Kako dijeliti datoteke na Dropboxu – Ultimate vodič za početnike

Ako ste novi u Dropboxu ili općenito o cijeloj pohrani u oblaku, ponekad možete zbuniti smisliti kako dijeliti datoteke.


Budući da je jedan od glavnih razloga pohrane u oblaku mogućnost jednostavnog dijeljenja datoteka po sustavima i mrežama, mi ovdje u Cloudwardsu smo shvatili da bi bilo dobro zajedno sastaviti kratak vodič – kako najbolje iskoristiti sve Dropbox račun.

Ako vas zanima iscrpan detaljan pregled, idite ovdje: Dropbox Review. Osnove su vrlo jednostavne i jednostavne, no možda ne znate za neke naprednije značajke koje Dropbox nudi kad je u pitanju dijeljenje datoteka.

Nakon što pročitate ovaj članak, postat ćete pravi čarobnjak pri dijeljenju datoteka, a ako ne i pažljivi – možda ste postali čak i kancelarijski pomoćnik.

Sadržaj

  • Dijeljenje datoteka – kako to
  • Dozvole – ispravno ih postavite
  • Komentiranje i uređivanje teksta
  • Zahtjevi datoteka – prenesite datoteke putem veze
  • Dropboxovi timovi – trebate li poslovnu verziju?
  • Dropbox Photo Preview
  • Novi papir Dropbox

Što će vam trebati

  • Račun na Dropbox računu, ako još uvijek odlučujete koja usluga najbolje funkcionira, ovdje pokrenite probni račun
  • Neke datoteke i mape zabrljati će se, a budući da ih dijelimo, možda želite osigurati da u njima nema osjetljivih podataka
  • Adresar, datoteke morate dijeliti s nekim na kraju krajeva
  • Prvo provjerite sa osobom koju upotrebljavate kao zamorca jer će je vjerojatno primati lavina e-poruka

Dijeljenje datoteka

Nakon prijave na vaš Dropbox račun, na sredini ekrana pojavit će se popis datoteka i mapa, a lijevo navigacijska traka; ovo je nadzorna ploča i od danas ćete moći raditi gotovo sve u Dropboxu.

Na nadzornoj ploči odaberite datoteku ili mapu koju želite podijeliti.

Ovdje je važno zapamtiti da se sve datoteke (i mape) u mapi automatski dijele, tako da možda želite dvaput provjeriti ne postoji li ništa osjetljivo skrivanje između radnih dokumenata i slika sa zabave.

Kliknite desnom tipkom miša i prikazat će se mali kontekstni izbornik i odaberite gornju opciju s oznakom “dijeli”.

Vidite, već vam ide odlično.

Sljedeći je korak odabir s kime dijelite datoteku / mapu; možete ručno unijeti njihovu adresu e-pošte (Dropbox će je zapamtiti sljedeći put) ili uvesti popise kontakata s Gmaila, Yahoo Maila i Facebooka.

I u tome je zapravo sve: osoba koja dijeli dobiva e-poštu s obavještenjem da ste podijelili datoteku ili mapu, a ako ima Dropbox, jednostavno se može prijaviti, a nova će se datoteka pojaviti na nadzornoj ploči.

Ako osoba s kojom ste podijelili nema Dropbox, i dalje može preuzeti i pristupiti datotekama, ali neće ih moći lako vratiti natrag.

Ako vam je potrebna “povratna pošta”, da tako kažem, najbolje je da oni otvore račun za sebe, besplatan je i može ga otkazati u bilo kojem trenutku ako odluče da više ne treba nakon vašeg zajedničkog projekta.

dozvole

Prije nego što krenemo, želio bih vas upozoriti na malu padajuću traku pored polja, gdje je upisana e-adresa primatelja. Tu su postavljena dopuštenja koja vam omogućuju da odlučite mogu li primatelji pregledavati i komentirati datoteke ili ih preuzimati i uređivati..

Ta se dopuštenja mogu postaviti za svaku osobu ili cijelu grupu.

Zadana postavka je “uredi”, a prema mom iskustvu, vjerovatno će tako i ostati jer omogućava bolji radni tijek.

Međutim, u nekim ćete slučajevima možda želite da ljudi samo pogledaju datoteku / mapu bez da im daju mogućnost da je preuzmu ili urede i tada je funkcija “view” tu za takvu svrhu.

Opet ga ne možete koristiti često, ali je zgodno da imate.

Moja prijateljica grafičkog dizajnera koristi ovu funkciju kako bi klijentima predstavila preglede svog rada, a pritom se pobrinula da ih ne mogu ukrasti ili urediti izravno, što je pravi problem u njenom radu..

Dopuštenja se mogu u bilo kojem trenutku promijeniti tako da desnom tipkom miša kliknete datoteku ili mapu, odaberete “dijeljenje”, a zatim ili u potpunosti izbrišete osobu s popisa ili jednostavno promijenite “pogled” na “uredi” ili obrnuto – s padajućeg izbornika.

Komentiranje i uređivanje

Kad surađujete s drugima, vrlo je zgodno ako svi korisnici mogu vidjeti što su drugi promijenili ili uredili i zašto.

U ovom slučaju prenio sam tekstualnu datoteku povlačenjem je iz svog datotečnog sustava u Dropbox. Jednom tamo (otprilike tri sekunde prijenosa) otvorio sam ga lijevim klikom.

Vidjet ćete da je pored okvira za komentare s desne strane vrlo malo drugih funkcija; Sam Dropbox ne dopušta uređivanje ili izmjene, korisnici će morati preuzeti datoteku da bi ih napravili.

Ako nikakve promjene nisu potrebne, dodajte nekoliko komentara i datoteku vratite natrag.

Komentiranje je stvar isticanja teksta, a pored njega ili ispod njega pojavit će se mali gumb.

Zatim možete upisati ono što treba reći ili promijeniti.

A novootvoreni komentar pojavio se na bočnoj traci kako bi ga svi vidjeli.

Kao dodatnu značajku, ako smatrate da je komentar od vitalne važnosti, samo stavite @ [zaštićen e-poštu] ispred komentara i ta će osoba dobiti obavijest da netko ima nešto za reći o svom radu..

Ako je vrijeme od suštinske važnosti, predlažem da ga koristite štedljivo, jer se svaki put šalje postupak e-pošte.

Prije nego što nastavimo, napomenuo bih da trenutno ne postoji mogućnost da komentari budu vidljivi samo određenim ljudima. Svi koji imaju pristup mogu vidjeti što svi ostali moraju reći.

Dobra točka za pamćenje prije kritiziranja projekta suradnika.

Pregled

Sve gore navedene funkcije vrlo su zgodne kada surađujete u timu, ali ako u tom timu ima puno ljudi ili ako radite s više od jednog skupa ljudi, ponekad se može dogoditi konfuzija.

Dropbox nudi dvije funkcije na lijevoj bočnoj traci, “dijeljenje” i “veze”, gdje možete vidjeti popis datoteka koje ste postavili za uređivanje i dopuštenje za pregled..

Oboje pružaju izvrstan mali pregled o tome koja datoteka ide i koja je vrlo zgodna za ljude koji žongliraju s više zadataka.

Zahtjevi

Govoreći o korisnom, Dropbox ima značajku koja je (koliko znam) jedinstvena. Možete nekome poslati e-poštu koja traži datoteke, a oni slijede vezu i mogu prenijeti podatke izravno u mapu koju ste odredili.

Ne trebaju im čak i račun. Sviđa mi se ova značajka, jer uklanja mnogo nepotrebnog prometa e-poštom i ubrzava cijeli proces suradnje.

Za pristup ovoj funkciji, jednostavno pogledajte bočnu traku i kliknite na opciju do dna.

Pojavit će se još jedan mali dijaloški okvir u koji možete unijeti adresu e-pošte i također priložiti kratku poruku. Kao i sa svim ostalim Dropbox sustavom – sustav je intuitivan i jednostavan za kretanje.

timovi

Brzina se također igra s “timskom” funkcijom koju Dropbox nudi.

To je u osnovi obična mapa kojoj vlasnik može dodijeliti određene ljude. Zatim, kada stvari morate podijeliti, samo odaberite timsku mapu, a ne svaki put ručno dodavati ljude.

To je zgodna mala funkcija koja pojednostavljuje postupak dijeljenja, da biste joj pristupili, idite na opciju “tim” na bočnoj traci s lijeve strane, kliknite je i prikazat će se posebna nadzorna ploča za tim koji ćete stvoriti..

Uz to, djeluje poput uobičajene nadzorne ploče i pomaže vam da radite i ostatak svog života odvojeni jedni od drugih.

fotografije

Dropbox također ima posebnu mapu za slike kada se trebate neko vrijeme maknuti s posla. Opcija “fotografije” bočne trake djeluje slično kao i sve ostalo na Dropboxu, osim što je automatski postavljena da se prikazuje kao galerija.

Jako mi se sviđa jer, baš kao i s timskom mapom, pronalaženje stvari je vrlo jednostavno jer je sve uredno kategorizirano od početka pristupa. Kao dodatni bonus, slike se obično više bave zabavom nego radom, pa eto vam.

Papir

Posljednje, ali ne najmanje bitno, je Dropbox Paper.

Trenutno je još uvijek u beta verziji, ali Paper nudi prilično lijepe mogućnosti za istodobnu suradnju s ograničenom obradom teksta i slajdovima. Uporaba je jednostavna, samo kliknite odgovarajući gumb na lijevoj traci i možete postaviti dopuštenja i dijeljenje na isti način kao i obične datoteke.

U usporedbi s ostalim Dropbox paketom, Paper je jedinstven jer ćete tekst i slike moći obraditi izravno u datoteku bez potrebe za preuzimanjem; iako mu nedostaje daha funkcionalnosti koji će imati program posvećen tim zadacima.

Ipak, prilično je prikladno imati nešto što samo treba brzo izbaciti.

U zaključku…

To je to za vođeni obilazak, kao što možete vidjeti kako Dropbox nije samo jednostavan za upotrebu, već ima i niz zanimljivih opcija koje rad na daljinu čine mnogo lakšim nego što je to bilo nekada. Javite nam ako imate bilo kakvih pitanja u komentarima ispod.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map