Πώς να κάνετε την απομακρυσμένη εργασία εύκολη

Η μετακίνηση σε σκοτώνει. Καθίστε σε ατελείωτες βαρετές συναντήσεις. Τα τηλέφωνα κουδουνίζουν και ο συνάδελφός σας μετακινεί το τραπέζι του για πέμπτη φορά σήμερα. Κάποιος κοιτάζει πάνω από τον ώμο σας. Το κοστούμι που φοράτε είναι άβολα.


Δεν είναι υπέροχη η εννέα έως πέντε ημέρα; Ευτυχώς, σήμερα έχουμε έναν υποψήφιο: δουλεύουμε εξ αποστάσεως.

Όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως, έχετε όλα τα οφέλη που έχετε ακούσει και φανταστείτε στο παρελθόν – δουλέψτε με τη μπλούζα σας, χωρίς μετακινήσεις, εξοικονομήστε χρήματα για μεσημεριανό γεύμα τρώγοντας φθηνό και υγιεινό φαγητό, παρακολουθήστε μόνο συναντήσεις που πρέπει απολύτως να είστε, να είστε πιο παραγωγικοί και , φυσικά, διαχειριστείτε το χρόνο σας με τον τρόπο που σας ταιριάζει.

Όλο και περισσότεροι άνθρωποι μεταβαίνουν σε απομακρυσμένη εργασία, αλλά θα ήταν άσκοπο για τον εργοδότη σας ή την καριέρα σας εάν η εργασία από μια αιώρα σε μια απομακρυσμένη παραλία προκάλεσε την παραγωγικότητα να υποφέρει. Ευτυχώς, υπάρχουν πολλά εργαλεία λογισμικού για να διευκολύνετε τη μετάβαση, το μόνο που χρειάζεστε είναι WiFi ή κάποια μορφή πρόσβασης στο Διαδίκτυο. Σε αυτό το άρθρο, θα ρίξουμε μια ματιά σε μερικά από αυτά τα εργαλεία που διευκολύνουν την απομακρυσμένη εργασία.

Μικρές ομάδες και ελεύθεροι επαγγελματίες

Πρώτα απ ‘όλα, όταν έχετε μια κατανεμημένη ομάδα χρειάζεστε έναν ασφαλή και αξιόπιστο τρόπο για να μοιράζεστε αρχεία μεταξύ των μελών. Η μεταφορά αρχείων μέσω email ή flash drive ζητά απλώς κλοπή δεδομένων, καθώς τα email μπορούν να χακαριστούν και να κλαπούν οι δίσκοι. Για την καταπολέμηση του εγκλήματος στον κυβερνοχώρο, η αποθήκευση στο cloud είναι βολική. Ένα από τα πιο δημοφιλή, με 800 εκατομμύρια χρήστες, είναι το Google Drive.

Το Google Drive στοχεύει οικιακούς χρήστες και παρέχει καλή παραγωγικότητα. Υπάρχουν πολλές εφαρμογές τρίτων (οι περισσότερες από αυτές είναι δωρεάν) στη βιβλιοθήκη. Η εφαρμογή της Google, τα Έγγραφα Google, είναι μία από τις καλύτερες εφαρμογές για παραγωγικότητα και συνεργασία και ενσωματώνεται φυσικά με το Google Drive.

Με τη σουίτα γραφείου Docs λαμβάνετε εφαρμογές για επεξεργασία κειμένου, υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις. Μπορείτε να προτείνετε τροποποιήσεις και να κάνετε σχόλια, όλα σχεδόν σε πραγματικό χρόνο χάρη στις γρήγορες ταχύτητες συγχρονισμού αρχείων. Υπάρχει επίσης μια επιλογή να επιστρέψετε σε προηγούμενες εκδόσεις και να δείτε ποιες αλλαγές έγιναν.

Έγγραφα γραφείου

Φυσικά, η κοινή χρήση αυτών των αρχείων είναι απαραίτητη και η Google δεν απογοητεύει. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε email για να δώσετε πρόσβαση ή να ορίσετε έναν σύνδεσμο πρόσβασης. Είτε κάνετε το ένα είτε το άλλο, μπορείτε να ορίσετε δικαιώματα και για τα δύο.

Η Google ασφαλίζει αυτά τα αρχεία χρησιμοποιώντας κρυπτογράφηση AES 128-bit. Υπάρχουν συζητήσεις για το αν έχει σπάσει, αλλά η συμβατική σοφία λέει ότι θα χρειαζόταν ένας υπερυπολογιστής ένα δισεκατομμύριο χρόνια για να το κάνει, οπότε υπάρχει. Ο έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων (2FA) είναι διαθέσιμος για προστασία από κλεμμένους κωδικούς πρόσβασης.

Μια καλή επιλογή για τους ελεύθερους επαγγελματίες είναι ότι ως δωρεάν χρήστης έχετε ένα ωραίο 15 GB δωρεάν αποθηκευτικού χώρου. Για όσους θέλουν φθηνές επιλογές, υπάρχουν μερικά σχέδια πληρωμής: 100 GB για 2 $ το μήνα είναι μια καλή προσφορά, μετά από αυτό κερδίζετε 1 TB για 9,99 $. Οι εκπτώσεις είναι διαθέσιμες εάν πληρώνετε για ολόκληρο το έτος. Διαβάστε την κριτική μας στο Google Drive για λεπτομέρειες.

Εργασία από απόσταση για επιχειρήσεις μεσαίου μεγέθους

Εάν διευθύνετε μια επιχείρηση και χρειάζεστε περισσότερη ασφάλεια, υπάρχει το Box. Απαιτεί πολλές εταιρείες και μικρές επιχειρήσεις του Fortune 500 ως πελάτες.

Υπάρχει μια εγγενής εφαρμογή που ονομάζεται Box Notes, η οποία είναι από τις καλύτερες εφαρμογές λήψης σημειώσεων. Για να καλύψει την έλλειψη εγγενών εφαρμογών συνεργασίας, το Box ενσωματώνεται τόσο στα Έγγραφα Google όσο και στο Office Online. Μπορείτε να ενσωματώσετε με περισσότερες εφαρμογές τρίτων που βρίσκονται στη βιβλιοθήκη. Οι κατηγορίες περιλαμβάνουν συνεργασία, διαχείριση έργου, διαχείριση περιεχομένου και ασφάλεια.

Η διαχείριση μεγάλων, απομακρυσμένων ομάδων – ή πολλών ομάδων – είναι εύκολη με το Box. όταν προσθέτετε έναν νέο χρήστη στο λογαριασμό σας, μπορείτε να ορίσετε διάφορα δικαιώματα. Μπορείτε να επιλέξετε σε ποιους φακέλους έχουν πρόσβαση οι χρήστες. Και μπορείτε να ορίσετε επτά διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων ενώ το κάνετε. Εάν πρέπει να προσκαλέσετε δεκάδες υπαλλήλους ταυτόχρονα, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μαζική πρόσκληση. Όταν το κάνετε αυτό, μπορείτε να τα αντιστοιχίσετε σε μια ομάδα για να αποφύγετε να ορίζετε δικαιώματα ένα προς ένα.

Όσον αφορά την ασφάλεια, το Box κάνει υπέροχο. προστατεύει το περιεχόμενό σας με κρυπτογράφηση AES 256-bit, κατά τη μεταφορά και στους διακομιστές. Κρυπτογραφεί ακόμη και το κλειδί σας (το οποίο χρησιμοποιείτε για την αποκρυπτογράφηση των αρχείων σας) με το ίδιο επίπεδο κρυπτογράφησης AES.

Οι ταχύτητες συγχρονισμού αρχείων είναι συγκρίσιμες με άλλες υπηρεσίες. Η κοινή χρήση αρχείων είναι απλή. κάνετε κλικ σε ένα κουμπί “κοινή χρήση” και μπορείτε να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο ή να στείλετε μια πρόσκληση μέσω email. Με αυτούς τους συνδέσμους, το Box σας δίνει τη δυνατότητα να χρησιμοποιείτε προστασία με κωδικό πρόσβασης και να ορίζετε ημερομηνίες λήξης.

Δεδομένου ότι προσανατολίζεται περισσότερο στις επιχειρήσεις, είναι πιο ακριβό. Το Box σάς προσφέρει ένα πρόγραμμα εκκίνησης 100 GB για τουλάχιστον τρεις χρήστες και είναι 5 $ το μήνα, ανά χρήστη. Τα προγράμματα Business και Business plus προσφέρουν απεριόριστο χώρο αποθήκευσης, για 15 $ και 25 $ αντίστοιχα. Υπάρχει ένα δωρεάν ατομικό πρόγραμμα και μια δοκιμαστική περίοδος 15 ημερών για επιχειρηματικά σχέδια, για τα οποία μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα στην κριτική μας στο Box.

Απομακρυσμένη εργασία για μεγάλες επιχειρήσεις

Οι επιχειρήσεις που θα ήθελαν να απομακρυνθούν θα τα πήγαιναν καλύτερα με την καλύτερη επιλογή EFFS, Egnyte Connect. Διαθέτει εγγενείς εφαρμογές, καθώς και ενοποιήσεις Εγγράφων Google και Office Online. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την έκδοση γραφείου του Office – Office 365 – υπάρχει και μια ενσωμάτωση για αυτό.

Είναι λίγο αργό όσον αφορά τις αρχικές μεταφορτώσεις, αλλά για λόγους συνεργασίας, η ταχύτητα συγχρονισμού είναι πιο σημαντική με τα ήδη μεταφορτωμένα αρχεία. Το Egnyte πραγματικά λάμπει εκεί καθώς χρησιμοποιεί συγχρονισμό σε επίπεδο μπλοκ που ανεβάζει μόνο τμήματα του αρχείου που έχουν αλλάξει και όχι ολόκληρο το αρχείο.

Ό, τι χρειάζεστε κατά την κοινή χρήση με απομακρυσμένα μέλη, η Egnyte το έχει. Μπορείτε να μοιραστείτε εύκολα αρχεία ή φακέλους και να δώσετε τέσσερις τύπους πρόσβασης – ιδιοκτήτης, πλήρης, συντάκτης και πρόγραμμα προβολής. Οι σύνδεσμοι σας μπορούν να έχουν προστασία με κωδικό πρόσβασης, ημερομηνίες λήξης και ακόμη και να λαμβάνετε ειδοποίηση όποτε χρησιμοποιείται ο σύνδεσμος. Μπορείτε ακόμη και να ορίσετε αν οι χρήστες μπορούν να πραγματοποιήσουν λήψη ή απλώς προεπισκόπηση αρχείων.

Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τα αρχεία της επιχείρησής σας, προστατεύονται με κρυπτογράφηση AES-256, μπορείτε να ορίσετε ελάχιστο μήκος και ισχύ για τους κωδικούς πρόσβασης, το 2FA είναι εκεί για να σας βοηθήσει εάν ο κωδικός πρόσβασής σας έχει σπάσει και αν κάποιος κλέψει τη συσκευή σας μπορείτε απλώς κόψτε το από το συγχρονισμό.

Η Egnyte δεν προσφέρει μεμονωμένα σχέδια. Το λιγότερο ακριβό είναι 40 $ ανά μήνα για πέντε χρήστες, αλλά παρέχει 5 TB αποθηκευτικού χώρου. Εάν χρειάζεστε περισσότερο χώρο και περισσότερους χρήστες, υπάρχει το επιχειρηματικό σχέδιο. Παρέχει 10 TB κοινόχρηστου χώρου σε 100 χρήστες το πολύ για 15 $ το μήνα (ανά χρήστη). Διαβάστε τις λεπτομέρειες στην κριτική μας Egnyte.

Άλλα εργαλεία απομακρυσμένης εργασίας

Όταν πρέπει να επικοινωνήσετε με την ομάδα σας από απόσταση υπάρχει μια δημοφιλής εφαρμογή που έρχεται στο μυαλό – Slack. Ξεκίνησε το 2013 και έκτοτε έχει αναπτυχθεί ραγδαία. Αυτό δεν αποτελεί έκπληξη, η εφαρμογή είναι διασκεδαστική και εύχρηστη και ενσωματώνεται με πολλές εφαρμογές τρίτων που ενισχύουν την παραγωγικότητα (θα θέλαμε επίσης να σημειώσουμε ότι όλες οι παραπάνω υπηρεσίες είναι από τις καλύτερες cloud storage για το Slack).

Ο κάτοχος του χώρου εργασίας σας δημιουργεί έναν χώρο εργασίας Slack και, μαζί με τους διαχειριστές, προσκαλεί και διαχειρίζεται τα μέλη της ομάδας. Η ομάδα μπορεί στη συνέχεια να μοιραστεί το χώρο εργασίας Slack και να επικοινωνήσει μέσω αυτού. Παρόμοια με τα παλιά δωμάτια συνομιλίας, όλα περιστρέφονται γύρω από τα μηνύματα. διαφορετικά κανάλια αποτελούν μέρος του χώρου εργασίας σας και είναι τα κύρια μέσα επικοινωνίας. Μπορείτε να οργανώσετε κανάλια σύμφωνα με συγκεκριμένα τμήματα, έργα ή γραφεία.

Όταν επικοινωνείτε συχνά με τα μέλη της ομάδας σας, οι πληροφορίες μπορούν να είναι παντού. Το Slack σάς επιτρέπει να αναζητάτε εύκολα μηνύματα, καθώς και να στέλνετε ειδοποιήσεις όποτε κάποιος λέει κάτι σημαντικό. Μπορείτε ακόμη και να αναζητήσετε αρχεία που στείλατε στον συνάδελφό σας.

Ωστόσο, το Slack δεν σας επιτρέπει να διατηρήσετε μια ατζέντα: όταν πρόκειται για διαχείριση εργασιών με μια απομακρυσμένη ομάδα, το Trello λάμπει πραγματικά. Είναι ένας οπτικός τρόπος για να οργανώσετε τα έργα σας και να δείτε τι πρέπει να κάνετε με μια ματιά μέσω της χρήσης καναβανιού.

Όλα όσα κάνετε θα περιλαμβάνουν το Trello board. Ο πίνακας είναι μια λίστα με λίστες, που είναι βασικά όλες οι εργασίες σας σε διάφορα στάδια, από ιδέες έως ολοκλήρωση. Το Trello χρησιμοποιεί κάρτες για να αντιπροσωπεύσει αυτές τις εργασίες. Ενώ οι κάρτες φαίνονται απλές στην αρχή, μπορείτε να προσθέσετε σχόλια, ετικέτες, να ανεβάσετε συνημμένα, να δώσετε προθεσμίες κ.λπ..

Φυσικά, το Trello διαθέτει μια βιβλιοθήκη, με πολλές εφαρμογές τρίτων (που ονομάζονται power-ups), οι οποίες μπορούν να βελτιώσουν την απομακρυσμένη ροή εργασίας σας. Με αυτά, μπορείτε να ενσωματώσετε το Trello με διάφορες υπηρεσίες αποθήκευσης cloud, εφαρμογές επικοινωνίας, πλατφόρμες CVS κ.λπ. Εάν δεν βλέπετε κάτι που να ταιριάζει στις ανάγκες σας, υπάρχει ένα API που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε τη δική σας εφαρμογή.

Τελικές σκέψεις

Σήμερα, με το Διαδίκτυο και την παγκοσμιοποίηση, δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι ομάδες ή άτομα από διαφορετικές χώρες ή ηπείρους συνεργάζονται. Φυσικά, οι νέες καταστάσεις φέρνουν το δικό τους σύνολο προβλημάτων. Ωστόσο, υπάρχουν πολλές εφαρμογές για να το βοηθήσετε. Αναφέραμε μερικές από τις καλύτερες υπηρεσίες αποθήκευσης cloud που είναι ιδανικές για συνεργασία και μερικές από τις πιο δημοφιλείς εφαρμογές που επιτρέπουν καλή επικοινωνία και οργάνωση.

Υπάρχουν πολλοί άλλοι, οπότε έχετε ένα αγαπημένο που χάσαμε; Έχετε κάποιο σχόλιο σε ορισμένα που έχουμε επιλέξει; Ενημερώστε μας στα σχόλια παρακάτω. Ευχαριστούμε που το διαβάσατε.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map