5 כלים שהופכים את ניהול התיעוד פחות נורא


© Cloudwards.net


אין הרבה ביטויים של שלוש מילים שיכולים להרדים אותך הרבה יותר מהר מ”ניהול מסמכים עסקיים “, אבל זה לא חייב להיות ככה.

בימים של תוכנת מחשבים שולחניים לא הייתה שום דרך לגרום לניהול מסמכים עסקיים להיות פחות מחוויה נוראה. אבל עכשיו, בזכות אפליקציות ענן אלגנטיות, יש לנו מערכות קלות לעיניים ומיועדות לאנשים להשתמש בפועל.

להלן חמישה כלים להפחתת תיעוד עסקי מכאב ראש – ואם בכלל אפשרי – מהנה.

1. נייר Dropbox

נייר Dropbox – מבוסס על ה- hackpad הקודם – הוא התשובה של Dropbox ל- Google Docs. כל מי ששימש את המדיום לכתיבה יזהה את הפריסה ואת אופן פעולתו. כל שורה היא חסימה משלה, שיכולה להיות:

  • תמונה
  • קובץ Dropbox
  • שולחן
  • רשימת תבליטים
  • רשימה ממוספרת
  • תיבת סימון
  • מחיצה
  • חסימת קוד

עבור חברות עם הרבה אלמנטים חזותיים או עיצוב מיוחד בתיעוד שלהן, Dropbox Paper מקל על הכנסתן ועיצובן. זה יותר ממה שאפשר לומר לגבי Google Docs, שהיא קצת יותר מדי קרובה ל- Microsoft Word לטעמי.

הדבקת קישור Dropbox נייר פרטי למסמך נייר אחר משתמש בקישור כחסימה, תוך מילוי אוטומטי של הכותרת ומאפשר לך לקפוץ במהירות בין מסמכים שונים, כמו wiki פנימי.

נייר Dropbox הוא נהדר לשיתוף פעולה עם פיתוח מסמכים

למרות שישנם פתרונות טובים יותר לניהול וארגון מסמכים בפועל, תכונות התגובות וההתקנות של Dropbox Paper הופכות את זה נהדר לריצוף מסמכים עם צוות, ביצוע שינויים מהירים וסיעור מוחות, כמו זה:


© Cloudwards.net

לדרך מקיפה ומובנית יותר לניהול מסמכים עסקיים, ישנן הרבה יותר אפשרויות.

טיפים ל- Dropbox Paper Pro:

  • השתמש בסמל Dropbox בעת עריכת מסמך כדי להטמיע ישירות קבצים מחשבון Dropbox
  • קשר ישירות מסמכי Dropbox נייר פנימיים ליצירת ויקי חברה

2. MultCloud

אם אתה משתף פעולה עם צוותים ומחלקות נפרדות המשתמשים במערכות ניהול מסמכים שונות, אתה תחסוך הרבה מיתוג עם MultCloud.

זה משלב מגוון רחב של שירותי ענן שונים – כמו Dropbox, גוגל דרייב ו- Evernote – הכל באפליקציה אחת. אפילו בתכנית החינמית, המשתמשים מוזמנים לדחוס את כל השירותים שלהם במקום אחד ולהעביר קבצים בחופשיות ביניהם מבלי לצאת מהאפליקציה..


© Cloudwards.net

“הבעיה” עם MultCloud היא שהיא מיועדת יותר לארגון תיעוד ופחות לצפייה בהם.

בעוד שקבצים מסוימים נפתחים בצורה מושלמת (תמונות וקבצי טקסט למשל), אחרים אינם מצליחים להציג. ברור ש- Multcloud אינו משולב במלואו עם Evernote, מכיוון שאתה מקבל שגיאה כשמנסים לפתוח פתקים בחלונית התצוגה המקדימה..

Multcloud מיועד לצפייה וארגון קבצים משירותים שונים

Multcloud הוא פיתרון איכותי להורדה, צפייה וארגון קבצים. זה מתחבר לכמה שירותים פחות ידועים, כגון Alfresco, Copy ו- מדורה. אם יש לך קבצים בשירותים אלה, אתה יכול להעביר אותם בקלות.

טיפים ל- Multcloud Pro:

  • השתמש ב- Multcloud כדי לעבור לשירות ענן חדש אם אתה חושב לעבור ל- Dropbox או ל- Google Drive
  • העתק צילומי מסך של Evernote לקובץ שרת ענן משלהם, כדי לטשטש את המחברות שלך

… אבל יש אפליקציה אלגנטית יותר בחוץ, שיש לה פונקציונליות דומה – כלומר, odrive.

3. odrive

בעוד של- odrive פונקציונליות מקוונת זהה ל- Multcloud (בהיותה הבסיס הביתי לשירותי מולטי-ענן), יש לה את היתרון בכך שהיא גם אפליקציית שולחן עבודה..

עכשיו, במקום לעבור בין תיקיות Dropbox מקומיות ו- Google Drive – או לדאוג שיהיה המקום הטוב ביותר להציל אותם – אתה יכול לזרוק דברים למרחב odrive משותף ולארגן אותם בקלות, בתוך תיקיית odrive במחשב שלך..

שלא לדבר על כך, חווית המשתמש היא הרבה יותר נחמדה מזו של Multcloud.


© Cloudwards.net

odrive מיועד לאחסון ענן משולב בשולחן העבודה

לניהול מבני מסמכים עסקיים מורכבים, odrive מקל על הכל לראות מקום אחד. אתה יכול לקשר את ה- Dropbox שלך, Google Drive, OneDrive, חשבונות Gmail ואפילו Slack, כך שקבצים זורמים באופן טבעי לא משנה היכן אתה (או מישהו אחר) בסופו של דבר מכניסים אותם (בדוק גם באחסון הענן הטוב ביותר שלנו לגבי חתיכת Slack).

טיפים של odrive Pro:

  • ארגן קבצים מצורפים של Gmail ו- Slack במרחב משותף אחד
  • הגבל את מגבלת העלאה ומהירות כדי לחסוך ברוחב הפס ובשטח הדיסק

4. Process Street

Process Street מסייע ביצירה וניהול של מסמכי תהליכים עסקיים עבור משימות מסובכות כמו שילוב עובדים וניהול אבטחת רשת.

אם אתה מקבל עובדים חדשים לסטנדרט, מקשקש הוראות על Slack ומקווה לטוב הוא לא רעיון נהדר, במקום זאת, צור תהליך שמסביר הכל ללא רבב.

בעוד שתהליך סטריט לא ינהל קובצי Dropbox או מסמכי Google, אתה יכול לשמור על תהליכים (ורשימת הבדיקה שלהם מלאה עם מסלולי ביקורת) במקום אחד ולא להתערבב במסמכים הלא פעילים כמו שאלות נפוצות והנחיות.


© Cloudwards.net

כפי שאתה יכול לראות, אתה יכול לארגן מסמכי תהליכים בתיקיות ולהפעיל רשימות ביקורת עבור כל מופע (במקרה זה מדובר ברשימת בדיקות אחת לעובד).

Process Street מיועד לארגון מסמכי תהליכים והקצאת רשימות בדיקת צוות

אם אתה משתמש בספק טפסים כמו Formstack או Typeform, אפשר לשלוח את כל הנתונים האלה גם לעיבוד מסמכים.

לדוגמה, בעת הפעלת תהליך שילוח לקוח, הלקוח עשוי להזדקק להזין את הנתונים שלו לטופס (או לעשות זאת בעצמך). כשמוסיפים רשומה חדשה בטפסים, אתה יכול להריץ אוטומטית רשימת בדיקה עבור אותו לקוח ולאכלס אותו בנתוני הטפסים..

ניתן לעשות זאת בכוחו המדהים של זאפייר, עליו אדבר בהמשך.

עבד טיפים ל- Street Pro:

  • באמצעות Process Street תוכלו להפוך מסמכי תהליכים לרשימות ביקורת אינטראקטיביות עבור כל תהליך הפעלה
  • הירשם באמצעות זאפייר כדי להתחיל להפוך את העבודה שאתה שונא לאוטומטי ולקשר אותה לרחוב Process כדי לבצע משימות ברצף

5. זאפייר

Zapier היא פלטפורמה לחיבור אפליקציות יחד, כך שתוכלו להקדיש פחות זמן להעברת נתונים באינטרנט. עם זאפייר, אתה פשוט ממכן אותו במקום זאת.

כדי לחבר בין שתי אפליקציות, פשוט צור כלל למצב שבו אפליקציות מדברות זו עם זו.

לדוגמה:

  • העתק קבצי Google Drive חדשים לתיקיה ספציפית של Dropbox
  • שמור קבצים מצורפים חדשים ל- Evernote
  • שמור מסמכים חדשים של Google ב- OneDrive

ישנן המון דרכים בהן זאפייר יכול לעזור לך לשלוט בניהול מסמכים. באותו אופן קל יותר להעביר קבצים בין ספקי אחסון בענן עם odrive או Multcloud, זאפייר יכול להפוך את המשימה לאוטומטית, כך שלא תצטרכו לדאוג לעולם..

Zapier מאפשר כמעט לכל אפליקציה לשלב ולסנכרן

נניח למשל שאתה מעדיף להשתמש ב- Dropbox בזמן שעמיתיך מתעקשים להשתמש ב- Google Drive. כל שעליך לעשות הוא ליצור zap המסנכרן את כל מה שמשותף איתך, לתיקיה ספציפית של Dropbox, שמודיע לך על Slack בסיום הסנכרון..

וו! בלי מאמץ!


© Cloudwards.net

עיין ברשימת האינטגרציות של זאפייר בכמות מדהימה של אפליקציות המקשרות זו לזו! לפעמים אני משתמש בספריה רק ​​כדי למצוא כלים חדשים ומגניבים.

טיפים ל- Zapier Pro:

  • הגדרת שילוב תגובת שרשרת (כמו: העלה קובץ ל- Dropbox -> העתק אותו ל- OneDrive -> שלח אימייל -> הודע ב- Slack) באמצעות הפיצ’ר החדש ביותר של זאפייר zap רב-שלבי
  • שמור ספריית אב של כל הקבצים מכל מקום מבלי להשתמש ב- odesk או Multcloud, על ידי הגדרת העתקת קבצים של zap מכל מקום לשרת אחד.

למאמרים נוספים באפליקציות בענן, כולל ביקורות והשוואות מדהימות, עיין בשאר הבלוג של Cloudwards.

זו הייתה תרומת אורח של בנימין ברנדל. בנימין הוא סופר ברחוב Process. מצא אותו בטוויטר כאן.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map