Najbolji virtualni softverski alati

Vrlo je vjerojatno da ste jedan od mnogih ljudi koji rade u timu razasutim po cijelom svijetu. Kako tehnologija napreduje i granice izgledaju kako nestaju preko noći, sve više i više ljudi se nađe kako rade s ljudima u različitim zemljama ili vremenskim zonama, koristeći internetsku pohranu kako bi obavili posao..


Trenutno više od 30 milijuna ljudi u SAD-u već radi na daljinu, a oko 90 posto njih je sretnije jer mogu održati bolju ravnotežu između posla i života. Ovdje na Cloudwards.net-u također imamo virtualni tim s članovima koji rade iz cijelog svijeta. Prije 20 godina to ne bi bilo moguće, ali sada, s pojavom kulture koja se mijenja, povećane brzine interneta i poboljšanih alata, u mogućnosti smo raditi u apsolutnoj sinkronizaciji.

Ako previše radite u virtualnom timu, velike su šanse da koristite više alata za produktivnost koje možete pratiti samo kako biste bili sigurni da svi u timu znaju što rade i da su uvijek u petlji. No zašto upotrebljavati pet različitih alata da biste napravili nešto što možete učiniti s jednom aplikacijom?

Pomoću softverskog alata all-in-one virtualnog tima možete obraditi sve zahtjeve odjednom i nikada nećete morati preskakati s jedne kartice na drugu. To štedi vama i vašem timu puno problema i povećava efikasnost.

Zašto svaki virtualni tim treba softverske alate

Pogledajmo nekoliko najvažnijih razloga zbog kojih vaš tim može imati koristi od upotrebe ovih alata.

Bolja komunikacija

Kad ste u uredu, svakodnevno se susrećete s kolegama, automatski stvarate izvještaj. Lako vam je prići članovima tima i zamoliti ih za pomoć dok razgovarate o novom filmu koji je objavljen prošlog vikenda.

Stvaranje takvog odnosa s virtualnim timom može biti teško kad razgovarate samo o radu. Slack pomaže ispuniti taj jaz pružajući mjesto za razgovore o hladnjaku vode s zabavnim emojisima i gifovima.

Povećana produktivnost

S članovima koji rade iz cijelog svijeta može biti teško osigurati da se svi nalaze na istoj stranici i znaju što moraju raditi. Možete li zamisliti kaos ako ste zaboravili poslati polovicu članova tima važna ažuriranja i promjene u vezi s projektom?

Učinkovit alat za upravljanje projektima može vas spasiti od te zastrašujuće bijede i povećati vašu učinkovitost. Na primjer, Basecamp ima ploču s porukama koja je usmjerena prema ažuriranjima. Sve što trebate učiniti je upisati ažuriranja ovdje i svi članovi vašeg tima bit će odmah obaviješteni.

Kontrolirana vidljivost

Iako je za timove važno da održavaju transparentnost, također je važno kontrolirati vidljivost. Reguliranjem tko može vidjeti koje resurse možete povećati sigurnost organizacije, ograničiti pristup zaposlenika i pregledati dnevnik transakcija.

Asana, na primjer, omogućava korisnicima da dijele čitav radni prostor, projekt ili samo jedan zadatak. Ako korisnik ne slijedi neki određeni zadatak, neće ga vidjeti na popisu zadataka niti će ga obavijestiti o njemu.

Manje preopterećenja e-poštom

Koliko ste puta prošli kroz veliku e-poštu kako biste pronašli taj jedan važan podatak? Alati za upravljanje projektima poput Trello imaju zaseban okvir za opis za svaki zadatak u koji možete spremiti sve informacije i lako im pristupiti kad god su vam potrebne.

Najbolji virtualni softverski alati

Evo pet najboljih softverskih alata za virtualni tim koje smo isprobali:

asana

Ako tražite alat za upravljanje projektima koji omogućuje skalabilnost, fleksibilnost i kontroliranu vidljivost, onda je Asana vaš najbolji snimak.

Asana vam omogućuje stvaranje različitih projekata i zadataka koji se mogu dodijeliti različitim članovima tima. Možete postaviti rok, oznake, opis, dodati komentare i priložiti datoteke. Koriste ga tvrtke poput Uber, Airbnb i Pinterest, a besplatan je za 15 članova, što ga čini i odličnim alatom za male timove i slobodnjake.

Ali najbolji dio Asane mora biti kontrola vidljivosti koju nudi – samo članovi tima koji slijede određeni zadatak ili su mu dodijeljeni. Ne mogu vidjeti nijedne druge projekte ili zadatke koje ne prate.

Sve u svemu, Asana je savršena za timove koji žele surađivati, ali ipak žele zadržati kontrolu nad vidljivošću svakog zadatka za svakog člana.

Trello

Iako je Asana prilično iscrpna i savršena za velike projekte, to ne omogućava pravilan pregled čitavog projekta. Tu dolazi Trello: na temelju koncepta Kanban ploče, Trello olakšava vizualizaciju cijelog projekta odjednom, bez obzira na veličinu.

To je poput bijele ploče s popisima i ljepljivim bilješkama (Trello ih voli nazivati ​​karticama). Kako vaš projekt napreduje, možete zamijeniti bilješke na druge popise. Svaka se kartica može dodijeliti višestrukim korisnicima. Na karticu možete dodati i naljepnice, datume roka, privitke, popise i komentare.

Nažalost, kontrola nad vidljivošću nije ista kao Asana jer svi članovi dodani određenom zadatku, popisu ili odboru mogu vidjeti čitav odbor Trelloa i ono što rade ostali članovi. Trello je definitivno sjajan za kreativne timove koji traže transparentnost i bolju suradnju.

Zatišje

Alati za upravljanje projektima ključni su za dodjeljivanje zadataka i osiguravanje da je sve u redu, ali kada radite u virtualnom timu, komunikacija je važnija nego ikad. Svi ostali alati na ovom popisu pružaju odjeljak za komentare, ali treba postojati posebna platforma na kojoj cijeli tim može komunicirati i biti u tijeku.

S tvrtkama kao što su LinkedIn i Samsung koji koriste Slack, alat se istinski pokazao kao vrhunska komunikacijska platforma za virtualne timove. Pomoću Slack-a možete stvoriti zasebne kanale za svaki projekt, uključujući onaj za razgovore o hladnjaku vode, i lako integrirati platformu sa alatima treće strane..

Osnovni logor

Ako imate veliku organizaciju s brojnim odjeljenjima i projektima, ali Asana nije dovoljno iscrpna za vas, uputite se ravno u Basecamp.

Pomoću nadzorne ploče koja se jednostavno koristi, Basecamp ne samo da će ukloniti nerede e-pošte, već će i vaš tim učiniti vrlo produktivnim. Za svaki tim / projekt imate zajednički kalendar koji označava sve rokove, oglasnu ploču za najave, popis zadataka za svakog člana, zasebnu mapu s dokumentima i odjeljak za automatsku prijavu za postavljanje pitanja članovima tima periodično.

Ako imate tim od 20 članova ili više, svakako biste trebali pokušati Basecamp; besplatno je za studente, nastavnike i neprofitne organizacije.

Wrike

Za marketinške i kreativne timove, Wrike je izvanredno rješenje za upravljanje projektima s vremenskim rokovima, Ganttovim ljestvicama i mrežnim uređivanjem dokumenata..

Ako imate agenciju za sadržaj i umorni ste od prelaska s jedne datoteke na drugu, Wrike vam može uštedjeti puno vremena i truda. Word, Excel, slike i .pdfs možete uređivati ​​bez preuzimanja s platforme. Wrike također čuva povijest verzija za svaku datoteku, olakšavajući izvrtanje.

Možda nije najbolji softver virtualnog tima za prodajne ili tehničke timove, ali Wrike je definitivno odličan za pisanje sadržaja i agencije za digitalni marketing..

Zaključak

U svijetu freelancera, virtualnih timova i aplikacija na više platformi postoji snažna potreba za alatima koji omogućuju internetsku suradnju, sinkronizaciju s različitim uređajima i pomažu u izbjegavanju prekomjernih uredskih e-poruka.

Iako sam upravo nabrojao neke od najboljih softverskih alata za virtualni tim koji su trenutno dostupni na tržištu, savršen alat za vaš tim ovisit će o vašim preciznim zahtjevima. Tako da odaberete alat, napravite popis potreba vašeg tima i zatim odaberite alat koji ispunjava većinu stavki na popisu.

Jeste li koristili neki od ovih alata? Javite nam se u komentarima u nastavku, hvala vam na čitanju.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map