5 ابزاری که مدیریت اسناد را کمتر وحشتناک می کنند


© Cloudward.net


بسیاری از عبارات سه کلمه ای وجود ندارد که شما را خیلی سریعتر از “مدیریت اسناد تجاری” بخوابید ، اما لازم نیست اینگونه باشد.

در روزهای نرم افزار میراث دسک تاپ ، هیچ راه ممکن برای مدیریت اسناد تجاری هر چیزی کمتر از یک تجربه افتضاح وجود نداشت. اما اکنون ، به لطف برنامه های ظریف ابری ، ما سیستم هایی داریم که به راحتی قابل مشاهده هستند و برای استفاده واقعی افراد طراحی شده اند.

در اینجا پنج ابزار وجود دارد تا مستندات تجاری کمتر از سردرد و – در صورت امکان – سرگرم کننده باشد.

1. کاغذ Dropbox

Dropbox Paper – بر اساس نسخه قبلی هک پد – پاسخ Dropbox به Google Docs است. هرکسی که از رسانه برای نوشتن استفاده کند ، طرح و نحوه کار را تشخیص خواهد داد. هر خط بلوک خاص خود را دارد که می تواند یکی باشد:

  • تصویر
  • پرونده Dropbox
  • جدول
  • لیست بولت
  • لیست شماره گذاری شده
  • کادر انتخاب
  • تقسیم کننده
  • بلوک کد

برای شرکت هایی که عناصر بصری زیادی دارند و یا قالب بندی خاصی در مستندات خود دارند ، Dropbox Paper امکان وارد کردن و قالب بندی آنها را آسان می کند. این بیش از آنچه که می توان برای Google Docs گفت ، که به دلخواه من به Microsoft Word کمی نزدیک است.

درج یک پیوند Dropbox به بخش خصوصی در یک مقاله دیگر از پیوند به عنوان یک بلوک استفاده می کند ، به طور خودکار عنوان را پر می کند و به شما امکان می دهد به سرعت مانند اسناد ویکی داخلی از بین اسناد مختلف پرش کنید..

مقاله Dropbox برای همکاری با توسعه اسناد عالی است

اگرچه راهکارهای بهتری برای مدیریت و سازماندهی اسناد وجود دارد ، ویژگیهای تفسیر و تجدیدنظر Dropbox Paper برای شلاق اسناد با یک تیم ، انجام تجدید نظرهای سریع و طوفان مغزی ، مانند این:


© Cloudward.net

برای روشی جامع تر و ساختار یافته تر برای مدیریت اسناد تجاری ، گزینه های بسیار بیشتری وجود دارد.

نکات Dropbox Paper Pro:

  • برای ویرایش مستقیم فایلها از یک حساب Dropbox از نماد Dropbox هنگام ویرایش یک سند استفاده کنید
  • برای ایجاد ویکی شرکت ، مستقیماً اسناد داخلی Dropbox Paper را پیوند دهید

2. MultCloud

اگر با تیم ها و بخش های جداگانه همکاری می کنید ، که از سیستم های مختلف مدیریت اسناد استفاده می کنند ، می توانید با MultCloud بسیاری از برنامه ها را ذخیره کنید..

این مجموعه طیف گسترده ای از سرویس های مختلف cloud – مانند – را ترکیب می کند Dropbox, درایو گوگل و Evernote – همه در یک برنامه. حتی در برنامه رایگان ، کاربران خوشحال هستند که می توانند تمام خدمات خود را در یک مکان بچرخانند و پرونده ها را بدون اینکه برنامه را ترک کنند ، آزادانه بین آنها جابجا کنند..


© Cloudward.net

مشکل “MultCloud” این است که بیشتر برای تهیه اسناد و مدارک طراحی شده است و مشاهده آنها نیز کمتر است.

در حالی که برخی از فایلها کاملاً باز می شوند (برای مثال تصاویر و پرونده های متنی) ، برخی دیگر نمایش نمی دهند. بدیهی است که Multcloud کاملاً با Evernote یکپارچه نیست ، زیرا هنگام تلاش برای باز کردن یادداشت ها در صفحه پیش نمایش خطایی دریافت می کنید.

Multcloud برای مشاهده و سازماندهی پرونده ها از خدمات مختلف است

Multcloud یک راه حل با کیفیت برای بارگیری ، مشاهده و سازماندهی پرونده ها است. این سرویس با برخی از خدمات کمتر شناخته شده مانند Alfresco ، کپی و Mediafire. اگر در آن سرویس ها پرونده دارید ، می توانید آنها را با سهولت انتقال دهید.

نکات نرم افزار Multcloud:

  • اگر فکر می کنید به Dropbox یا Google Drive بروید ، از Multcloud برای انتقال به یک سرویس ابری جدید استفاده کنید
  • عکسهای Evernote را در پرونده سرور cloud خود کپی کنید تا نوت بوک های خود را به هم ریخته و از بین نبرید

… اما یک برنامه زیبا تر از آنجا وجود دارد ، که قابلیت های مشابهی دارد – یعنی ، عجیب و غریب.

3. عجیب و غریب

در حالی که odrive تقریباً همان عملکرد آنلاین با Multcloud دارد (که پایگاه اصلی خدمات چند ابر است) ، این مزیت را دارد که یک برنامه دسک تاپ نیز باشد..

اکنون ، به جای تعویض بین پوشه های محلی Dropbox و Google Drive – یا نگرانی که بهترین مکان برای ذخیره آنهاست – می توانید مواد را در یک فضای مشترک عجیب و غریب ریخته و به راحتی آن را در داخل پوشه عجیب و غریب موجود در رایانه خود قرار دهید..

لازم به ذکر نیست ، تجربه کاربر بسیار بهتر از Multcloud است.


© Cloudward.net

odrive برای ذخیره سازی ابر ترکیبی در یک دسک تاپ است

برای مدیریت ساختارهای اسناد تجارتی پیچیده ، نامطبوع ، دیدن همه چیز در یک مکان را آسان می کند. می توانید Dropbox خود ، Google Drive را پیوند دهید, یک درایو, Gmail و حتی حسابهای Slack ، بنابراین پرونده ها بدون توجه به جایی که شما (یا شخص دیگری) به جای آنها قرار بگیرد به طور طبیعی جریان می یابد (بهترین حافظه ابری ما را برای قطعه Slack هم بررسی کنید).

نکات جالب طرفدار:

  • پیوست های پراکنده Gmail و Slack را در یک فضای مشترک سازماندهی کنید
  • برای صرفه جویی در پهنای باند و فضای دیسک ، میزان بارگذاری و سرعت را محدود کنید

4- خیابان فرایند

فرایند استریت به ایجاد و مدیریت اسناد فرآیند کسب و کار برای کارهای دشوار مانند کاربری روی کارمندان و مدیریت امنیت شبکه کمک می کند.

اگر کارمندان جدید را استاندارد می کنید ، دستورالعمل های Slack را امتحان می کنید و به بهترین امید امیدوار نیستید ایده خوبی نیست ، در عوض ، روشی را ایجاد کنید که همه چیز را بی عیب و نقص توضیح دهد.

در حالی که پروسه استریت پرونده های Dropbox یا اسناد Google را مدیریت نمی کند ، می توانید مراحل (و لیست چک آنها با مسیرهای حسابرسی کامل شود) همه را در یک مکان نگه دارید و با اسناد غیر عملی مانند سؤالات متداول و دستورالعمل ها مخلوط نشوید..


© Cloudward.net

همانطور که مشاهده می کنید ، می توانید اسناد پردازش را در پوشه ها ترتیب داده و لیست های چک را برای هر نمونه اجرا کنید (در این حالت ، این یک لیست چک برای هر کارمند است).

Process Street برای سازماندهی اسناد فرآیند و اختصاص لیست های بررسی لیست تیم است

اگر از ارائه دهنده فرم مانند Formstack یا Typeform استفاده می کنید ، می توانید تمام داده ها را نیز برای پردازش اسناد ارسال کنید.

به عنوان مثال ، هنگام اجرای یک فرایند پردازش مشتری ، مشتری ممکن است داده های خود را به یک فرم وارد کند (یا خودتان این کار را انجام دهید). هنگامی که یک ورودی جدید در Typeform اضافه می شود ، می توانید به طور خودکار یک چک لیست را برای آن مشتری اجرا کنید و آن را با داده های فرم جمع کنید.

این می تواند با قدرت عالی Zapier انجام شود ، که در مورد بعدی صحبت خواهم کرد.

نکات پردازش خیابان طرفدار:

  • با پردازش خیابان می توانید اسناد پردازش را برای لیست های تعاملی برای هر فرآیند اجرایی تبدیل کنید
  • برای شروع کار با خودکار کردن کارهایی که از آن متنفر هستید ، با Zapier ثبت نام کنید و آن را به پردازش خیابان پیوند دهید تا کارهای به ترتیب را انجام دهید

5. زاپیر

Zapier سکویی برای اتصال برنامه ها به هم است ، بنابراین می توانید زمان کمتری را برای انتقال داده به وب اختصاص دهید. در عوض با Zapier ، شما فقط آن را خودکار می کنید.

برای اتصال دو برنامه ، به سادگی یک قانون را برای صحبت کردن برنامه ها با یکدیگر ایجاد کنید.

مثلا:

  • پرونده های Google Drive جدید را در یک پوشه Dropbox خاص کپی کنید
  • پیوستهای Evernote جدید را در Box ذخیره کنید
  • Google Docs جدید را در OneDrive ذخیره کنید

روش های مختلفی وجود دارد که Zapier می تواند به شما کمک کند مدیریت اسناد را تحت کنترل خود داشته باشید. با همین روش جابجایی پرونده ها بین ارائه دهندگان ذخیره سازی ابری با بوی یا Multcloud آسان تر است ، Zapier می تواند این کار را به صورت خودکار انجام دهد ، بنابراین شما دیگر نیازی به نگرانی در مورد آن ندارید.

Zapier اجازه می دهد تا تقریباً در هر برنامه ادغام و همگام سازی شود

بیایید به عنوان مثال بگوییم که شما ترجیح می دهید از Dropbox استفاده کنید در حالی که همکارانتان اصرار دارند از Google Drive استفاده کنند. به سادگی یک zap ایجاد کنید که همه چیزهای مشترک با شما را همگام سازی کند ، در یک پوشه Dropbox خاص ، که شما را در زمان کامل شدن همگام سازی به شما اطلاع می دهد..

وو! بدون تلاش!


© Cloudward.net

لیست ادغام Zapier را برای تعداد زیادی برنامه که با هم پیوند دارند ، بررسی کنید! بعضی اوقات فقط برای یافتن ابزارهای جالب جدید از دایرکتوری استفاده می کنم.

نکات نرم افزار Zapier:

  • ادغام واکنش زنجیره ای تنظیم کنید (مانند: یک پرونده را در Dropbox بارگذاری کنید -> آن را در OneDrive کپی کنید -> ارسال یک ایمیل -> با استفاده از ویژگی zap چند مرحله ای جدید Zapier ، آگاه شوید
  • با تنظیم zap کپی کردن فایلها از همه جا به یک سرور ، یک فهرست اصلی از همه پرونده ها را از همه جا نگهداری کنید.

برای مقالات بیشتر در مورد برنامه های ابری ، از جمله بررسی های عالی و مقایسه ، سایر وبلاگ Cloudward را بررسی کنید.

این کمک مهمان Benjamin Brandall بود. بنیامین نویسنده ای در پروسه استریت است. او را در توییتر اینجا پیدا کنید.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map