लागत प्रभावी फ़ाइल भंडारण और वकीलों के लिए बैकअप समाधान

क्या आप एक वकील हैं जो आपकी फाइलों को क्लाउड में स्टोर और बैकअप के लिए सबसे प्रभावी और सस्ती तरीके की तलाश कर रहे हैं? फिर, आपकी मुख्य चिंता सुरक्षा जोखिमों की होनी चाहिए क्योंकि आप अनुबंधों, गोपनीय व्यक्तिगत या कॉर्पोरेट डेटा और वित्तीय जानकारी के साथ काम कर रहे हैं.


क्या आप बाहरी स्टोरेज प्रदाता के माध्यम से क्लाउड में उन सभी फाइलों को अपलोड करने का जोखिम उठा सकते हैं? यदि नहीं, तो विकल्प क्या हैं? एक बात सामने है: आपको एक बैकअप की आवश्यकता है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कहां या कैसे। यह पहला कदम है। बाकी सब कुछ सिर्फ गौण है.

हां, सुरक्षा और कीमत दोनों ही महत्वपूर्ण हैं, लेकिन कभी भी उन कारकों को न दें जो आपको आपकी फ़ाइलों का समर्थन करने से रोकते हैं। उस के साथ, लागत प्रभावी फ़ाइल भंडारण और बैकअप के लिए कुछ विकल्पों पर नजर डालते हैं, विशेष रूप से आपकी व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए। आपकी फ़ाइलों के लिए हमारे पास दो प्रमुख विकल्प हैं। आप अपनी फ़ाइलों को स्थानीय रूप से (इन-हाउस) स्टोर या बैकअप कर सकते हैं या एक ऑफ-साइट समाधान चुन सकते हैं. 

स्थानीय बैकअप & फ़ाइल भंडारण

आपको शायद लगता है कि आपकी फ़ाइलों को संग्रहीत करने और उन तक पहुंचने का सबसे अच्छा तरीका एक बाहरी हार्ड ड्राइव है। जबकि यह एक शुरुआत है, यह आपकी स्थिति के लिए पर्याप्त नहीं हो सकता है। एक बाहरी हार्ड ड्राइव आपके कंप्यूटर से आपकी सबसे महत्वपूर्ण फाइलों को तेजी से प्राप्त करेगा; यदि आपने अभी तक बैकअप नहीं लिया है, तो इसे शीघ्र ठीक करने पर विचार करें.

हमें लगता है कि जल्दी से आगे बढ़ना बेहतर है क्योंकि बाहरी हार्ड ड्राइव में बहुत अधिक प्रतिबंध हैं, और यदि आप कई सहयोगियों के साथ काम कर रहे हैं, तो बाहरी हार्ड ड्राइव के साथ संभावनाएं तेजी से आती हैं। इसलिए आपको अपनी फ़ाइलों के लिए NAS का उपयोग करने पर विचार करना चाहिए। हमने पहले ही सूचीबद्ध कर लिया है कि हम अपनी फ़ाइलों के लिए NAS का उपयोग क्यों करते हैं (और प्यार करते हैं).

लेकिन उनके यहाँ फिर से जाने दो. 

एक NAS का उपयोग करने के लाभ

एनएएस डिवाइस बहुत सस्ते स्टोरेज स्पेस प्रदान करते हैं। प्रमुख लाभों में से एक यह है कि NAS डिवाइस आपको हार्ड ड्राइव में जल्दी से प्लग करने की अनुमति देते हैं, इसलिए भले ही आपके स्टोरेज को नाटकीय रूप से विस्तारित करने की आवश्यकता हो (उदाहरण के लिए, यदि आप एक नया कॉर्पोरेट क्लाइंट प्राप्त करते हैं जो आपको भारी संख्या में दस्तावेजों को संभालने की आवश्यकता होती है), आप नई हार्ड ड्राइव खरीदकर अनुकूलित कर सकते हैं.

इसके अलावा, हार्ड ड्राइव भंडारण बहुत सस्ती हो गई है; आप लगभग $ 100 के लिए 2TB संग्रहण प्राप्त कर सकते हैं. 

एनएएस डिवाइस आपको अपने नेटवर्क में कहीं भी फाइल एक्सेस करने की अनुमति देते हैं। एक NAS की सुंदरता यह है कि इसमें आपकी फ़ाइलों को एक्सेस करने में सक्षम होने के लिए आपको प्लग इन नहीं करना पड़ता है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपने कार्यालय में कहां हैं; यदि आप अपने नेटवर्क से जुड़े हैं, तो आप अपनी फ़ाइलों तक पहुँच सकते हैं। बेशक, आप एक एनएएस को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं ताकि आप अपनी फ़ाइलों को यहां तक ​​कि ऑफ-साइट भी एक्सेस कर सकें, लेकिन यह आपको अधिक सुरक्षा मुद्दों के लिए उजागर करता है. 

एनएएस डिवाइस आपको अपनी फाइलों तक उपयोगकर्ता पहुंच का प्रबंधन करने में सक्षम बनाते हैं। एनएएस डिवाइस आपको उन उपयोगकर्ताओं को जोड़ने की अनुमति देते हैं जो आपकी फ़ाइलों और फ़ोल्डरों तक पहुंच सकते हैं। कहते हैं, आप चाहते हैं कि आपका प्रशिक्षु किसी ग्राहक के लिए फ़ाइलों के सबसेट पर काम करे, लेकिन आपको उसके साथ पूरी कहानी साझा करने की अनुमति नहीं है। आप बस एक विशेष फ़ोल्डर बना सकते हैं जिसका वह उपयोग कर सकता है.

इसके अलावा, आप अपने फ़ोल्डर्स तक रीड-या-राइट एक्सेस दे सकते हैं और विशेषाधिकारों के साथ बहुत विस्तृत हो सकते हैं। हम अपने कार्यालय में Synology DiskStation का उपयोग करते हैं और परिणामों से बहुत प्रसन्न हुए हैं। यह तेजी से और मज़बूती से काम करता है। आप विभिन्न बे आकार (हार्ड ड्राइव के आकार जो कि डिस्कोग्राफ़ी में फिट होते हैं) का चयन कर सकते हैं जो आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप हैं। शुरुआत के लिए, दो से चार खण्ड आमतौर पर सबसे अच्छे होते हैं.

RAID फ़ाइल अतिरेक का प्रबंधन करता है। कई NAS डिवाइस RAID तकनीक का उपयोग करते हैं। Synology एक स्वत: RAID का उपयोग करता है जो आपकी फ़ाइलों को आपके द्वारा प्लग की गई हार्ड ड्राइव पर मिरर करता है। इसलिए यदि एक हार्ड ड्राइव विफल हो जाती है, तो आपके पास हमेशा आपकी सभी फाइलें एक दूसरी डिस्क पर बैकअप होती हैं। बस टूटे हुए HD का आदान-प्रदान करें और आप जाने के लिए अच्छे हैं. 

बेशक, आप एक NAS का उपयोग करने के लिए और अधिक लाभ पा सकते हैं। उदाहरण के लिए, यह हर समय आपके नियंत्रण में है। जबकि यह एक जिम्मेदारी के साथ आता है, यह आपको अपनी सुरक्षा सेटिंग्स पर पूर्ण नियंत्रण देता है। बस सुनिश्चित करें कि आप फ़ाइल एन्क्रिप्शन तकनीकों से परिचित हैं या एक बाहरी सलाहकार को किराए पर लें जो आपको आरंभ करने में मदद करेगा. 

NAS का उपयोग करने के नुकसान

फ़ाइल प्रबंधन और बैकअप आपकी जिम्मेदारी है। यदि आप अपनी फ़ाइलों को इन-हाउस स्टोर करना चुनते हैं, तो सब कुछ आपकी जिम्मेदारी के अंतर्गत आता है। आपको अपनी हार्ड ड्राइव के स्वास्थ्य की जांच करनी होगी, अपने बैकअप का ध्यान रखना होगा और अपनी एन्क्रिप्शन सेटिंग्स को प्रबंधित करना होगा.

या तो आप एक तकनीशियन का खर्च उठा सकते हैं, जो आपके लिए ऐसा करता है, या आपको अपने सिर को अपने चारों ओर लपेटना पड़ता है, जो बहुत समय लेने वाला और भ्रमित करने वाला हो सकता है.

NAS का उपयोग करना बैकअप नहीं है! जिन वकीलों से हमने बात की है, वे अपनी फ़ाइलों को “सुरक्षित और बैकअप” करने के लिए NAS का उपयोग करते हैं। लेकिन NAS होने को एक वास्तविक बैकअप नहीं माना जा सकता है क्योंकि यह आपकी फ़ाइलों को उन दुर्घटनाओं या आपदाओं से बचाता नहीं है जो आपके कार्यालय स्थान में या उसके आस-पास हो सकती हैं। एनएएस का उपयोग करना आपकी फ़ाइलों का बैकअप लेने का पहला कदम है. 

आप गलत NAS चुन सकते हैं। अपने व्यवसाय के लिए एक अच्छा NAS चुनना सबसे आसान काम नहीं है। हालाँकि हम Synology DiskStation की सलाह देते हैं, लेकिन यह आपकी आवश्यकताओं के लिए सबसे अच्छा विकल्प नहीं हो सकता है। हमें लगता है कि आप इसके साथ बहुत गलत नहीं हो सकते हैं, लेकिन निश्चित रूप से, ऐसे एनएएस डिवाइस हैं जो फ़ाइल सिंक को बेहतर तरीके से संभालते हैं, अगर आपके लिए यह महत्वपूर्ण है।.

ऑफसाइट बैकअप & वकीलों के लिए फ़ाइल संग्रहण

हमें लगता है कि बैकअप समाधान जितना आसान होगा, उतना ही बेहतर होगा। लेकिन आपको कम से कम दो प्रकार के बैकअप चाहिए: एक स्थानीय बैकअप और दूसरा बैकअप ऑफ-साइट; उदाहरण के लिए, एक ऑनलाइन बैकअप सेवा प्रदाता के साथ.

इस दो स्तरीय बैकअप के साथ, आप अपने कार्यालय में होने वाली दुर्घटनाओं से बहुत अधिक सुरक्षित हैं। वे दुर्घटनाएँ निश्चित रूप से “स्वयं” या आपके सहायक द्वारा कुछ क्षणों तक हो सकती हैं। फ़ाइलें आमतौर पर बनाई गई की तुलना में अधिक आसानी से हटा दी जाती हैं.

सुरक्षा & ऑनलाइन बैकअप सेवाएँ

ग्राहकों के डेटा के साथ काम करते समय, उन फ़ाइलों को बाहरी सेवा प्रदाता को अपलोड करने के लिए आपकी फ़ाइलों को कैसे संभाला जाता है, इसके बारे में बहुत विचार करने की आवश्यकता होती है। आपकी फ़ाइलें कहाँ और कैसे एन्क्रिप्ट की जाती हैं? वास्तव में आपकी फ़ाइलें कौन देख सकता है? इस की कीमत क्या होगी? 

आप ऑनलाइन बैकअप सुरक्षा के बारे में हमारे लेख को पढ़ना चाह सकते हैं, जहाँ हम तीन सुरक्षा परतों को ऑनलाइन बैकअप सेवा से अलग करते हैं: 

  • स्थानीय एन्क्रिप्शन – उदाहरण के लिए, 448-बिट ब्लोफ़िश एन्क्रिप्शन
  • पारगमन पर एन्क्रिप्शन (एक SSL एन्क्रिप्शन मानक है)
  • सर्वर-साइड एन्क्रिप्शन – उदाहरण के लिए, एईएस 256-बिट 

आप व्यवसाय ऑनलाइन-बैकअप समाधानों पर विचार करना चाह सकते हैं, जो अधिक महंगे होते हैं, लेकिन आपकी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित किए जा सकते हैं। निम्नलिखित वकीलों के लिए अनुशंसित ऑनलाइन बैकअप समाधान का एक राउंड-अप है.

SpiderOak

स्पाइडरऑक का प्रमुख लाभ यह है कि यह वास्तव में सुरक्षा को गंभीरता से लेता है। यदि आप उपलब्ध सबसे सुरक्षित ऑनलाइन-बैकअप और फ़ाइल-सिंकिंग सेवा की तलाश कर रहे हैं, तो यह निश्चित रूप से एक है.

स्पाइडरऑक ऑनलाइन बैकअप और सिंक

स्पाइडरऑक अपेक्षाकृत महंगा है (0 $ / वर्ष के लिए जीबी), और इसका इंटरफ़ेस, कई बार, थोड़ा भद्दा लगता है, लेकिन समग्र सुरक्षा विशेषताएं इसके लायक हैं। आप यहां साइन अप कर सकते हैं और इसे मुफ्त में आज़मा सकते हैं.

कार्बोनाइट व्यवसाय

क्या कार्बोनाइट होम का अभाव है (असीमित बैंडविड्थ, वीडियो फ़ाइलों का स्वत: बैकअप, आदि), आप प्रति वर्ष बहुत सस्ती $ 229 पर कार्बोनेट व्यवसाय के साथ प्राप्त कर सकते हैं।.

क्रैशप्लान प्रो बनाम कार्बोनाइट व्यवसाय
कार्बोनाइट बिजनेस सॉफ्टवेयर

हालांकि यह असीमित नहीं है, फिर भी आप 250GB (या बिजनेस प्रीमियर के साथ 500GB) का बैकअप ले सकते हैं। इसका फायदा यह है कि आप असीमित संख्या में कंप्यूटर का बैकअप ले सकते हैं, जो कई सहयोगियों या ग्राहकों के साथ काम करने पर उपयोगी है। आप यहां नि: शुल्क परीक्षण प्राप्त कर सकते हैं. 

क्रैशप्लान प्रो

उपभोक्ताओं के लिए क्रैशप्लान प्रो शानदार है यदि आपको अधिक सुविधाओं की आवश्यकता है, खासकर जब यह आपके बैकअप की निगरानी और कई उपयोगकर्ता खातों का प्रबंधन करने की बात आती है.

क्रैशप्लान अपनी असीमित बैकअप पेशकश के लिए प्रसिद्ध है, इसलिए आपको अंतरिक्ष से बाहर भागने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। आप यहां नि: शुल्क परीक्षण प्राप्त कर सकते हैं.

पेशेवरों & एक फर्म के लिए ऑनलाइन बैकअप का उपयोग करने की विपक्ष

यदि आप एक ऑनलाइन बैकअप सेवा के लिए साइन अप करते हैं, तो आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके सेवा प्रदाता द्वारा हर चीज का ध्यान रखा जाए – कम से कम यह उसी तरह होना चाहिए जिस तरह से होना चाहिए। आप अपने पीसी या मैक पर एक सॉफ्टवेयर प्रोग्राम डाउनलोड करते हैं, एक शेड्यूल और फ़ोल्डरों को बैकअप लेने के लिए सेट करते हैं, और वह यह है। कई सेवाएं एक आसान-से-उपयोग वाले विज़ार्ड के साथ इस प्रक्रिया के माध्यम से आपका मार्गदर्शन करती हैं.

क्लाउड स्टोरेज और बैकअप के साथ, अपनी फ़ाइलों को कहीं से भी एक्सेस करना बहुत आसान हो जाता है – अपने स्मार्टफोन पर, एयरपोर्ट पर, बिजनेस लंच पर। यहां तक ​​कि अगर आप अपनी बिक्री पिच के लिए एक महत्वपूर्ण प्रस्तुति भूल जाते हैं, तो आप इसे अपनी फ़ाइलों से डाउनलोड कर सकते हैं जो क्लाउड में बैकअप हैं. 

कुछ ऑनलाइन बैकअप सेवाएं आपको सहकर्मियों या टीम के साथियों के साथ फाइल साझा करने की अनुमति देती हैं ताकि आप किसी क्लाइंट के लिए प्रोजेक्ट या किसी विशेष दस्तावेज़ पर आसानी से सहयोग कर सकें। बड़े ईमेल अटैचमेंट भेजने की जरूरत नहीं है जो स्पैम फिल्टर में फंस जाते हैं. 

अब, कानून फर्मों के लिए ऑनलाइन बैकअप के नुकसान पर एक नज़र डालते हैं। जब आप अपनी फ़ाइलों को किसी अन्य कंपनी के सर्वर पर भेजते हैं, तो आपको उस कंपनी पर भरोसा करना होगा कि वह आपके डेटा से समझौता न करे। सुनिश्चित करें कि आपकी फ़ाइलों को भेजने से पहले उचित सुरक्षा सुविधाएँ लागू की गई हैं.

ऑनलाइन बैकअप सेवाओं की बात आने पर आपको एक डील-ब्रेकर पर नियंत्रण की कमी हो सकती है, लेकिन निश्चित रूप से आपके बैकअप को संभव बनाने के तरीके हैं. 

आपके इंटरनेट कनेक्शन और आपके द्वारा संग्रहीत और बैक अप डेटा की मात्रा के आधार पर, एक ऑनलाइन बैकअप बहुत लंबा समय ले सकता है। यदि आपके पास एक मजबूत इंटरनेट कनेक्शन है और आपका कंप्यूटर हार्डवेयर अप-टू-डेट है, तो आपको बिना कुछ नोट किए बैकग्राउंड में चलना चाहिए।. 

यदि आप एक वकील के रूप में शुरू कर रहे हैं, तो आपको एक ठोस ग्राहक आधार स्थापित करने से पहले संभवतः अधिक से अधिक पैसा बचाने की आवश्यकता है। बिज़नेस ऑफ़-साइट बैकअप उपभोक्ता ऑनलाइन बैकअप की तुलना में बहुत अधिक महंगा हो जाता है। इस पर विचार करें कि क्या इस बीच एक उपभोक्ता ऑनलाइन बैकअप समाधान पर्याप्त होगा। जब आपके पास पर्याप्त धन उपलब्ध हो तो आप बाद में अपग्रेड कर सकते हैं. 

निष्कर्ष

लब्बोलुआब यह है: वकीलों के लिए लागत प्रभावी फ़ाइल भंडारण और बैकअप संभव है। हमेशा अपनी फ़ाइलों की दो निरर्थक प्रतियां रखें। एक प्रति आपके कार्यालय में साइट पर होनी चाहिए, और दूसरी को आपके मुख्य कार्यस्थल से दूर किसी अन्य स्थान पर क्लाउड या किसी अन्य स्थान पर रखा जाना चाहिए.

आदर्श रूप से, आप उस उद्देश्य के लिए ऑनलाइन बैकअप सेवा का उपयोग करना चाहते हैं। आगे बढ़ें और अधिक जानकारी के लिए हमारे तुलना चार्ट को देखें.

आपकी फ़ाइल संग्रहण और बैकअप रणनीति का सबसे महत्वपूर्ण पहलू सुरक्षा होना चाहिए। एन्क्रिप्शन वह आधार है जो आपको अपनी फ़ाइलों को जासूसी और चोरी से बचाने की आवश्यकता है। सुनिश्चित करें कि आपके बैकअप समाधान आपकी फ़ाइलों को ठीक से एन्क्रिप्ट करते हैं. 

इसके अलावा, इस बात का ध्यान रखें कि यदि आप अपने रिस्टोर का परीक्षण नहीं करते हैं तो सबसे अच्छी बैकअप रणनीति बेकार है। हमेशा अपने बैकअप के टेस्ट रिस्टोर करें, संभवतः महीने में एक बार भी। इस तरह, आप जांच सकते हैं कि आपकी सभी फाइलें हार्ड ड्राइव की विफलता या अन्य प्रकार के डेटा हानि के मामले में उपलब्ध हैं या नहीं. 

Kim Martin Administrator
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