כיצד לגבות דוא”ל עסקי בשנת 2020

אם אתה מתחבר באופן פעיל עם שותפים עסקיים ולקוחות ברשת, רוב הסיכויים שאתה מבין את החשיבות של מסלול הנייר הווירטואלי שלך. הודעות הדוא”ל שלך מכילות נתוני לקוח, רעיונות, הוראות ומידע אחר הקריטי להצלחתך העסקית.


אובדן נתונים כאלה עלול לשבש את מערכות היחסים שלכם, לעלות לכם כסף ואפילו לגרום לכם לצרות משפטיות. אסטרטגיית גיבוי אימייל טובה היא הדרך הטובה ביותר להבטיח שלעולם לא תיכנס למצב כזה.

גיבוי לדוא”ל עסקי – מעבר וידאו באמצעות פתרונות גיבוי בענן

במדריך זה, נלך אותך בשלבים הבסיסיים של גיבוי קבצי נתוני הדוא”ל שלך בענן. אנו נשתמש בשלושה מהפתרונות הטובים ביותר לגיבוי מקוון עבור דוא”ל כדי להסביר את התהליך: Carbonite, Backblaze ו- CrashPlan.

למידע נוסף על כל אחד, הקפד לבדוק את הביקורות שלנו על כל שירות:

  • סקירת קרבוניט
  • סקירת עיתון חוזר
  • סקירת CrashPlan

שלב ראשון: אתר את קובץ נתוני הדוא”ל שלך

גיבוי הדוא”ל שלך לענן דורש שאתה משתמש בלקוח שולחני כדי לגשת לדוא”ל שלך. מכיוון שרוב האנשים מכירים את זה, אנו נשתמש בדוגמא של Microsoft Outlook. עם זאת, שלבים אלה המתוארים במאמר זה עובדים באופן דומה עם שירותים פופולריים אחרים כמו Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Incredimail ו- Mac Mail. 

לקוחות דוא”ל כמו Outlook 2016 מאחסנים את כל הדוא”ל שלך בקובץ נתונים יחיד. עבור משתמשי Windows Outlook זה יהיה קובץ שולחן אחסון אישי (PST). עבור משתמשי Mac Outlook, זה יהיה קובץ Outlook for Mac (OLM). הדבר הראשון שעליך לעשות כדי לגבות את דוא”ל Outlook שלך בענן הוא להבין היכן הקובץ הזה נמצא.

אם אתה משתמש ב- Windows, המיקום יהיה תלוי בגירסת Windows ו- Outlook שלך. המיקומים הנפוצים כוללים:

  • ג: \ משתמשים \\ AppData \ מקומי \ Microsoft \ Outlook
  • ג: \ משתמשים \\ נדידה \ מקומית \ מיקרוסופט \ אאוטלוק
  • C: \ משתמשים \\ מסמכים \ קבצי Outlook
  • ג: \ משתמשים \\ המסמכים שלי \ קבצי Outlook
  • ג: \ מסמכים והגדרות \\ הגדרות מקומיות \ נתוני יישום \ Microsoft \ Outlook

עבור משתמשי Mac של Outlook, זה בדרך כלל נמצא בתיקיית המסמכים שלך:

  • / משתמשים // מסמכים / נתוני משתמש של מיקרוסופט / זהויות של Office 2011 / זהות ראשית

אם אתה מתקשה לאתר את קובץ נתוני הדוא”ל שלך, תוכל לגלות בקלות את מיקומו מתוך אפליקציית Outlook.

ב- Outlook 2016, לחץ על “קובץ” בסרגל הכלים שלך.

לאחר מכן בחר הגדרות חשבון.

חלון הגדרות החשבון ייפתח. לחץ על הכרטיסייה “קבצי נתונים”. זה יפרט את המיקום של קובץ נתוני הדוא”ל שלך.

שלב שני: תייג את קובץ נתוני הדוא”ל שלך לגיבוי מקוון

עכשיו כשאתה יודע את המיקום, עליך לוודא שקובץ הנתונים שלך מסומן לגיבוי על ידי שירות הגיבוי המקוון שלך. שירותים מסוימים מקלים על זה יותר מאחרים.

עם Crashplan תצטרך לפתוח תחילה את לקוח שולחן העבודה. ודא שאתה נמצא בכרטיסיית הגיבוי ולחץ על כפתור “שנה” בקטע “קבצים”.

נווט למיקום קובץ נתוני הדוא”ל שלך וודא שכפתור הבחירה שלידו מסומן. בעתיד קדימה, קובץ זה יגובה על ידי CrashPlan.

קרבוניט הופך את התהליך לקל עוד יותר, מכיוון שהוא אינו מחייב שמשתמשים יסמנו קבצים לגיבוי מתוך הלקוח שלו (זה אפילו לא אפשרי). במקום זאת, פשוט נווט למיקום קובץ נתוני הדוא”ל שלך באמצעות סייר הקבצים.

לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקובץ, רחף עם העכבר על “קרבוניט” ובחר “גבה את זה.”

זה כל מה שיש בזה. למעשה, Carbonite מפשט את התהליך ביתר שאת אם תבחר בגיבוי אוטומטי בעת התקנת האפליקציה שלו למחשב שלך. קרבוניט תאתר ותתייג סוגי קבצים נפוצים לגיבוי בכוחות עצמה, כולל קבצי נתוני דוא”ל. ככה אתה לא צריך לצוד אותם.

עם זאת, עם קרבוניט, הגיבוי האוטומטי עובד רק אם הקבצים הם מתחת ל -4 ג’יגה-בתים. אם יש לך קובץ נתונים גדול בדוא”ל, עדיין עליך לתייג אותו ידנית.

Backblaze בוחר באופן אוטומטי קבצים לגיבוי גם על פי סוג הקובץ. מהממשק השולחני של Backblaze, אתה רק צריך לוודא שסוג קובץ נתוני הדוא”ל שלך אינו מופיע ברשימת אי הכללות מסוג הקובץ..

לסקירת רשימת אי ההכללות, לחץ על הגדרות.

לאחר מכן נווט אל לשונית ההכללות בחלונית ההגדרות כאשר היא נפתחת. בדוק מתחת למילים “סוגי קבצים אלה לא יגובו” כדי לוודא .pst / .olm אינם מופיעים שם.

כברירת מחדל, זה לא אמור להיות. עם זאת, Backblaze לא מאפשר לך לבחור או לבטל את הבחירה בקבצים בודדים לגיבוי ממסע הקבצים שלך.

שלב שלישי: הפעל גיבוי רציף

עם רוב שירותי הגיבוי המקוון, אתה יכול לבחור לתזמן גיבויים או לאפשר להם לרוץ ברציפות. תהליך הגיבוי יכול לגרום למשאבי מערכת וגיבויים מתוזמנים הם דרך אחת לוודא שהמערכת שלך לא תינעל בזמן שאתה עובד.

הבעיה בגיבויים מתוזמנים היא שזה אומר שהדוא”ל העסקי שלך לא יגובה בתדירות גבוהה. לכן, אם המחשב שלך קורס, תאבד דוא”ל שנשלח או התקבל בין הגיבויים. משמעות הדבר היא שמשתמשים עסקיים המבקשים עדיפות גבוהה לרשומות של התקשורת שלהם, גיבוי רציף הוא הבחירה הטובה יותר.

רוב ספקי הגיבוי המקוונים מאפשרים לך להפעיל גיבוי רציף מתוך לקוח שולחן העבודה. לדוגמה, עם קרבוניט, אתה רק צריך לפתוח את כלי שולחן העבודה של השירות.

לאחר מכן לחץ על “הגדרות ובקרות” כדי לבקר בחלונית ההגדרות.

ודא ש- “גיבוי ברציפות” מסומן ותהיה מסודר. Carbonite מאפשר תכונה זו כברירת מחדל, כך שהיא כבר צריכה להיות מופעלת, בכל מקרה.

Backblaze ו- CrashPlan קלים להגדרה לא פחות. עם Backblaze פשוט לחץ על הגדרות ועבור ללשונית לוח הזמנים. בחר “ברציפות” מחלון לוח הזמנים של הגיבוי.

אם אתה משתמש ב- CrashPlan, עבור לכרטיסיית ההגדרות בממשק שולחן העבודה. מהתפריט הנפתח מימין למילים, “גיבוי יפעל”, בחר “תמיד.”

לאחר שתקבע הגדרת גיבוי רציפה, עם זאת, אל תטעה לחשוב שהמיילים שלך מגובים בזמן אמת בזמן שאתה מקליד אותם. אמנם שירות גיבוי נהדר, Backblaze אינו יכול לגבות קובצי PST בזמן ש- Outlook פתוח מכיוון שאלגוריתמי העברת הקבצים שלו לא יכולים לעקוף קבצים נעולים..

Carbonite ו- Crashplan אינם חולקים מגבלה זו. הסיבה לכך היא ששניהם משתמשים בשירות העתקת צלליות (VSS), טכנולוגיה של מיקרוסופט המאפשרת גיבוי של קבצים גם כאשר הם נמצאים בשימוש..

מגבלה נוספת של Backblaze המשפיעת על גיבוי הדוא”ל היא שקובצי נתונים הגדולים מ- 30MB מגובים רק אחת ל 48 שעות, ללא קשר לגיבוי רציף או לא. מכיוון שקבצי PST של Outlook מוגדרים לגודל של עד 50 ג’יגה-בתים כברירת מחדל, סביר להניח שזו בעיה שתתמודד איתה אם תשלח אימיילים רבים..

CrashPlan מתייחס גם לקבצים גדולים באופן שונה בעת גיבוי רציף, אך רק כאמצעי לתעדוף קבצים בתור שלו:

  1. קבצים חדשים, קטנים יותר
  2. קבצים חדשים וגדולים יותר
  3. קבצים ישנים וקטנים יותר
  4. קבצים ישנים וגדולים יותר

קרבוניט, בינתיים, מגבה קבצים תוך עשר דקות מרגע השינוי ואיננו שמים לב לגודל הקובץ. (הערה: השינויים הבאים בקבצים מגובים תוך 24 שעות).

בכל הנוגע למהירות הגיבוי, כל שלושת השירותים מטפלים היטב בקבצים גדולים בזכות עיבוד מצטבר ברמת חסימת. העברות מצטברות ברמת חסימת פירושן שכאשר קבצי נתוני הדוא”ל שלך משתנים, הקובץ כולו לא מועלה שוב למרחב הגיבוי בענן שלך. במקום זאת, רק החלקים – או הבלוקים – של הקובץ שהשתנה מועתקים. זה חוסך זמן ומקטין את האגרה על משאבי המערכת שלך.

סיכום

אם תקשורת בדוא”ל היא קריטית לעסק שלך, כדאי לוודא שהתרסקות בכונן הקשיח, שחיתות קבצים או מחשב נייד נגנב לא ישאירו אותך מנותק מהעמיתים לעבודה ומלקוחותיך. למרבה המזל, פיתרון הגיבוי המקוון הנכון הופך את זה פשוט לשמירה על הנתונים שלך.

כל שלושת שירותי הגיבוי המקוונים המשמשים כדוגמאות ביצירה זו מקלים על איתור וסימון קבצי נתוני הדואר האלקטרוני שלך לגיבוי, והם משתמשים בארכיטקטורת העברת קבצים חזקה על מנת להבטיח תהליך חלק. שלושתם מציעים גם אחסון בלתי מוגבל וגם תוכניות ביתיות או משרדיות.

אנו ב- Cloudwards.net מרגישים בטוחים להמליץ ​​על אחד מהם, אך מרגישים שקרבוניט מציע את השירות הטוב ביותר לכל האנשים המיועדים לגיבוי דוא”ל עסקי. שאלות או הערות בגיבוי הדוא”ל העסקי שלך? הכה אותנו בתגובות למטה. 

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map