Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα γράφημα Gantt: Ένας οδηγός για αρχάριους για το 2020

Υπάρχουν πολλά εργαλεία εκεί έξω για να σας βοηθήσουν να οργανωθείτε. Το λογισμικό διαχείρισης έργων προσφέρει δυνατότητες όλων των ειδών για να σας βοηθήσει στον προγραμματισμό της εργασίας σας. Εστιάζουμε σε έναν συγκεκριμένο τρόπο οργάνωσης εργασιών σε αυτό το σεμινάριο σχετικά με τον τρόπο χρήσης ενός γραφήματος Gantt.


Θα εξηγήσουμε τι μπορεί να κάνει ένα γράφημα Gantt για εσάς και μετά θα δούμε πώς λειτουργούν τα πράγματα σε μερικές πλατφόρμες. Πρώτον, θα δούμε ένα απλό παράδειγμα στο monday.com, για το οποίο μπορείτε να διαβάσετε στην κριτική μας για το monday.com. Στη συνέχεια, θα δούμε ένα πιο προηγμένο παράδειγμα με το TeamGantt, για το οποίο μπορείτε να διαβάσετε στην κριτική TeamGantt.

Τα γραφήματα Gantt είναι εξελιγμένα. Αν προτιμάτε κάτι απλούστερο, ρίξτε μια ματιά στον τρόπο χρήσης ενός άρθρου του καναμπάν. Η κριτική μας στο Trello συζητά ένα εξαιρετικό παράδειγμα εργαλείου kanban.

Τι είναι ένα γράφημα Gantt?

Υπάρχουν πολλά εργαλεία που σας επιτρέπουν να προσθέσετε και να τακτοποιήσετε εργασίες και να τα προβάλετε με διαφορετικούς τρόπους. Τα εργαλεία Gantt προσφέρουν ένα μεγάλο πλεονέκτημα έναντι των άλλων, καθώς σας επιτρέπουν να προσθέτετε και να διαχειρίζεστε εξαρτήσεις, ώστε να μπορείτε να κάνετε ένα πράγμα να συμβαίνει εξαρτώμενο από άλλο.

Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να δείτε τι πρέπει να γίνει πριν από την ολοκλήρωση κάθε εργασίας. Εάν χρειάζεστε τις πατάτες σας να παραδοθούν πριν να κάνετε τηγανητές πατάτες, μπορείτε να δημιουργήσετε αυτήν τη σχέση σε ένα γράφημα Gantt. Εάν υπάρχει πρόβλημα με την παράδοσή σας, μπορείτε να δείτε ποια θα είναι η επίδραση ακολουθώντας τις εξαρτήσεις προς τα εμπρός.

Μπορείτε επίσης να υπολογίσετε τι αποτέλεσμα θα έχει μια καθυστέρηση. Σε αυτήν την περίπτωση που ακούγεται ασήμαντο, αλλά σε ένα περίπλοκο έργο πολλές εργασίες μπορεί να εξαρτώνται το ένα από το άλλο. Ένα γράφημα Gantt θα σας επιτρέψει να υπολογίσετε εύκολα τις επιπτώσεις οποιουδήποτε προβλήματος.

Ένα γράφημα Gantt εμφανίζει συνήθως ένα συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο, όπως μια εβδομάδα ή μήνα, και σας επιτρέπει να αναστρέψετε ή να μετακινηθείτε στις ημερομηνίες, όπως συμβαίνει με τα περισσότερα εργαλεία βάσει ημερολογίου.

Δημιουργός γραφήματος Gantt

Το πρώτο γράφημα του Gantt εφευρέθηκε από τον Πολωνό ακαδημαϊκό Karol Adamiecki το 1896. Ωστόσο, δεν έκανε πολλά. Ο Χένρι Γκαντ, για τον οποίο ονομάζεται το σύστημα, δημοσίευσε την έκδοσή του το 1910.

Τα πρώτα γραφήματα έδειξαν τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης των εργασιών που συνθέτουν ένα έργο. Οι εξαρτήσεις προστέθηκαν αργότερα, παρόλο που είναι βασικές για τη χρησιμότητα των γραφημάτων Gantt.

Γραφήματα Gantt και εργασία με εξαρτήσεις

Η δημιουργία εργασιών είναι συνήθως απλή. Προσθέτετε ένα όνομα και ίσως μια περιγραφή. Εάν εργάζεστε σε μια ομάδα, οι εργασίες μπορούν να ανατεθούν σε άτομα. Μπορούν να κατηγοριοποιηθούν και να δοθούν προτεραιότητες. Συχνά, μπορείτε να αφήσετε σχόλια ή να επισυνάψετε αρχεία σε αυτά. Αυτά τα πράγματα θα εξαρτηθούν από το εργαλείο που χρησιμοποιείτε.

Με τα εργαλεία που βασίζονται σε γραφήματα Gantt, θα θέλατε επίσης να ορίσετε μια ημερομηνία έναρξης, καθώς και μια ημερομηνία λήξης ή μια εκτίμηση για τη διάρκεια της εργασίας. Με αυτόν τον τρόπο, οι εργασίες μπορούν να εμφανίζονται στη σωστή θέση στο ημερολόγιό σας, δείχνοντας πότε θα συμβούν τα πράγματα ή τουλάχιστον όταν ελπίζετε ότι θα συμβούν.

Για να δημιουργήσετε εξαρτήσεις μεταξύ τους, συνήθως κάνετε κλικ και σύρετε από το τέλος μιας εργασίας στην αρχή μιας άλλης. Αυτό εξαρτά τη δεύτερη εργασία από την πρώτη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Excel για να δημιουργήσετε γραφήματα Gantt, αλλά η χρήση ενός αποκλειστικού προγράμματος είναι συνήθως πολύ πιο εύκολη.

Ορισμένα εργαλεία διαθέτουν ένα κουμπί που σας επιτρέπει να δημιουργείτε εξαρτήσεις συμπληρώνοντας τις λεπτομέρειες σε ένα αναδυόμενο παράθυρο. Σε πολύπλοκα έργα, αυτό μπορεί να είναι ευκολότερο από τη μέθοδο μεταφοράς και απόθεσης.

Σε ορισμένα εργαλεία, μπορείτε να προσαρμόσετε τη διάρκεια των εργασιών, να τις μετακινήσετε και να αλλάξετε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης ξεχωριστά. Τα εργαλεία που σας επιτρέπουν να κάνετε όλα αυτά τα πράγματα μπορεί να είναι πιο δύσκολο στη χρήση, ωστόσο, επειδή είναι πιο δύσκολο να βρείτε τις λαβές για τη δημιουργία εξαρτήσεων.

Η πρακτική κάνει τέλεια, αλλά αξίζει να επισημάνουμε ότι επειδή επειδή μια εφαρμογή δεν σας ταιριάζει, μπορεί να υπάρχει μια άλλη που να.

Ζητήματα γραφημάτων Gantt

Εάν μια εργασία έχει προγραμματιστεί να ξεκινήσει πριν από αυτήν που εξαρτάται από την ολοκλήρωση, έχετε πρόβλημα. Τα γραφήματα Gantt θα σας ενημερώσουν όταν συμβαίνει αυτό, επιτρέποντάς σας να το διορθώσετε. Μπορείτε να το κάνετε χειροκίνητα σύροντας εργασίες για να τις επαναπρογραμματίσετε ή αλλάζοντας το εκτιμώμενο μήκος τους.

Ορισμένα εργαλεία θα ενημερώσουν αυτόματα το πρόγραμμά σας για να το διατηρήσουν εφαρμόσιμο. Αυτό σημαίνει ότι εάν μια εργασία εξαρτάται από μια άλλη, η αρχή της θα προσαρμόζεται αυτόματα εάν η εργασία στην οποία εξαρτάται δεν έχει ολοκληρωθεί εγκαίρως. Μπορεί να γίνει περίπλοκο, αλλά η διαχείριση αυτής της πολυπλοκότητας είναι αυτή που είναι τα γραφήματα Gantt.

Πολλές πλατφόρμες θα σας ενημερώσουν επίσης εάν έχετε βρόχο εξάρτησης. Εάν η εργασία εξαρτάται από την εργασία δύο, δοκιμάστε να κάνετε την εργασία δύο να εξαρτηθεί από την εργασία δύο και δείτε τι θα συμβεί. Είναι μια αδύνατη κατάσταση, αλλά, πάλι, τα γραφήματα Gantt μπορούν να εντοπίσουν αυτές τις σχέσεις μεταξύ σύνθετων ιστών εργασιών και να σας εξοικονομήσουν προγραμματισμό πονοκεφάλων.

Πώς να κάνετε ένα γράφημα Gantt τον απλό τρόπο: monday.com

Το monday.com έχει χρονοδιαγράμματα, παρόμοια με τα γραφήματα Gantt, αλλά δεν περιλαμβάνουν διαχείριση εξάρτησης. Το χρονοδιάγραμμα σας επιτρέπει να ορίσετε ημερομηνίες έναρξης και λήξης για εργασίες.

χρονοδιάγραμμα πώς να χρησιμοποιήσετε-a-gantt-chart-Δευτέρα-χρονοδιάγραμμα

Μπορείτε να μετακινήσετε στοιχεία μεταφέροντας ή αλλάζοντας τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Μπορείτε επίσης να αναθέσετε εργασίες σε άτομα, καθώς και να δείτε ποιος κάνει τι. Σας επιτρέπει να απεικονίσετε τι πρέπει να γίνει και σας επιτρέπει να εντοπίσετε προβλήματα.

Ο σχεδιασμός ενός έργου είναι πολύ πιο εύκολος με τέτοια εργαλεία. Ωστόσο, για μεγάλα έργα με πολλές αλληλοεξαρτώμενες εργασίες, η οπτική και διαισθητική εργασία μπορεί να μην είναι αρκετά καλή. Εκεί μπορούν να βοηθήσουν οι εξαρτήσεις.

Το monday.com έχει μια φανταστική διεπαφή, καθώς και εξαιρετικές δυνατότητες ασφαλείας για να σας προστατεύσει από το έγκλημα στον κυβερνοχώρο. Η διατήρηση της ασφάλειας είναι κρίσιμη όταν εργάζεστε στο cloud, οπότε η δέσμευση του monday.com για την ασφάλεια στο διαδίκτυο την καθιστά μια ισχυρή επιλογή για τη διαχείριση των έργων σας.

Δωρεάν γράφημα Gantt: Βήμα προς βήμα με το TeamGantt

Στη συνέχεια, θα δούμε το TeamGantt, το οποίο, όπως υποδηλώνει το όνομα, είναι χτισμένο γύρω από την προβολή του Gantt. Έχει μια δωρεάν βαθμίδα που επιτρέπει έως και τρία άτομα να το χρησιμοποιήσουν για τίποτα. Αυτό σημαίνει ότι πιθανότατα μπορείτε να το δοκιμάσετε χωρίς να χρειάζεται να στρέψετε το χέρι του αφεντικού πάρα πολύ. Πέρα από αυτό, υπάρχουν προγράμματα επί πληρωμή με πρόσθετα χαρακτηριστικά.

Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς να ξεκινήσετε με αυτό. Αφού εγγραφείτε, θα σας θέσει μερικές ερωτήσεις και, αν περιγράψετε τον εαυτό σας ως αρχάριο, θα σας δείξει ένα εισαγωγικό βίντεο. Μετά από αυτό, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε το πρώτο σας έργο.

Θα σας δείξουμε πώς να ξεκινήσετε από το μηδέν, αλλά υπάρχουν πρότυπα. Είναι αρκετά βασικά και περιλαμβάνουν ένα δείγμα έργου που είναι καλό για να μάθετε τον τρόπο σας γύρω από το TeamGantt. Υπάρχει επίσης ένα βασικό έργο με λίγες εργασίες και ομάδες για να χρησιμοποιήσετε ή να μετονομάσετε όπως απαιτείται.

πώς-να-χρησιμοποιώ-a-gantt-chart-teamgantt-new-project

Κάντε κλικ στο “τα έργα μου” στο αριστερό τμήμα του παραθύρου, εάν δεν είστε ήδη εκεί και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο μπλε κουμπί “νέο έργο” στα δεξιά. Θα δείτε την ακόλουθη οθόνη.

πώς-να-χρησιμοποιώ-a-gantt-chart-teamgantt-new-project

Εκεί, μπορείτε να δώσετε ένα όνομα στο έργο σας, να επιλέξετε ένα πρότυπο όπως συζητήθηκε παραπάνω και ακόμη και να επιλέξετε τις ημέρες της εβδομάδας που θα χρησιμοποιηθούν στο έργο σας. Επιλέξτε και τις επτά ημέρες εάν είστε ο πολυάσχολος τύπος, πέντε εάν θέλετε οι περισσότεροι από εμάς ή δύο εάν προτιμάτε μια πιο απλή προσέγγιση στη ζωή.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί “δημιουργία νέου έργου” για να δημιουργήσετε το έργο σας. Θα πρέπει πρώτα να παρακολουθήσετε ένα γρήγορο βίντεο, οπότε μη διστάσετε να φτιάξετε έναν γρήγορο καφέ και να επιστρέψετε δύο λεπτά αργότερα.

Δείτε πώς φαίνεται το έργο σας αμέσως μετά τη δημιουργία του. Υπάρχει μια μεμονωμένη ομάδα που περιέχει μία μόνο εργασία. Οι ομάδες σας επιτρέπουν να οργανώσετε τις εργασίες σας σε κατηγορίες. Μπορείτε να τα ονομάσετε ό, τι σας αρέσει.

πώς-να-χρησιμοποιώ-a-gantt-chart-teamgantt-blank

Εργασίες TeamGantt

Αρχικά, ας δημιουργήσουμε μια νέα εργασία και, στη συνέχεια, θα τροποποιήσουμε τις ομάδες μας πριν εξετάσουμε τις εξαρτήσεις.

Για να δημιουργήσετε μια εργασία, κάντε κλικ στο κείμενο “εργασία” δίπλα στο κουμπί συν κάτω από την παρεχόμενη πρώτη εργασία. Τα κείμενα «ορόσημο» και «ομάδα εργασιών» σάς επιτρέπουν να δημιουργήσετε αυτά.

πώς-να-χρησιμοποιώ-a-gantt-chart-teamgantt-first

Η νέα σας εργασία θα εμφανιστεί, επισημαίνεται και με τον κέρσορα στο πεδίο ονόματος, ώστε να μπορείτε να το ονομάσετε ό, τι θέλετε, όπως έχουμε κάνει εδώ. Πατήστε Return ή κάντε κλικ στο ποντίκι και η εργασία θα είναι έτοιμη.

Υπάρχουν και άλλα πράγματα που μπορείτε να κάνετε με εργασίες. Με το TeamGantt, μπορείτε να αντιστοιχίσετε το καθένα σε έναν χρήστη, να επισημάνετε πόσο έχει γίνει ή να προσθέσετε μια λίστα ελέγχου δευτερευουσών εργασιών για να το χωρίσετε σε ευκολότερα κομμάτια. Ωστόσο, θα τα ξεχάσουμε όλα αυτά για τώρα.

Οι εργασίες και οι ομάδες περιέχουν ένα μικρό εικονίδιο στυλό στο οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ για να τα επεξεργαστείτε. Υπάρχει επίσης ένας σταυρός για να τις διαγράψετε. Είναι ορατές εάν μετακινηθείτε πάνω από την εργασία ή την ομάδα με το ποντίκι.

Κάντε κλικ στο κουμπί επεξεργασίας και θα εμφανιστεί ένα παράθυρο που σας επιτρέπει να επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειες της εργασίας.

Προσθέσαμε μερικές εργασίες και μια νέα ομάδα και μετονομάσαμε το έργο μας. Είναι τώρα το γαστρονομικό κλασικό, βραστό αυγό και στρατιώτες.

πώς-για-χρήση-a-gantt-chart-teamgantt-multi-task

Εξαρτήσεις TeamGantt

Τώρα πρόκειται να δημιουργήσουμε μια εξάρτηση. Θα πρέπει να βάλετε το νερό στην κατσαρόλα πριν το βράσετε. Η δεύτερη εργασία εξαρτάται από την πρώτη. Μπορούμε να προσθέσουμε αυτήν τη σχέση στο TeamGantt. Με αυτόν τον τρόπο, δεν μπορούμε να προγραμματίσουμε κατά λάθος τη δεύτερη εργασία που θα ξεκινήσει πριν από την πρώτη.

Αυτό είναι προφανές σε αυτήν την περίπτωση, αλλά μπορεί να μην είναι σε μεγάλα έργα.

Για να δημιουργήσουμε την εξάρτηση, μετακινούμε το ποντίκι πάνω από το έργο «βράζουμε νερό». Καθώς το κάνουμε, εμφανίζονται μικρές κουκκίδες και στις δύο πλευρές. Στη συνέχεια κάνουμε κλικ και σύρετε από την κουκκίδα προς τα αριστερά, στην εργασία “βάλτε νερό σε κατσαρόλα”. Όταν απελευθερώνουμε το ποντίκι, δημιουργείται η εξάρτηση.

πώς-στη-χρήση-a-gantt-chart-teamgantt-dependency-προστέθηκε

Θα μπορούσαμε να σύρουμε την τελεία στα δεξιά του “βάζουμε νερό σε κατσαρόλα” και να σύρουμε στο έργο “βραστό νερό”. Σε κάθε περίπτωση, το αποτέλεσμα είναι το ίδιο. Αυτό που έχει σημασία είναι ότι χρησιμοποιείτε την τελεία στα αριστερά για να εξαρτήσετε αυτήν την εργασία από κάτι άλλο και την τελεία στα δεξιά για να εξαρτήσετε κάτι άλλο από αυτήν.

Αν κοιτάξετε το παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης, θα παρατηρήσετε ότι η γραμμή είναι κόκκινη. Αυτό δείχνει ότι το πρόγραμμά μας δεν είναι δυνατό. Και οι δύο συνδεδεμένες εργασίες προγραμματίζονται ταυτόχρονα. Είναι σαφές, σε αυτήν την περίπτωση, το ένα πρέπει να τελειώσει πριν ξεκινήσει το άλλο. Εάν σύρουμε το έργο «βραστό νερό» προς τα δεξιά, όλα θα πάνε καλά και η γραμμή θα αλλάξει χρώμα για να το δείξει αυτό.

πώς-να-χρησιμοποιώ-a-gantt-chart-teamgantt-task-αναπρογραμματισμένο

Εάν χρειάζεστε ένα εργαλείο που μπορεί να επαναπρογραμματίσει τις εξαρτήσεις για εσάς, ώστε να μην χρειάζεται να τις σύρετε γύρω σας, ρίξτε μια ματιά στην κριτική ClickUp.

Τώρα καταλαβαίνετε τα βασικά της διαχείρισης εξάρτησης και μπορείτε να δημιουργήσετε και να συνδέσετε δικές σας εργασίες. Το TeamGantt και το monday.com έχουν δωρεάν δοκιμές, οπότε δείτε τι μπορείτε να κάνετε μαζί τους.

Τελικές σκέψεις

Υπάρχουν πολλές πλατφόρμες που περιλαμβάνουν ένα γράφημα Gantt. Τα καλύπτουμε τακτικά στα άρθρα διαχείρισης έργων. Τα γραφήματα Gantt τείνουν να εμφανίζονται στα εργαλεία που εστιάζουν περισσότερο στις επιχειρήσεις, αλλά όπως έχουμε δει, δεν χρειάζεται να είναι δύσκολο στη χρήση. Αξιοποιήστε αυτήν την ισχυρή τεχνική και μπορείτε να βελτιώσετε τις ροές εργασίας σας και να διατηρήσετε απασχολημένους όλους στην ομάδα σας.

Για να δείτε τι μπορούν να κάνουν οι αγαπημένες μας πλατφόρμες, ρίξτε μια ματιά στην καλύτερη συλλογή λογισμικού διαχείρισης έργων.

Κοιτάζοντας πέρα ​​από το monday.com και το TeamGantt, ένα από τα αγαπημένα μας εργαλεία, το Wrike, κάνει εξαιρετική δουλειά στη διαχείριση της εξάρτησης. Διαβάστε περισσότερα για αυτό στην κριτική Wrike. Εάν προτιμάτε να εργάζεστε τοπικά, ανατρέξτε στην κριτική GanttProject για να μάθετε για ένα παλιομοδίτικο λογισμικό επιτραπέζιου υπολογιστή που είναι κατάλληλο για χρήση στο γραφείο.

Εάν έχετε χρησιμοποιήσει κάποιο από τα εργαλεία Gantt εδώ ή γνωρίζετε για άλλους που δεν έχουμε αναφέρει, μοιραστείτε τις γνώσεις σας στα παρακάτω σχόλια. Ευχαριστώ για την ανάγνωση.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map