Οδηγός για αρχάριους της Asana: Κρατήστε τις εργασίες ευθείες

Υπάρχουν πολλά εργαλεία εκεί έξω για τη διαχείριση έργων και η Asana είναι ένα από τα αγαπημένα μας. έφτασε ακόμη και στους πέντε πρώτους στη συλλογή του καλύτερου λογισμικού διαχείρισης έργων. Η έναρξη με νέο λογισμικό είναι ευκολότερη αν έχετε λίγους δείκτες, οπότε έχουμε συγκεντρώσει αυτόν τον οδηγό για αρχάριους της Asana για να σας βοηθήσουμε στο δρόμο σας.


Εάν προτιμάτε το Trello από το Asana, ανατρέξτε στον οδηγό για αρχάριους του Trello. Αν θέλετε να δείτε πώς συσσωρεύονται οι δύο, διαβάστε την κριτική σύγκρισης Trello vs Asana.

Η Asana σάς δίνει έναν απλό τρόπο να οργανώσετε τα έργα σας και να διατηρήσετε τις πληροφορίες που σχετίζονται με τη διαχείριση σε ένα μέρος. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να κοινοποιηθούν σε όλους στην ομάδα σας, ώστε να μπορούν να δουν τη μεγάλη εικόνα παίρνοντας τις λεπτομέρειες για το τι κάνουν οι ίδιοι.

Σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τις εργασίες που σχετίζονται με το έργο σας, δίνοντάς σας έναν τρόπο να τους αναθέσετε σε διαφορετικά μέλη της ομάδας, καθώς και να παρακολουθείτε τι έχει γίνει και τι πρέπει να κάνει. Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε τη συζήτηση γύρω από μια συγκεκριμένη εργασία.

Μπορείτε να διαχειριστείτε τις προθεσμίες έργου και να τις προβάλετε στις προβολές χρονολογίου και ημερολογίου της Asana, οι οποίες σας δίνουν μια καλή επισκόπηση του τρόπου με τον οποίο λειτουργεί το έργο σας. Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να καταλάβετε πού μπορούν να γίνουν βελτιώσεις και να εντοπίσετε πιθανά προβλήματα.

Θα εξετάσουμε τα βασικά και θα εξηγήσουμε πώς να κάνουμε κοινές εργασίες. Θα διερευνήσουμε επίσης σύντομα τι άλλο είναι διαθέσιμο και θα εξετάσουμε τις πιο προηγμένες δυνατότητες της Asana.

Ξεκινώντας με την Asana

Η εγγραφή στο Asana είναι πολύ εύκολο. Κάντε κλικ στην επιλογή “έναρξη δωρεάν δοκιμής” στην επάνω δεξιά γωνία του ιστότοπού της και εισαγάγετε τη διεύθυνση email σας. Μετά από μια σύντομη αναμονή, θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, μπορείτε να εγγραφείτε με το όνομα και τον κωδικό πρόσβασής σας. Μπορείτε να προσθέσετε ένα προφίλ σε αυτό το σημείο εάν θέλετε ή περιμένετε μέχρι αργότερα.

asana-εγγραφή

Αφού το κάνετε αυτό, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε το όνομα και τα στοιχεία της ομάδας σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσκαλέσετε μέλη της ομάδας. Στη συνέχεια, θα σταλεί στην οθόνη καταχώρησης της πιστωτικής κάρτας για να ρυθμίσετε την πληρωμή για τη λήξη της δοκιμαστικής περιόδου.

Ωστόσο, δεν χρειάζεται να εισαγάγετε πιστωτική κάρτα σε αυτό το στάδιο. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο «συνέχεια» για να μεταβείτε στη δωρεάν έκδοση του λογισμικού. Είναι χρήσιμο να είστε προσεκτικοί όταν χρησιμοποιείτε την πιστωτική σας κάρτα στο διαδίκτυο. Η λειτουργία μας για το έγκλημα στον κυβερνοχώρο μπορεί να σας δώσει μερικές συμβουλές για να παραμείνετε ασφαλείς στον Ιστό.

Εκτός από το ότι είναι διαθέσιμο στο πρόγραμμα περιήγησης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Asana στη συσκευή σας Android ή iOS.

Μόλις βρεθείτε στην Asana, το πρώτο πράγμα που θα θέλατε να κάνετε είναι να δημιουργήσετε ένα έργο.

asana-νέο-έργο

Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο μεγάλο τετράγωνο με το “νέο έργο” κάτω από αυτό και, στη συνέχεια, συμπληρώστε τη φόρμα που εμφανίζεται. Έχετε την επιλογή να χρησιμοποιήσετε μια κενή φόρμα και να κάνετε τα πάντα από το μηδέν ή να επιλέξετε ένα από τα διάφορα πρότυπα. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ένα έργο από ένα αρχείο .csv ή Excel, καθώς και να συνδέσετε το Asana με άλλο εργαλείο και να το εισαγάγετε με αυτόν τον τρόπο.

Δημιουργία έργου Asana

Για να ξεκινήσετε από το μηδέν, πρέπει να δώσετε ένα όνομα στο έργο. Επιλέξτε τη διάταξή του, η οποία μπορεί να είναι μια λίστα ή πίνακας. Στη συνέχεια, ορίστε το απόρρητό του ώστε να είναι ορατό μόνο σε εσάς, στα μέλη του έργου ή σε ολόκληρη την ομάδα.

Την πρώτη φορά που δημιουργείτε ένα κενό έργο, θα δείτε κείμενο καθοδήγησης στο κάτω μέρος της οθόνης που θα σας καθοδηγήσει στα βασικά στοιχεία της χρήσης του Asana. Σας δίνει συμβουλές για το πώς να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητές του, καθώς και γενικότερες συμβουλές για το πώς θα κάνετε τα έργα σας επιτυχημένα.

πρότυπα asana-project

Εάν θέλετε να ξεκινήσετε με ένα πρότυπο, υπάρχουν δωρεάν επιλογές για να διαλέξετε οι τακτικοί χρήστες. Τα μέλη Premium έχουν μια ευρύτερη επιλογή, καθώς και την επιλογή ρύθμισης προσαρμοσμένων προτύπων.

πρότυπο-ατζέντα-ατζέντα

Εάν εισαγάγετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα αρχείο υπολογιστικού φύλλου ως πηγή ή να συνδέσετε το Asana σε μια σειρά εργαλείων για να μοιραστείτε δεδομένα μαζί του.

Προσθήκη και οργάνωση εργασιών και ενοτήτων

Οι λίστες της Asana χωρίζονται σε ενότητες που περιέχουν εργασίες. Για να προσθέσετε μια εργασία, κάντε κλικ στο μπλε κουμπί “Προσθήκη εργασίας” και δώστε το ένα όνομα. Στη συνέχεια θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο για να σας επιτρέψει να προσθέσετε περισσότερες λεπτομέρειες.

asana-task

Μπορείτε να εκχωρήσετε κάθε εργασία σε έναν συγκεκριμένο χρήστη. Οι χρήστες έχουν χρωματική κωδικοποίηση, ώστε να μπορείτε να δείτε ποιος πρέπει να κάνει τι. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ημερομηνία λήξης και περιγραφή εργασίας. Κάθε εργασία έχει ένα νήμα σχολίων και μπορείτε να προσθέσετε ετικέτες στους χρήστες σε αυτά, εάν θέλετε να λαμβάνουν ειδοποίηση όταν κάνετε ένα σχόλιο.

Οι εργασίες χωρίζονται σε ενότητες. Μπορούν να προστεθούν κάνοντας κλικ στο κουμπί “προσθήκη ενότητας”. Όπως και με τις εργασίες, μπορείτε να εκχωρήσετε κάποιον σε κάθε ενότητα και να προσθέσετε προθεσμία ή σχόλια.

Εάν θέλετε να αναδιατάξετε τα πράγματα, οι εργασίες μπορούν να μεταφερθούν από ενότητα σε ενότητα. Έχουν μια λαβή στα αριστερά του εικονιδίου τσεκ που εμφανίζεται εάν τοποθετείτε το ποντίκι πάνω του.

Επισημάνετε μια εργασία ως ολοκληρωμένη κάνοντας κλικ στο τσιμπούρι ή «σήμανση ολοκληρώθηκε» στην αναλυτική προβολή που εμφανίζεται στα δεξιά όταν επισημαίνεται η εργασία. Μπορείτε να κάνετε το ίδιο με τις ενότητες.

asana-task-view

Μπορείτε να παρακολουθείτε τι έχει γίνει κάνοντας κλικ στο εικονίδιο προβολής εργασιών πάνω δεξιά στο παράθυρο της λίστας. Αυτό σας επιτρέπει να βλέπετε όλες τις εργασίες, είτε ολοκληρωμένες είτε ελλιπείς. Μπορούν να ταξινομηθούν κατά ημερομηνία ή ανάδοχο. Υπάρχουν μερικές επιλογές στο διάλογο για να παίξετε, ώστε να μπορείτε να ελέγχετε τον τρόπο παρουσίασης των πληροφοριών.

γιορτή asana

Όταν εργάζεστε με την Asana, μπορεί να αντιμετωπίσετε μια περιστασιακή έκπληξη. Σημειώστε αρκετές εργασίες και θα δείτε ένα πολύχρωμο πλάσμα να σπεύδει βιαστικά στην οθόνη σας. Αυτός είναι ένας από τους εορτασμούς της Asana, που είναι ένας διασκεδαστικός τρόπος να σας ανταμείψει για την ολοκλήρωση των πραγμάτων και να δώσει στο εργαλείο μια ευπρόσδεκτη ένεση προσωπικότητας.

Έχουμε δει μονόκερους, νάρθηκα και κάτι που έμοιαζε με εξωτικά πρόβατα μέχρι στιγμής, αλλά σίγουρα υπάρχουν περισσότερα πράγματα να βρεθούν. Είναι λίγο ανόητο, αλλά θα χτυπήσει μια χορδή για μερικούς.

Δημιουργία της ομάδας σας

Μόλις ρυθμιστεί το έργο σας, μπορείτε να προσκαλέσετε επιπλέον χρήστες κάνοντας κλικ στο κουμπί “κοινή χρήση” στο επάνω μέρος της οθόνης. Εισαγάγετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τα ονόματα των χρηστών που θέλετε να προσθέσετε και, στη συνέχεια, αποφασίστε εάν πρέπει να έχουν πρόσβαση επεξεργασίας ή μόνο τη δυνατότητα προβολής και σχολιασμού του έργου.

Αν είστε νέοι στη χρήση διαδικτυακών εργαλείων για την υποστήριξη της ομάδας σας, το άρθρο μας σχετικά με τα καλύτερα εργαλεία λογισμικού εικονικής ομάδας μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο.

Προβολή εργασιών Asana

χρονοδιάγραμμα asana

Εκτός από την προβολή λίστας, υπάρχει μια προβολή χρονολογίου, αν και είναι διαθέσιμη μόνο σε premium χρήστες. Μπορείτε να μετακινήσετε εργασίες σε αυτό και να ελέγξετε για διενέξεις εξάρτησης.

ημερολόγιο asana

Η προβολή ημερολογίου σάς δίνει έναν άλλο τρόπο να δείτε πότε πρέπει να γίνουν πράγματα. Και πάλι, οι εργασίες μπορούν να μεταφερθούν όπως απαιτείται.

Η προβολή συνομιλιών σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε τις συζητήσεις που πραγματοποιούνται σε κάθε έργο. Μπορείτε να ξεκινήσετε νέα θέματα συζήτησης εκεί. Η Asana σάς επιτρέπει να συμμετέχετε στις συνομιλίες της απευθείας μέσω email, οπότε δεν χρειάζεται να επισκεφθείτε την εφαρμογή.

κατάσταση asana

Η προβολή κατάστασης σάς επιτρέπει να δείτε πόσες εργασίες ολοκληρώνονται, καθώς και τις ελλιπείς εργασίες που απομένουν. Οι πληροφορίες γράφονται σε γράφημα, ώστε να μπορείτε να δείτε εάν ο αριθμός των εκκρεμών εργασιών μειώνεται με την πάροδο του χρόνου. Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να πάρετε μια ιδέα για το αν είστε στο στόχο να επιτύχετε τους στόχους του έργου σας.

Μπορείτε να ρυθμίσετε την κατάσταση του έργου σας σε τροχιά, σε κίνδυνο ή εκτός δρόμου. Αυτό σημαίνει ότι όλοι στην ομάδα μπορούν να δουν εάν ανησυχείτε για το ότι δεν θα γίνουν τα πάντα εγκαίρως.

Σύνταξη αναφορών, οπότε δεν χρειάζεται

Η Asana μπορεί επίσης να δημιουργήσει αναφορές για εσάς. Πρόκειται ουσιαστικά για λίστες εργασιών και σχετικές πληροφορίες. Μπορείτε να δημιουργήσετε διάφορους τύπους, όπως εργασίες που έχετε δημιουργήσει, εργασίες που έχετε αναθέσει και εργασίες που έχουν ολοκληρωθεί πρόσφατα.

asana-αναφορές

Αν έχετε πολλά έγγραφα ή αναφορές για διαχείριση και βρίσκεστε σε ένα τρομερό χάος, ρίξτε μια ματιά στα πέντε εργαλεία μας που κάνουν τη διαχείριση της τεκμηρίωσης λιγότερο τρομερό άρθρο για χρήσιμες συμβουλές.

Λήψη της υποστήριξης που χρειάζεστε

Όταν χρησιμοποιείτε για πρώτη φορά το Asana, θα δείτε μερικά αναδυόμενα παράθυρα και οδηγίες στην οθόνη που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε. Αυτό θα πρέπει να είναι αρκετό για να ξεκινήσετε με τα βασικά. Αν θέλετε περισσότερη βοήθεια, μπορείτε να κάνετε κλικ στο ερωτηματικό στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης.

asana-βοήθεια

Η ποιότητα των σεμιναρίων είναι εντυπωσιακή. Οι τέσσερις πρώτες επιλογές στο μενού βοήθειας σάς παρέχουν λεπτομερείς πληροφορίες για το πώς να ξεκινήσετε με την Asana και να εξηγήσετε τι μπορεί να κάνει. Υπάρχουν πολλές εικόνες και κινούμενα σχέδια για να κάνετε τα πράγματα όσο πιο ξεκάθαρα γίνεται.

Υπάρχουν επίσης μερικά καλά βίντεο, καθώς και ένα εύχρηστο αναδυόμενο παράθυρο που εμφανίζει τις συντομεύσεις πληκτρολογίου. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βελτιώσετε την ταχύτητα της ροής εργασίας σας.

Εάν χρειάζεστε περισσότερη πρακτική υποστήριξη, υπάρχει ένα ενεργό φόρουμ κοινότητας όπου μπορείτε να συζητήσετε θέματα με άλλους χρήστες, καθώς και με την ομάδα υποστήριξης της Asana.

Αν θέλετε να ερευνήσετε βαθιά το Asana, υπάρχει και ένας οδηγός προγραμματιστή, ο οποίος εξηγεί πώς να ενσωματώσετε τον δικό σας κώδικα στην πλατφόρμα. Εάν η κωδικοποίηση δεν είναι δικό σας, αλλά θέλετε να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές τρίτων, η Asana ενσωματώνεται καλά με το IFTTT και το Zapier.

Θα βρείτε επίσης την πολιτική απορρήτου της Asana στο μενού βοήθειας. Εάν έχετε ανησυχίες σχετικά με το απόρρητο, ο τρόπος προστασίας της δυνατότητας απορρήτου σας μπορεί να αξίζει επίσης να διαβάσετε.

Καλά σχεδιασμένο και ωραίο στη χρήση

Η Asana έχει ένα ωραίο σχέδιο που καταφέρνει να φαίνεται επαγγελματικό χωρίς να είναι βαρετό. Οι σχεδιαστές του έχουν χρησιμοποιήσει αποτελεσματικά το χρώμα και την κινούμενη εικόνα για να επισημάνουν τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα κουμπιά, καθώς και να διευκολύνουν την ανάγνωση του περιβάλλοντος χρήστη. Οι εορτασμοί είναι επίσης μια ωραία πινελιά.

Υποψιαζόμαστε ότι ένα εργαλείο σαν αυτό το ευχάριστο στη χρήση δεν είναι απλώς περιττή επένδυση. Η προσέλκυση χρηστών μπορεί να τους βοηθήσει να κάνουν περισσότερη δουλειά. Εάν θέλετε τα παιδιά να τρώνε τα λαχανικά τους, κάντε τα να έχουν καλή γεύση.

Η Asana είναι δωρεάν, αλλά διαθέτει ένα premium πακέτο για όσους θέλουν να αξιοποιήσουν περισσότερο. Για 9,99 $ ανά μήνα, λαμβάνετε πολλές ακόμη δυνατότητες, όπως το χρονοδιάγραμμα, τις εξαρτήσεις εργασιών και τα διαδικτυακά σεμινάρια. Έχετε επίσης υποστήριξη προτεραιότητας και απεριόριστο μέγεθος ομάδας.

Τελικές σκέψεις

Η διαχείριση του έργου δεν είναι πάντα διασκεδαστική ή δροσερή, αλλά το καλό λογισμικό μπορεί να το κάνει γρηγορότερο και ευκολότερο, αφήνοντάς σας περισσότερο χρόνο να επικεντρωθείτε στα ευχάριστα μέρη της εργασίας σας – ή απλώς να επιστρέψετε στο σπίτι νωρίτερα μετά την ολοκλήρωση όλων.

Το Asana είναι εύκολο να ξεκινήσετε, αλλά περιλαμβάνει πολλές ισχυρές δυνατότητες που θα σας βοηθήσουν να βεβαιωθείτε ότι τα έργα σας πάνε ομαλά. Είναι όμορφα σχεδιασμένο και διαθέτει πολλά έξυπνα πρόσθετα που σας βοηθούν να σας οδηγήσει στη σωστή κατεύθυνση.

Κάνει εξαιρετική δουλειά να είναι ένα χρήσιμο επιχειρηματικό εργαλείο με πολλές δυνατότητες που εξακολουθούν να αισθάνονται φιλικές και ευχάριστες. Ελπίζουμε ότι αυτός ο οδηγός σας έχει δείξει πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο.

Εάν έχετε κάτι να προσθέσετε σε αυτό που έχουμε εξηγήσει εδώ ή αν πιστεύετε ότι έχουμε χάσει κάτι σημαντικό, πείτε μας στα παρακάτω σχόλια. Ευχαριστώ για την ανάγνωση.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map