ड्रॉपबॉक्स पर फाइलें कैसे साझा करें – अंतिम शुरुआत करने वाला गाइड

यदि आप सामान्य रूप से ड्रॉपबॉक्स, या पूरे क्लाउड स्टोरेज चीज़ के लिए नए हैं, तो यह कभी-कभी भ्रमित हो सकता है कि फ़ाइलों को कैसे साझा किया जाए.


चूंकि क्लाउड स्टोरेज के लिए जाने के मुख्य कारणों में से एक है सिस्टम और नेटवर्क पर फ़ाइलों को आसानी से साझा करने की क्षमता, हम यहां क्लाउडवॉयर पर यह लगाते हैं कि एक त्वरित गाइड को एक साथ रखना एक अच्छा विचार होगा – कैसे अपने सबसे बाहर निकलने के लिए। ड्रॉपबॉक्स खाता.

यदि आप एक विस्तृत समीक्षा में रुचि रखते हैं, तो कृपया यहां जाएं: ड्रॉपबॉक्स समीक्षा मूल बातें बहुत ही सरल और आसान हैं, लेकिन आप कुछ और उन्नत सुविधाओं के बारे में नहीं जानते होंगे जब फाइल शेयरिंग की बात आती है।.

इस लेख को पढ़ने के बाद, आप फ़ाइलों को साझा करने में एक वास्तविक सचेतक होंगे और यदि सावधान नहीं रहेंगे – तो आप भी कार्यालय के आदमी बन सकते हैं.

विषय – सूची

  • फ़ाइल शेयरिंग – कैसे करें
  • अनुमतियाँ – उन्हें सही ढंग से सेट करें
  • टिप्पणी और संपादन पाठ
  • फ़ाइल अनुरोध – एक लिंक के माध्यम से फाइल अपलोड करें
  • ड्रॉपबॉक्स टीम्स – क्या आपको व्यवसाय संस्करण की आवश्यकता है?
  • ड्रॉपबॉक्स फोटो पूर्वावलोकन
  • द न्यू ड्रॉपबॉक्स पेपर

आपको किस चीज़ की ज़रूरत पड़ेगी

  • ड्रॉपबॉक्स खाता, यदि आप अभी भी यह तय करने की प्रक्रिया में हैं कि कौन सी सेवा सबसे अच्छी है, तो यहां एक परीक्षण खाता शुरू करें
  • कुछ फ़ाइलों और फ़ोल्डरों के साथ गड़बड़ करने के लिए, और जब से हम साझा कर रहे हैं, आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि उनमें कोई संवेदनशील जानकारी न हो
  • एक पता पुस्तिका, आपको सभी के बाद किसी के साथ फाइल साझा करने की आवश्यकता है
  • जिस व्यक्ति को आप पहले गिनी पिग के रूप में उपयोग कर रहे हैं, उनके साथ जांचें, क्योंकि वे शायद ईमेल का हिमस्खलन प्राप्त कर रहे हैं

फ़ाइलें साझा कर रहा है

आपके ड्रॉपबॉक्स खाते में साइन इन करने के बाद, आपकी स्क्रीन के केंद्र में फ़ाइलों और फ़ोल्डरों की एक सूची और बाईं ओर एक नेविगेशन बार होगा; यह डैशबोर्ड है और आप यहां से ड्रॉपबॉक्स में बहुत कुछ करने में सक्षम होंगे.

डैशबोर्ड से, वह फ़ाइल या फ़ोल्डर चुनें जिसे आप साझा करना चाहते हैं.

यहां यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि एक फ़ोल्डर में सभी फाइलें (और फ़ोल्डर) स्वचालित रूप से साझा की जाती हैं, इसलिए आप यह जांचना चाहते हैं कि काम के दस्तावेजों और पार्टी चित्रों के बीच कुछ भी नहीं छिपा है।.

इसे राइट-क्लिक करें और एक छोटा संदर्भ मेनू दिखाई देगा, “शेयर” के रूप में चिह्नित शीर्ष विकल्प चुनें।

देखें, आप पहले से ही बहुत अच्छा कर रहे हैं.

अगला कदम यह है कि आप किसके साथ फ़ाइल / फ़ोल्डर साझा कर रहे हैं; आप या तो अपने ईमेल पते को मैन्युअल रूप से दर्ज कर सकते हैं (ड्रॉपबॉक्स अगली बार इसे याद रखेगा) या जीमेल, याहू मेल और फेसबुक से संपर्क सूची आयात करेगा.

और यह वास्तव में सभी के लिए है: साझा किए गए व्यक्ति को एक ईमेल मिलता है जो उन्हें सूचित करता है कि आपने एक फ़ाइल या फ़ोल्डर साझा किया है, और यदि उनके पास ड्रॉपबॉक्स है, तो वे बस लॉग इन कर सकते हैं और नई फ़ाइल उनके डैशबोर्ड पर पॉप अप हो जाएगी।.

अगर आपके पास ड्रॉपबॉक्स नहीं है, तो वे अभी भी फ़ाइलों को डाउनलोड कर सकते हैं और एक्सेस कर सकते हैं, लेकिन वे उन्हें आसानी से वापस नहीं भेज पाएंगे।.

यदि आपको “रिटर्न पोस्ट” की आवश्यकता है, तो बोलने के लिए, यह सबसे अच्छा है यदि वे खुद के लिए एक खाता खोलते हैं, तो यह मुफ़्त है और किसी भी समय रद्द किया जा सकता है यदि वे तय करते हैं कि आपके साझा प्रोजेक्ट के बाद इसकी आवश्यकता नहीं है।.

अनुमतियां

इससे पहले कि हम आगे बढ़ें, मैं आपका ध्यान उस फ़ील्ड के बगल में स्थित छोटे ड्रॉप-डाउन बार पर बुलाना चाहूंगा, जहां प्राप्तकर्ता का ईमेल पता दर्ज किया गया है। यह वह जगह है जहां अनुमतियाँ सेट हैं, आपको यह तय करने देता है कि क्या प्राप्तकर्ता केवल फाइलों पर देख सकते हैं और टिप्पणी कर सकते हैं, या उन्हें डाउनलोड और संपादित भी कर सकते हैं.

ये अनुमति प्रत्येक व्यक्ति या पूरे समूह के लिए निर्धारित की जा सकती है.

डिफ़ॉल्ट “संपादित” है और मेरे अनुभव में, इस तरह से बने रहने की संभावना है क्योंकि यह बेहतर वर्कफ़्लो की अनुमति देता है.

हालांकि, कुछ मामलों में, आप बस लोगों को एक फ़ाइल / फ़ोल्डर को देखने के लिए उन्हें डाउनलोड करने या संपादित करने की क्षमता के बिना देख सकते हैं, और फिर “दृश्य” फ़ंक्शन ऐसे उद्देश्य के लिए है।.

फिर, आप इसे अक्सर उपयोग नहीं कर सकते हैं, लेकिन यह काम करना है.

मेरा एक ग्राफिक-डिज़ाइनर दोस्त इस फ़ंक्शन का उपयोग ग्राहकों को उनके काम के साक्षात्कार देने के लिए करता है, जबकि यह सुनिश्चित करता है कि वे इसे चुरा नहीं सकते हैं या सीधे संपादन कर सकते हैं, उनके काम की लाइन में एक वास्तविक समस्या.

किसी भी समय फ़ाइल या फ़ोल्डर को राइट-क्लिक करके, “शेयर” का चयन करके अनुमतियाँ बदली जा सकती हैं और फिर या तो सूची से किसी व्यक्ति को पूरी तरह से हटा दिया जाता है या ड्रॉप-डाउन मेनू से “दृश्य” को “संपादित” या इसके विपरीत – बदल दिया जाता है.

टिप्पणी और संपादन

जब आप दूसरों के साथ सहयोग करते हैं, तो यह वास्तव में बहुत आसान होता है यदि सभी उपयोगकर्ता यह देख सकें कि दूसरों ने क्या बदला या संपादित किया है और क्यों.

इस मामले में, मैंने अपनी फ़ाइल प्रणाली से ड्रॉपबॉक्स में खींचकर एक पाठ फ़ाइल अपलोड की। एक बार वहाँ (लगभग तीन सेकंड के अपलोड), मैंने इसे बायाँ-क्लिक करके खोला.

आप देखेंगे कि दाईं ओर टिप्पणी बॉक्स के पास, कुछ अन्य कार्य हैं; ड्रॉपबॉक्स स्वयं संपादन या परिवर्तन की अनुमति नहीं देता है, उपयोगकर्ताओं को कोई भी बनाने के लिए फ़ाइल डाउनलोड करनी होगी.

यदि कोई परिवर्तन आवश्यक नहीं है, तो बस कुछ टिप्पणियां जोड़ें और फ़ाइल वापस भेजें.

टिप्पणी पाठ को हाइलाइट करने का विषय है और इसके आगे या नीचे एक छोटा बटन दिखाई देगा.

आप तब कह सकते हैं कि क्या कहा या बदला जाना चाहिए.

और नई बनी टिप्पणी सभी को देखने के लिए साइडबार पर पॉप अप होगी.

एक अतिरिक्त विशेषता के रूप में, यदि आपको लगता है कि एक टिप्पणी महत्वपूर्ण महत्व की है, तो बस टिप्पणी के सामने @ [ईमेल संरक्षित] रखो, और उस व्यक्ति को एक सूचना मिलेगी कि किसी को उनके काम के बारे में कुछ कहना है.

यदि समय सार का है, तो मैं सुझाव देता हूं कि इसे संयम से उपयोग किया जाए, क्योंकि हर बार यह प्रक्रिया पूरी होने पर एक ईमेल भेजा जाता है.

इससे पहले कि हम आगे बढ़ें, मुझे इस बात का उल्लेख करना चाहिए कि फिलहाल कोई रास्ता नहीं है, केवल विशिष्ट लोगों को ही टिप्पणियां दिखाई दें। जिनके पास पहुंच है, वे देख सकते हैं कि हर किसी को क्या कहना है.

सहकर्मी की परियोजना की आलोचना करने से पहले एक अच्छी बात याद रखें.

अवलोकन

एक टीम में सहयोग करते समय उपरोक्त सभी कार्य सुपर काम होते हैं, लेकिन अगर उस टीम में बहुत सारे लोग हैं या यदि आप एक से अधिक लोगों के साथ काम करते हैं, तो भ्रम कभी-कभी सेट हो सकता है.

ड्रॉपबॉक्स बाएं हाथ के साइडबार पर दो फ़ंक्शन प्रदान करता है, “साझा करना” और “लिंक”, जहां आप उन फ़ाइलों की एक सूची देख सकते हैं, जिनके लिए आप क्रमशः संपादन और देखने की अनुमति निर्धारित करते हैं।.

दोनों एक महान अवलोकन देते हैं कि कौन सी फ़ाइल कहाँ जाती है, और एक से अधिक कार्य करने वाले लोगों के लिए बहुत आसान है.

अनुरोध

काम की बात करते हुए, ड्रॉपबॉक्स में एक विशेषता है जो (जहां तक ​​मुझे पता है) अद्वितीय है। आप किसी को ईमेल भेजने वाली फ़ाइलों को भेज सकते हैं, वे तब एक लिंक का अनुसरण करते हैं और आपके द्वारा निर्दिष्ट फ़ोल्डर में सीधे डेटा स्थानांतरित कर सकते हैं.

उन्हें इसे करने के लिए एक खाते की भी आवश्यकता नहीं है। मुझे यह सुविधा पसंद है, क्योंकि यह बहुत सारे अनावश्यक ईमेल ट्रैफ़िक को हटा देता है और संपूर्ण सहयोग प्रक्रिया को गति देता है.

इस फ़ंक्शन को एक्सेस करने के लिए, बस साइडबार को देखें और नीचे सभी तरह के विकल्प पर क्लिक करें.

एक और छोटा संवाद बॉक्स पॉप अप होगा, जहां आप एक ईमेल पता दर्ज कर सकते हैं और एक छोटा संदेश भी संलग्न कर सकते हैं। ड्रॉपबॉक्स के रूप में सब कुछ के साथ – प्रणाली सहज और नेविगेट करने में आसान है.

टीमें

स्पीड भी “टीम” फ़ंक्शन ड्रॉपबॉक्स ऑफ़र के साथ खेल में आती है.

यह मूल रूप से एक नियमित फ़ोल्डर है जिसे स्वामी विशिष्ट लोगों को निर्दिष्ट कर सकता है। फिर, जब चीजें साझा करने की आवश्यकता होती है, तो हर बार लोगों को मैन्युअल रूप से जोड़ने की प्रक्रिया से गुजरने के बजाय, टीम फ़ोल्डर का चयन करें.

यह एक आसान सा कार्य है जो साझा करने की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करता है, इसे एक्सेस करने के लिए, बाईं ओर साइडबार पर “टीम” विकल्प पर जाएं, इसे क्लिक करें और जिस टीम को आप बनाने जा रहे हैं उसके लिए एक अलग डैशबोर्ड दिखाई देगा।.

इसके अलावा, यह नियमित डैशबोर्ड की तरह ही काम करता है और काम और बाकी जीवन को एक-दूसरे से अलग रखने में मदद करता है.

तस्वीरें

ड्रॉपबॉक्स में पिक्सल्स के लिए एक विशेष फोल्डर भी होता है जब आपको कुछ समय के लिए काम से दूर होने की आवश्यकता होती है। साइडबार का “फ़ोटो” विकल्प ड्रॉपबॉक्स पर बाकी सभी चीजों की तरह बहुत काम करता है, सिवाय इसके कि यह स्वचालित रूप से गैलरी के रूप में प्रदर्शित करने के लिए सेट है.

मैं वास्तव में इसे पसंद करता हूं, जैसे कि टीम फ़ोल्डर के साथ, यह सामान को बहुत आसान बनाता है क्योंकि सब कुछ बड़े करीने से गेट-गो से वर्गीकृत किया गया है। एक अतिरिक्त बोनस के रूप में, चित्र आमतौर पर काम की तुलना में मज़ेदार होते हैं, इसलिए आप वहां जाते हैं.

कागज़

अंतिम लेकिन कम से कम ड्रॉपबॉक्स पेपर नहीं है.

वर्तमान में यह अभी भी बीटा में है, लेकिन पेपर सीमित पाठ प्रसंस्करण और स्लाइड के साथ-साथ सहयोग के लिए कुछ बहुत अच्छे विकल्प प्रदान करता है। इसका उपयोग करना सरल है, बस बाएं हाथ की पट्टी पर संबंधित बटन पर क्लिक करें, और आप अनुमतियाँ सेट कर सकते हैं और नियमित फ़ाइलों की तरह सटीक साझा कर सकते हैं.

ड्रॉपबॉक्स सूट के बाकी हिस्सों की तुलना में, पेपर अद्वितीय है, क्योंकि आप इसे डाउनलोड किए बिना सीधे एक फ़ाइल में पाठ और छवियों को संसाधित करने में सक्षम होंगे; हालाँकि, यह उन कार्यों के लिए समर्पित प्रोग्राम की कार्यक्षमता में कमी है.

फिर भी, यह बहुत आसान है कि अगर कुछ है कि बस जल्दी से बाहर खटखटाने की जरूरत है.

निष्कर्ष के तौर पर…

यह निर्देशित दौरे के लिए है, जैसा कि आप देख सकते हैं कि ड्रॉपबॉक्स केवल उपयोग में आसान नहीं है, लेकिन इसमें कई दिलचस्प विकल्प भी हैं, जो दूरस्थ रूप से काम करना बहुत आसान बनाते हैं, जो कि पहले हुआ करते थे। कृपया हमें बताएं कि क्या आपके पास नीचे टिप्पणी में कोई प्रश्न है.

Kim Martin Administrator
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