5 उपकरण जो प्रबंध प्रलेखन को कम भयानक बनाते हैं


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ऐसे कई शब्द नहीं हैं जो आपको “व्यावसायिक दस्तावेज़ प्रबंधन” की तुलना में बहुत जल्दी सोने के लिए कहते हैं, लेकिन यह उस तरह से नहीं है.

डेस्कटॉप विरासत सॉफ्टवेयर के दिनों में, व्यवसाय के दस्तावेज़ों को एक भयानक अनुभव से कम करने का कोई संभव तरीका नहीं था। लेकिन अब, सुरुचिपूर्ण क्लाउड ऐप्स के लिए धन्यवाद, हमें ऐसी प्रणालियां मिली हैं जो आंखों पर आसान हैं और लोगों को वास्तव में उपयोग करने के लिए डिज़ाइन की गई हैं.

यहां व्यवसाय के प्रलेखन को सिरदर्द से कम करने के लिए पांच उपकरण दिए गए हैं – और यदि संभव हो तो – मज़ेदार.

1. ड्रॉपबॉक्स पेपर

ड्रॉपबॉक्स पेपर – पहले के हैकपैड के आधार पर – Google डॉक्स के लिए ड्रॉपबॉक्स का उत्तर है। जिसने भी लिखने के लिए माध्यम का इस्तेमाल किया है, वह लेआउट और उसके काम करने के तरीके को पहचान लेगा। हर लाइन का अपना ब्लॉक है, जो या तो एक हो सकता है:

  • छवि
  • ड्रॉपबॉक्स फ़ाइल
  • तालिका
  • बुलेटेड सूची
  • क्रमांकित सूची
  • चेकबॉक्स
  • डिवाइडर
  • कोड ब्लॉक

बहुत सारे विज़ुअल तत्वों या उनके दस्तावेज़ीकरण में विशेष प्रारूपण वाली कंपनियों के लिए, ड्रॉपबॉक्स पेपर उन्हें सम्मिलित करना और प्रारूपित करना आसान बनाता है। यह Google डॉक्स के लिए अधिक कहा जा सकता है, जो मेरी पसंद के लिए Microsoft Word से थोड़ा बहुत करीब है.

एक अन्य पेपर दस्तावेज़ में एक निजी ड्रॉपबॉक्स पेपर लिंक चिपकाना एक ब्लॉक के रूप में लिंक का उपयोग करता है, शीर्षक को भरना और आपको आंतरिक विकी जैसे विभिन्न दस्तावेजों के बीच जल्दी से कूदने देता है।.

ड्रॉपबॉक्स पेपर, डॉक्यूमेंटिंग ओवर डॉक्यूमेंट डेवलपमेंट के लिए एक बढ़िया है

हालांकि, दस्तावेज़ों को वास्तव में प्रबंधित करने और व्यवस्थित करने के लिए बेहतर समाधान हैं, ड्रॉपबॉक्स पेपर की टिप्पणी और संशोधन की विशेषताएं, टीम के साथ दस्तावेज़ों को व्हिप करना और त्वरित संशोधन और विचार मंथन के लिए बहुत अच्छा बनाती हैं:


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व्यावसायिक दस्तावेज़ों को प्रबंधित करने के लिए अधिक व्यापक और संरचित तरीके के लिए, बहुत अधिक विकल्प हैं.

ड्रॉपबॉक्स पेपर प्रो टिप्स:

  • ड्रॉपबॉक्स खाते से फ़ाइलों को सीधे एम्बेड करने के लिए दस्तावेज़ को संपादित करते समय ड्रॉपबॉक्स आइकन का उपयोग करें
  • कंपनी विकी बनाने के लिए आंतरिक ड्रॉपबॉक्स पेपर दस्तावेजों को सीधे लिंक करें

2. मल्टीक्लाउड

यदि आप अलग-अलग टीमों और विभागों के साथ सहयोग करते हैं, जो अलग-अलग दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग करते हैं, तो आप मल्टीक्लाउड के साथ बहुत सारे स्विच-अराउंड को सहेजेंगे.

यह विभिन्न क्लाउड सेवाओं की एक विस्तृत श्रृंखला को जोड़ती है – जैसे ड्रॉपबॉक्स, गूगल ड्राइव और एवरनोट – सभी एक ऐप में। नि: शुल्क योजना पर भी, उपयोगकर्ताओं को एक ही स्थान पर अपनी सभी सेवाओं को रटना और एप्लिकेशन को छोड़ने के बिना उनके बीच स्वतंत्र रूप से फ़ाइलों को स्थानांतरित करने के लिए स्वागत है.


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मल्टीक्लाउड के साथ “समस्या” यह है कि यह प्रलेखन के आयोजन के लिए अधिक डिज़ाइन किया गया है और उन्हें देखने के लिए कम है.

जबकि कुछ फाइलें पूरी तरह से खुलती हैं (उदाहरण के लिए चित्र और पाठ फाइलें), अन्य दिखाने में विफल होते हैं। यह स्पष्ट है कि मल्टीक्लाउड एवरनोट के साथ पूरी तरह से एकीकृत नहीं है, क्योंकि पूर्वावलोकन फलक में नोट खोलने की कोशिश करते समय आपको एक त्रुटि मिलती है.

मल्टीक्लाउड विभिन्न सेवाओं से फाइलों को देखने और व्यवस्थित करने के लिए है

मल्टीक्लाउड फ़ाइलों को डाउनलोड करने, देखने और व्यवस्थित करने के लिए एक गुणवत्ता समाधान है। यह कुछ कम ज्ञात सेवाओं के साथ जुड़ता है, जैसे अल्फ्रेस्को, कॉपी और mediafire. यदि आपके पास उन सेवाओं में फ़ाइलें हैं, तो आप उन्हें आसानी से स्थानांतरित कर सकते हैं.

मल्टीक्लाउड प्रो टिप्स:

  • यदि आप ड्रॉपबॉक्स या Google ड्राइव पर स्विच करने के बारे में सोच रहे हैं, तो एक नई क्लाउड सेवा पर जाने के लिए मल्टीक्लाउड का उपयोग करें
  • अपनी नोटबुक को डी-क्लटर करने के लिए, अपने क्लाउड सर्वर फ़ाइल में एवरनोट स्क्रीनशॉट कॉपी करें

… लेकिन वहाँ एक और अधिक सुंदर अनुप्रयोग है, कि इसी तरह की कार्यक्षमता है – अर्थात्, odrive.

3. बाधा डालना

जबकि ओड्रावे में मल्टीक्लाउड (मल्टी-क्लाउड सेवाओं के लिए घर का आधार) के रूप में एक ही ऑनलाइन कार्यक्षमता है, इसमें डेस्कटॉप ऐप होने का भी फायदा है.

अब, स्थानीय ड्रॉपबॉक्स और Google ड्राइव फ़ोल्डरों के बीच स्विच करने के बजाय – या चिंता करना जो उन्हें बचाने के लिए सबसे अच्छी जगह होगी – आप सामान को एक साझा odrive स्थान में डंप कर सकते हैं और इसे आसानी से व्यवस्थित कर सकते हैं, अपने कंप्यूटर पर odrive फ़ोल्डर के अंदर.

उल्लेख करने के लिए, उपयोगकर्ता का अनुभव मल्टीक्लाउड की तुलना में बहुत दूर है.


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odrive एक डेस्कटॉप पर संयुक्त क्लाउड स्टोरेज के लिए है

जटिल व्यावसायिक दस्तावेज़ संरचनाओं के प्रबंधन के लिए, odrive को एक ही जगह पर सब कुछ देखना आसान बनाता है। आप अपने ड्रॉपबॉक्स, Google ड्राइव को लिंक कर सकते हैं, एक अभियान, जीमेल और यहां तक ​​कि स्लैक खाते भी हैं, इसलिए फाइलें स्वाभाविक रूप से प्रवाहित होती हैं, जहां आप (या किसी और) को डालने से कोई फर्क नहीं पड़ता है (स्लैक पीस के लिए हमारे सबसे अच्छे क्लाउड स्टोरेज की जांच करें).

प्रो सुझाव दें:

  • एक साझा स्थान में बिखरे हुए जीमेल और स्लैक अटैचमेंट को व्यवस्थित करें
  • बैंडविड्थ और डिस्क स्थान को बचाने के लिए अपलोड सीमा और गति को सीमित करें

4. प्रक्रिया स्ट्रीट

प्रोसेस स्ट्रीट कर्मचारी ऑनबोर्डिंग और नेटवर्क सुरक्षा प्रबंधन जैसे मुश्किल कार्यों के लिए व्यावसायिक प्रक्रिया दस्तावेज़ बनाने और प्रबंधित करने में मदद करता है.

यदि आपको नए कर्मचारी मिल रहे हैं, तो स्लैक के निर्देशों को तोड़-मरोड़ कर पेश करें और सबसे अच्छे विचार की उम्मीद न करें, इसके बजाय, एक ऐसी प्रक्रिया बनाएं, जो सब कुछ त्रुटिपूर्ण रूप से समझाए।.

जबकि प्रोसेस स्ट्रीट ड्रापबॉक्स फ़ाइलों या Google दस्तावेज़ों का प्रबंधन नहीं करता है, आप सभी प्रक्रियाओं (और उनकी चेकलिस्ट ऑडिट ट्रेल्स के साथ पूरी तरह से चला सकते हैं) को एक ही स्थान पर रख सकते हैं और गैर-कार्रवाई योग्य दस्तावेज़ जैसे FAQ और दिशानिर्देशों के साथ नहीं मिला सकते हैं.


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जैसा कि आप देख सकते हैं, आप फ़ोल्डर में प्रक्रिया दस्तावेजों को व्यवस्थित कर सकते हैं और प्रत्येक उदाहरण के लिए चेकलिस्ट चला सकते हैं (इस मामले में, यह प्रति कर्मचारी का एक चेकबुक है).

प्रोसेस स्ट्रीट ऑर्गनाइजेशन प्रोसेस डॉक्यूमेंट्स और असाइनमेंट टीम चेकलिस्ट्स के लिए है

यदि आप फॉर्मस्टैक या टाइपफॉर्म जैसे फॉर्म प्रदाता का उपयोग करते हैं, तो दस्तावेजों को संसाधित करने के लिए वह सभी डेटा भेजना संभव है.

उदाहरण के लिए, जब ग्राहक ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया चला रहा होता है, तो क्लाइंट को अपने डेटा को एक फॉर्म में इनपुट करना पड़ सकता है (या इसे स्वयं करें)। जब टाइपफ़ॉर्म में एक नई प्रविष्टि जोड़ी जाती है, तो आप स्वचालित रूप से उस क्लाइंट के लिए एक चेकलिस्ट चला सकते हैं और इसे फॉर्म डेटा के साथ पॉप्युलेट कर सकते हैं.

यह जैपियर की भयानक शक्ति के साथ किया जा सकता है, जिसके बारे में मैं आगे बात करूंगा.

प्रक्रिया स्ट्रीट प्रो युक्तियाँ:

  • प्रोसेस स्ट्रीट के साथ आप प्रक्रिया के दस्तावेजों को प्रत्येक निष्पादन योग्य प्रक्रिया के लिए इंटरैक्टिव चेकलिस्ट में बदल सकते हैं
  • जैपियर के साथ साइन अप करें कि आप जिस काम से नफरत करते हैं, उसे स्वचालित करना शुरू करें और इसे अनुक्रम में कार्यों को निष्पादित करने के लिए प्रोसेस स्ट्रीट से लिंक करें

5. जैपियर

जैपियर एक साथ ऐप कनेक्ट करने का एक प्लेटफ़ॉर्म है जिससे आप वेब पर डेटा ट्रांसफर करने में कम समय लगा सकते हैं। जैपियर के साथ, आप इसके बजाय इसे स्वचालित करते हैं.

दो ऐप कनेक्ट करने के लिए, बस एक नियम बनाएं जब ऐप एक-दूसरे से बात करें.

उदाहरण के लिए:

  • एक विशेष ड्रॉपबॉक्स फ़ोल्डर में नई Google डिस्क फ़ाइलों की प्रतिलिपि बनाएँ
  • बॉक्स में नए एवरनोट संलग्नक सहेजें
  • OneDrive में नए Google डॉक्स सहेजें

ऐसे कई तरीके हैं जिनसे ज़पियर को नियंत्रण में दस्तावेज़ प्रबंधन प्राप्त करने में मदद मिल सकती है। उसी तरह से क्लाउड स्टोरेज प्रोवाइडर्स के बीच फाइल को ओड्रावे या मल्टीक्लाउड के बीच ले जाना आसान होता है, जैपियर उस कार्य को स्वचालित कर सकता है, इसलिए आपको कभी भी इसकी चिंता नहीं करनी चाहिए.

जैपियर लगभग हर ऐप इंटीग्रेट और सिंक करता है

उदाहरण के लिए मान लें कि आप ड्रॉपबॉक्स का उपयोग करना पसंद करते हैं, जबकि आपके सहयोगी Google ड्राइव का उपयोग करने पर जोर देते हैं। बस एक झपकी बनाएं जो आपके साथ साझा की गई सभी चीज़ों को एक विशिष्ट ड्रॉपबॉक्स फ़ोल्डर में सिंक करता है, जो सिंक पूरा होने पर आपको सुस्त पर सूचित करता है।.

वू! कोई प्रयास नहीं!


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एक साथ लिंक करने वाले ऐप्स की भारी मात्रा के लिए ज़ीफ़र के एकीकरण की सूची देखें! कभी-कभी मैं शांत नए टूल को खोजने के लिए निर्देशिका का उपयोग करता हूं.

Zapier प्रो टिप्स:

  • सेटअप चेन-रिएक्शन इंटीग्रेशन (जैसे: ड्रॉपबॉक्स में फाइल अपलोड करें -> इसे OneDrive पर कॉपी करें -> एक ईमेल भेजो -> जैपियर के नए मल्टी-स्टेप जैप फीचर का उपयोग करके स्लैक में सूचित करें)
  • अपने सर्वर में हर जगह से जैप कॉपी करने वाली फ़ाइलों को सेट करके, odesk या मल्टीक्लाउड का उपयोग किए बिना हर जगह से सभी फाइलों की एक मास्टर निर्देशिका रखें।

क्लाउड ऐप पर अधिक लेखों के लिए, भयानक समीक्षाओं और तुलनाओं सहित, क्लाउडवर्ड्स ब्लॉग के बाकी हिस्सों की जांच करें.

यह बेंजामिन ब्रान्डल का अतिथि योगदान था। बेंजामिन प्रोसेस स्ट्रीट के लेखक हैं। उसे यहाँ ट्विटर पर खोजें.

Kim Martin Administrator
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