Meilleurs outils logiciels d’équipe virtuelle

Il y a de fortes chances que vous soyez l’une des nombreuses personnes qui travaillent dans une équipe dispersée dans le monde entier. Alors que la technologie progresse et que les frontières semblent disparaître du jour au lendemain, de plus en plus de personnes se retrouvent à travailler avec des personnes de différents pays ou fuseaux horaires, utilisant le stockage en ligne pour faire le travail.


À l’heure actuelle, plus de 30 millions de personnes aux États-Unis travaillent déjà à distance et environ 90% d’entre elles sont plus heureuses car elles peuvent maintenir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Chez Cloudwards.net, nous avons également une équipe virtuelle avec des membres travaillant dans le monde entier. Il y a 20 ans, cela n’aurait pas été possible, mais maintenant, avec l’avènement d’une culture changeante, une vitesse Internet accrue et des outils améliorés, nous sommes en mesure de travailler en synchronisation absolue.

Si vous travaillez vous aussi dans une équipe virtuelle, il y a de fortes chances que vous utilisiez davantage d’outils de productivité dont vous pouvez faire le suivi juste pour vous assurer que tous les membres de l’équipe savent ce qu’ils font et qu’ils sont toujours au courant. Cependant, pourquoi utiliser cinq outils différents pour faire quelque chose que vous pouvez faire avec une seule application?

Avec un outil logiciel d’équipe virtuelle tout-en-un, vous pouvez gérer toutes les exigences à la fois et vous n’aurez jamais à passer d’un onglet à l’autre. Cela vous évite, ainsi qu’à votre équipe, beaucoup de problèmes et augmente l’efficacité, pour démarrer.

Pourquoi chaque équipe virtuelle a besoin d’outils logiciels

Voyons quelques-unes des principales raisons pour lesquelles votre équipe peut tirer parti de l’utilisation de ces outils..

Meilleure communication

Lorsque vous êtes dans un bureau et que vous rencontrez des collègues tous les jours, vous créez automatiquement un rapport. Il vous est facile d’approcher les membres de l’équipe et de leur demander de l’aide tout en discutant du nouveau film sorti le week-end dernier..

Créer ce type de relation avec une équipe virtuelle peut être difficile lorsque vous ne vous parlez que de travail. Slack aide à combler cette lacune en offrant un endroit pour les discussions sur l’eau avec des emojis et des gifs amusants.

Productivité accrue

Avec des membres travaillant dans le monde entier, il peut être difficile de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et sait ce qu’il doit faire. Pouvez-vous imaginer le chaos si vous avez oublié d’envoyer à la moitié des membres de l’équipe une mise à jour et des changements importants concernant le projet?

Un outil de gestion de projet efficace peut vous sauver de cette horrible misère et augmenter également votre efficacité. Par exemple, Basecamp a un panneau de message qui est orienté vers les mises à jour. Il vous suffit de taper les mises à jour ici et tous les membres de votre équipe seront immédiatement informés.

Visibilité contrôlée

S’il est important pour les équipes de maintenir la transparence, il est également important de contrôler la visibilité. En réglementant qui peut voir quelles ressources, vous pouvez augmenter la sécurité de l’organisation, limiter l’accès des employés et afficher également un journal des transactions.

Asana, par exemple, permet aux utilisateurs de partager tout leur espace de travail, un projet ou une seule tâche. Si un utilisateur ne suit pas une tâche particulière, il ne la verra pas dans sa liste de tâches ou n’en sera pas averti.

Moins de surcharge d’e-mails

Combien de fois avez-vous parcouru une grande piste de courrier électronique juste pour trouver cette information importante? Les outils de gestion de projet comme Trello ont une boîte de description distincte pour chaque tâche où vous pouvez enregistrer toutes les informations et y accéder facilement chaque fois que vous en avez besoin.

Meilleurs outils logiciels d’équipe virtuelle

Voici cinq des meilleurs outils logiciels d’équipe virtuelle que nous avons testés:

Asana

Si vous recherchez un outil de gestion de projet qui offre évolutivité, flexibilité et visibilité contrôlée, alors Asana est votre meilleur coup.

Asana vous permet de créer différents projets et tâches qui peuvent être attribués à différents membres de l’équipe. Vous pouvez définir un délai, des balises, une description, ajouter des commentaires et joindre des fichiers. Utilisé par des entreprises comme Uber, Airbnb et Pinterest, il est gratuit pour un maximum de 15 membres, ce qui en fait également un excellent outil pour les petites équipes et les indépendants.

Mais la meilleure partie d’Asana doit être le contrôle de la visibilité qu’il offre – seuls les membres de l’équipe qui suivent une tâche particulière ou qui sont affectés à cette tâche peuvent les visualiser. Ils ne peuvent pas voir les autres projets ou tâches qu’ils ne suivent pas.

Dans l’ensemble, Asana est parfait pour les équipes qui souhaitent collaborer mais qui veulent toujours garder le contrôle de la visibilité de chaque tâche pour chaque membre.

Trello

Bien qu’Asana soit assez exhaustif et parfait pour les grands projets, il ne permet pas une bonne vue d’ensemble d’un projet entier. C’est là que Trello entre en jeu: basé sur un concept de tableau Kanban, Trello facilite la visualisation d’un projet entier à la fois, quelle que soit sa taille.

C’est comme un tableau blanc avec des listes et des notes autocollantes (Trello aime les appeler des cartes). Au fur et à mesure que votre projet progresse, vous pouvez déplacer les notes vers d’autres listes. Chaque carte peut être attribuée à plusieurs utilisateurs. Vous pouvez également ajouter des étiquettes, des dates d’échéance, des pièces jointes, des listes de contrôle et des commentaires à la carte.

Malheureusement, le contrôle de la visibilité n’est pas le même qu’Asana, car tous les membres ajoutés à une tâche, une liste ou un tableau particulier peuvent voir l’intégralité du tableau Trello et ce que font les autres membres. Trello est définitivement idéal pour les équipes créatives qui recherchent la transparence et une meilleure collaboration.

Mou

Les outils de gestion de projet sont essentiels pour assigner des tâches et s’assurer que tout est sur la bonne voie, mais lorsque vous travaillez dans une équipe virtuelle, la communication est plus importante que jamais. Tous les autres outils de cette liste fournissent une section de commentaires, mais il doit y avoir une plate-forme spéciale où toute l’équipe peut communiquer et rester à jour.

Avec des entreprises comme LinkedIn et Samsung utilisant Slack, l’outil s’est avéré être la première plate-forme de communication pour les équipes virtuelles. Avec Slack, vous pouvez créer des canaux séparés pour chaque projet, y compris un pour les chats refroidisseurs d’eau, et intégrer facilement la plate-forme avec des outils tiers.

Camp de base

Si vous avez une grande organisation avec un certain nombre de divisions et de projets mais que Asana n’est pas assez exhaustif pour vous, dirigez-vous directement vers Basecamp.

Avec un tableau de bord incroyablement facile à utiliser, Basecamp permettra non seulement d’éliminer l’encombrement des e-mails, mais aussi de rendre votre équipe très productive. Pour chaque équipe / projet, vous avez un calendrier commun qui marque tous les délais, un babillard pour les annonces, une liste de tâches pour chaque membre, un dossier de documents séparé et une section d’enregistrement automatique pour poser des questions récurrentes aux membres de l’équipe.

Si vous avez une équipe de 20 membres ou plus, vous devriez absolument essayer Basecamp; c’est gratuit pour les étudiants, les enseignants et les organisations à but non lucratif.

Wrike

Pour les équipes marketing et créatives, Wrike est une solution de gestion de projet incroyable avec des échéanciers, des diagrammes de Gantt et l’édition de documents en ligne.

Si vous avez une agence de contenu et que vous en avez assez de passer d’un fichier de document à un autre, Wrike peut vous faire économiser beaucoup de temps et d’efforts. Vous pouvez modifier Word, Excel, images et .pdfs sans les télécharger depuis la plateforme. Wrike conserve également l’historique des versions pour chaque fichier, ce qui facilite la restauration.

Ce n’est peut-être pas le meilleur logiciel d’équipe virtuelle pour les équipes commerciales ou techniques, mais Wrike est définitivement idéal pour les agences de rédaction de contenu et de marketing numérique.

Conclusion

Dans un monde d’indépendants, d’équipes virtuelles et d’applications multiplateformes, il existe un fort besoin d’outils qui permettent la collaboration en ligne, la synchronisation avec différents appareils et aident à éviter les e-mails de bureau excessifs.

Bien que je viens d’énumérer certains des meilleurs outils logiciels d’équipe virtuelle disponibles sur le marché en ce moment, l’outil parfait pour votre équipe dépendra de vos besoins exacts. Donc, pour choisir un outil, faites une liste des besoins de votre équipe, puis choisissez l’outil qui remplit la plupart des éléments de la liste.

Avez-vous utilisé l’un de ces outils? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous, merci d’avoir lu.

Kim Martin Administrator
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