5 outils qui rendent la gestion de la documentation moins terrible


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Il n’y a pas beaucoup d’expressions de trois mots qui vous endormiront plus rapidement que la «gestion des documents commerciaux», mais cela ne doit pas nécessairement être ainsi.

À l’époque des anciens logiciels de bureau, il n’était pas possible de faire de la gestion de documents commerciaux rien de moins qu’une expérience horrible. Mais maintenant, grâce à des applications cloud élégantes, nous avons des systèmes qui sont faciles à regarder et conçus pour que les gens les utilisent réellement.

Voici cinq outils pour rendre la documentation d’entreprise moins compliquée et – si possible – amusante.

1. Papier Dropbox

Dropbox Paper – basé sur le hackpad précédent – est la réponse de Dropbox à Google Docs. Quiconque a utilisé le support pour écrire reconnaîtra la mise en page et son fonctionnement. Chaque ligne est son propre bloc, qui peut être soit:

  • Image
  • Fichier Dropbox
  • Table
  • Liste à puces
  • Liste numérotée
  • Case à cocher
  • Séparateur
  • Bloc de code

Pour les entreprises qui ont beaucoup d’éléments visuels ou une mise en forme spéciale dans leur documentation, Dropbox Paper facilite leur insertion et leur mise en forme. C’est plus que ce que l’on peut dire pour Google Docs, qui est un peu trop proche de Microsoft Word à mon goût.

Coller un lien Dropbox Paper privé dans un autre document Paper utilise le lien comme un bloc, remplissant automatiquement le titre et vous permettant de passer rapidement d’un document à l’autre, comme un wiki interne.

Le papier Dropbox est idéal pour collaborer au développement de documents

Bien qu’il existe sans doute de meilleures solutions pour gérer et organiser les documents, les fonctionnalités de commentaire et de révision de Dropbox Paper sont idéales pour fouetter des documents avec une équipe, effectuer des révisions rapides et réfléchir, comme ceci:


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Pour une manière plus complète et structurée de gérer les documents commerciaux, il y a beaucoup plus d’options.

Astuces Dropbox Paper Pro:

  • Utilisez l’icône Dropbox lors de la modification d’un document pour incorporer directement des fichiers à partir d’un compte Dropbox
  • Liez directement les documents internes Dropbox Paper pour créer un wiki d’entreprise

2. MultCloud

Si vous collaborez avec des équipes et des services distincts, qui utilisent différents systèmes de gestion de documents, vous économiserez ainsi beaucoup de changements avec MultCloud.

Il combine une large gamme de services cloud différents – comme Dropbox, Google Drive et Evernote – le tout dans une seule application. Même sur le plan gratuit, les utilisateurs sont invités à regrouper tous leurs services en un seul endroit et à déplacer librement des fichiers entre eux sans quitter l’application.


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Le “problème” avec MultCloud, c’est qu’il est conçu plus pour organiser la documentation et moins pour la visualiser.

Alors que certains fichiers s’ouvrent parfaitement (images et fichiers texte, par exemple), d’autres ne s’affichent pas. Il est évident que Multcloud n’est pas entièrement intégré à Evernote, car vous obtenez une erreur lorsque vous essayez d’ouvrir des notes dans le volet d’aperçu.

Multcloud permet de visualiser et d’organiser des fichiers à partir de différents services

Multcloud est une solution de qualité pour télécharger, visualiser et organiser des fichiers. Il se connecte à certains services moins connus, tels que Alfresco, Copy et Mediafire. Si vous avez des fichiers dans ces services, vous pouvez les transférer facilement.

Conseils Multcloud Pro:

  • Utilisez Multcloud pour migrer vers un nouveau service cloud si vous envisagez de passer à Dropbox ou à Google Drive
  • Copiez les captures d’écran d’Evernote dans leur propre fichier de serveur cloud pour désencombrer vos ordinateurs portables

… Mais il existe une application plus élégante qui a des fonctionnalités similaires – à savoir, odrive.

3. odrive

Bien qu’odrive ait à peu près les mêmes fonctionnalités en ligne que Multcloud (étant la base principale des services multi-cloud), il a également l’avantage d’être une application de bureau.

Maintenant, au lieu de basculer entre les dossiers locaux Dropbox et Google Drive – ou de vous inquiéter de savoir quel serait le meilleur endroit pour les enregistrer – vous pouvez vider des fichiers dans un espace odrive partagé et les organiser facilement, à l’intérieur du dossier odrive de votre ordinateur.

Sans oublier, l’expérience utilisateur est de loin, beaucoup plus agréable que celle de Multcloud.


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odrive est destiné au stockage cloud combiné sur un ordinateur de bureau

Pour gérer des structures de documents commerciaux complexes, odrive permet de tout voir en un seul endroit. Vous pouvez associer votre Dropbox, Google Drive, OneDrive, Gmail et même les comptes Slack, de sorte que les fichiers circulent naturellement, peu importe où vous (ou quelqu’un d’autre) finissez par les placer (consultez également notre meilleur stockage en nuage pour Slack).

Conseils odrive Pro:

  • Organisez les pièces jointes Gmail et Slack dispersées dans un espace partagé
  • Limitez la limite et la vitesse de téléchargement pour économiser de la bande passante et de l’espace disque

4. Process Street

Process Street permet de créer et de gérer des documents de processus métier pour des tâches délicates telles que l’intégration des employés et la gestion de la sécurité du réseau.

Si vous obtenez de nouveaux employés aux normes, faire passer les instructions sur Slack et espérer le meilleur n’est pas une bonne idée, au lieu de cela, créez un processus qui explique tout parfaitement.

Bien que Process Street ne gère pas les fichiers Dropbox ou les documents Google, vous pouvez conserver les processus (et leur liste de contrôle complète avec les pistes d’audit) en un seul endroit et non mélangés avec les documents non exploitables comme les FAQ et les directives..


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Comme vous pouvez le voir, vous pouvez organiser les documents de processus dans des dossiers et exécuter des listes de contrôle pour chaque instance (dans ce cas, c’est une liste de contrôle par employé).

Process Street est pour l’organisation des documents de processus et l’attribution des listes de contrôle de l’équipe

Si vous utilisez un fournisseur de formulaires comme Formstack ou Typeform, il est également possible d’envoyer toutes ces données pour traiter des documents..

Par exemple, lors de l’exécution d’un processus d’intégration du client, le client peut être amené à saisir ses données dans un formulaire (ou à le faire vous-même). Lorsqu’une nouvelle entrée est ajoutée dans Typeform, vous pouvez automatiquement exécuter une liste de contrôle pour ce client et la remplir avec les données du formulaire.

Cela peut être fait avec la puissance impressionnante de Zapier, dont je parlerai ensuite.

Conseils sur Process Street Pro:

  • Avec Process Street, vous pouvez transformer des documents de processus en listes de contrôle interactives pour chaque processus exécutable
  • Inscrivez-vous avec Zapier pour commencer à automatiser le travail que vous détestez et liez-le à Process Street pour exécuter les tâches en séquence

5. Zapier

Zapier est une plate-forme pour connecter des applications afin que vous puissiez passer moins de temps à transférer des données sur le Web. Avec Zapier, vous venez de l’automatiser à la place.

Pour connecter deux applications, créez simplement une règle lorsque les applications se parlent.

Par exemple:

  • Copiez les nouveaux fichiers Google Drive dans un dossier Dropbox spécifique
  • Enregistrer les nouvelles pièces jointes Evernote dans Box
  • Enregistrer de nouveaux documents Google sur OneDrive

Il existe une multitude de façons dont Zapier peut vous aider à contrôler la gestion des documents. De la même manière, il est plus facile de déplacer des fichiers entre des fournisseurs de stockage cloud avec odrive ou Multcloud, Zapier peut automatiser cette tâche, vous n’avez donc jamais à vous en soucier.

Zapier permet à presque toutes les applications de s’intégrer et de se synchroniser

Supposons, par exemple, que vous préférez utiliser Dropbox pendant que vos collègues insistent pour utiliser Google Drive. Créez simplement un zap qui synchronise tout ce qui est partagé avec vous, dans un dossier Dropbox spécifique, qui vous avertit sur Slack lorsque la synchronisation est terminée.

Courtiser! Sans effort!


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Consultez la liste des intégrations de Zapier pour une quantité écrasante d’applications qui se lient ensemble! Parfois j’utilise le répertoire juste pour trouver de nouveaux outils sympas.

Conseils Zapier Pro:

  • Configurer l’intégration de réaction en chaîne (comme: télécharger un fichier sur Dropbox -> Copiez-le sur OneDrive -> Envoyer un e-mail -> Notify in Slack) en utilisant la nouvelle fonction de zap en plusieurs étapes de Zapier
  • Gardez un répertoire principal de tous les fichiers de partout sans utiliser odesk ou Multcloud, en configurant la copie zap de fichiers de partout dans un seul serveur

Pour plus d’articles sur les applications cloud, y compris des critiques et des comparaisons impressionnantes, consultez le reste du blog Cloudwards.

Il s’agissait d’une contribution d’invité de Benjamin Brandall. Benjamin est écrivain à Process Street. Retrouvez-le sur Twitter ici.

Kim Martin Administrator
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