Dropboxi ettevõtte ülevaade – värskendatud 2020. aastal

Dropboxi ettevõtte ülevaade

Kui otsite EFSS-i oma ettevõtte edasiliikumiseks, võib Dropbox for Business-i jaoks minna on hea panus. Sellel on oma tarbijale orienteeritud väikevenna kõik tugevused, lisaks veel mõned uimastamise omadused. Üksikasjade saamiseks lugege meie täielikku ülevaadet.

Parim EFSS

Dropbox on leibkonna nimi, nii et pole ime, et selle äriversioon on sageli esimene EFSS-i platvormi ettevõtte omanike pilk, kui nad otsustavad oma andmed pilve teisaldada. See aitab, et Dropbox Businessil oleks hea segu lihtsusest, kiirusest ja rikkalikest koostöövõimalustest. Nende omaduste tõttu muutis see meie parima EFSS-i keeruliseks.

Dropbox on seadnud ka palju suundumusi nii seadme sünkroonimises kui ka failide ühiskasutuses ning sellel on uus sünkroonimisfunktsioon, millest me allpool räägime. Dropbox Business pakub tugevaid turvafunktsioone, mis peaksid teie andmeid turvalisena hoidma, kuni te neid ära kasutate. Kui ilmneb probleem, saate kiire abi saamiseks kasutada Dropboxi ööpäevaringset tugikanalit.

Dropbox Businessil on aga rollide kohandamise ja aruandluse funktsioonid piiratud. Lisaks pole see odav. Nendest puudustest ja sellest, mida Dropbox Business õigesti teeb, räägime järgmistes kategooriates. Kui olete huvitatud, pidage meiega seda Dropboxi ettevõtte arvustust. Kui otsite isiklikku lahendust, lugege meie tavalist Dropboxi ülevaadet.

Tugevused & Nõrkused

Dropboxi äri alternatiivid

Hinnakujundus

Dropbox Businessil on kolm kava, mis maksavad inimese kohta ja nõuavad vähemalt kolme kasutajat. Kaks esimest plaani, “standard” ja “arenenud”, on VKEde jaoks head võimalused, kolmas aga “ettevõte” on hea suurte ettevõtete jaoks. 

Ettevõtte plaani hinnaprognoosi saamiseks peate võtma ühendust Dropboxiga, kuid ülejäänud kahel on saadaval kuu- ja aastatellimused.

Pidage meeles, et 5TB salvestusruum, mille saate Dropbox Businessiga, on jagatud ruum. Nii töötab enamik EFSS-i platvorme, erandiks on OneDrive. Selle kohta lisateabe saamiseks lugege meie OneDrive for Business ülevaadet. Sellegipoolest saavad teie kasutajad registreeruda ka isiklikele Dropboxi kontodele ja saada 2 GB tasuta isiklikku salvestusruumi.

Dropbox ettevõtete hinnakujunduseks

Dropboxi äriplaanid pole odavad. Näiteks saate Egnyte abil 5TB jagatud ruumi 8 dollari eest kuus kasutaja kohta, mis on peaaegu pool Dropboxi maksumusest. Enne tellimist kasutage kindlasti Dropbox Businessi tasuta 30-päevast prooviversiooni, mis annab teile suurepärase ülevaate teenuse toimimisest.

Dropboxi edasijõudnud plaan annab teile piiramatu salvestusruumi, kuid see on palju kallim kui tema teise konkurendi Crashplani piiramatu plaan. Kui olete väikeettevõte ja ei vaja täpsemaid integreerimisvõimalusi, võiksite paremini kasutada Crashplanit. Selle kohta saate rohkem lugeda meie CrashPlani arvustusest.

Kasutaja kogemus

Dropbox on olnud kasutajakogemuse esirinnas alates selle turuletoomisest 2007. aastal. See kehtib ka selle äriversiooni kohta. Dropboxi töölaua klient on saadaval nii Windowsi kui ka Maci jaoks. Meile meeldib, et Linuxi toetatakse – Ubuntu ja Fedora jaotused -, kuna paljudel äripilve salvestusteenustel puudub Linuxi tugi.

dropbox-äri-desktop-klient

Pärast töölaua kliendi installimist loob Dropbox teie failisüsteemi spetsiaalse pilveühendusega kausta. Seda nimetatakse sünkroonimiskaustaks ja kogu EFSS-i kogemus töötab selle ümber. Tegelikult lõi selle funktsiooni Dropboxi asutaja Drew Houston. Me räägime lähemalt sellest, kuidas Dropbox käitleb sünkroonimist vastavas kategoorias allpool.

Töölaua klient on lihtne ja võimaldab teil vaadata läbi oma hiljutised tegevused koos oma meeskonna liikmete tegevustega. Samuti näete kaustu, tegevusi ja teatisi. Kui teil on palju faile, võimaldab töölaua klient teil nende otsimiseks kiiresti otsinguriba kasutada.

Lisaks pääsete juurde rakendusele Dropbox Paper, avage oma sünkroonimiskaust, käivitage veebiklient ja looge uusi faile ja kaustu. Üldiselt on lauaarvuti klient nauditav ja sujuv.

dropbox-äri-veebiklient

Kui olete arvutist eemal ja ei soovi ainult ühe faili saamiseks lauaarvuti klienti alla laadida, saate veebiklienti sisse logida. Klient võimaldab teil hallata ka oma Dropbox Businessi kontot ja oma kasutajaid, millest räägime hiljem. 

Veebikliendil on palju negatiivset ruumi, mis teeb selle selgeks ja lihtsaks. Mõlemad on disainiomadused, millest Dropbox on kuulus. 

Sisu navigeerimine on tänu vasakul asuvale menüüle intuitiivne, kuid kui te ei leia konkreetset kausta või faili, saate neid otsida ülaosas asuva otsinguriba abil. Tore, et see alustab otsingut kohe, kui hakkate tippima. 

Lisaks pääsete juurde kõige tavalisematele failide ja kaustade toimingutele, hõljutades nende hõljumist. Kui vajate enamat, peate tegema ainult klõpsama “kolm punkti”. Lisaks näete paremal olevaid faili üksikasju ja selle all täiendavate toimingute loendit.

dropbox-äri-mobiil-klient

Kui olete liikvel, pääsete oma nutitelefoni abil siiski juurde oma failidele ja kaustadele. Dropboxi mobiilikliendid töötavad Androidis ja iOS-is. Nagu laua- ja veebikliente, on ka mobiilklienti lihtne kasutada. 

Vaikevaates kuvatakse teie hiljutised ja tärniga tähistatud failid koos suure nupuga “+”, mis võimaldab teil dokumenti skannida, fotot teha, fotosid ja videoid üles laadida ning uut kausta või tekstifaili luua. Vasakpoolses ülanurgas asuv burgeri menüü võimaldab teil siseneda rakendusse Dropbox Paper, pääseda juurde oma võrguühenduseta failidele, hallata sätteid ja jälgida oma meeskonna tegevust.

Kasutajahaldus

dropbox-business-user-management

Oma meeskonda saate hallata veebikliendi administraatori konsooli kaudu. Kui olete meeskonna administraator, saate uusi liikmeid meili teel kutsuda, kuid kasutajate hulgikutsumiseks võite üles laadida ka CSV-mallifaili. Kui peate ostma rohkem litsentse, saate seda teha ka administraatori konsoolist.

Saate kasutajatele määrata mitmetasandilisi administraatorirolle, kuid selle funktsiooni avamiseks peate tellima kas Dropbox Business Advanced või Enterprise. Vastasel juhul saate kasutajatele luba anda kaustadele, mille juurdepääsutasemele saab seada kas vaate või redigeerimise.

Üldiselt on Dropboxi rollikohandamise valikud võrreldes mõne teise tööriistaga suhteliselt hõredad; võite määrata kasutajad ühele kolmest administraatori rollist. 

Esimene roll on “meeskonna administraator” ja see võimaldab kasutajal hallata kõike kõigi administraatorite ja liikmete jaoks. Teine on kasutajahaldusadministraator, mis saab liikmekontosid lisada, eemaldada ja hallata. Lõpuks võib tugiteenuste administraator aidata piiratud toimingutega, sealhulgas paroolide lähtestamisega. Üksikasjaliku rollide võrdluse leiate siit.

Rolle ei saa aga kuidagi kohandada. Täpsemat kohandamist soovite suurepäraseks alternatiivseks EFSS-valikuks Citrix ShareFile ja selle kohta saate lugeda meie Citrix ShareFile’i arvustusest.

Administraatori konsool sisaldab ka juhtpaneeli, mis võimaldab teil konto kasutamist jälgida. Lisaks on vahekaart „Tegevus”, mis võimaldab teil luua kohandatud aruandeid, mis põhinevad tohutul hulgal teguritel, sealhulgas sisselogimisel, failide jagamisel, paroolidel, failide redigeerimisel ja seadme sünkroonimisel.  

dropbox-äri-grupi-juhtimine

Dropboxi abil saate luua ka kasutajarühmi. See võimaldab teil hallata kausta juurdepääsu mitmele inimesele korraga, et saaksite vähendada vajalikku administraatoritööd. 

Võrreldes mõne muu teenusega on rühmade jaoks saadaval olevate kohandamisvõimaluste arv siiski üsna piiratud. Tööriista jaoks, millel on võimsad grupihaldusvalikud, vaadake meie IBM Connections ülevaadet.

Kaust & Failide jagamine

Dropbox Businessi seadistamisel saate automaatselt keskse “meeskonna kausta”, millele pääsevad juurde kõikidele teie lisatud töötajatele. Sellesse saate luua alamkaustu ja piirata sellele juurdepääsu kindlatele kasutajatele või rühmadele.

dropbox-äri-failide jagamine

Kaustade ühiskasutus on meeskonnakaaslaste vahel sisu jagamise peamine meetod, kuid kasutajad saavad turvalise lingi loomisega jagada ka nii kaustu kui ka faile. Selleks klõpsake lihtsalt nuppu “jaga”, mis ilmub, kui hõljutate kursorit ükskõik millise objekti kohal.

Lingi genereerimisel saate sellele lisada kahel tasemel luba: „saab vaadata” ja „saab muuta”. Luba „saab vaadata” saavad kasutajad vaadata, alla laadida ja kommenteerida. Suvandil „redigeerida” on kõik eelnevad õigused, kuid see lisab faile redigeerimise, kustutamise ja lisamise võimaluse.

Kui olete lingi loonud, saate selle piirata meeskonna liikmete või inimestega, kellel on nõutav parool. Samuti saate selle kõigile kättesaadavaks teha, sõltumata sellest, kas neil on Dropboxi konto või mitte. 

Administraatorina saate siiski takistada kasutajatel jagamast sisu väljaspool teie ettevõtet, mis aitab, kui töötate tundliku intellektuaalomandiga. Muud sisuhaldusvalikud hõlmavad lingi aegumiskuupäevi, paroole ja võimalust keelata allalaadimine.

Dropbox integreerub loomulikult Slackiga, nii et saate faile otse sellele jagada, klõpsates noolega faili juurde kuuluvas menüüs „Jaga” ja seejärel klõpsates „Jaga Slackis”. Tegelikult on Dropbox saadaval meie parimate pilvede salvestusruumis Slack roundupi jaoks.

Lisaks oma sisu jagamisele võite kutsuda kaastöötajaid ka failide taotluste abil teiega faile jagama. Kaustas Dropbox saate määratleda, mida soovite ja kuhu failid peaksid minema. Kui taotlus on kiire, võite määrata ka tähtaja.

dropbox-business-sharing-page

Dropbox pakub ka aktsiate auditeerimise lehte. Sellele pääsete juurde veebikliendi vasakpoolses menüüs asuva lingi „jagamine” kaudu. Jagamislehel saate hõlpsalt jälgida jagatud kaustu, faile ja loodud linke. Ilma selle funktsioonita, mida paljudel pilvesalvestusteenustel puudub, oleks lihtne kaotada teave selle kohta, kellel on teie sisule juurdepääs.

Sünkrooni

Seadme sünkroonimine või lühike sünkroonimine tähendab, et pääsete samale sisule juurde mitmesugustest seadmetest. Lisaks kuvatakse ühes seadmes tehtud sisumuudatused teistes peaaegu reaalajas. Peamine mehhanism, mis seda võimaldab, nagu me ütlesime, on sünkroonimiskaust.

Sünkroonimiskaust näeb välja nagu iga teine ​​kaust, kuid kõik sinna sisestatud andmed salvestatakse nii teie arvuti kõvakettale kui ka pilve. Niipea kui selles failis muudatusi teete, kajastab Dropbox seda muudatust pilves ja muudes ühendatud seadmetes. Seetõttu saate failide kallal töötada mitmel seadmel ja mitte kunagi vahele jätta. 

Esmane failide üleslaadimine pilveserverisse võib olla aeglane. Testisime seda, kasutades meie 1 GB pakitud kausta. Esialgne sünkroonimine võttis mitu minutit rohkem, kui me oma üleslaadimiskiirust arvestades ootasime, kuid edastus oli siiski kiire.

Pärast esialgset üleslaadimist muutuvad teie sisus muudatused siiski kiiremini tänu plokkide tasemel failide kopeerimise kasutamisele, mis edastab faili asemel ainult muudetud failiosasid. See aitab säästa teie aega ja ribalaiust.

Ehkki plokkide tasemel failide kopeerimine pakub olulisi eeliseid, pole enamik konkurente seda veel rakendanud. Tegelikult on Dropbox ja OneDrive ainsad kaks peamist mängijat, kes seda teevad, ja viimane kasutab seda ainult Microsoft Office’i failide sünkroonimiseks.

Lisaks tavalisele sünkroonimisele pakub Dropbox Business nutikat sünkroonimist, mis võimaldab teil konfigureerida sünkroonimise nii, et see salvestaks sisu ainult veebis, mitte kõvakettale, kuid teeks selle siiski oma failisüsteemi uurijas nähtavaks. See aitab säästa kõvakettaruumi, mis on eriti kasulik siis, kui olete ummikus ühe väiksema tahkiskettaga, mis on tavalisem uuemate sülearvutitega

Teistel EFSS-teenustel on sarnane funktsioon, mida nimetatakse valikuliseks sünkroonimiseks. Erinevus on see, et valikuline sünkroonimine ei lase sünkroonimiskaustas ainult veebis olevaid faile näha.

Tootlikkuse tööriistad

Nagu teistel EFSS-tööriistadel, on ka Dropboxil kolmanda osapoole integreerimise raamatukogu. Kuid Dropboxil on ka paar pärisrakendust, mida nimetatakse Dropbox Paperiks ja Dropbox Showcase’iks.

Dropboxi paber on rakendus, mis võimaldab teil lisada teksti, pilte, videoid ja muud sisu sellele, mis näeb välja nagu tühi paberileht. Tegelikult oleme teinud Dropboxi paberi ja Google Docs’i, kuid Google Docs osutus tekstidokumentidega töötamiseks paremaks. Kui soovite paberi kohta rohkem teada saada, lugege meie Dropboxi paberi ülevaadet.

Kui teil on vaja aga lihtsalt märkmeid teha ja soovite, et funktsioonid neid rikastaksid, lugege meie parimate märkmete tegemise rakenduste ringi.

Dropbox Showcase võimaldab teil jagada oma sisu professionaalse ilmega lehel, mis on ainulaadne viis oma töö reklaamimiseks. Otseselt suhtlusvõrgustikesse jagamine aga puudub.

dropbox-äri-app-integratsioonid

Dropbox Business ei saa ühtida Google Drive’i ja One Drive’i loomulike produktiivsuserakenduste arvuga, kuid see korvab selle oma integratsioonikoguga. Tegelikult integreerub Dropbox Business nii Google’i kui ka Microsoftiga.

Failide redigeerimiseks peate siiski tellima Google’i rakenduse G Suite või Microsofti Office 365. Office’i dokumentide eelvaade Office Online’is on aga tasuta.

Lisaks Office’i ja Google’i integratsioonidele pakub Dropbox palju kolmanda osapoole tööriistu, millest saate midagi valida. Kõigist saadaolevatest valikutest saate otsida Dropboxi rakenduste integreerimise lehel. Mõned silmapaistvamad neist on Slack, Asana ja Adobe.

Turvalisus

Pilve andmete salvestamise otsustamisel on üks suurimaid probleeme pilve turvalisuse tugevus ja usaldusväärsus. Tegelikult osales Dropbox 2012. aastal ühes kõige kõrgema profiiliga andmete varguses, kuid Dropbox on sellest ajast alates oma turvalisust parandanud. Lisaks on Dropbox Businessi turvalisus tugevam kui tavalise Dropboxi turvalisus.

Dropbox turvab failid, mis on arvutist serveritesse transportimisel TLS-protokolli abil, mis loob AES-i 128-bitise või uuema krüptimisega kaitstud edastustunneli. Kui teie failid on Dropboxi pilves puhkeasendis, siis AES 256-bitine krüptimine skrambleerib need, nii et keegi ei saa neid lugeda.

Kahjuks haldab Dropbox teie krüptimisvõtit, nii et teil pole privaatsest krüptimisest kasu. Dropbox integreerub aga Boxcryptoriga, mis on lisandmoodul, mis pakub privaatset krüptimist. Pidage meeles, et kui Dropboxi lubate, siis Dropboxi blokeerimistaseme sünkroonimine ei toimi. Selle kohta saate lisateavet meie Boxcryptorsi arvustusest.

Veel üks turvalisuse puudus on see, et Dropbox hoiab teie faili metaandmeid lihttekstina. See on tavaline enamiku EFSS-i tööriistade puhul, kuna metaandmeid kasutatakse indekseerimiseks ja kasutajakogemuse kiirendamiseks. 

Kui teie andmed asuvad serverites puhkehetkel, on need tundlikumad traditsiooniliste ohtude, näiteks loodusõnnetuste ja sissetungide suhtes. Nende ja serveririkke ohu tõrjumiseks on Dropbox kaevandanud andmekeskusi. Neil on ISO 27001 akrediteering, mis tähendab, et neil on hea infoturve. Samuti läbivad nad SOC 2 autentimise.

Lisaks andmekeskuse sissetungimisele ja andmerikkumistele on veel kaks teist tüüpi küberkuritegevust, millest ettevõtted peaksid teadma: lunavara rünnakud ja kesktasemel rünnakud. Ransomware krüpteerib teie andmed ja nõuab, et maksaksite häkkeritele enne nende dekrüpteerimist, samal ajal kui kesktaseme rünnakud on sisemise pealtkuulamise tüüp. 

Dropbox kaitseb teid lunavara eest, kasutades selle versioonimisvõimalusi. Transpordi krüptimine ja TLS-protokoll kaitsevad teid pealtkuulamise eest. 

Lisaks on Dropboxil veel kaks turvafunktsiooni, mis meeldivad ettevõtete omanikele, kes vajavad lisakindlustust, et nende sisu ei satuks valedesse kätesse.

Esimene on kahefaktoriline autentimine, mis tagab, et isegi kui kellelgi õnnestub teie mandaat varastada, ei pääse ta teie kontole juurde. Seda tehakse seetõttu, et töötajad peavad tundmatust arvutist sisselogimisel lisaks tavalistele kasutaja mandaatidele sisestama spetsiaalse koodi.. 

See kood saadetakse tekstina ja see on suurepärane meetod tagamaks, et keegi ei saa kasutada nõrku paroole, mille mõned teie töötajad on võinud luua. Siiski peaksite looma tugeva parooli, isegi kui kahefaktoriline autentimine on lubatud.

Lisaks sellele, kui keegi varastab teie sünkroonitud seadme või kui te selle kaotate, saate selle seadme kaugpühkida. See katkestab sünkroonimiskausta ühenduse ja kustutab kogu selle sees oleva sisu. Sellegipoolest on ettevõtte sisu, mille seadme omanik võib-olla kolinud sünkroonimiskaustast välja, endiselt haavatav.

Toetus

dropbox-äri-tugi

Tehniliste probleemide lahendamine ei ole kellegi meelelahutuse idee, kuid väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete jaoks võib selle tegematajätmine tähendada sissetuleku kaotust. Seetõttu on oluline, et teenusel oleks hea tehniline tugi, mis aitab probleemid kiiresti lahendada. Tugi leiate, kui sisestate oma administraatori konsooli ja klõpsate spikrit. 

Abi lehel saate tutvuda Dropboxi juhendiga, sirvida abiartikleid ja pöörduda vestluse või telefoni teel tehnilise toe poole.

Juhendleht sisaldab tuge kolmele erinevale kasutajarühmale: meeskonna administraatoritele, meeskonna liikmetele ja üksikutele kasutajatele, kes kasutavad tavalist Dropboxi. Juhendid on peamiselt suunatud uutele kasutajatele ja on üsna algelised.

Enesetoetuse saidi artiklid on kasulikumad. Nende hulgas on artikleid sellistel teemadel nagu kustutatud failide taastamine, nõudes kahefaktorilist autentimist ja tõrkeotsingu sünkroonimist. Need on täpsed ja selged, nii et nende mõistmiseks ei pea te olema väga tehniline.

Kui te ei leia otsitavat, saate sirvida artikleid kategooriate kaupa või käivitada otsingu. Samuti on juurdepääs kasutajafoorumile, mis on alati hea lisa, kuna need võimaldavad teil ühe tugitehniku ​​asemel kogukonnalt abi saada. Kommuun on aktiivne ja te ei peaks vastust kaua ootama.

Kui te ei soovi lahendust ise otsida, võite võtta ühendust Dropboxi tehnilise toe personaliga ja saada neilt vastust. 

Kasutajad saavad telefonituge olenemata nende plaanist ja sellele pääsete juurde meeskonna administraatori konsoolilt. See on saadaval 24 tundi „ettevõtte” kasutajatele ja tööajal „tava-” ja “edasijõudnute” kasutajatele. Samuti on olemas vestluste tugi, mis on saadaval ööpäevaringselt. Proovisime järele ja saime lühikese järjekorraga esindajaga ühendust.

Võite saata e-kirja, et toetada ööpäevaringselt, kuid võite isegi ärikasutajana oodata vastust kuni 24 tundi. Saatsime meili, milles esitasime paar küsimust ja saime vastuse umbes 15 tunni jooksul.

Kohtuotsus

Dropboxi äri on suurepärane teenus. Sellel oli aastaid tagasi rikkumine, kuid teenus täiendas selle turvalisust, et seda kompenseerida, ja sellel on nüüd kõik turvaelemendid, mida meile meeldib EFSS-lahenduses näha.

Kasutajakogemus on lihtne, kuid pakub piisavat arvu funktsioone töövoo ja meeskonna koostöö parandamiseks. Kuigi Dropbox on tuntud oma kasutajakogemuse poolest, on selle suurimaks eeliseks sünkroonimisvõime. 

Konkurendid on mudeli kopeerinud, kuid need ei kattu päris reaalajas toimuva koostööga nagu Dropbox. Lisaks muudab nutikas sünkroonimine kogu kogemuse nauditavamaks.

Dropboxi loomuliku produktiivsuse funktsioonid on piiratud rakendusega Dropbox Paper. See on huvitav funktsioon, kuid ei pruugi kokku langeda Google Drive’i ja OneDrive for Business pakutavatega. Dropbox integreerub siiski Microsoft Office’i ja G Suite’iga, nii et saate nende funktsioone nautida seni, kuni teil on tellimus.

Teine suur puudus on hind. Seal on veel muid odavamaid lahendusi, mis on endiselt võimelised ja mida võite proovida. Kui aga tunnete, et teenite Dropbox Businessiga oma raha väärt, siis otsige seda. Kui ei, siis uurige alternatiivsete ideede saamiseks meie EFSS-i ülevaateid.

Soovime kuulda teie mõtteid ja kogemusi Dropbox Businessiga. Kuidas võrrelda seda teiste EFSS-i lahendustega? Räägi meile allolevates kommentaarides. Täname, et lugesite.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me