5 alata koji vođenje dokumentacije čine manje groznim


© Cloudwards.net


Ne postoje mnoge fraze s tri riječi zbog kojih ćete spavati mnogo brže od „upravljanja poslovnim dokumentima“, ali ne mora biti tako.

Još u dane naslijeđenog softvera za stolna računala nije bilo moguće načiniti upravljanje poslovnim dokumentima ništa manje od groznog iskustva. Ali sada, zahvaljujući elegantnim oblačnim aplikacijama, imamo sustave koji su jednostavni za oči i dizajnirani tako da ih ljudi zapravo mogu koristiti.

Evo pet alata koji poslovnu dokumentaciju čine manje glavobolje i – ako je uopće moguće – zabavom.

1. Dropbox papir

Dropbox Paper – koji se temelji na prijašnjem hackpadu – Dropbox je odgovor na Google Dokumente. Svatko tko je pisao medij prepoznat će izgled i način rada. Svaki je red vlastiti blok koji može biti:

  • Slika
  • Dropbox datoteka
  • Stol
  • Popis popisa
  • Numerirani popis
  • potvrdni okvir
  • Šestar
  • Blok koda

Tvrtkama s puno vizualnih elemenata ili posebnog oblikovanja u svojoj dokumentaciji, Dropbox Paper omogućuje jednostavno umetanje i oblikovanje. To je više nego što se može reći za Google Dokumente, što je malo preblizu Microsoftovoj riječi da bih volio.

Lijepljenje privatne veze Dropbox Paper u drugi dokument na papiru koristi je kao blok, automatski ispunjava naslov i omogućava vam brzo preskakanje između različitih dokumenata, poput internog wikija.

Dropbox Paper odličan je za suradnju u razvoju dokumenata

Iako postoje vjerovatno bolja rješenja za stvarno upravljanje i organiziranje dokumenata, značajke komentiranja i revizije Dropbox Paper-a čine odličnim za sastavljanje dokumenata s timom, za brze revizije i brainstorming, poput ovoga:


© Cloudwards.net

Za cjelovitiji i strukturiraniji način upravljanja poslovnim dokumentima, postoji mnogo više mogućnosti.

Savjeti za Dropbox Paper Pro:

  • Upotrijebite ikonu Dropbox prilikom uređivanja dokumenta da biste izravno ugradili datoteke s Dropbox računa
  • Izravno povežite interne dokumente Dropbox Paper kako biste stvorili wiki tvrtke

2. MultCloud

Ako surađujete s odvojenim timovima i odjelima koji koriste različite sustave za upravljanje dokumentima, uštedjet ćete puno prebacivanja s MultCloud-om.

Kombinira širok raspon različitih usluga u oblaku Dropbox, Google vožnja i Evernote – sve u jednoj aplikaciji. Čak i na besplatnom planu, korisnici mogu na jednom mjestu strpati sve svoje usluge i slobodno premještati datoteke bez napuštanja aplikacije.


© Cloudwards.net

“Problem” MultClouda je taj što je dizajniran više za organiziranje dokumentacije, a manje za njihov pregled.

Dok se neke datoteke savršeno otvaraju (na primjer slike i tekstualne datoteke), druge se ne prikazuju. Očito je da Multcloud nije u potpunosti integriran s Evernoteom, jer pri pokušaju otvaranja bilješki u oknu za pregled dobijete pogrešku..

Multcloud je za gledanje i organiziranje datoteka različitih službi

Multcloud je kvalitetno rješenje za preuzimanje, pregled i organiziranje datoteka. Povezuje se s nekim manje poznatim uslugama, poput Alfresca, Copy i mediafire. Ako imate datoteke u tim uslugama, možete ih lako prenijeti.

Savjeti za višestruko klađenje:

  • Upotrijebite Multcloud za migraciju na novu oblačnu uslugu ako razmišljate o prelasku na Dropbox ili Google disk
  • Kopirajte snimke zaslona Evernote u vlastitu datoteku poslužitelja u oblaku da biste uklonili svoje bilježnice

… Ali postoji elegantnija aplikacija vani koja ima sličnu funkcionalnost – naime, odrive.

3. odrivi

Iako odrive ima približno istu internetsku funkcionalnost kao i Multcloud (koja je početna baza za usluge u više oblaka), prednost je i što je desktop aplikacija.

Sada, umjesto da se prebacujete između mapa Dropbox i Google Drive – ili brinete koje bi to bilo najbolje mjesto za spremanje – stvari možete baciti u zajednički odrivi prostor i lako ga organizirati, u mapu odrive na računalu..

Da ne spominjemo, korisničko iskustvo je daleko, ljepše od Multcloudovog.


© Cloudwards.net

odrive je za kombinirano pohranjivanje u oblaku na radnoj površini

Za upravljanje složenim strukturama poslovnih dokumenata, odrive olakšava pregled svega na jednom mjestu. Možete povezati svoj Dropbox, Google pogon, OneDrive, Gmail, pa čak i Slack računi, tako da datoteke prirodno teče bez obzira na to gdje ih (ili netko drugi) završava postavljanjem (potražite i našu najbolju pohranu u oblaku za komad Slack).

odrive Pro Savjeti:

  • Organizirajte raspršene Gmail i Slack priloge u jedan zajednički prostor
  • Ograničite ograničenje i brzinu prijenosa da biste uštedjeli na širini pojasa i prostora na disku

4. Procesna ulica

Process Street pomaže u kreiranju i upravljanju dokumentima poslovnih procesa za zahtjevne zadatke poput ulaska u brodove i upravljanja mrežnom sigurnošću.

Ako dobivate nove zaposlenike do standardnih podataka, izbacivanje uputa preko Slacka i nadajući se najboljem nije sjajna ideja, umjesto toga stvorite postupak koji sve objašnjava besprijekorno.

Dok Process Street neće upravljati Dropbox datotekama ili Google dokumentima, postupke (i njihov popis za provjeru vodi zajedno s tragovima revizije) možete držati na jednom mjestu i ne miješati se s neprimerenim dokumentima poput FAQ-a i smjernica.


© Cloudwards.net

Kao što vidite, procesne dokumente možete organizirati u mape i pokretati popise za svaku instancu (u ovom slučaju to je jedan popis po zaposlenom).

Process Street namijenjen je organiziranju procesnih dokumenata i dodjeljivanju popisa momčadi

Ako koristite davatelja obrasca poput Formstack ili Typeform, moguće je sve te podatke poslati i za obradu dokumenata.

Na primjer, prilikom pokretanja klijentskog postupka ukrcavanja, klijent će možda morati unijeti svoje podatke u obrazac (ili to učiniti sam). Kada se u Typeform doda novi unos, možete automatski pokrenuti kontrolni popis za tog klijenta i popuniti ga podacima podataka.

To se može postići sjajnom Zapierovom snagom, o kojoj ću dalje govoriti.

Savjeti za procese Street Pro:

  • Pomoću Process Street možete pretvoriti procesne dokumente u interaktivne popise za svaki izvršni proces
  • Registrirajte se sa Zapierom da biste započeli automatizirati posao koji mrzite i povežite ga s Process Streetom da izvršava zadatke uzastopno

5. Zapier

Zapier je platforma za povezivanje aplikacija kako biste mogli potrošiti manje vremena za prijenos podataka po webu. Sa Zapierom ga jednostavno automatizirate.

Da biste povezali dvije aplikacije, jednostavno stvorite pravilo kada aplikacije međusobno razgovaraju.

Na primjer:

  • Kopirajte nove datoteke Google diska u određenu mapu Dropbox
  • Spremite nove privitke Evernote u Box
  • Spremite nove Google dokumente u OneDrive

Postoji mnogo načina na koji vam Zapier može pomoći da preuzmete kontrolu nad dokumentima. Na isti način što je lakše premještati datoteke s dobavljačima pohrane u oblaku s odrive ili Multcloud, Zapier može automatizirati taj zadatak, tako da se ne morate brinuti zbog toga.

Zapier omogućuje integraciju i sinkronizaciju gotovo svih aplikacija

Recimo na primjer da radije koristite Dropbox dok vaše kolege inzistiraju na korištenju Google diska. Jednostavno stvorite zap koji sinkronizira sve što je s vama podijeljeno u određenu Dropbox mapu koja vas obavještava o Slacku kad je sinkronizacija dovršena..

Woo! Nema napora!


© Cloudwards.net

Pogledajte Zapierov popis integracija ogromne količine aplikacija koje se povezuju! Ponekad koristim direktorij samo zato da pronađem nove alate cool.

Zapier Pro Savjeti:

  • Postavljanje integracije lančane reakcije (poput: Učitajte datoteku u Dropbox -> Kopirajte ga u OneDrive -> Pošalji email -> Obavijesti o zatišju) koristeći novu Zapierovu novu mogućnost zapiranja u više koraka
  • Držite glavni direktorij svih datoteka s bilo kojeg mjesta bez upotrebe odesk ili Multcloud postavljanjem zap kopiranja datoteka s bilo kojeg mjesta na jedan poslužitelj

Za više članaka o oblačnim aplikacijama, uključujući fantastične recenzije i usporedbe, pogledajte ostatak Cloudwards bloga.

Ovo je bio gost gosta Benjamina Brandalla. Benjamin je pisac u Process Streetu. Pronađite ga na Twitteru ovdje.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map