Solutions de stockage et de sauvegarde de fichiers économiques pour les avocats

Êtes-vous un avocat à la recherche du moyen le plus efficace et le plus abordable de stocker et de sauvegarder vos fichiers dans le cloud? Ensuite, votre principale préoccupation devrait être les risques de sécurité dans la mesure où vous traitez avec des contrats, des données personnelles ou d’entreprise confidentielles et des informations financières..


Pouvez-vous risquer de télécharger tous ces fichiers dans le cloud via un fournisseur de stockage externe? Sinon, quelles sont les alternatives? Une chose à l’avance: vous avez besoin d’une sauvegarde. Peu importe où et comment. C’est la première étape. Tout le reste est juste secondaire.

Oui, la sécurité et le prix sont tous deux importants, mais ne laissez jamais ces facteurs vous empêcher de sauvegarder vos fichiers. Cela dit, examinons certaines des alternatives de stockage et de sauvegarde de fichiers rentables, en particulier pour vos besoins professionnels. Nous avons deux options principales pour vos fichiers. Vous pouvez soit stocker et sauvegarder vos fichiers localement (en interne), soit choisir une solution hors site. 

Sauvegarde locale & Stockage de fichiers

Vous pensez probablement que la meilleure façon de stocker et d’accéder à vos fichiers est via un disque dur externe. Bien que ce soit un début, cela pourrait ne pas être suffisant pour votre situation. Un disque dur externe retirera rapidement vos fichiers les plus importants de votre ordinateur; considérez cela comme une solution rapide si vous n’avez pas encore de sauvegarde.

Nous pensons qu’il vaut mieux avancer rapidement parce que les disques durs externes ont trop de restrictions, et si vous travaillez avec plusieurs collaborateurs, les possibilités avec un disque dur externe s’arrêtent rapidement. C’est pourquoi vous devriez envisager d’utiliser un NAS pour vos fichiers. Nous avons déjà énuméré pourquoi nous utilisons (et aimons) un NAS pour nos fichiers.

Mais revoyons-les pour vous ici. 

Avantages de l’utilisation d’un NAS

Les périphériques NAS offrent beaucoup d’espace de stockage bon marché. L’un des principaux avantages est que les périphériques NAS vous permettent de brancher rapidement des disques durs, donc même si votre stockage doit se développer considérablement (par exemple, si vous acquérez un nouveau client d’entreprise qui vous oblige à gérer un grand nombre de documents), vous pouvez vous adapter en achetant de nouveaux disques durs.

De plus, le stockage sur disque dur est devenu très abordable; vous pouvez obtenir 2 To de stockage pour environ 100 $. 

Les appareils NAS vous permettent d’accéder aux fichiers n’importe où sur votre réseau. La beauté d’un NAS est qu’il n’a pas besoin d’être branché pour que vous puissiez accéder à vos fichiers. Peu importe où vous vous trouvez dans votre bureau; vous pouvez accéder à vos fichiers si vous êtes connecté à votre réseau. Bien sûr, vous pouvez configurer un NAS pour pouvoir accéder à vos fichiers même hors site, mais cela vous expose à plus de problèmes de sécurité. 

Les périphériques NAS vous permettent de gérer l’accès des utilisateurs à vos fichiers. Les périphériques NAS vous permettent d’ajouter des utilisateurs qui peuvent accéder à vos fichiers et dossiers. Dites, vous voulez que votre stagiaire travaille sur un sous-ensemble de fichiers pour un client, mais vous n’êtes pas autorisé à partager toute l’histoire avec elle. Vous pouvez simplement créer un dossier spécial qu’elle peut utiliser.

En outre, vous pouvez accorder un accès en lecture ou en écriture à vos dossiers et être très détaillé avec les privilèges. Nous utilisons Synology DiskStation dans notre bureau et sommes très satisfaits des résultats. Cela fonctionne rapidement et de manière fiable. Vous pouvez choisir différentes tailles de baies (les tailles de disques durs qui s’insèrent dans le DiskStation) qui correspondent à vos besoins. Pour commencer, deux à quatre baies sont généralement les meilleures.

RAID gère la redondance des fichiers. De nombreux périphériques NAS utilisent la technologie RAID. Synology utilise un RAID automatique qui reflète vos fichiers sur les disques durs que vous branchez. Donc, si un disque dur tombe en panne, vous avez toujours tous vos fichiers sauvegardés sur un deuxième disque. Échangez simplement la HD cassée et vous êtes prêt à partir. 

Bien sûr, vous pouvez trouver plus d’avantages à utiliser un NAS. Par exemple, il est sous votre contrôle à tout moment. Bien que cela s’accompagne d’une responsabilité, cela vous donne un contrôle total sur vos paramètres de sécurité. Assurez-vous simplement de bien connaître les techniques de chiffrement des fichiers ou engagez un consultant externe qui vous aidera à démarrer. 

Inconvénients de l’utilisation d’un NAS

La gestion et la sauvegarde des fichiers sont de votre responsabilité. Si vous choisissez de stocker vos fichiers en interne, tout est sous votre responsabilité. Vous devez vérifier la santé de votre disque dur, prendre soin de vos sauvegardes et gérer vos paramètres de chiffrement.

Soit vous pouvez vous permettre un technicien qui fait cela pour vous, soit vous devez vous envelopper vous-même, ce qui peut être très long et déroutant..

L’utilisation d’un NAS n’est pas une sauvegarde! De nombreux avocats à qui nous avons parlé utilisent un NAS pour «protéger et sauvegarder» leurs fichiers. Mais avoir un NAS ne peut pas être considéré comme une véritable sauvegarde car il ne protège pas vos fichiers contre les accidents ou les catastrophes qui pourraient survenir dans ou près de votre espace de bureau. L’utilisation d’un NAS n’est que la première étape pour sauvegarder vos fichiers. 

Vous pouvez choisir le mauvais NAS. Choisir un bon NAS pour votre entreprise n’est pas la tâche la plus simple. Bien que nous recommandions Synology DiskStation, ce n’est peut-être pas la meilleure option pour vos besoins. Nous pensons que vous ne pouvez pas vous tromper, mais il existe certainement des périphériques NAS qui gèrent mieux la synchronisation des fichiers, si cela est important pour vous..

Sauvegarde hors site & Stockage de fichiers pour les avocats

Nous pensons que plus la solution de sauvegarde est simple, mieux c’est. Mais vous avez besoin d’au moins deux types de sauvegarde: une sauvegarde locale et une autre sauvegarde hors site; par exemple, avec un fournisseur de services de sauvegarde en ligne.

Avec cette sauvegarde à deux niveaux, vous êtes à peu près protégé contre les accidents qui pourraient survenir dans votre bureau. Ces accidents peuvent être certains moments «d’oh», que ce soit par vous-même ou par votre assistant. Les fichiers sont généralement plus faciles à supprimer qu’à créer.

Sécurité & Services de sauvegarde en ligne

Lorsque vous traitez les données des clients, le téléchargement de ces fichiers vers un fournisseur de services externe nécessite une réflexion approfondie sur la façon dont vos fichiers sont traités. Où et comment vos fichiers sont-ils cryptés? Qui peut vraiment voir vos fichiers? Combien ça coûte? 

Vous voudrez peut-être lire notre article sur la sécurité des sauvegardes en ligne, où nous décortiquons les trois couches de sécurité qu’un service de sauvegarde en ligne devrait avoir: 

  • Cryptage local – par exemple, un cryptage Blowfish 448 bits
  • Cryptage en transit (un cryptage SSL est standard)
  • Chiffrement côté serveur – par exemple, AES 256 bits 

Vous voudrez peut-être envisager des solutions de sauvegarde en ligne professionnelles, qui ont tendance à être plus chères mais peuvent être personnalisées en fonction de vos besoins. Ce qui suit est un tour d’horizon des solutions de sauvegarde en ligne recommandées pour les avocats.

SpiderOak

Le principal avantage de SpiderOak est qu’il prend la sécurité très au sérieux. Si vous recherchez le service de sauvegarde en ligne et de synchronisation de fichiers le plus sécurisé disponible, c’est certainement celui-ci.

Sauvegarde et synchronisation en ligne SpiderOak

SpiderOak est relativement cher (Go pour 0 $ / an), et son interface, parfois, semble un peu maladroite, mais les fonctionnalités de sécurité globales en valent la peine. Vous pouvez vous inscrire ici et l’essayer gratuitement.

Affaires de carbonite

Ce qui manque à Carbonite Home (bande passante illimitée, sauvegarde automatique des fichiers vidéo, etc.), vous pouvez l’obtenir avec Carbonite Business à un prix encore très abordable de 229 $ par an.

CrashPlan Pro vs Carbonite Business
Logiciel d’affaires Carbonite

Bien qu’il ne soit pas illimité, vous pouvez toujours sauvegarder 250 Go (ou 500 Go avec Business Premier). L’avantage est que vous pouvez sauvegarder un nombre illimité d’ordinateurs, ce qui est utile si vous travaillez avec plusieurs collaborateurs ou clients. Vous pouvez obtenir un essai gratuit ici. 

CrashPlan Pro

CrashPlan Pro pour les consommateurs est fantastique si vous avez besoin de plus de fonctionnalités, surtout quand il s’agit de surveiller vos sauvegardes et de gérer plusieurs comptes d’utilisateurs.

CrashPlan est célèbre pour son offre de sauvegarde illimitée, vous n’avez donc pas à vous soucier de manquer d’espace. Vous pouvez obtenir un essai gratuit ici.

Avantages & Inconvénients de l’utilisation de la sauvegarde en ligne pour une entreprise

Si vous vous inscrivez à un service de sauvegarde en ligne, vous pouvez être sûr que tout est pris en charge par votre fournisseur de services – du moins c’est ainsi que cela devrait être. Vous téléchargez un logiciel sur votre PC ou Mac, définissez une planification et des dossiers à sauvegarder, et c’est tout. De nombreux services vous guident tout au long de ce processus grâce à un assistant facile à utiliser.

Avec le stockage et la sauvegarde dans le cloud, il devient très facile d’accéder à vos fichiers de n’importe où – sur votre smartphone, à l’aéroport, lors d’un déjeuner d’affaires. Même si vous oubliez une présentation importante pour votre argumentaire de vente, vous pouvez simplement la télécharger à partir de vos fichiers sauvegardés dans le cloud. 

Certains services de sauvegarde en ligne vous permettent de partager des fichiers avec des collègues ou des coéquipiers afin que vous puissiez facilement collaborer sur un projet ou un document particulier pour un client. Pas besoin d’envoyer des pièces jointes de courrier électronique volumineuses qui se coincent dans les filtres anti-spam. 

Voyons maintenant les inconvénients de la sauvegarde en ligne pour les cabinets d’avocats. Lorsque vous envoyez vos fichiers aux serveurs d’une autre entreprise, vous devez faire confiance à cette entreprise pour ne pas compromettre vos données. Assurez-vous que les fonctions de sécurité appropriées sont implémentées AVANT d’envoyer vos fichiers.

Vous pouvez trouver que le manque de contrôle est un facteur décisif en ce qui concerne les services de sauvegarde en ligne, mais il existe certainement des moyens de rendre vos sauvegardes aussi sécurisées que possible. 

En fonction de votre connexion Internet et de la quantité de données que vous souhaitez stocker et sauvegarder, une sauvegarde en ligne peut prendre très longtemps. Si vous disposez d’une connexion Internet solide et que votre matériel informatique est à jour, il devrait fonctionner en arrière-plan sans que vous remarquiez que quelque chose est en cours de sauvegarde. 

Si vous débutez en tant qu’avocat, vous devez probablement économiser autant d’argent que possible avant d’établir une clientèle solide. La sauvegarde hors site des entreprises a tendance à coûter beaucoup plus cher que la sauvegarde en ligne grand public. Demandez-vous si une solution de sauvegarde en ligne grand public suffira dans l’intervalle. Vous pouvez mettre à niveau plus tard lorsque vous avez suffisamment de fonds disponibles. 

Conclusion

L’essentiel est le suivant: un stockage et une sauvegarde des fichiers rentables pour les avocats sont possibles. Conservez toujours deux copies redondantes de vos fichiers. Une copie doit être sur place dans votre bureau, et une autre doit être conservée dans le cloud ou à un autre endroit de vos locaux de travail principaux.

Idéalement, vous souhaitez utiliser un service de sauvegarde en ligne à cette fin. Allez-y et consultez notre tableau de comparaison pour plus d’informations.

L’aspect le plus important de votre stratégie de stockage et de sauvegarde de fichiers doit être la sécurité. Le cryptage est la base dont vous avez besoin pour protéger vos fichiers contre l’espionnage et le vol. Assurez-vous que vos solutions de sauvegarde chiffrent correctement vos fichiers. 

Gardez également à l’esprit que la meilleure stratégie de sauvegarde ne vaut rien si vous ne testez pas vos restaurations. Effectuez toujours des tests de restauration de vos sauvegardes, éventuellement même une fois par mois. De cette façon, vous pouvez vérifier si tous vos fichiers sont disponibles en cas de panne du disque dur ou d’autres types de perte de données. 

Kim Martin Administrator
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