Hogyan lehet biztonsági másolatot készíteni az üzleti e-mailről 2020-ban

Ha aktívan kapcsolatba lép az üzleti partnerekkel és az ügyfelekkel online, akkor valószínűleg megérti a virtuális papírút fontosságát. Az e-mailek ügyféladatokat, ötleteket, utasításokat és egyéb információkat tartalmaznak, amelyek az üzleti siker szempontjából kritikusak.

Az ilyen adatok elvesztése megszakíthatja a kapcsolatait, pénzbe kerülhet, és akár jogi bajba is kerülhet. A jó e-mail biztonsági mentési stratégia a legjobb módja annak, hogy soha ne kerüljön ilyen helyzetbe.

Biztonsági mentés az üzleti e-mailekhez – a Cloud Backup Solutions videó áttekintése

Ebben az útmutatóban bemutatjuk az e-mail adatfájlok felhőben történő biztonsági mentésének alapvető lépéseit. Három legjobb online biztonsági mentési megoldást használunk az e-mailekhez a folyamat megmagyarázása érdekében: Carbonite, Backblaze és CrashPlan.

Ha többet szeretne tudni az egyes szolgáltatásokról, győződjön meg róla, és nézze meg az egyes szolgáltatásokról szóló véleményeinket:

  • A karbonit áttekintése
  • Backblaze áttekintés
  • A CrashPlan áttekintése

Első lépés: Keresse meg az e-mail adatfájlt

Az e-mail mentése a felhőhöz ahhoz szükséges, hogy asztali klienst használjon az e-mailek eléréséhez. Mivel a legtöbb ember ismeri ezt, példaként a Microsoft Outlookot fogjuk használni. A cikkben ismertetett lépések azonban hasonlóan működnek más népszerű szolgáltatásokkal, mint például a Windows Live Mail, a Mozilla Thunderbird, Incredimail és a Mac Mail.. 

Az olyan e-mail kliensek, mint az Outlook 2016, az összes e-mailt egyetlen adatfájlban tárolják. A Windows Outlook felhasználók számára ez egy személyes tárolótábla (PST) fájl lesz. Mac Outlook felhasználók számára az Outlook for Mac (OLM) fájl lesz. Az első dolog, amit meg kell tennie az Outlook e-mailek biztonsági mentéséhez a felhőn, pontosan meg kell határoznia, hogy hol található a fájl.

Ha Windows rendszert használ, akkor a hely a Windows és az Outlook verziójától függ. Általános helyek a következők:

  • C: \ Users \\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Users \\ Roaming \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Felhasználók \\ Dokumentumok \ Outlook fájlok
  • C: \ Felhasználók \\ Saját dokumentumok \ Outlook fájlok
  • C: \ Dokumentumok és beállítások \\ Helyi beállítások \ Alkalmazási adatok \ Microsoft \ Outlook

Az Outlook Mac felhasználói számára ez általában a dokumentumok mappájában található:

  • / Felhasználók // Dokumentumok / Microsoft felhasználói adatok / Office 2011 azonosítók / Fő azonosító

Ha nehezen találja meg az e-mail adatfájlt, könnyen megtalálja annak helyét az Outlook alkalmazásban.

Az Outlook 2016 alkalmazásban először kattintson az eszközsor „fájl” elemére.

Ezután válassza ki a fiókbeállításokat.

Megnyílik a fiókbeállítások ablak. Kattintson az „adatfájlok” fülre. Ez felsorolja az e-mail adatfájl helyét.

Második lépés: Jelölje meg az e-mail adatfájlt az online biztonsági mentéshez

Most, hogy tudja a helyet, ellenőriznie kell, hogy az adatfájlt az online biztonsági mentési szolgáltatás megjelölte-e mentésre. Egyes szolgáltatások megkönnyítik ezt, mint mások.

A Crashplan használatával először meg kell nyitnia az asztali klienst. Győződjön meg arról, hogy a biztonsági mentés lapon van, és kattintson a „fájlok” szakasz alatt található „Módosítás” gombra.

Keresse meg az e-mail adatfájl helyét, és ellenőrizze, hogy a mellette található választógomb be van-e jelölve. Továbblépve ezt a fájlt a CrashPlan készíti.

A karbonit még könnyebbé teszi a folyamatot, mivel nem követeli meg, hogy a felhasználók fájlokat jelöljenek meg az ügyféltől való biztonsági mentés céljából (ez még nem is lehetséges). Ehelyett keresse meg az e-mail adatfájl helyét a fájlkezelő segítségével.

Kattintson a jobb gombbal a fájlra, vigye az egeret a „Karbonit” elemre, és válassza a „Biztonsági másolat készítése” lehetőséget.

Ez minden, amire szükség van. Valójában a Carbonite még egyszerűsíti a folyamatot, ha az automatikus biztonsági mentés mellett dönt, amikor az alkalmazást a számítógépére telepíti. A Carbonite önmagában megtalálja és megcímkézi a biztonsági mentésre szolgáló általános fájltípusokat, beleértve az e-mail adatfájlokat. Így nem kell vadásznia őket.

A Carbonite esetében azonban az automatikus biztonsági mentés csak akkor működik, ha a fájlok 4 GB-nál kisebbek. Ha nagy e-mail adatfájlja van, akkor továbbra is manuálisan kell megcímkéznie azt.

A Backblaze automatikusan kiválasztja a fájlokat a mentéshez a fájltípus alapján is. A Backblaze asztali felületén csak azt kell ellenőriznie, hogy az e-mail adattípus nem szerepel-e a fájltípus-kizárások listájában.

A kizárások listájának áttekintéséhez kattintson a beállításokra.

Ezután keresse meg a beállítási ablaktábla kizárások lapját, amikor az megnyílik. Ellenőrizze a „Ezek a fájltípusok nem kerülnek biztonsági másolatba” szavak alá, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a .pst / .olm nem szerepel-e ott.

Alapértelmezés szerint nem kellene. A Backblaze azonban nem engedi kiválasztani vagy törölni az egyes fájlok mentését a fájlkezelőből.

Harmadik lépés: Kapcsolja be a folyamatos biztonsági mentést

A legtöbb online biztonsági mentési szolgáltatás segítségével dönthet úgy, hogy ütemezze a biztonsági mentéseket, vagy hagyja, hogy azok folyamatosan futjanak. A biztonsági másolat készítése során a rendszer erőforrásait összefűzheti, és az ütemezett biztonsági mentések az egyik módja annak, hogy a rendszer nem zárul be munka közben.

Az ütemezett biztonsági mentésekkel kapcsolatban az a probléma, hogy azt jelenti, hogy vállalkozása e-mailjeire nem készül biztonsági másolat. Tehát, ha a számítógépe összeomlik, elveszíti a biztonsági mentések között elküldött vagy fogadott e-maileket. Ez azt jelenti, hogy az üzleti felhasználók számára, akik kiemelt figyelmet fordítanak kommunikációik feljegyzésére, a jobb választás a folyamatos biztonsági mentés.

A legtöbb online biztonsági mentési szolgáltató lehetővé teszi a folyamatos biztonsági mentés bekapcsolását az asztali kliensből. Például a Carbonite esetében csak a szolgáltatás asztali eszközét kell megnyitnia.

Ezután kattintson a „beállítások és vezérlők” elemre a beállítások ablaktáblájának megtekintéséhez.

Győződjön meg arról, hogy a „folyamatos mentés” be van jelölve, és minden készen áll. A karbonit alapértelmezés szerint engedélyezi ezt a funkciót, tehát mindenképpen be kell kapcsolnia.

A Backblaze és a CrashPlan ugyanolyan könnyen konfigurálható. A Backblaze segítségével csak kattintson a beállításokra, és lépjen az ütemezés lapra. Válassza a „folyamatosan” lehetőséget a biztonsági mentési ütemezés ablakból.

A CrashPlan használata esetén nyissa meg az asztali felület Beállítások lapját. A szavak jobb oldalán található legördülő menüből a „biztonsági másolat futni fog”, válassza a „mindig” lehetőséget.

Ha már folyamatosan készített biztonsági másolatot, akkor ne tévedje el azt gondolni, hogy e-mailjeit valós időben biztonsági másolat készíti, amikor beírja őket. Noha a Backblaze többnyire nagyszerű biztonsági mentési szolgáltatás, nem képes biztonsági másolatot készíteni a PST fájlokról, amíg az Outlook nyitva van, mivel fájlátviteli algoritmusai nem tudnak működni a zárolt fájlok körül.

A karbonit és a Crashplan nem osztják ezt a korlátozást. Ennek oka az, hogy mindkettő mennyiségi árnyékmásolati szolgáltatást (VSS) használ, amely egy Microsoft technológia, amely lehetővé teszi a fájlok biztonsági mentését még használat közben is.

Az e-mailek biztonsági másolatát befolyásoló további Backblaze korlátozás az, hogy a 30 MB-nál nagyobb adatfájlokat csak 48 óránként készítik biztonsági mentés, függetlenül attól, hogy folyamatos biztonsági másolatot készít-e vagy sem. Mivel az Outlook PST fájljainak alapértelmezés szerint 50 GB-os növekedése van, valószínűleg ezzel a problémával szembesül, ha sok e-mailt küld.

A CrashPlan a nagy fájlokat is különféleképpen kezeli, amikor folyamatosan készít biztonsági másolatot, de csak a sorban lévő fájlok rangsorolása céljából:

  1. Újabb, kisebb fájlok
  2. Újabb, nagyobb fájlok
  3. Régebbi, kisebb fájlok
  4. Régebbi, nagyobb fájlok

Időközben a karbonit biztonsági másolatot készít a fájlokról a változás bekövetkezésétől számított tíz percen belül, és nem veszi figyelembe a fájl méretét. (Megjegyzés: a fájlok későbbi módosításai 24 órán belül készülnek biztonsági másolatot készíteni.).

A biztonsági mentés sebessége szempontjából mindhárom szolgáltatás a nagy fájlokat jól kezeli, a blokk szintű növekményes feldolgozásnak köszönhetően. A blokk szintű növekményes átvitel azt jelenti, hogy amikor az e-mail adatfájlok megváltoznak, a teljes fájlt nem töltik fel újra a felhő biztonsági mentési helyére. Ehelyett csak a megváltozott fájl részei vagy blokkjai másolódnak. Ez időt takarít meg és csökkenti a rendszer erőforrásainak díját.

Következtetés

Ha az e-mail kommunikáció kritikus jelentőségű vállalkozása számára, akkor kifizetődő annak biztosítása, hogy a merevlemez-meghibásodás, fájl-sérülés vagy ellopott laptop nem hagyja távol a munkatársaitól és az ügyfeleidetől. Szerencsére a megfelelő online biztonsági mentési megoldás megkönnyíti az adatok védelmét.

A cikkben bemutatott mindhárom online biztonsági mentési szolgáltatás megkönnyíti az e-mail adatfájlok megtalálását és megjelölését a mentés céljából, és hatékony fájlátviteli architektúrát használnak a zavartalan folyamat biztosítása érdekében. Mindhárom korlátlan tárolást kínál, valamint otthoni vagy irodai terveket is kínál.

Mi, a Cloudwards.net oldalán, bízunk benne, hogy bármelyiket ajánljuk, de úgy gondoljuk, hogy a Carbonite a legjobb mindennapi szolgáltatást nyújt azoknak az embereknek, akik biztonsági mentési üzleti e-maileket keresnek. Kérdések vagy megjegyzések az üzleti e-mail biztonsági másolatáról? Találja meg minket az alábbi megjegyzésekben. 

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me