כיצד לשתף קבצים ב- Dropbox – מדריך למתחילים האולטימטיבי

אם אתה חדש ב- Dropbox, או בכל עניין האחסון בענן באופן כללי, זה יכול להיות מבלבל להבין כיצד לשתף קבצים.


מכיוון שאחת הסיבות העיקריות ללכת לאחסון ענן היא היכולת לשתף קבצים בקלות במערכות וברשתות, אנו כאן ב- Cloudwards שיערנו שזה יהיה רעיון טוב להרכיב מדריך מהיר ביחד – כיצד להפיק את המרב מהאפשרות שלך חשבון Dropbox.

אם אתה מעוניין בסקירה מעמיקה וממצה, אנא עבור לכאן: סקירת Dropbox. היסודות הם פשוטים מאוד וקלים, אך אינך יודע על כמה מהתכונות המתקדמות יותר ש- Dropbox מציע כשמדובר בשיתוף קבצים..

לאחר שתקראו את המאמר הזה, תהיו חידון אמיתי בשיתוף קבצים ואם לא תזהרו – אולי אפילו הפכתם להיות הבחור של המשרד.

תוכן עניינים

  • שיתוף קבצים – כיצד לבצע
  • הרשאות – הגדר אותן כראוי
  • תגובה ועריכה של טקסט
  • בקשות קבצים – העלאת קבצים דרך קישור
  • צוותי Dropbox – האם אתה זקוק לגרסה העסקית?
  • תצוגה מקדימה של Dropbox
  • נייר Dropbox החדש

מה אתה צריך

  • חשבון Dropbox, אם אתה עדיין מחליט איזה שירות עובד הכי טוב, התחל כאן חשבון ניסיון
  • קבצים ותיקיות מסוימים שאפשר להתעסק איתם, ומכיוון שנשתף, ייתכן שתרצה להבטיח שאין בהם מידע רגיש.
  • בספר כתובות, אתה צריך לשתף קבצים עם מישהו אחרי הכל
  • בדוק תחילה עם האדם שאתה משתמש בו כאל שפן ניסיונות, מכיוון שסביר להניח שהם יקבלו מפולת של מיילים.

שיתוף קבצים

לאחר כניסה לחשבון Dropbox שלך, תהיה רשימה של קבצים ותיקיות במרכז המסך וסרגל ניווט משמאל; זה לוח המחוונים ותוכלו לעשות כאן כמעט כל דבר ב- Dropbox.

מתוך לוח המחוונים, בחר קובץ או תיקיה שברצונך לשתף.

חשוב לזכור כאן שכל הקבצים (והתיקיות) בתיקיה משותפים אוטומטית, לכן כדאי לבדוק שוב שאין שום דבר רגיש שמסתתר בין מסמכי עבודה ותמונות מסיבה..

לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ותופיע תפריט קונטקסטואלי קטן, בחר באפשרות העליונה המסומנת כ”שתף “.

תראה, אתה כבר מצליח.

השלב הבא הוא לבחור עם מי אתה משתף את הקובץ / התיקיה; אתה יכול להזין ידנית את כתובת הדוא”ל שלהם (Dropbox תזכור אותה בפעם הבאה) או לייבא רשימות אנשי קשר מ- Gmail, Yahoo Mail ופייסבוק.

וזה באמת כל מה שיש: האדם המשותף מקבל אימייל שמודיע לו ששיתפת קובץ או תיקיה, ואם יש להם Dropbox, הוא יכול פשוט להתחבר והקובץ החדש יופיע על לוח המחוונים שלו..

אם לאדם ששיתפת איתו אין Dropbox, הוא עדיין יכול להוריד קבצים ולקבל גישה אליהם, אך הוא לא יוכל להחזיר אותם בקלות.

אם אתה זקוק ל”פוסט חוזר “, כביכול, עדיף שהם יפתחו חשבון לעצמם, זה בחינם וניתן לבטלו בכל עת אם הם יחליטו שזה כבר לא נחוץ לאחר הפרויקט המשותף שלכם..

הרשאות

לפני שנמשיך הלאה, ברצוני להפנות את תשומת לבך לסרגל הנפתח הקטן שליד השדה, בו מוזנת כתובת הדוא”ל של הנמען. כאן מוגדרות הרשאות, ומאפשרות לך להחליט אם נמענים יכולים להציג ולהגיב רק על קבצים, או גם להוריד ולערוך אותם..

ניתן להגדיר הרשאות אלה עבור כל אדם או קבוצה שלמה.

ברירת המחדל היא “עריכה” וניסיוני, סביר להניח שהיא תישאר כזו שכן היא מאפשרת זרימת עבודה טובה יותר.

עם זאת, במקרים מסוימים, ייתכן שתרצה שאנשים יסתכלו רק על קובץ / תיקיה מבלי לתת להם את היכולת להוריד או לערוך אותה ואז הפונקציה ‘תצוגה’ קיימת למטרה כזו..

שוב, ייתכן שלא תשתמש בזה לעתים קרובות, אך זה נוח לך.

חברה מעצבת גרפית שלי משתמשת בפונקציה זו בכדי לתת תצוגה מקדימה של עבודותיה ללקוחות, תוך שהיא מוודאת שהם לא יכולים לגנוב אותה או לבצע עריכות ישירות, בעיה אמיתית בשורת עבודתה..

ניתן לשנות את ההרשאות בכל עת על ידי לחיצה ימנית על קובץ או תיקיה, בחירה ב”שיתוף “ואז מחיקת אדם מהרשימה לגמרי או סתם שינוי” תצוגה “ל”עריכה” או להפך – מהתפריט הנפתח..

תגובה ועריכה

כשאתה משתף פעולה עם אחרים, זה מאוד שימושי אם כל המשתמשים יכולים לראות מה אחרים שינו או ערכו ומדוע.

במקרה זה העליתי קובץ טקסט על ידי גרירתו ממערכת הקבצים שלי ל- Dropbox. כשהייתי שם (בערך העלאה של שלוש שניות), פתחתי אותו בלחיצה באמצעות לחצן העכבר השמאלי.

תראה שלצד תיבת התגובות מימין, יש מעט מאוד פונקציות אחרות; Dropbox עצמה אינה מאפשרת לערוך או לבצע שינויים, המשתמשים יצטרכו להוריד את הקובץ כדי לבצע כל שינוי.

אם אין צורך בשינויים, פשוט הוסף מספר הערות ושלח את הקובץ בחזרה.

הערה היא עניין של הדגשת טקסט וכפתור קטן יופיע לצידו או למטה.

לאחר מכן תוכל להקליד את מה שצריך לומר או לשנות.

וההערה החדשה שיצאה לאחרונה תופיע בסרגל הצד לכולם.

כתכונה נוספת, אם אתה מרגיש שהערה היא בעלת חשיבות חיונית, פשוט הניח את @ [email email] מול התגובה, ואדם זה יקבל הודעה שלמישהו יש מה לומר על העבודה שלו..

אם הזמן הוא המהות, אני מציע להשתמש בו במשורה, כיוון שנשלח דוא”ל בכל פעם שתהליך זה מתבצע.

לפני שנמשיך הלאה, אני צריך להזכיר שאין דרך כרגע, להראות הערות רק לאנשים ספציפיים. כל מי שיש לו גישה יכול לראות את מה שיש לכל האחרים לומר.

נקודה טובה שכדאי לזכור לפני שביקרתם פרויקט של עמית לעבודה.

סקירה כללית

כל הפונקציות שלעיל הן שימושיות במיוחד כשמשתפים פעולה בצוות, אך אם יש הרבה אנשים בצוות ההוא או אם אתה עובד עם יותר ממערכת אנשים אחת, לפעמים בלבול יכול להופיע.

Dropbox מציעה שתי פונקציות בסרגל הצד השמאלי, “שיתוף” ו”קישורים “, בהן תוכלו לראות רשימה של הקבצים שהגדרתם הרשאת עריכה וצפייה עבור, בהתאמה.

שניהם נותנים סקירה קטנה ומעולה על איזה קובץ מועבר לאן, והם שימושיים מאוד לאנשים שמלהטטים ביותר ממשימה אחת.

בקשות

אם כבר מדברים על שימושי, יש ל- Dropbox תכונה (עד כמה שידוע לי) היא ייחודית. אתה יכול לשלוח למישהו דוא”ל המבקש קבצים, ואז הוא עוקב אחר קישור ויכול להעביר נתונים היישר לתיקיה שציינת.

הם אפילו לא צריכים חשבון כדי לעשות זאת. אני אוהב את הפיצ’ר הזה, מכיוון שהוא מסיר הרבה תנועת אימיילים מיותרת ומזרז את כל תהליך שיתוף הפעולה.

כדי לגשת לפונקציה זו, פשוט הסתכלו בסרגל הצד ולחצו על האפשרות עד הסוף בתחתית.

תופיע תיבת דו-שיח קטנה נוספת, בה תוכלו להזין כתובת דוא”ל וגם לצרף הודעה קצרה. כמו בכל דבר אחר Dropbox – המערכת אינטואיטיבית וקלה לניווט.

צוותים

המהירות נכנסת גם לשחק עם פונקציית ה”צוות “שמציע Dropbox.

זו בעצם תיקיה רגילה שהבעלים יכול להקצות להם אנשים ספציפיים. ואז, כשצריך לשתף דברים, פשוט בחר את תיקיית הצוות במקום לעבור את התהליך של הוספת אנשים ידנית בכל פעם.

זוהי פונקציה קטנה ומועילה שמייעלת את תהליך השיתוף, לגשת אליו, עבור לאפשרות “צוות” בסרגל הצד שמאלה, לחץ עליו ולוח המחוונים הנפרד עבור הצוות שאתה עומד ליצור יופיע.

חוץ מזה זה עובד בדיוק כמו לוח המחוונים הרגיל ועוזר לשמור על עבודה ושאר חייהם בנפרד זה מזה.

תמונות

ל- Dropbox יש גם תיקיה מיוחדת לתמונות כשאתם צריכים להתרחק מהעבודה לזמן מה. האפשרות “תמונות” של סרגל הצד עובדת כמעט כמו כל דבר אחר ב- Dropbox, אלא שהיא מוגדרת אוטומטית להצגה כגלריה.

אני מאוד אוהב את זה, מכיוון שכמו כמו עם תיקיית הצוות, זה הופך את מציאת הדברים לקלה מאוד מכיוון שהכל מסווג בצורה יפה מההתחלה. כבונוס נוסף, תמונות בדרך כלל עוסקות בכיף מאשר בעבודה, אז הנה.

עיתון

אחרון חביב הוא נייר Dropbox.

נכון לעכשיו זה עדיין בבטא, אבל נייר מציע כמה אפשרויות די נחמדות לשיתוף פעולה בו זמנית עם עיבוד טקסט ושקופיות מוגבלות. השימוש בו פשוט, פשוט לחץ על הכפתור הרלוונטי בסרגל השמאלי ותוכל להגדיר הרשאות ולשתף באותה צורה בדיוק כמו קבצים רגילים.

בהשוואה לשאר חבילת Dropbox, נייר הוא ייחודי, מכיוון שתוכל לעבד טקסט ותמונות ישירות לקובץ מבלי שתצטרך להוריד אותו; אם כי חסר לה את נשימת הפונקציונליות שתתקיים לתוכנית המוקדשת למשימות אלה.

ובכל זאת, זה די שימושי אם משהו שרק צריך להיכשל במהירות.

לסיכום…

זהו זה בסיור המודרך, כפי שאתה יכול לראות את Dropbox הוא לא רק קל לשימוש, אלא יש לו גם מגוון אפשרויות מעניינות שהופכות את העבודה מרחוק להרבה יותר קלה מבעבר. אנא יידע אותנו אם יש לך שאלות בתגובות להלן.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map