बेस्ट वर्चुअल टीम सॉफ्टवेयर टूल

संभावना है, आप कई लोगों में से एक हो सकते हैं जो पूरी दुनिया में बिखरी हुई टीम में काम करते हैं। जैसे-जैसे तकनीक आगे बढ़ती है और सीमाएँ रातों-रात गायब होने लगती हैं, अधिक से अधिक लोग खुद को विभिन्न देशों या समय क्षेत्रों के लोगों के साथ काम करते हुए पाते हैं, काम पाने के लिए ऑनलाइन स्टोरेज का उपयोग करते हैं।.


अभी, अमेरिका में 30 मिलियन से अधिक लोग पहले से ही दूरस्थ रूप से काम कर रहे हैं और उनमें से लगभग 90 प्रतिशत अधिक खुश हैं क्योंकि वे बेहतर कार्य-जीवन संतुलन बनाए रख सकते हैं। यहां Cloudwards.net पर, हमारे पास एक वर्चुअल टीम है, जिसमें दुनिया भर से काम करने वाले सदस्य हैं। 20 साल पहले यह संभव नहीं था, लेकिन अब, एक बदलती संस्कृति के आगमन के साथ, इंटरनेट की गति और बेहतर उपकरणों में वृद्धि हुई है, हम पूर्ण सिंक में काम करने में सक्षम हैं.

यदि आप भी एक आभासी टीम में काम करते हैं, तो संभावना है, आप अधिक उत्पादकता टूल का उपयोग करते हैं, जिससे आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि टीम के सभी लोग यह जान सकें कि वे क्या कर रहे हैं और वे हमेशा लूप में हैं। हालांकि, कुछ करने के लिए पांच अलग-अलग उपकरणों का उपयोग क्यों करें जो आप एक एकल अनुप्रयोग के साथ कर सकते हैं?

एक ऑल-इन-वन वर्चुअल टीम सॉफ्टवेयर टूल के साथ, आप एक ही बार में सभी आवश्यकताओं को संभाल सकते हैं और आपको कभी भी एक टैब से दूसरे में कूदना नहीं पड़ेगा। इससे आपको और आपकी टीम को बहुत परेशानी होती है और दक्षता बढ़ जाती है, बूट करने के लिए.

क्यों हर वर्चुअल टीम को सॉफ्टवेयर टूल्स की आवश्यकता होती है

आइए कुछ सबसे महत्वपूर्ण कारणों पर ध्यान दें कि आपकी टीम इन उपकरणों के उपयोग से क्या लाभ उठा सकती है.

बेहतर संचार

जब आप किसी कार्यालय में होते हैं, तो हर दिन सहकर्मियों से मिलते हुए, आप स्वतः एक तालमेल बनाते हैं। आपके लिए टीम के सदस्यों से संपर्क करना और पिछले सप्ताहांत में रिलीज़ होने वाली नई फिल्म पर चर्चा के दौरान उनसे मदद माँगना आसान है.

वर्चुअल टीम के साथ उस तरह का तालमेल बनाना मुश्किल हो सकता है जब आप केवल काम के बारे में एक-दूसरे से बात कर रहे हों। स्लैक, मज़ेदार इमोजी और जिफ़ के साथ वाटर-कूलर चैट के लिए जगह प्रदान करके उस अंतर को भरने में मदद करता है.

बढ़ती हुई उत्पादक्ता

दुनिया भर से काम करने वाले सदस्यों के साथ, यह सुनिश्चित करना मुश्किल हो सकता है कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर है और जानता है कि उन्हें क्या करना है। क्या आप अराजकता की कल्पना कर सकते हैं यदि आप टीम के सदस्यों के आधे हिस्से को परियोजना के बारे में महत्वपूर्ण अपडेट और परिवर्तन भेजना भूल गए हैं?

एक कुशल परियोजना प्रबंधन उपकरण आपको उस भयावह दुख से बचा सकता है और आपकी दक्षता भी बढ़ा सकता है। उदाहरण के लिए, बेसकैंप में एक संदेश बोर्ड होता है जिसे अपडेट की ओर बढ़ाया जाता है। आपको बस इतना करना है कि यहां अपडेट में टाइप करें और आपके सभी टीम के सदस्यों को तुरंत सूचित किया जाएगा.

नियंत्रित दृश्यता

जबकि टीमों के लिए पारदर्शिता बनाए रखना महत्वपूर्ण है, दृश्यता को नियंत्रित करना भी महत्वपूर्ण है। यह देखने के लिए कि कौन से संसाधन देख सकते हैं, आप संगठन सुरक्षा बढ़ा सकते हैं, कर्मचारी पहुंच को सीमित कर सकते हैं और लेनदेन लॉग भी देख सकते हैं.

उदाहरण के लिए, आसन उपयोगकर्ताओं को अपने संपूर्ण कार्यक्षेत्र, एक परियोजना या सिर्फ एक कार्य को साझा करने की अनुमति देता है। यदि कोई उपयोगकर्ता किसी विशेष कार्य का अनुसरण नहीं कर रहा है, तो वे इसे अपनी कार्य सूची में नहीं देखेंगे या इसके बारे में सूचित नहीं करेंगे.

कम ईमेल अधिभार

कितनी बार आप एक बड़े ईमेल निशान से गुज़रे हैं, यह जानने के लिए कि महत्वपूर्ण जानकारी का एक टुकड़ा? ट्रेलो जैसे परियोजना प्रबंधन उपकरण में प्रत्येक कार्य के लिए एक अलग विवरण बॉक्स होता है, जहाँ आप सभी सूचनाओं को सहेज सकते हैं और जब भी आपको आवश्यकता हो, आसानी से एक्सेस कर सकते हैं.

बेस्ट वर्चुअल टीम सॉफ्टवेयर टूल

यहाँ पाँच सर्वश्रेष्ठ वर्चुअल टीम सॉफ़्टवेयर उपकरण हैं जिन्हें हमने आज़माया है:

आसन

यदि आप एक परियोजना प्रबंधन उपकरण की तलाश कर रहे हैं जो मापनीयता, लचीलापन और नियंत्रित दृश्यता प्रदान करता है, तो आसन आपका सबसे अच्छा शॉट है.

आसन आपको विभिन्न परियोजनाओं और कार्यों को बनाने की अनुमति देता है जिन्हें विभिन्न टीम के सदस्यों को सौंपा जा सकता है। आप एक समय सीमा तय कर सकते हैं, टैग, विवरण, टिप्पणी जोड़ सकते हैं और फाइलें संलग्न कर सकते हैं। Uber, Airbnb और Pinterest जैसी कंपनियों द्वारा उपयोग किया जाता है, यह अधिकतम 15 सदस्यों के लिए मुफ्त है, जो इसे छोटी टीमों और फ्रीलांसरों के लिए एक महान उपकरण बनाता है।.

लेकिन आसन का सबसे अच्छा हिस्सा दृश्यता नियंत्रण है जो इसे प्रदान करता है – केवल टीम के सदस्य जो किसी विशेष कार्य का पालन करते हैं या उन्हें सौंपा जाता है जो उन्हें देख सकते हैं। वे किसी भी अन्य परियोजनाओं या कार्यों को नहीं देख सकते हैं जिनका वे अनुसरण नहीं कर रहे हैं.

कुल मिलाकर, आसन उन टीमों के लिए एकदम सही है जो सहयोग करना चाहते हैं लेकिन फिर भी प्रत्येक सदस्य के लिए प्रत्येक कार्य की दृश्यता पर नियंत्रण बनाए रखना चाहते हैं.

Trello

जबकि आसन बड़ी परियोजनाओं के लिए काफी संपूर्ण और परिपूर्ण है, लेकिन यह संपूर्ण परियोजना के उचित अवलोकन के लिए अनुमति नहीं देता है। यह वह जगह है जहाँ ट्रेलो आता है: एक कंबन बोर्ड अवधारणा के आधार पर, ट्रेलो एक बार में एक संपूर्ण परियोजना की कल्पना करना आसान बनाता है, आकार की परवाह किए बिना।.

यह सूचियों और चिपचिपे नोटों के साथ एक व्हाइटबोर्ड की तरह है (ट्रेलो उन्हें कार्ड कहना पसंद करता है)। जैसे-जैसे आपकी परियोजना आगे बढ़ती है, आप नोटों को अन्य सूचियों में स्थानांतरित कर सकते हैं। प्रत्येक कार्ड को कई उपयोगकर्ताओं को सौंपा जा सकता है। आप कार्ड में लेबल, नियत तारीखें, अटैचमेंट, चेकलिस्ट और टिप्पणियां भी जोड़ सकते हैं.

दुख की बात यह है कि दृश्यता पर नियंत्रण आसन के समान नहीं है क्योंकि सभी सदस्य किसी विशेष कार्य, सूची या बोर्ड में जोड़े जाते हैं, संपूर्ण ट्रेलो बोर्ड और अन्य सदस्य क्या कर रहे हैं, यह देख सकते हैं। ट्रोलो निश्चित रूप से रचनात्मक टीमों के लिए बहुत अच्छा है जो पारदर्शिता और बेहतर सहयोग की तलाश में हैं.

ढीला

प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण कार्यों को असाइन करने और यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक हैं कि सब कुछ ट्रैक पर है, लेकिन जब आप एक आभासी टीम में काम करते हैं, तो संचार पहले से कहीं अधिक महत्वपूर्ण होता है। इस सूची के अन्य सभी उपकरण एक टिप्पणी अनुभाग प्रदान करते हैं, लेकिन एक विशेष मंच होना चाहिए जहां पूरी टीम संवाद कर सकती है और अपडेट रह सकती है.

स्लैक का उपयोग करके लिंक्डइन और सैमसंग जैसी कंपनियों के साथ, उपकरण वास्तव में आभासी टीमों के लिए प्रमुख संचार मंच साबित हुआ है। स्लैक के साथ, आप वाटर-कूलर चैट के लिए एक सहित प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए अलग-अलग चैनल बना सकते हैं और आसानी से प्लेटफ़ॉर्म को थर्ड-पार्टी टूल्स के साथ एकीकृत कर सकते हैं।.

आधार शिविर

यदि आपके पास कई डिवीजनों और परियोजनाओं के साथ एक बड़ा संगठन है, लेकिन आसन आपके लिए पर्याप्त नहीं है, तो बसपा के लिए सीधे सिर.

अविश्वसनीय रूप से आसान उपयोग करने वाले डैशबोर्ड के साथ, बेसकैंप न केवल ईमेल अव्यवस्था को साफ करेगा, बल्कि यह आपकी टीम को अत्यधिक उत्पादक बना देगा। हर टीम / प्रोजेक्ट के लिए, आपके पास एक सामान्य कैलेंडर होता है, जिसमें सभी समय सीमाएं, घोषणाओं के लिए एक संदेश बोर्ड, प्रत्येक सदस्य के लिए कार्य सूची, एक अलग दस्तावेज़ फ़ोल्डर और एक स्वचालित चेक-इन अनुभाग होता है जो टीम के सदस्यों से पुनरावृत्ति के आधार पर प्रश्न पूछता है।.

यदि आपके पास 20 सदस्यों या अधिक की टीम है, तो आपको निश्चित रूप से बेसकैंप को आज़माना चाहिए; यह छात्रों, शिक्षकों और गैर-मुनाफे के लिए मुफ़्त है.

Wrike

विपणन और रचनात्मक टीमों के लिए, व्रीक टाइमलाइन, गैंट चार्ट और ऑनलाइन दस्तावेज़ संपादन के साथ एक अद्भुत परियोजना प्रबंधन समाधान है.

यदि आपके पास एक कंटेंट एजेंसी है और आप एक डॉक्यूमेंट फ़ाइल से दूसरे में जाने से थक चुके हैं, तो Wrike आपको बहुत समय और प्रयास बचा सकता है। आप मंच से डाउनलोड किए बिना वर्ड, एक्सेल, चित्र और .pdfs संपादित कर सकते हैं। Wrike प्रत्येक और हर फ़ाइल के लिए संस्करण इतिहास भी रखता है, जिससे उसे वापस रोल करना आसान हो जाता है.

यह बिक्री या तकनीकी टीमों के लिए सबसे अच्छा वर्चुअल टीम सॉफ्टवेयर नहीं हो सकता है, लेकिन सामग्री लेखन और डिजिटल मार्केटिंग एजेंसियों के लिए Wrike निश्चित रूप से बहुत अच्छा है.

निष्कर्ष

फ्रीलांसरों, आभासी टीमों और क्रॉस-प्लेटफ़ॉर्म ऐप की दुनिया में, ऐसे उपकरणों की सख्त आवश्यकता है जो ऑनलाइन सहयोग, विभिन्न उपकरणों के साथ सिंक करने और अत्यधिक कार्यालय ईमेल से बचने में मदद करें।.

जबकि मैंने अभी बाज़ार में उपलब्ध कुछ सर्वश्रेष्ठ वर्चुअल टीम सॉफ़्टवेयर टूल सूचीबद्ध किए हैं, आपकी टीम का सही उपकरण आपकी सटीक आवश्यकताओं पर निर्भर करेगा। इसलिए टूल चुनने के लिए, अपनी टीम की ज़रूरतों की एक सूची बनाएं और फिर उस टूल को चुनें जो सूची के अधिकांश आइटमों को पूरा करता है.

क्या आपने इनमें से किसी उपकरण का उपयोग किया है? नीचे टिप्पणी में हमें बताएं, पढ़ने के लिए धन्यवाद.

Kim Martin Administrator
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