Rješenja za pohranu i rezervne kopije datoteka za odvjetnike

Jeste li pravnik koji traži najučinkovitiji i najpovoljniji način za pohranu i sigurnosnu kopiju datoteka u oblaku? Zatim bi vam glavna briga trebali biti sigurnosni rizici jer se bavite ugovorima, povjerljivim osobnim ili korporativnim podacima i financijskim podacima.


Možete li riskirati sve te datoteke u oblak putem vanjskog davatelja podataka? Ako ne, koje su alternative? Prednja stvar: potrebna vam je sigurnosna kopija. Nije važno gdje i kako. To je prvi korak. Sve ostalo je samo sekundarno.

Da, sigurnost i cijena su oboje važni, ali nemojte ih nikada dozvoliti da vam onemoguće stvaranje sigurnosnih kopija datoteka. U skladu s tim, pogledajmo neke od mogućnosti za isplativo pohranjivanje i sigurnosnu kopiju datoteka, posebno za vaše profesionalne potrebe. Imamo dvije glavne mogućnosti za vaše datoteke. Možete pohraniti i sigurnosno kopirati datoteke lokalno (interno) ili odabrati rješenje izvan web mjesta. 

Lokalna izrada sigurnosnih kopija & Pohrana datoteka

Vjerojatno mislite da je najbolji način za pohranu i pristup datotekama putem vanjskog tvrdog diska. Iako je to početak, to možda neće biti dovoljno za vašu situaciju. Vanjski tvrdi disk brzo će vaditi vaše najvažnije datoteke s vašeg računala; smatrajte ovo brzim rješenjem ako još nemate sigurnosnu kopiju.

Mislimo da je bolje brzo krenuti jer vanjski tvrdi diskovi imaju previše ograničenja, a ako radite s nekoliko suradnika, mogućnosti s vanjskim tvrdim diskom brzo se zaustavljaju. Zato biste trebali razmisliti o korištenju NAS-a za svoje datoteke. Već smo naveli zašto koristimo (i volimo) NAS za naše datoteke.

Ali, prođimo ih ponovo ovdje. 

Prednosti korištenja NAS-a

NAS uređaji pružaju puno jeftinog prostora za pohranu. Jedna od glavnih prednosti je što NAS uređaji omogućavaju brzo priključenje tvrdih diskova, pa čak i ako se vaša pohrana mora dramatično proširiti (na primjer, ako nabavite novog korporativnog klijenta za koji morate rukovati ogromnim brojem dokumenata), možete prilagoditi kupnjom novih tvrdih diskova.

Također, pohrana na tvrdom disku postala je vrlo pristupačna; možete dobiti 2TB prostora za pohranu za oko 100 USD. 

NAS uređaji omogućuju vam pristup datotekama bilo gdje u vašoj mreži. Ljepota NAS-a je u tome što ga ne morate priključiti kako biste imali pristup svojim datotekama. Nije važno gdje ste u uredu; možete pristupiti svojim datotekama ako ste povezani na svoju mrežu. Naravno, možete konfigurirati NAS tako da možete pristupiti svojim datotekama čak i izvan web-mjesta, ali to vas izlaže većem broju sigurnosnih problema. 

NAS uređaji omogućuju vam upravljanje pristupom datotekama od strane korisnika. NAS uređaji omogućuju vam dodavanje korisnika koji mogu pristupiti vašim datotekama i mapama. Recimo, želite da vaš pripravnik radi na podskupini datoteka za klijenta, ali nije vam dopušteno dijeliti s njom cijelu priču. Možda samo stvorite posebnu mapu koju ona može koristiti.

Također, možete dodijeliti svojim datotekama pristup čitanju ili pisanju i biti detaljno opisani povlasticama. U našem uredu koristimo Synology DiskStation i bili smo vrlo zadovoljni rezultatima. Djeluje brzo i pouzdano. Možete odabrati različite veličine ležišta (veličine tvrdog diska koji se uklapaju u DiskStation) koji odgovaraju vašim potrebama. Za početak su obično najbolje dvije do četiri uvale.

RAID upravlja redundancijom datoteka. Mnogi NAS uređaji koriste RAID tehnologiju. Synology koristi automatski RAID koji zrcali vaše datoteke na tvrdom disku koji priključite. Ako jedan tvrdi disk ne uspije, uvijek imate sigurnosnu kopiju svih datoteka na drugom disku. Samo razmijenite slomljeni HD i bilo bi dobro. 

Naravno, možete pronaći više prednosti upotrebe NAS-a. Na primjer, sve je to pod vašom kontrolom. Iako to snosi odgovornost, daje vam potpunu kontrolu nad sigurnosnim postavkama. Samo provjerite jeste li upoznati s tehnikama šifriranja datoteka ili unajmite vanjskog konzultanta koji će vam pomoći u započinjanju. 

Nedostaci korištenja NAS-a

Upravljanje datotekama i sigurnosna kopija jesu vaša odgovornost. Ako odlučite pohraniti datoteke u kuću, sve spada pod vašu odgovornost. Morate provjeriti zdravlje tvrdog diska, paziti na sigurnosne kopije i upravljati postavkama šifriranja.

Ili si možete priuštiti tehničar koji to radi za vas, ili morate sami omotati glavu, što može biti puno vremena i zbunjujuće.

Korištenje NAS-a nije sigurnosna kopija! Mnogi pravnici s kojima smo razgovarali koriste NAS kako bi “zaštitili i napravili sigurnosnu kopiju” svojih datoteka. No korištenje NAS-a ne može se smatrati pravom sigurnosnom kopijom jer ne štiti vaše datoteke od nesreća ili katastrofa koje bi se mogle dogoditi u ili u vašem uredskom prostoru. Korištenje NAS-a samo je prvi korak pripreme sigurnosnih kopija datoteka. 

Možete odabrati pogrešan NAS. Odabir dobrog NAS-a za vaše poslovanje nije najlakši zadatak. Iako preporučujemo Synology DiskStation, ovo možda nije najbolja opcija za vaše potrebe. Mislimo da s tim ne možete pogriješiti, ali sigurno postoje NAS uređaji koji bolje upravljaju sinkronizacijom datoteka, ako je to važno za vas.

Izvana sigurnosna kopija & Skladištenje datoteka za odvjetnike

Mislimo da što je jednostavnije sigurnosno rješenje, to je bolje. Ali trebaju vam najmanje dvije vrste sigurnosnih kopija: jedna lokalna sigurnosna kopija i druga sigurnosna kopija izvan web mjesta; na primjer, kod mrežnog pružatelja usluga sigurnosne kopije.

Pomoću ove dvoslojne sigurnosne kopije prilično ste zaštićeni od nesreća koje se mogu dogoditi u vašem uredu. Te bi nesreće mogle biti određeni “d’oh” trenuci ili vi ili vaš pomoćnik. Datoteke se uglavnom lakše brišu nego što su stvorene.

sigurnosti & Usluge izrade sigurnosnih kopija na mreži

Kada se bavite podacima klijenata, prijenos tih datoteka vanjskom davatelju usluga zahtijeva mnogo razmišljanja o tome kako se njima upravlja. Gdje i kako su šifrirane vaše datoteke? Tko stvarno može vidjeti vaše datoteke? Koliko ovo košta? 

Možda biste željeli pročitati naš članak o sigurnosti sigurnosnih kopija na mreži u kojem seciramo tri sigurnosna sloja koje bi mrežna usluga sigurnosne kopije trebala imati: 

  • Lokalna enkripcija – na primjer, 448-bitna enkripcija Blowfish
  • Šifriranje pri tranzitu (SSL enkripcija je standardna)
  • Šifriranje na strani poslužitelja – na primjer, AES 256-bitni 

Možda biste htjeli razmotriti poslovna sigurnosna rješenja koja su skuplja, ali mogu se prilagoditi vašim potrebama. Slijedi pregled preporučenih mrežnih sigurnosnih rješenja za odvjetnike.

SpiderOak

Glavna prednost SpiderOaka je to što sigurnost uzima vrlo ozbiljno. Ako tražite najsigurniju internetsku sigurnosnu kopiju i sinkronizaciju datoteka, to je sigurno ova.

Online izrada sigurnosnih kopija i sinkronizacija SpiderOak

SpiderOak je relativno skup (GB za 0 $ / godišnje), a njegovo sučelje se, ponekad, čini nezgodno, ali sveukupne sigurnosne značajke itekako vrijede. Možete se prijaviti ovdje i isprobati ga besplatno.

Carbonite Business

Ono što nedostaje Carbonite Home (neograničena propusnost, automatska izrada sigurnosnih kopija video datoteka itd.), S Carbonite Businessom možete dobiti uz vrlo povoljnih 229 USD godišnje.

CrashPlan Pro vs Carbonite Business
Carbonite Business Software

Iako nije neograničen, i dalje možete sigurnosno kopirati 250 GB (ili 500 GB pomoću Business Premier-a). Prednost je što možete sigurnosno kopirati neograničen broj računala, što je korisno ako radite s nekoliko suradnika ili klijenata. Ovdje možete dobiti besplatno probno razdoblje. 

CrashPlan Pro

CrashPlan Pro za potrošače je fantastičan ako vam trebaju dodatne mogućnosti, posebno kada je riječ o nadzoru sigurnosnih kopija i upravljanju nekoliko korisničkih računa.

CrashPlan je poznat po svojoj neograničenoj ponudi sigurnosnih kopija, tako da ne morate brinuti da li će vam ponestati prostora. Ovdje možete dobiti besplatno probno razdoblje.

prozodija & Slabosti korištenja sigurnosne kopije na mreži za tvrtku

Ako se prijavite za internetsku sigurnosnu kopiju, možete biti sigurni da će se za sve pobrinuti davatelj usluga – barem bi to trebalo biti. Prenesete softver na PC ili Mac, postavite raspored i mape za sigurnosne kopije i to je to. Mnoge usluge vas vode kroz ovaj postupak pomoću čarobnjaka za jednostavno korištenje.

Uz pohranu i sigurnosno kopiranje u oblaku postaje vrlo jednostavan pristup vašim datotekama s bilo kojeg mjesta – na vašem pametnom telefonu, u zračnoj luci, na poslovnom ručku. Čak i ako zaboravite važnu prezentaciju za svoje prodajne korake, jednostavno je možete preuzeti iz datoteka koje su sigurnosno kopirane u oblaku. 

Neke internetske sigurnosne kopije omogućuju dijeljenje datoteka s kolegama ili suigračima kako biste lako mogli surađivati ​​na projektu ili određenom dokumentu za klijenta. Ne treba slati velike privitke e-pošte koji se zaglave u filtrima neželjene pošte. 

Sada, pogledajmo nedostatke mrežne sigurnosne kopije za odvjetničke tvrtke. Dok šaljete datoteke na poslužitelje druge tvrtke, morate joj vjerovati da ne ugrožava vaše podatke. Provjerite jesu li primjerene odgovarajuće sigurnosne značajke PRIJE slanja datoteka.

Možda ćete pronaći nedostatak kontrole prekidača posla kada je riječ o mrežnim uslugama sigurnosnih kopija, ali sigurno postoje načini kako napraviti sigurnosne kopije što je moguće sigurnijim.. 

Ovisno o vašoj internetskoj vezi i količini podataka koju želite pohraniti i napraviti sigurnosnu kopiju, internetska izrada sigurnosnih kopija može potrajati jako dugo. Ako imate jaku internetsku vezu, a hardver vašeg računala je ažuriran, trebao bi se pokrenuti u pozadini, a da ne primijetite da se nešto sigurnosno kopira.. 

Ako tek započinjete kao odvjetnik, vjerojatno morate uštedjeti što više novca prije nego što uspostavite solidnu klijentsku bazu. Poslovne sigurnosne kopije izvan web-mjesta obično su puno skuplje od sigurnosnih kopija putem interneta. Razmislite hoće li u međuvremenu biti dovoljno potrošačkog rješenja za sigurnosno kopiranje. Kasnije možete nadograditi kada imate dovoljno sredstava. 

Zaključak

Dno crta je sljedeća: isplativo pohranjivanje datoteka i izradu sigurnosnih kopija za pravnike su mogući. Uvijek čuvajte dvije suvišne kopije datoteka. Jedan primjerak treba biti na licu mjesta u vašem uredu, a drugi u oblaku ili drugom mjestu izvan vaših glavnih radnih prostorija.

U idealnom slučaju želite koristiti internetsku sigurnosnu kopiju u tu svrhu. Naprijed i provjerite našu usporednu tablicu za dodatne informacije.

Sigurnost je najvažniji aspekt vaše datoteke za pohranu i sigurnosnu kopiju. Šifriranje je osnova koja trebate zaštititi svoje datoteke od špijunaže i krađe. Obavezno ispravno šifrirajte datoteke pomoću sigurnosnih kopija. 

Također imajte na umu da je najbolja strategija sigurnosnih kopija beskorisna ako ne testirate restauracije. Uvijek obavljajte test sigurnosne kopije sigurnosnih kopija, možda čak i jednom mjesečno. Na taj način možete provjeriti jesu li sve vaše datoteke dostupne u slučaju kvara tvrdog diska ili gubitka podataka. 

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map