε στον πίνακα έναν τίτλο. Προαιρετικά, μπορείτε να επιλέξετε μια ομάδα ή να κάνετε το διοικητικό συμβούλιο δημόσιο, αντί να διατηρήσετε την προεπιλεγμένη ρύθμιση, η οποία είναι ιδιωτική. Μπορείτε να επιλέξετε ένα φόντο από μια επιλογή από εννέα χρώματα ή πολλές φωτογραφίες. Εάν χρησιμοποιείτε πρόγραμμα επί πληρωμή, μπορείτε επίσης να ανεβάσετε το δικό σας φόντο.

Υπάρχει ένα φόντο του καφέ που μας αρέσει, αλλά πρέπει να αποφύγουμε γιατί ήδη πίνουμε πάρα πολύ. Διαλέξαμε αυτό το βαθύ κόκκινο χρώμα, το οποίο ελπίζουμε ότι θα κάνει τα στιγμιότυπα οθόνης πιο καθαρά. Επίσης, εάν δεν καταλαβαίνετε την αναφορά στον πίνακα, σας συνιστούμε να δείτε τον οδηγό μας σχετικά με τον τρόπο παρακολούθησης του Χάρι Πότερ.

πώς-στη-χρήση-a-kanban-board-trello-add-list

Λίστες Trello

Το Trello αναφέρεται στις στήλες του ως λίστες. Το επόμενο βήμα είναι να προσθέσετε μερικά στον πίνακα. Υπάρχει ένα μεγάλο κουτί “προσθήκη λίστας” που σας περιμένει στον νέο πίνακα. Πληκτρολογήσαμε “to do” στην περιοχή ονόματος, όπως μπορείτε να δείτε στο στιγμιότυπο οθόνης.

Το πλαίσιο “προσθήκη λίστας” μετακινείται προς τα δεξιά και θα το χρησιμοποιήσουμε για να δημιουργήσουμε τις επόμενες δύο στήλες στη βασική μας ρύθμιση: “κάνει” και “ολοκληρώθηκε”..

οδηγίες χρήσης-a-kanban-board-trello-λίστες

Τώρα έχουμε τις λίστες μας στη θέση τους. Θα μπορούσαμε να τους καλέσουμε οτιδήποτε ή να φτιάξουμε περισσότερα από αυτά, αλλά αυτό θα ισχύει προς το παρόν. Το επόμενο βήμα είναι να προσθέσετε κάρτες. Το κάνουμε αυτό, το μαντέψατε, κάνοντας κλικ στο κείμενο “προσθήκη κάρτας” στο κάτω μέρος κάθε λίστας.

πώς-στη-χρήση-a-kanban-board-trello-new-card

Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να δώσετε ένα όνομα στην κάρτα και, στη συνέχεια, πατήστε επιστροφή για να τη δημιουργήσετε. Θα ανοίξει αυτόματα ένα νέο πεδίο “προσθήκη κάρτας”.

Χρήση καρτών Trello

Εάν θέλετε να προσθέσετε περισσότερες λεπτομέρειες, κάντε κλικ στην κάρτα και θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που σας επιτρέπει να προσθέσετε περισσότερες πληροφορίες.

πώς-στη-χρήση-a-kanban-board-trello-card-λεπτομέρεια

Όπως μπορείτε να δείτε, υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορείτε να κάνετε στις κάρτες. Μπορείτε να προσθέσετε μια περιγραφή, να κάνετε σχόλια και να επισυνάψετε αρχεία. Υπάρχει ένα όριο μεγέθους 10MB για συνημμένα στο δωρεάν πρόγραμμα, το οποίο αυξάνεται στα 250MB για χρήστες που πληρώνουν. Εάν χρειάζεστε περισσότερο χώρο για αποθήκευση αρχείων, ρίξτε μια ματιά στην καλύτερη συλλογή cloud storage.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ετικέτες, ημερομηνία λήξης και λίστες ελέγχου δευτερευόντων εργασιών.

Τα στοιχεία της κάρτας εδώ είναι ειδικά για το Trello. Άλλα εργαλεία kanban θα είναι διαφορετικά, αλλά αυτό σας δίνει μια καλή ιδέα για το τι να περιμένετε αλλού.

Μετακίνηση καρτών Trello γύρω

Ας επιστρέψουμε στον πίνακα. Δημιουργήσαμε μερικές εργασίες στη στήλη “να κάνουμε”. Όταν αρχίζουμε να δουλεύουμε σε μια κάρτα, τη μεταφέρουμε στη στήλη “κάνει” και όταν τελειώσει, τη μεταφέρουμε στη στήλη “ολοκληρωμένη”.

πώς-στη-χρήση-a-kanban-board-trello-mid-project

Όπως μπορείτε να δείτε στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης, μετακινήσαμε ένα φύλλο στο “ολοκληρωμένο” και ένα στο “κάνει”. Το έργο μας βρίσκεται σε εξέλιξη.

Μπορείτε να έχετε πολλές κάρτες εν κινήσει ταυτόχρονα ή να τις επεξεργαστείτε μία κάθε φορά. Από σένα εξαρτάται. Μπορείτε επίσης να αναθέσετε πράγματα σε άτομα και να δείτε ποιος κάνει τι και τι δεν έχει ακόμη γίνει.

Αυτή είναι η βασική ρύθμιση για έναν απλό πίνακα καναμπάν που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για εργασίες κάθε είδους.

Εναλλακτικές διατάξεις στο Kanban

Υπάρχουν άλλοι τρόποι για να οργανώσετε μια σανίδα καναμπάν. Θα μπορούσατε να έχετε μια στήλη για κάθε στάδιο παραγωγής ή στήλες για εργασία που έχουν ανατεθεί σε διαφορετικά μέλη της ομάδας, όπως κάνουμε στο Cloudwards.net.

Μπορείτε να έχετε στήλες για εργασίες που έχουν τεθεί σε παύση ή αρχειοθετηθούν. Ίσως πολλές ομάδες στηλών για εργασία που έχουν ανατεθεί σε διαφορετικά τμήματα. Μπορείτε ακόμη και να χρησιμοποιήσετε πίνακες καναμπάν για ρυθμίσεις θέσεων, για παράδειγμα, με στήλες για τραπέζια σε γαμήλια δεξίωση και κάρτες που αντιπροσωπεύουν τους επισκέπτες.

Λειτουργούν και ως μενού, με ορεκτικά, κύρια πιάτα, ποτά και στήλες επιδορπίων. Μπορείτε να κάνετε τις σανίδες δημόσιες, έτσι ώστε οι πελάτες να μπορούν να δουν τι προσφέρετε στο διαδίκτυο ή μέσω tablet στο εστιατόριο σας.

Πλατφόρμες Kanban

Έχουμε επικεντρωθεί στο Trello για αυτό το σεμινάριο, αλλά υπάρχουν πολλά άλλα εργαλεία που περιλαμβάνουν μια σανίδα καναμπάν. Πολλά από αυτά είναι ισχυρότερα σε όλη τη διαχείριση έργων και προσφέρουν δυνατότητες που υπερβαίνουν το Trello’s. Έχουμε ήδη αναφέρει τη monday.com και την Asana.

leankit-kanban

Το LeanKit έχει επίσης μια χρήσιμη προβολή καναμπάν και περιλαμβάνει ένα καλό δείγμα έργου που σας δείχνει πώς να εκμεταλλευτείτε τις δυνατότητές του. Διαβάστε για αυτό στην κριτική μας LeanKit.

click-board

Το ClickUp είναι ένα άλλο συμπαθητικό εργαλείο. Περιλαμβάνει εξαρτήσεις και έχει επίσης ένα δωρεάν επίπεδο. Διαβάστε σχετικά με αυτό στην κριτική ClickUp.

Άλλα χαρακτηριστικά Kanban

Πολλά εργαλεία που περιλαμβάνουν σανίδα καναμπάν προσφέρουν πολλές άλλες δυνατότητες. Το Trello παρέχει μια επιλογή “power-ups” που προσθέτουν επιπλέον λειτουργικότητα όλων των ειδών. Τα περισσότερα εργαλεία σας δίνουν διάφορους τρόπους για να δείτε εργασίες εκτός από το kanban.

Τα περισσότερα εργαλεία σάς επιτρέπουν να εκχωρείτε εργασίες σε συγκεκριμένους χρήστες, κάτι που σας βοηθά να διαχειρίζεστε έργα και να ενημερώνετε όλους για το ποιος κάνει τι.

Οι εργασίες μπορούν επίσης να κατηγοριοποιηθούν και να δοθούν προτεραιότητες. Συνήθως μπορείτε να τα σχολιάσετε και να προσθέσετε σχετικά αρχεία. Όλα αυτά είναι χρήσιμα, αλλά δεν χρειάζεται να το χρησιμοποιήσετε εάν προτιμάτε να διατηρείτε τα πράγματα απλά.

Η διαχείριση της εξάρτησης είναι ένας τρόπος για να δείτε ποια από τα καθήκοντά σας εξαρτώνται από άλλους και μπορεί να οδηγήσει τις δεξιότητές σας στο σχεδιασμό του έργου στο επόμενο επίπεδο. Διαβάστε την κριτική Wrike για ένα παράδειγμα εργαλείου που το προσφέρει.

Θα βρείτε επίσης δυνατότητες αποθήκευσης αρχείων, ομαδικής επικοινωνίας και παρακολούθησης χρόνου σε άλλα εργαλεία, αν κοιτάξετε γύρω και συγκρίνετε τι κάνουν.

Τελικές σκέψεις

Όπως είδαμε, η ολοκλήρωση των πραγμάτων μπορεί να είναι δύσκολη, αλλά υπάρχουν εργαλεία που θα σας βοηθήσουν και οι σανίδες καναμπάν είναι από τις ευκολότερες στη χρήση. Ωστόσο, μην ξεγελιέστε από αυτό. Η διάσπαση σύνθετων προβλημάτων σε μικρότερα κομμάτια είναι ένας ισχυρός τρόπος επίλυσης προβλημάτων. Ακόμα κι αν είστε συγκλονισμένοι από τα μικρά πράγματα, η διευκρίνιση του τι πρέπει να κάνετε μπορεί να σας βοηθήσει να το ολοκληρώσετε.

Δύο από τα απλούστερα εργαλεία που έχουμε αναφέρει είναι τα Trello και Asana. Και οι δύο έχουν δωρεάν επίπεδα. Τα συγκρίνουμε απευθείας στο Trello εναντίον της Asana. Εάν θέλετε κάτι πιο περίπλοκο αλλά ισχυρό, σας προτείνουμε τη monday.com. Δείτε πώς τα πήγε ενάντια σε άλλους βασικούς στη βιομηχανία στο monday.com εναντίον Jira και το monday.com εναντίον του Wrike.

Χρησιμοποιήστε αποτελεσματικά μια σανίδα καναμπάν και μπορεί να διαπιστώσετε ότι έχετε περισσότερο χρόνο στα χέρια σας από ό, τι νομίζατε ότι θα κάνατε στο τέλος της ημέρας. Οι πίνακες Kanban χρησιμοποιούνται από πολλές μεγάλες εταιρείες επειδή λειτουργούν και κάνουν την οργάνωση φθηνότερη.

Αυτό σημαίνει λιγότερες συναντήσεις, λιγότερες καθυστερήσεις και μια ομάδα που βρίσκεται στην ίδια σελίδα. Η εξοικονόμηση χρόνου σε ένα μεγάλο έργο μπορεί να είναι η διαφορά μεταξύ αποτυχίας και επιτυχίας.

Εάν έχετε χρησιμοποιήσει μια σανίδα καναμπάν ή έχετε συμβουλές για κοινή χρήση μαζί μας, πείτε μας στα σχόλια. Ευχαριστούμε που το διαβάσατε.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map