Kuinka varmuuskopioida yrityssähköposti vuonna 2020

Jos yhteydenpito aktiivisesti liikekumppaneiden ja asiakkaiden kanssa onnistuu verkossa, on todennäköistä, että ymmärrät virtuaalisen paperireitin tärkeyden. Sähköpostisi sisältävät asiakastietoja, ideoita, ohjeita ja muita liiketoiminnan menestymisen kannalta kriittisiä tietoja.


Tällaisten tietojen katoaminen voi häiritä suhteitasi, maksaa rahaa ja jopa johtaa oikeudellisiin ongelmiin. Hyvä sähköpostin varmuuskopiointistrategia on paras tapa varmistaa, ettet koskaan pääse tällaiseen tilanteeseen.

Yrityksen sähköpostien varmuuskopiointi – Cloud Walk -ratkaisujen videotiedot

Tässä oppaassa käydään läpi perustoiminnot varmuuskopioida sähköpostitietotiedostosi pilvessä. Käytämme kolmea parhaasta online-varmuuskopiointiratkaisusta sähköpostissa prosessin selittämiseen: Carbonite, Backblaze ja CrashPlan.

Lisätietoja jokaisesta, muista ja tutustu arvosteluihin jokaisesta palvelusta:

  • Carbonite-arvostelu
  • Backblaze-arvostelu
  • CrashPlan-arvostelu

Vaihe yksi: Etsi sähköpostitietotiedostosi

Sähköpostin varmuuskopiointi pilveen edellyttää, että käytät työpöytäohjelmaa sähköpostien käyttämiseen. Koska suurin osa ihmisistä tuntee sen, käytämme Microsoft Outlookia esimerkkinä. Nämä tässä artikkelissa kuvatut vaiheet toimivat kuitenkin samalla tavalla muiden suosittujen palveluiden, kuten Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Incredimail ja Mac Mail, kanssa.. 

Sähköpostiohjelmat, kuten Outlook 2016, tallentavat kaikki sähköpostisi yhteen tiedostoon. Windows Outlook -käyttäjille tämä on henkilökohtaisen tallennustaulukon (PST) tiedosto. Mac Outlook -käyttäjille se on Outlook for Mac (OLM)-tiedosto. Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä varmuuskopioidaksesi Outlook-sähköpostisi pilveen, on selvittää tarkalleen missä tiedosto on.

Jos käytät Windowsia, sijainti riippuu Windowsin ja Outlookin versiosta. Yleisiä sijainteja ovat:

  • C: \ Users \\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Users \\ Roaming \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Käyttäjät \\ Asiakirjat \ Outlook-tiedostot
  • C: \ Käyttäjät \\ Omat tiedostot \ Outlook-tiedostot
  • C: \ Asiakirjat ja asetukset \\ Paikalliset asetukset \ Sovellustiedot \ Microsoft \ Outlook

Outlookin Mac-käyttäjille se on yleensä asiakirjakansiossa:

  • / Käyttäjät // Asiakirjat / Microsoftin käyttäjätiedot / Office 2011 -identiteetit / Pääidentiteetti

Jos sinulla on vaikeuksia sähköpostitietotiedostosi löytämisessä, voit helposti löytää sen sijainnin Outlook-sovelluksen sisällä.

Napsauta Outlook 2016: ssa ensin työkalupalkin ”tiedosto”.

Seuraavaksi valitse tiliasetukset.

Tilin asetusikkuna avautuu. Napsauta “datatiedostot” -välilehteä. Tässä luetellaan sähköpostitiedostosi sijainti.

Vaihe toinen: Merkitse sähköpostitietotiedostosi online-varmuuskopiointia varten

Nyt kun tiedät sijainnin, sinun on varmistettava, että online-varmuuskopiopalvelu merkitsee tietotiedostosi varmuuskopiointia varten. Jotkut palvelut helpottavat tätä kuin toiset.

Crashplanin avulla sinun on ensin avattava työpöytäohjelma. Varmista, että olet varmuuskopiointi-välilehdessä ja napsauta ”muuta” -painiketta ”tiedostot” -kohdassa.

Siirry sähköpostitiedostosi sijaintiin ja varmista, että sen vieressä oleva valintanappi on valittu. Edelleen, tämä tiedosto varmuuskopioi CrashPlan.

Karboniitti tekee prosessista entistäkin helpomman, koska se ei edellytä, että käyttäjät merkitsevät tiedostoja varmuuskopiointiin sen asiakkaan sisällä (se ei ole edes mahdollista). Sen sijaan navigoi vain sähköpostitiedostosi sijaintiin tiedostomuotoilijan avulla.

Napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella, vie hiiri hiiren osoittimeen “Carbonite” ja valitse “varmuuskopioi tämä”.

Siinä kaikki on siinä. Itse asiassa Carbonite yksinkertaistaa prosessia vielä enemmän, jos valitset automaattisen varmuuskopion asennuksen yhteydessä sovelluksen tietokoneellesi. Carbonite etsii ja merkitsee yleiset tiedostotyypit varmuuskopiointia varten, mukaan lukien sähköpostitiedostot. Tällä tavalla sinun ei tarvitse käydä metsästämässä niitä.

Carboniten kanssa automaattinen varmuuskopiointi toimii kuitenkin vain, jos tiedostot ovat alle 4 Gt. Jos sinulla on suuri sähköpostitiedosto, sinun on silti merkittävä se manuaalisesti.

Backblaze valitsee automaattisesti varmuuskopioitavat tiedostot myös tiedostotyypin perusteella. Backblazen työpöytäliittymästä sinun on vain varmistettava, että sähköpostitietotiedostosi eivät ole tiedostotyyppien poissulkemisluettelossa..

Voit tarkistaa poissulkemisluettelon napsauttamalla asetuksia.

Siirry sen jälkeen asetusruudun poissulkemisten välilehdelle, kun se avautuu. Tarkista sanojen alla ”näitä tiedostotyyppejä ei varmuuskopioida” varmistaaksesi, että .pst / .olm ei ole siellä.

Oletuksena sen ei pitäisi olla. Backblaze ei kuitenkaan anna sinun valita tai poistaa valintaa yksittäisistä tiedostoista varmuuskopiointia varten tiedostojen tutkijalta.

Vaihe kolme: Ota jatkuva varmuuskopiointi käyttöön

Useimmissa online-varmuuskopiopalveluissa voit joko ajoittaa varmuuskopioita tai antaa niiden suorittaa jatkuvasti. Varmuuskopiointi voi koota järjestelmäresurssit ja ajoitetut varmuuskopiot ovat yksi tapa varmistaa, että järjestelmäsi ei lukitu, kun työskentelet.

Ajoitettujen varmuuskopioiden ongelma on se, että yrityksesi sähköpostiosoitteita ei varmuuskopioida niin usein. Joten jos tietokoneesi kaatuu, menetät kaikki varmuuskopioiden välillä lähetetyt tai vastaanotetut sähköpostit. Tämä tarkoittaa sitä, että yrityskäyttäjät, jotka pitävät tärkeänä viestintätietueitaan, jatkuva varmuuskopiointi on parempi vaihtoehto.

Useimpien online-varmuuskopiointitoimittajien avulla voit kytkeä jatkuvan varmuuskopioinnin päälle työpöytäohjelmassa. Esimerkiksi Carboniten kanssa sinun on avattava vain palvelun työpöytätyökalu.

Napsauta sitten ”asetukset ja säätimet” siirtyäksesi asetusruutuun.

Varmista, että ”varmuuskopioi jatkuvasti” on valittu ja olet valmis. Karboniitti mahdollistaa tämän ominaisuuden oletuksena, joten sen pitäisi olla jo käytössä joka tapauksessa.

Backblaze ja CrashPlan on aivan yhtä helppo määrittää. Napsauta Backblaze-sovelluksessa vain asetuksia ja siirry aikataulu-välilehteen. Valitse ”jatkuvasti” varmuuskopiointi-ikkunasta.

Jos käytät CrashPlania, mene työpöydän käyttöliittymän Asetukset-välilehdelle. Sanojen oikealla puolella olevasta avattavasta valikosta ”varmuuskopio suoritetaan”, valitse ”aina”.

Kun olet saanut jatkuvan varmuuskopion, älä kuitenkaan tee sitä virhettä, että ajattelet, että sähköpostisi varmuuskopioidaan reaaliajassa, kun kirjoitat niitä. Vaikka Backblaze on enimmäkseen suuri varmuuskopiointipalvelu, se ei pysty varmuuskopioimaan PST-tiedostoja Outlookin ollessa avoinna, koska sen tiedostojen siirtoalgoritmit eivät pysty toimimaan lukittujen tiedostojen ympärillä.

Carbonite ja Crashplan eivät jaa tätä rajoitusta. Tämä johtuu siitä, että he molemmat käyttävät VSS-tekniikkaa, joka on Microsoftin tekniikka, joka mahdollistaa tiedostojen varmuuskopioinnin myös niiden käytön aikana.

Toinen Backblaze-rajoitus, joka vaikuttaa sähköpostien varmuuskopiointiin, on, että yli 30 Mt: n tiedostoja varmuuskopioidaan vain 48 tunnin välein riippumatta siitä, onko sinulla jatkuvaa varmuuskopiota vai ei. Koska Outlook PST-tiedostojen on oletuksena kasvatettu 50 Gt: n kokoisiksi, tämä on todennäköisesti ongelma, joka kohtaa, jos lähetät useita sähköpostiviestejä.

CrashPlan kohtelee myös suuria tiedostoja eri tavalla, kun varmuuskopioidaan jatkuvasti, mutta vain keinona priorisoida tiedostoja jonossaan:

  1. Uudemmat, pienemmät tiedostot
  2. Uudemmat, suuremmat tiedostot
  3. Vanhemmat, pienemmät tiedostot
  4. Vanhemmat, suuret tiedostot

Sillä välin karboniitti varmuuskopioi tiedostot kymmenen minuutin kuluessa muutoksen tapahtumisesta eikä kiinnitä huomiota tiedostokokoon. (Huomaa: tiedostojen myöhemmät muutokset varmuuskopioidaan 24 tunnin sisällä).

Varmuuskopionopeuden suhteen kaikki kolme palvelua käsittelevät suuria tiedostoja hyvin lohkotason vaiheittaisen käsittelyn ansiosta. Estettävät lohkotason siirrot tarkoittavat, että kun sähköpostitietotiedostosi muuttuvat, koko tiedostoa ei ladata uudelleen pilvivarmuuskopiotilasi. Sen sijaan vain muutetut tiedoston osat tai lohkot kopioidaan. Tämä säästää aikaa ja vähentää järjestelmäresurssien tietullia.

johtopäätös

Jos sähköpostiviestintä on kriittistä yrityksellesi, kannattaa varmistaa, että kiintolevyn kaatuminen, tiedostojen vioittuminen tai varastettu kannettava tietokone eivät jätä sinua erillään työtovereistasi ja asiakkaistasi. Onneksi oikea verkkovarmuuskopioratkaisu tekee tietojen suojaamisen helpoksi.

Kaikkien kolmen tässä kappaleessa esimerkkeinä käytettyjen online-varmuuskopiointipalvelujen avulla on helppo paikantaa ja merkitä sähköpostitietotiedostot varmuuskopiointiin, ja ne käyttävät tehokasta tiedostojensiirtoarkkitehtuuria sujuvan prosessin varmistamiseksi. Kaikissa kolmessa on myös rajoittamaton säilytystila ja sekä koti- että toimistosuunnitelmat.

Cloudwards.net suosittelee varmasti mitä tahansa heistä, mutta mielestämme Carbonite tarjoaa parhaan monipuolisen palvelun ihmisille, jotka haluavat varmuuskopioida yrityssähköpostin. Kysymyksiä tai kommentteja yrityksesi sähköpostin varmuuskopioinnista? Seuraa meitä alla olevissa kommenteissa. 

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map